Тема 3. Функции управления
1. Классификация функций управления.
2. Общие функции управления.
3. Специальные и частные функции управления.
Классификация функций управления
Функции управления – это виды деятельности, с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.
Функции управления делятся на общие, специальные и частные.
Общие (основные) функции управления присущи всем социальным системам управления (ССУ). Это планирование, организация, мотивация и контроль.
Специальные функции связаны с осуществлением миссии фирмы. Эти функции доминируют в деятельности отдельных предприятий, организаций.
Частные функции имеют определенную специфику и связаны с непрофильной деятельностью.
Общие функции управления
1. Планирование – это набор действий для оптимального достижения предприятием своих целей.
Планирование бывает стратегическим и тактическим . Стратегия означает составление всестороннего комплексного плана, обеспечивающего достижение целей предприятия. Реализация стратегического плана охватывает тактику и политику предприятия.
Стратегическое планирование предполагает 4 вида управленческой деятельности :
1) распределение ресурсов;
2) адаптацию к внешней среде;
3) внутреннюю координацию;
4) организационное стратегическое предвидение.
Распределение ресурсов предусматривает:
Ø наиболее рациональное использование оборудования, производственных площадей;
Ø оптимальное маневрирование товарными ресурсами,
Ø формирование запасов;
Ø ускорение оборачиваемости оборотных активов;
Ø минимизацию издержек (затрат) предприятия;
Ø оптимальную расстановку кадров.
Адаптация к внешней среде – стратегические действия, которые улучшают отношения предприятия с ее окружением. Осуществляется путем выработки политики предприятия или фирмы. Она представляет собой общее руководство для действий и принятия решений.
Политика предполагает разработку и соблюдение правил , которые точно определяют порядок действий в конкретной ситуации.
Для реализация стратегии необходим контроль за выполнением поставленных задач. Контроль предполагает проверку выполнения заданий по объему и срокам по всему комплексу намеченных показателей. Кроме того, контроль должен быть действенным, т. е. выявленные недостатки должны устраняться.
2. Организация – это функция управления, означающая создание условий для совместной эффективной работы людей для достижения целей фирмы.
Организация предусматривает наличие полномочий и ответственность, а также делегирование полномочий.
Полномочия – право менеджера использовать определенные ресурсы организации, а также направлять усилия отдельных сотрудников на выполнение тех или иных задач.
Ответственность – обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное выполнение.
Делегирование – передача полномочий и ответственности другому лицу. При этом полномочия делегируются должности, а не конкретному лицу.
Построение организации предполагает создание аппарата управления, который максимально соответствовал бы стратегическому плану организации, обеспечивал бы ее эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей.
Для успешной реализации функций управления необходимо учитывать требованияследующих локальных принципов организации:
§ принцип цели – организация и ее отдельные звенья работают во имя общей цели;
§ эластичность организации – при определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий работников и административными предписаниями;
§ устойчивость – система управления должна быть построена так, чтобы ее элементы под влиянием внешней и внутренней среды не изменялись коренным образом;
§ непрерывное совершенствование организационной работы ;
§ прямая соподчиненность – любой работник должен иметь одного начальника;
§ объем контроля – менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;
§ безусловная ответственность руководителя за действия подчиненных ;
§ соразмерность ответственности полномочиям;
§ исключение – выполнение повторяющихся, рутинных решений поручается нижестоящим управленческим звеньям;
§ приоритет функций – управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;
§ комбинирование – необходимо обеспечивать оптимальное сочетание централизма и самостоятельности.
Необходимость организационной деятельности обусловлена следующим:
Для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;
Любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого любого коллектива определено что он должен делать, за что несет ответственность, кто контролирует его работу.
В организационной деятельности выделяются 3 основных направления:
1) определение норм управляемости , т. е. того количества человек, которым может эффективно управлять один руководитель.
На верхнем уровне управления норма управляемости составляет от 4 до 8 человек, на более низких уровнях – от 8 до 16 человек.
Исследования Американской ассоциации менеджмента в 100 крупных компаниях с годовым объемом продаж 1 млрд. долларов, показали, норма управляемости колеблется от 1 до 24 человек (при среднем значении 9 человек).
2) установление взаимоотношений полномочий и ответственности руководителей и их подчиненных на разных уровнях управления;
3) формирование организационной структуры предприятия, е. е. деление его на подразделения и установление связей между ними.
3. Мотивация – это процесс, побуждающий человека к деятельности для достижения личных целей и целей организации. Мотивация требует четкого представления потребностей и вознаграждений.
Потребность – недостаток в чем-либо, требующий удовлетворения.
Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя.
Мотивация должна осуществляться менеджером с учетом знаний потребностей своих подчиненных, которые определяют поведение человека
Существуют различные теории мотивации . Самая простейшая – теория Маслоу .
Известный американский психоаналитик Абрахам Маслоу пришел к выводу, что существует иерархия потребностей. Она обычно называется «пирамидой Маслоу» , котораясостоит из 5 уровней:
1) физиологические потребности – пища, одежда, жилье, здоровье, отдых.
2) безопасность – социальные гарантии, пенсионный фонд, страховка и т.д.
3) социальные потребности – контакт с окружающими, общение.
