Технический прогресс затронул все области профессиональной деятельности человека, предложив на смену старым методам работы новые современные подходы. Одними из таких универсальных открытий стал электронный документооборот, электронно цифровая подпись, позволяющие решать разнообразные задачи движения документов с момента их создания до завершения исполнения.
Что такое эцп?
Цифровое факсимиле представляет собой электронное подобие собственноручной подписи. Оно создается с помощью специальных математических алгоритмов и систем криптографического шифрования. Эта сложная конструкция на выходе трансформируется в закодированную строку, которую потребитель видит как стандартный реквизит. Эцп для электронного документооборота носит такой же юридический статус, что и оригинал. Правомерность цифровой подписи закреплена соответствующим Федеральным законом № 1 «Об электронной цифровой подписи».
Структура цифровой подписи
Электронное факсимиле обладает довольно специфической системой построения, состоящей из функциональных и защитных элементов программирования. Так, классическая эцп для эдо обязана содержать в себе:
- сертификат, подтверждающий соответствие открытого ключа электронной печати владельцу данного сертификата;
- открытый ключ, проверяющий подпись (тот же пароль);
- закрытый ключ, активизирующий ЭП и разрешающий заверять электронные документы.
Оба ключа работают только в тандеме, при двустороннем задействовании. Также оригинальная электронная подпись поддерживается специальным удостоверяющим центром, следящим за ее неизменностью и сохранностью.
Как и где использовать?
Эцп для документооборота разработана в целях защиты документа от подделывания и позволяет с легкостью устанавливать его авторство или легальность. Способ применения факсимиле несложный и выполняется в заданной последовательности. Чаще всего цифровая подпись применяется для:
- электронной отчетности в госорганах;
- актов выполненных работ;
- накладных;
- договоров и сделок на малые денежные суммы.
Используется активно и эцп счетов-фактур, способствуя оперативности пересылки оригинальных документов контрагенту, оптимизации работы с документооборотом и снижению расходов на его организацию. Исключением, где цифровая подпись не применяется, является свидетельство о праве наследования и акты, создаваемые только в единичных экземплярах.
Преимущества ЭЦП
- Защита документа от подделки и несанкционированного просмотра.
- Обеспечение целостности информации.
- Определение аутентичности документа и его автора.
- Сокращение время оформления бумаг.
- Полноценная замена рукописной подписи.
- Легальность.
Качественная электронная подпись для документооборота, купить которую можно в профильном центре регистрации, гарантирует безопасность и эффективность всего документационного вращения.
В век Интернета процесс обмена документами между различными организациями сильно упростился. Факсы постепенно уходят в прошлое. И дело тут не только в массовом использовании электронной почты, но и в появлении такого способа взаимодействия как электронный документооборот (ЭДО). Он позволяет в считанные минуты обменяться счетами, договорами, накладными и прочими бумагами, которые будут иметь такую же юридическую силу, как и оригиналы этих бумаг.
А всё благодаря использованию электронно-цифровой подписи, которая и наделяет электронные документы полной юридической силой. Это очень удобно, так как значительно ускоряет и упрощает процесс сотрудничества с контрагентом.
Естественно, для того, чтобы всё это работало, необходимо иметь электронную подпись. С помощью неё вы сможете подписывать любые бумаги, где требуется ваша личная подпись.
Электронная подпись для ЭДО
ЭЦП для электронного документооборота становится всё востребованнее, так как многие представители бизнеса (да и физические лица тоже) переходят на электронный способ обмена документами. Перспектива такова, что ЭДО будет постепенно вытеснять классические способы, включая привычный многим факс.
Даже двум сторонам, находящимся в пределах одного города, удобнее обмениваться договорами при помощи ЭДО, чем выезжать друг к другу в офис, тратя время на дорогу.
Электронная подпись для ЭДО может быть оформлена на:
- Физическое лицо.
- Индивидуального предпринимателя.
- Представителя организации (как правило, главного бухгалтера или генерального директора).
В каждом случае ЭЦП приравнивается к реальной подписи, поэтому электронные копии документов юридически приравниваются к оригиналам.
Как купить ЭЦП для электронного документооборота?
Оформлять ЭЦП для ЭДО необходимо только в аккредитованных удостоверяющих центрах, так как в этом случае вы можете быть уверены в её подлинности и в том, что она будет работать без всяких проблем. Если вы не знаете, куда обратиться, то готовы предложить вам свои услуги.
Компания «ИнфоСавер» занимается выпуском сертификатов электронных подписей для различных целей, в том числе и для электронного документооборота. Всё, что вам нужно – это оставить заявку на нашем сайте или позвонить нам по контактному телефону.
Осуществляем выпуск ЭЦП в течение 15 минут! Вам нужно всего лишь заполнить заявление, образец которого мы вам предоставим, оплатить счёт и выслать скан-копии ваших документов.
Сколько стоит ЭЦП для ЭДО?
Стоимость электронной подписи для ЭДО вы можете увидеть на нашем сайте. Мы стараемся обеспечить приемлемые цены при сохранении качества услуги.
Если у вас появились какие-то вопросы, связанные с получением или использованием ЭЦП, вы можете задать их нашим специалистам по телефону. Мы проконсультируем вас абсолютно бесплатно! Будем рады с вами сотрудничать! Вы всегда можете рассчитывать на нашу помощь.