4) самоуважение – компетентность в своей профессии, самостоятельность, право принимать решения, карьерный рос
5) самовыражение и развитие – учеба, творчество.
Основу пирамиды Маслоу образуют физиологические потребности.
Рисунок – Пирамида Маслоу
Другой американский ученый Дэвид МакКлеланд считал, что поведение человека обуславливают 3 потребности:
1) власть (возможность влиять на других)
2) успех (получение вознаграждения за доведенную до конца работу);
3) причастность (потребность в установлении дружеских отношений, в оказании услуг, в широких возможностях общения).
Американский ученый Фредерик Герцберг мотивы поведения человека подразделял на:
1) гигиенические факторы (условия работы, заработок, психологический климат, степень непосредственного контроля за работой);
2) мотиваторы (успех, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы).
По Герцбергу гигиенические факторы связаны с внешней средой, а мотиваторы – с характером и сущностью работы. При отсутствии или недостаточности гигиенических факторов у человека возникает неудовлетворенность работой.
Однако теории мотивации, разработанные американскими учеными и основанные на американской системе ценностей, не всегда приемлемы в других странах (например, в Японии). В то же время японская система ценностей и японская система менеджмента (фокус на группе, групповой ответственности) вряд ли может быть применима в западных странах.
Совершенно очевидно, что мотивация труда должна учитывать менталитет каждой нации.
В менеджменте используются также теории, которые акцентированы на процессе мотивации .
К ним относятся: теория Врума, теория справедливости и теория Потера-Лоулера .
Основное содержание теории Врума состоит в том, что мотивация определяется ожидаемым результатом деятельности, ожидаемым вознаграждением и ожидаемой ценностью вознаграждения. Эту теорию называют теорий ожиданий.
Сторонники теории справедливости исходят из того, что люди воспринимают вознаграждение субъективно и сопоставляют его с вознаграждением других людей за аналогичную работу и, если работник находит свое вознаграждение несправедливым, то он существенно снижает производительность и качество труда.
Потер и Лоурер разработали теорию мотивации , которая включает элементы теории ожиданий и теории справедливости. Согласно этой теории уровень приложенных усилий определяется ценностью вознаграждения и степенью уверенности в том, что определенный уровень усилий действительно вовлечет за собой соответствующий уровень вознаграждения.
4. Контроль – наиболее важная функция управления. Это проверка выполнения поставленных задач.
Контроль начинается с момента постановки цели и доведения задачи до исполнителя.
Задачи контроля в управлении производственным процессом состоят в сохранении и поддержании установленного планом порядка выполнения работ, в упорядочении этого процесса. Через определенные промежутки времени плановые показатели сравниваются с фактическими, выявляются причины сбоев в ходе производства и обеспечения их ресурсами.
Контроль реализуется путем проверки информации, поступающей из сферы производственного процесса в виде контрольных и учетных документов (обратная связь).
На каждом этапе контроля по данным информации выявляется состояние производственной деятельности предприятия и его подразделений. При выявлении расхождений при выполнении планов разрабатываются решения по их обеспечению, а в ряде случаев проводится оперативная корректировка планов.
Существует несколько видов контроля :
1) Предварительный контроль – должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов.
На пример предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен на обеспечение соответствия покупаемых материалов установленным стандартам;
В части трудовых ресурсов предварительный контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме на работу с учетом должностных требований, их деловых и личных качеств.
В части финансовых ресурсов такой контроль осуществляется при помощи предварительных бюджетов.
2) Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Обычно его проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.
3) Заключительный контроль – проводится обычно, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сравнить с заданными.
Заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Но все же он позволяет учесть эти проблемы в будущем при выполнении или планировании аналогичной работы, а также осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.
В процессе контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров, установить задания и критерии их выполнения.
Специальные и частные функции управления
Спецфункции связаны с осуществлением функций фирмы. Они доминируют в ее деятельности. .
Например:
Миссия промышленного предприятия выпуск определенной промышленной продукции. Поэтому спецфункцией управления промышленного предприятия является – производство.
Миссия розничной торговой фирмы – реализация населению определенного ассортимента потребительских товаров. Поэтому спец.функцией управления такой фирмы будет коммерческая деятельность.
Наряду с промышленной и коммерческой деятельностью на предприятиях осуществляются такие частые функции управления, как маркетинг и инновации .
Маркетинг помогает расширять поле деятельности, улучшать экономические показатели, создавать новые рабочие места, полнее удовлетворять спрос покупателей.
Инновация предполагает разработку новых товаров и услуг на основе новых достижений в области технологии и управления предприятиями.
Некоторые частные функции управления на предприятии обеспечивают материально-техническое снабжение, хозяйственное и инженерно-техническое обслуживание предприятий. Это регулирующие и вспомогательные функции.
Все перечисленные функции управления служат основой для формирования организационных структур управления.
Основные вопросы
ЛЕКЦИЯ 4. ПРИРОДА И СОСТАВ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА
1. Общие и специализированные функции менеджмента.
2. Особенности функций управления в организациях государственного сектора.
3. Навыки, основные обязанности и функции менеджеров в организации.
Слово "функция" означает деятельность, работу, обязанность. Функции, осуществляемые при производстве материальной продукции, делятся на исполнительские и организаторские, или функции управления. Исполнительские функции выполняются работниками в соответствии с конкретным заданием и своей квалификацией.
При выполнении любой управленческой функции осуществляется синтез (объединение) работников для выполнения поставленных задач, координация их деятельности. Вот этот элемент синтеза в управленческой деятельности и отличает функции управления от функций исполнительских. Функции управления производством представляют собой относительно самостоятельный вид синтезирующей деятельности людей, обусловленный наличием разделения труда в управлении производством. Относительность этой самостоятельности заключается в том, что любое управленческое решение и действие подчинено конечной цели управления. Функции управления можно классифицировать по различным признакам. Удобнее их разделять на функции общего и специализированного управления.
Общие функции менеджмента осуществляются в любом виде деятельности, всеми руководителями и специалистами. Они призваны обеспечить основной порядок функционирования управляемого объекта (станка, бригады, цеха, фирмы). К этим функциям относятся планирование, организация, мотивация (руководство) и контроль, хотя в научной литературе список этих функций может быть и больше.
Специализированные функции управления делятся на три группы: технологические, обеспечивающие и координирующие.
Технологические функции предусматривают разработку рациональных систем производства продукции, технологии ее создания, переработки, хранения и транспортировки.
Обеспечивающие функции предусматривают выполнение требований технологии производства продукции путем обеспечения его всем необходимым. Сюда относятся инженерное, материально-техническое, культурно-бытовое и хозяйственное обслуживание.
Координирующие функции обеспечивают прогнозирование развития предприятия; производственно-экономическое и оперативно-техническое планирование; организацию производственных процессов и труда людей; управление, контроль и регулирование хода производства (оперативное управление).
Для выполнения специализированных функций создаются службы управления производством. Они представляют собой группы специалистов и вспомогательных работников, осуществляющих определенные специализированные функции управления. Во главе служб управления стоят главные специалисты: главный экономист, главный технолог, главный инженер и др.
Рассмотрим более подробно некоторые общие функции менеджмента.
Планирование - функция управления, определяющая цели деятельности, необходимые для этого средства, а также разрабатывающая методы, наиболее эффективные в конкретных условиях. Планирование включает в себя и составление прогнозов возможного направления будущего развития объекта в тесном взаимодействии с окружающей его средой. Планирование – это базовая, стартовая функция менеджмента. Именно с составления плана начинается деятельность любой фирмы или компании. Планирование - процесс определения приоритетных направлений развития организации, а также программы действий по их достижению.
Существует несколько разновидностей планов. Стратегические (долгосрочные) планы составляются на период от 3 до 5 лет. Обычно в них содержится философия развития фирмы, а также наиболее общие цели, намеченные ее руководством. Сроки этих планов напрямую зависят от стабильности в экономической, политической и других сферах. Чем стабильнее ситуация, тем на более длительный срок формируются эти планы.
Среднесрочные планы составляются на период от одного года до грех лет. Содержат вполне конкретные цели и количественные характеристики.
Краткосрочные планы составляются на период в пределах одного года (квартала, месяца и т.д.).
Опытные менеджеры в своей деятельности обычно применяют все виды планирования. Умение сочетать их, заботясь не только об интересах фирмы и ее персонала, но и об интересах клиентов, деловых партнеров, общества в целом, напрямую связано с их профессионализмом.
Организация – функция формирования структуры объекта управления и обеспечение его всем необходимым для нормального функционирования - персоналом, исходными ресурсами, оборудованием, зданиями, денежными средствами. Организация как функция менеджмента включает:
· организационное проектирование;
· организацию процесса работы.
Организационное проектирование - деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.
Организация процесса работы включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.
Организационная структура является "продуктом" процесса организационного проектирования и представляет собой формальные правила, разрабатываемые менеджерами для эффективного разделения труда и распределения официальных обязанностей среди отдельных сотрудников и групп. Структура характеризует устойчивые связи между элементами организации, позволяет определить сферы контроля управляющих и скоординировать все функции.
Контроль - количественная и качественная оценка и учет результатов работы. Контроль является элементом обратной связи, так как на основании его данных производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Контроль - это наблюдение за достижением организацией своих целей. Он необходим для обнаружения и решения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Контроль связывает воедино все функции управления, так как позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации или переориентации. Контроль основывается на обратных связях.
Существует три разновидности контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Предварительный контроль позволяет проверить готовность объекта (фирмы) к началу работы. При этом проверяется состояние материальных и финансовых ресурсов, готовность к работе персонала.
Текущий является основным видом контроля. Он проводится в процессе функционирования фирмы. При этом контролируются работа подчиненных и выполнение технологии производства. При текущем контроле фактическое ведение дел сравнивается со стандартами или нормативами.
Стандарты (нормативы) - критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности. Существует три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.
К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.
Измерения – это операция, посредством которой устанавливается численное отношение между измеряемой величиной и заранее выбранной единицей измерения или масштабом. Это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля состоит не столько в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль.
Заключительный (итоговый) контроль с оценкой выполнения фирмой своих планов требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена, при этом могут быть два типа контроля: внешний и внутренний (самоконтроль).
Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Неудачно спроектированная система контроля может сделать поведение работников ориентированным на нее, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей, что может вести к выдаче искаженной информации. Контроль эффективен, если он носит стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, проводится своевременно и экономично.
При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.
Мотивация это функция управления, процесс побуждения индивидуума к деятельности для достижения целей организации и/или личных целей. Под руководством понимается использование влияния менеджера для мотивации работников к достижению целей организации. Эффективное руководство предполагает, что все сотрудники организации разделяют ее цели, ценности и культуру, стремятся к достижению высоких результатов совместной деятельности.
Подразумевается, что мотивироваться к решению поставленных задач могут как непосредственно подчиненные менеджеру сотрудники, так и целые отделы и подразделения. В наш век неопределенности, «упрощения» компаний, международной конкуренции и увеличивающейся степени многообразия рабочей силы способность менеджмента сформировать корпоративную культуру, донести до работников цели организации и создать стимулы для достижения этих целей - критически важный фактор успеха бизнеса.
Мотивы – это совокупность психологически движущих причин, обуславливающих поведение, действие и деятельность людей.
Мотивационная структура – совокупность различных мотивов, обуславливающих поведение людей.
Систематическое изучение мотивации с психологической точки зрения не позволяет определить точно, что же побуждает человека к труду. Однако исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.
Основу мотивации составляют потребности и вознаграждение. Потребности - это осознанное отсутствие чего-либо, нужда в чем-то, стремление к чему-либо, вызывающее побуждение к действию. Первичные потребности заложены генетически, а вторичные вырабатываются в ходе познания и обретения жизненного опыта. Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять. Об их существовании можно судить лишь по поведению людей. Потребности служат мотивом к действию.
Вознаграждение - это то, что человек считает для себя ценным. Менеджеры используют внешние вознаграждения (денежные выплаты, продвижение по службе) и внутренние вознаграждения (чувство успеха при достижении цели), получаемые посредством самой работы.
Раздражение мотивов происходит под влиянием стимулов. В качестве стимулов выступает то, что человек желал бы получить в результате определенных действий.
Виды стимулов:
Принуждение;
Материальное поощрение;
Моральное поощрение;
Самоутверждение.
Система стимулирования – это совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих стимулов, воздействие которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей. Стимулы делятся на материальные и нематериальные.
Материальные, в свою очередь, делятся на денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, состоящие из социальных (мед. обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).
Нематериальные стимулы состоят из социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение), творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки) и стимулов свободного времени (гибкий график работы, доп. отпуск). Таким образом, мотивация зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого вознаграждения за выполненную работу.
Функции мотивов:
Ориентирующая (мотив направляет поведение работника в ситуации выбора вариантов этого поведения);
Смыслообразующая (мотив определяет собой субъективную значимость данного поведения для работника, выявляя его личностный смысл);
Опосредующая (мотив рождается на стыке внутренних и внешних побудительных сил, опосредуя их влияние на поведение);
Мобилизующая (мотив мобилизует силы работника для реализации значимых для него видов деятельности);
Оправдательная (человек оправдывает свое поведение).
Различают следующие виды мотивов:
Мотивы побуждения (истинные реальные мотивы, активизирующие к действиям);
Мотивы суждения (провозглашаемые, открыто признаваемые, несут в себе функцию объяснения себе и другим своего поведения);
Мотивы тормоза (удерживают от определенных действий, деятельность человека обосновывается одновременно несколькими мотивами или мотивационным ядром).
Структура мотивационного ядра различается в зависимости от конкретных условий трудовых ситуаций:
Ситуация выбора специальности или места работы;
Ситуация повседневной работы;
Ситуация перемены места работы или профессии;
Инновационная ситуация, связана с изменением характеристик трудовой среды;
Конфликтная ситуация.
Например, для повседневного трудового поведения в мотивационное ядро входят следующие мотивы: мотивы по обеспечению первоочередных наиболее важных социальных потребностей; мотивы признания, то есть стремление человека соединить свою функциональную активность с определенным родом занятий. Мотивы престижа, стремление работника реализовать свою социальную роль, занять достойный социальный статус.
В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:
Установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника;
Создать атмосферу, благоприятную для мотивации работников;
Активно общаться со своими сотрудниками, поскольку для того, чтобы был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ждут.
В последние годы появился альтернативный взгляд на мотивирование персонала предприятий, и проблема мотивации стала рассматриваться под несколько другим углом. Даже те, кто твердо придерживался какой-либо из традиционных теорий мотивации, допускают, что возможен и иной подход к решению этого вопроса. Есть мнение, что склонный к мотивации человек - это человек с детской психикой. Сформированная личность должна быть психологически самодостаточной и интеллектуально независимой. А если руководитель считает, что он способен мотивировать персонал, то это означает одно из двух: либо он ошибочно ставит персонал на интеллектуальную ступеньку ниже себя, либо он целенаправленно нанимал персонал, не способный адекватно оценивать обстановку.
Такая точка зрения на мотивацию – не единственное или исключительное явление. Многие руководители ведущих компаний на данный момент если не отвергают мотивацию полностью, то по крайней мере переосмысливают ее и ее влияние на рабочий процесс
Важнейшим фактором результативности работы сотрудников является их мотивация к полноценному труду. В нашей стране понятие мотивации труда в экономическом смысле появилось сравнительно недавно в связи с демократизацией производства. Ранее оно употреблялось лишь в гуманитарных науках, таких как социология, педагогика и психология. Сегодня мотивационные аспекты управления трудом получили широкое применение во всех странах с развитой рыночной экономикой.
Современные теории мотивации, основанные на результатах психологических исследований, доказывают, что истинные причины, побуждающие человека отдавать работе все силы, чрезвычайно сложны и многообразны. Теории мотивации бывают содержательными (Маслоу, Альдерфера, Мак Клелланда, Герцберга) и процессуальные (ожидания Врума, справедливости Адамса, Портера-Лоулера).
Целесообразно объединить эти две группы теорий мотивации, так как первая из них принимает за основу мотивы в статике, а вторая - в динамике. Как и любой вопрос в теории организации, проблему мотивации следует изучать одновременно как структуру (субстанцию) и как процесс. Субстанция без движения мертва. Поэтому на стадии планирования работ следует разрабатывать и включать в планы показатели мотивации, учитывающие ситуационные альтернативные варианты достижения цели, а при реализации планов - выбирать наиболее эффективный вариант.
Сущность и классификация функций управления
Функции управления – это совокупность объективно необходимых и устойчиво повторяющихся действий, объединенных однородностью содержания и целевой направленности, позволяющих осуществлять управляющие воздействия.
Функции управления являются взаимосвязанными элементами процесса управления и, следовательно, последовательность их выполнения необходимо рассматривать как систему функционального описания любого процесса управления (производством, маркетингом, разработками…)
Термин «функция» в переводе с латинского означает «совершение», «исполнение», а значит деятельность менеджера не что иное как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. При этом любая функция управления выполняется в следующем порядке:
Сбор информации;
Преобразование (обработка) информации;
Принятие решения;
Придание решению необходимой формы;
Доведение до исполнителя;
Контроль за исполнением.
Функции управления можно классифицировать по нескольким признакам, например:
1. По уровню управления.
Высшего уровня – отраслями, объединениями, предприятиями;
Среднего уровня – управление дивизионами, отделениями, цехами;
Низового уровня – управление участками, бригадами, группами.
На различных уровнях управления на первый план выдвигаются разные группы функций. Так, по мере перемещения снизу вверх акцент смещается в сторону контроля, прогнозирования. Чем ниже уровень управления, тем большее значение приобретают функции организации учета, регулирования.
В разных ситуациях, на разных уровнях управления те или иные функции менеджеров имеют не одинаковое значение, в связи с чем в теории управления сформировалась концепция «архетипов», то есть основополагающих типов менеджеров. Так, рассматривая функции менеджера с позиции уровней управления выделяется «ТОП-менеджмент», или высшее руководство. Основная его задача состоит в выработке общей концепции, стандартов и ценностей, формировании организационной структуры, поддержании контактов с контрагентами, управлении кризисными ситуациями и т.п.
Функции высшего уровня сложны, характеризуются новизной и разнообразием, требуют глубоких аналитических способностей, задатков дипломата, политика, оратора, поэтому, «ТОП-менеджеры» являются первыми среди равных.
Роль руководителей среднего уровня – руководство и координация работы руководителей низового уровня. Этот уровень выполняет роль «буфера» между руководителями высшего и низового уровней. Они готовят информацию для решений, принимаемых на высшем уровне и передают управленческие решения вниз, обычно, после трансформации их в технологически приемлемые формы, в виде конкретных заданий.
Руководители низового уровня выполняют функции по руководству деятельностью исполнителей. Именно на них лежит ответственность текущего, ежедневного управления производством.
2. По сложности.
Комплексные, связанные с крупными, самостоятельными объектами
управления (кадры, основное производство…);
Частные, единичные функции, связанные с решением отдельных,
законченных промежуточных действий(прием на работу, оформление
наряда…).
Специализированные;
Обеспечивающие.
3.2. Общие функции управления
Общие функции – это группы работ, которые выполняются при управлении любыми объектами, на всех уровнях управления производством. Общие функции отражают типовые элементы управленческого труда с учетом последовательности выполнения работ (с учетом фактора времени).
Общие функции делятся на следующие группы работ:
1) прогнозирование, 2) планирование, 3) организация, 4) контроль,
5) регулирование (координация), 6) учет, анализ, отчетность.
Прогнозирование предусматривает выявление альтернативных условий, в которых может оказаться система в будущем (на 5 -10 и более лет вперед), вероятность появления этих условий, возможные варианты поведения системы в этих условиях. Например, для предприятия: техническое развитие, изменение специализации и номенклатуры продукции, спрос на эту продукцию и объемы производства, темпы их роста и т.п.
На основании прогнозирования осуществляют планирование деятельности системы: определяют цели системы и пути их достижения, составляют план действия (что делать, кто будет делать, когда и какими ресурсами). Другими словами, план – это модель состояния системы в определенный период времени.
Планирование делится на два крупных этапа: технико-экономическое и оперативное. Технико-экономическое планирование охватывает все сферы деятельности предприятия (рынок сбыта, производство, материально-техническое снабжение, кадры, финансы и т.д.) и предусматривает разработку перспективных планов (на 5 - 10 лет) и текущих (на год, квартал, месяц). Оперативное планирование связано с ходом самого производства (процессами изготовления изделий), охватывает небольшие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену) и тесно переплетается с работами по контролю и регулированию (диспетчированию) хода производства. Оперативное управление распространяется также на подготовку производства, материально-техническое снабжение, контроль качества и другие виды обеспечения производства.
Чтобы система действовала, ее нужно организовать. Организация – это:
Создание системы (проектирование и создание структуры как объекта
управления, так и самой управляющей подсистемы);
Обеспечение условий для действия системы, снабжение всем
необходимым для работы (материалами, кадрами, финансами и т.д.);
Совершенствование системы.
Система действует согласно планам, стандартам, техническим условиям, технологическим картам. В процессе работы выполняется контроль , позволяющий выявить отклонения от нормального режима функционирования объекта, проверить действительный ход работ. Например, контроль за ходом выполнения производственной программы, контроль за расходом материалов, за использованием оборудования, качеством продукции и т.д.
Если контроль показывает отклонения от запланированного хода работ, выполняется регулирование с целью устранения отклонений, а также предупреждения их в будущем. Регулирование включает в себя ряд типовых операций: анализ возникающих отклонений и вызывающих их причин, устранение отклонений, разработка мер по их предупреждению.
Учет – это фиксация и анализ информации о состоянии объекта управления. Учет подразделяется на текущий (оперативный), статистический и бухгалтерский. Результаты учета и анализа используются в планировании следующих циклов производства.
На рисунке 5.1 изображена схема, комплексно раскрывающая содержание общих функций управления.
Таким образом, общие функции отражают во времени непрерывные процессы управления, начиная с прогнозирования и заканчивая учетом и анализом действия любых объектов. Эти функции выполняются не зависимо от масштаба и характера производства, принципиально едины на всех уровнях управления. Однако конкретное содержание этих функций безусловно зависит от объекта управления. Например, функция планирования выполняется в процессе управления любыми объектами, на всех уровнях, но содержание планов (показатели, методы их расчета, формы документов) зависит от конкретных объектов (предприятие, цех или участок, фазы производства, виды ресурсов и т.п.). То есть общие функции тесно переплетаются со специализированными функциями управления производством.
Специализированные функции управления появились в результате разделения управленческого труда. Они включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации.
Специализированные функции управления связаны со всеми направлениями деятельности предприятия. Они должны охватывать:
Все сферы жизненного цикла продукции: исследования и проектирова-
ние, изготовление, сбыт и эксплуатацию;
Все фазы производственного «оборота»;
Все этапы движения производственных ресурсов (формирование,
использование в процессе производства, восстановление утраченных
свойств, выбытие или утилизация);
Все периоды планирования;
Все уровни организационной структуры предприятия, вплоть до отдель-
ного рабочего места.
Специализированные функции связаны, прежде всего, с фазами «оборота» и ресурсами производства (трудовыми, материальными, финансовыми): управление технической подготовкой производства (конструкторской и технологической), управление основным производством, службами обеспечения и обслуживания (инструментальным, ремонтным, энергетическим и другими хозяйствами), управление материально-техническим снабжением, маркетингом и сбытом продукции, кадрами, финансами и т.д.
Специализированные функции осуществляются с помощью всех общих функций управления и в комплексе с ними представляют сложную многоуровневую систему. Содержание специализированных функций рассматривается в специальных дисциплинах (операционный менеджмент, инновационный менеджмент, управление проектами и т.д.).
3.4. Функции обеспечения процессов управления
Обеспечение управления является комплексным и включает: правовое обеспечение, информационное обеспечение и организацию нормативного хозяйства, делопроизводство, технологическое обеспечение и оснащение процессов управления, организацию управленческого труда, совершенствование процессов управления. Эти функции составляют внутреннее содержание процессов управления, то есть являются функциями самообеспечения, саморегулирования, самосовершенствования.
Правовое (юридическое) обеспечение : учет в управленческой деятельности государственных законов, постановлений правительства, нормативных документов; правовое регулирование производственных отношений, выполнение требований трудового законодательства; правовая защита деятельности предприятия от конкурентов, в работе с поставщиками и потребителями, ведение претензионной работы; юридическая экспертиза договоров, стандартов предприятия и т. д.
Информационное обеспечение : цель его – своевременное представление органам управления информации, необходимой для принятия решений; распределение ее между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями в соответствии с их участием в управлении.
Управление информационным обеспечением включает:
Проектирование информационных потоков: определение источников
и потребителей информации, состава необходимой информации, периодичности ее циркуляции и форм представления, подбор технических средств, установление порядка составления, оформления регистрации, согласования и утверждения документов;
Организацию потоков информации: сбор, хранение, обновление, переработка, передача информации;
Создание и ведение нормативно-справочной базы.
Делопроизводство – тесно связано с информационным обеспечением: организация документооборота внешнего и внутреннего (прием поступившей документации, регистрация ее, учет, распределение и доставка исполнителям); изготовление и размножение документов; организация архивного хозяйства.
Технологическое и техническое обеспечение – связано с проектированием процессов управления и оснащением их техническими средствами, механизацией и автоматизацией управленческих работ. Важной проблемой является также организация управленческого труда (оснащение и снабжение рабочих мест, обеспечение нормальных и безопасных условий труда, ритмичной работы).
Совершенствование управляющей подсистемы
Одной из функций управления является проектирование и совершенствование самой управляющей подсистемы. Направления совершенствования различны: изменение состава и объемов функций, изменение степени централизации и децентрализации функций, совершенствование организационной структуры управления, механизация и автоматизация управленческого труда и т. д.
Каждое предприятие, в зависимости специфика деятельности, характеризуется определенным составом объектов управления. Величина и число объектов управления зависит от вида деятельности, ее отраслевой принадлежности организации, а так же от объемов производства и содержания управленческой деятельности. Процесс управления расчленяется на конкретные стороны и сферы деятельности организации, в рамках которых повторяется и воспроизводится управленческие циклы: планирование, организация, мотивация и контроль.
Таким образом, специальные функции менеджмента классифицируются в соответствии со сферами деятельности организации:
§ Управление основным производством
§ Управление вспомогательным производством
§ Управление обслуживающим производством
§ Управление материально-техническим снабжением
§ Управление сбытом
В зависимости от вида деятельности работников аппарата управления, связанной с использованием ресурсов предприятия, выделяют конкретные функции управления:
§ Управление финансами
§ Управление недвижимостью
§ Управление материальными ресурсами
§ Управление персоналом
§ Управление продукцией и услугами
Общие, специальные и конкретные функции при управлении предприятием тесно взаимосвязаны друг с другом, образуя единую систему. В управленческом процессе, при решении разного рода функциональных задач, постоянно происходят процессы комбинирования различных функций во времени и пространстве. Выполнение каждой специальной функции требует исполнения общих функций управления. Например, управление персоналом: планируется, организуется, мотивируется, контролируется.
Принципы менеджмента: понятие, характеристика и место в системе категорий менеджмента
Принципы управления – это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.
Управление организацией должно основываться на принципах, которые отражают главные руководящие идеи и основные правила, которые должны соблюдаться управленческими работниками при принятии различных управленческих решений. А эффективность применения принципов зависит от правильного их понимания и применения.
Впервые принципы менеджмента были сформулированы представителя классической школы управления Фридериком Телором, Гаррингтоном Эмерсоном, Анри Файоля, Максом Вебером. В начале ХХ века.
В 1912 году Ассоциацией российских предпринимателей было сформировано семь принципов российского бизнеса:
1. Уважение и власть
2. Будь честен и правдив
3. Уважай право частной собственности
4. Люби и уважай человека
5. Будь верен своему слову
6. Живи по средствам
7. Будь целеустремленным
В качестве современных принципов можно рассмотреть систему принципов, предложенную Т. Питтерсом и Р. Уотерманом, к ним относятся:
1. Ориентация на достижение успеха –постоянный поиск приоритетных путей развития предприятия
2. Быть всегда лицом к потребителю –ясно и четко осознавать интересы своего потребителя и постоянно совершенствовать производимую продукцию
3. Самостоятельность и предприимчивость – поощрение индивидуальной инициативы всех сотрудников в сочетании с ответственностью за свои действия
4. Производительность труда – постоянное поддержание уровня профессионализма сотрудников, постоянное обучение персонала
5. Связь с жизнью –давать реальную оценку производственной ситуации, использование понятных критериев оценки деятельности работников
6. Верность своему делу - создание атмосферы общности интересов фирмы и персонала на основе общечеловеческих принципов
7. Простота структуры и скромный штат управления – сокращение числа уровней управления, децентрализация управления и делегирование властных полномочий
8. Свобода и жесткость одновременно - баланс полномочий, свободы действий и ответственности персонала
Эффективность принципов заключается в их правильном понимании и применении руководителями при осуществлении управленческих функций и должно быть подчинено достижению целей организации.
Уровни управления
Общий менеджмент управления организацией рассматривает три уровня управления организацией: высший, средний и низший. Состав функций, прав и обязанностей на каждом уровне зависит от вида трудовой деятельности и имеет свою специфику
Высший уровень управления организацией может быть представлен директором завода, генеральным директором объединения, президентом и вице-президентом корпорации, на уровне государства – премьер-министром или председателем правительства, на уровне университета – ректором и т.п. В отрасли сельского хозяйства в УСХП – это директор и его заместители, в СПК – председатель и его заместители. На должности руководителей высшего уровня назначаются личности, которые по своим деловым качествам способны формулировать цели, стратегию и политику организации, принимать решения по важнейшим направления деятельности организации. В руководстве высшего звена выделяют два подуровня: общее руководство и полномочное управление.
Руководители среднего уровня управления имеют широкую свободу действий по реализации решений и планов, принятых высшим руководством и обеспечивает:
§ -разработку и реализацию оперативных планов;
§ -реализацию решений, принятых высшим руководством;
§ -принимают, обрабатывают, анализируют информацию о ходе производственного процесса, и представляют ее высшему руководству для принятия управленческих решений;
§ отвечают за выполнение заданий в подразделениях и отделах.
К среднему звену управления относятся руководители предприятий, входящий в состав организаций, главные специалисты, руководители функциональных отделов. Например, главные: агроном, зоотехник, ветврач, инженер, механик.
Низший уровень управления представлен руководителями, осуществляющими непосредственное управление работой исполнителей. Они обладают оперативной свободой в принятии решений, имеют широкий круг обязанностей и обеспечивают:
§ выполнение оперативных планов и решений среднего звена управления;
§ доведение конкретных заданий до исполнителей;
§ непрерывность производственного процесса;
§ налаживают связи между производственными подразделениями;
§ анализируют данные о ходе производственного процесса в подразделения.
К руководителям низшего звена относятся: мастера, начальники производственных участков, бригадиры, заведующие фермой, заведующие ремонтной мастерской и другие специалисты.
Удельный вес исполнительских функций понижается от высшего к низшему уровню следующим образом: высший уровень – 10%; средний уровень – 50%; низший уровень – 70%. Соответственно видно, что снижается удельный вес управленческих решений по общему менеджменту и возрастает удельный вес решений принятых по специальности.
Понятие функции управления.
Функция планирование.
Функция организация.
Функция мотивация.
Функция контроль.
Понятие функции управления
Под функцией управления понимают: специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.
Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.
Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей.
По виду и направлению деятельности функции различают общие, конкретные и специальные .
Общие (основные) функции управления : осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления; присущи управлению любой организации; разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени; относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.
Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.
Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Общие и конкретные функции управления тесно связаны и представляют собой разные срезы поля управления .
Специальные функции являются подфункциями конкретной функции (например, специальной функцией управление основным производством является оперативно-календарное планирование основного производства).
Функции управления, отражающие управленческую деятельность в хозяйственных организациях в условиях рыночной экономики, называются функциями менеджмента .
Функция планирование
Функция планирование – это процесс определения действий, необходимых для достижения цели или целей организации; действия, с помощью которых руководство придает единое направление усилиям всех членов организации.
Планирование – это инструмент управления, направленный на оценку имеющихся ресурсов, определение перспективы развития, а также на выбор путей достижения целей; вид управленческой деятельности по определению перспектив развития управляемой системы: разработки на этой основе заданий на определенный период времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятельности, по которым осуществляется контроль и оценка.
Целью деятельности по планированию является разработка плана директивного документа, обязательного для исполнения всеми исполнителями.
Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные, конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее подразделениями, механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов, стратегия на случай возникновения непредвиденных ситуаций.
Сущность планирования совпадает с определением цели, что вполне естественно, так как достижение цели является определяющим в любой деятельности.
Сущность планирования заключается в разработке оптимального плана деятельности по достижению цели.
В хозяйственной деятельности в зависимости от времени упреждения (глубины планирования) различают следующие виды планирования : оперативное планирование (до 1 месяца); текущее (краткосрочное) планирование (до 1 года); перспективное, долгосрочное планирование (до 15 лет).
Стратегическое планирование предполагает определение миссии организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формирование системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет.
Тактическое планирование представляет собой поиск и согласование наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры – конкретные меры, шаги, действия по реализации стратегии в конкретной ситуации.
Процесс планирования в широком смысле реализуется в несколько этапов .
1. Разработка общих целей. Цели организации определяют стратегию, т.е. разработку основных мер и планов достижения намеченных целей. Например, такие цели, как увеличение объема продаж, доли рынка, прибыли, и т.д., могут быть достигнуты различными видами стратегий: развития, т.е. устойчивости темпов развития; инноваций, т.е. внедрения новых технологий, новых продуктов; инвестиций, т.е. увеличение объема выпуска; маркетинга, т.е. приспособление организации к условиям рынка.
Разработка и выбор стратегии из многочисленных альтернатив составляет основу стратегического управления , представляющего общий высший уровень всего процесса планирования. Инструментом стратегического управления является стратегическое планирование. В формировании стратегии долгосрочного развития главную роль играет высшее руководство организации (топ-менеджмент), которое формирует общую стратегию, распределяет ответственность между исполнителями, координирует проведение мероприятий по реализации стратегических задач.
Наибольшую проблему в выборе стратегии представляет недостаточность информации, тем более, стратегическое планирование основано не на нынешней, а на будущей структуре хозяйственной деятельности, которая зависит от таких переменных, как анализ рынка, конкурентов, уровня технологии, персонала, ресурсов будущих периодов.
В этих условиях большое значение приобретает прогнозирование , главной задачей которого является предвидение (вероятностная оценка) возможного будущего развития событий и их влияние на деятельность организации в той или иной прогнозируемой (вероятностной) ситуации.
Текущее планирование включает в себя краткосрочные и оперативныепланы , с помощью которых увязываются все направления деятельности организации и функциональных ее подразделений на предстоящий период.
Оперативно - календарный план в зависимости от характера производимой продукции определяет последовательность и сроки запуска, обработки и выпуска изделий, а также их партий, по дням недели – маршрутизацию, находящую воплощение в маршрутной технологической карте. Степень детализации оперативно-календарного плана зависит от типа производства.
Оперативно-календарный план используется часто как основной документ для разработки сменно-суточных заданий . В них перечисляются конкретная номенклатура и количество изделий, необходимых для нормального осуществления производственного процесса в данном цехе и смежных с ним или на конкретном рабочем месте.