Современное ведение бизнеса уже нельзя представить без таких инструментов, как электронный документооборот и . Данный способ имеет массу преимуществ и значительно облегчает управление всеми процессами в организации. Современные предприниматели все чаще стали применять специализированные системы для регулирования своей деятельности, поскольку они являются незаменимыми помощниками в решении ежедневных задач компании. Такие программные комплексы автоматизируют каждый процесс и позволяют упорядочивать все процедуры, связанные с документацией.
Функции электронного документооборота и его достоинства
Автоматизация производства призвана выполнять следующие функции:
- регистрация всех внутренних, а также входящих и исходящих документов;
- занесение их в программу для последующего контроля;
- подтверждение подлинности данных посредством электронно-цифровой подписи;
- осуществление работ справочно-информационного характера;
- списание данных в дело;
- составление различных отчетов по результатам деятельности предприятия.
Основной плюс подобного делопроизводства заключается в отсутствии необходимости затрачивать много времени на согласование какого-либо проекта организации отдельными сотрудниками или руководством. Это связано с наличием возможности осуществлять рассылку нужной информации в электронном виде. Данный способ избавляет от бумажной волокиты.
Система электронного документооборота в обязательном порядке должна иметь текущий архив, при помощи которого корпоративные данные могут быть получены в оперативном порядке. Помимо этого, она обеспечивает высокий уровень надежности хранения информации. Функция справочно-информационного характера дает возможность проводить отборку только требуемой на данный момент документации, что позволяет компании экономить значительные средства на создании хранилища для бумаг.
Наиболее важной функцией все же является более упрощенная процедура по удостоверению данных. Если для информации на бумажном носителе требуется наличие таких подтверждающих элементов, как печать, дата, подпись и реквизиты предприятия, то документооборот в электронном виде предусматривает применение электронно-цифровой подписи. Основное преимущество ЭЦП заключается в возможности использовать ее для нескольких документов одновременно.
Электронно-цифровая подпись
Этот инструмент делопроизводства необходим для обеспечения защиты всем документам, участвующим в деятельности организации. Он представлен в виде криптографического преобразования данных, закрепленного посредством закрытого ключа. Его наличие позволяет выявить владельца подписи и помогает подтвердить подлинность информации. Юридически такой элемент электронного документооборота является сопоставимым с собственноручно сделанной подписью, которая проставляется на бумажных носителях.
Основными задачами, с которыми призвана справляться электронно-цифровая подпись, являются:
- обеспечение безопасности информации против подделок;
- выявление владельца сертификата ключа;
- обнаружение каких-либо искажений в данных.
Электронно-цифровая подпись ЭЦП в документообороте имеет свою особенность. Она заключается в логическом характере этого инструмента. Она дает возможность провести аутентификацию (проверку на наличие изменений), а также распознавание ее владельца.
Как определить подлинность созданной подписи и какие она имеет преимущества?
С целью проведения анализа на его подлинность следует осуществить идентификацию уполномоченного лица, а также установить истинность информации. Сделать это можно лишь единственным способом – в ходе предъявления соответствующего иска в суд, где будет проводиться тщательный анализ данных компании и ее документации.
Основными достоинствами использования электронно-цифровой подписи являются:
- Возможность вести партнерские отношения с организациями, находящимися на удаленном расстоянии.
- Копии электронных документов получаются равнозначными.
- Автоматизация каждой стадии при разработке подписи за счет специализированных аппаратных и программных средств.
- Повышение производительности труда работников компании.
Несмотря на все преимущества данного элемента системы, он имеет и свои недостатки. Так, чтобы создать надежную подпись, необходимо в обязательном порядке использовать специализированные средства правового, организационного и технического обеспечения. К техническим методам защиты относятся способы криптографии. Они выражаются в создании уникальной последовательности символов, благодаря которой можно не только распознать создателя ЭЦП, но и проверить документ на подлинность.
Криптографическая защита представлена в виде шифрования данных и разработке уникального ключа для подписи. Данный метод является алгоритмом, при помощи которого осуществляется описание действий при преобразовании какой-либо информации. Что касается ключа, то он создается в качестве основы для этого способа.
Классификация методов шифрования данных
В настоящее время различают два типа шифрования:
- Симметричный. Предполагает передачу созданного одним партнером ключа другому. Для шифрования и дешифрования информации в данном случае требуется только один ключ.
- Несимметричный. Используются специальные математические расчеты. При этом разрабатывается сразу два ключа: один из них применяется в качестве шифровального элемента, а посредством другого обеспечивается дешифровка данных. Первый ключ остается у владельца подписи и называется либо личным, либо закрытым. Второй же элемент может быть предоставлен большому кругу лиц (сотрудников организации).
В настоящее время проблема, связанная с автоматизацией обмена информации в компаниях, стала одной из самых распространенных в нашей стране. Электронный документооборот представляет собой современную технологию, которая позволяет не только развиваться, но и значительно упрощать все процессы на предприятии.
Для разных компаний упорядочение информации представляется по-разному, для одних это – главный инструмент в управлении персоналом, для других – непосредственно сам продукт, который получается в процессе производства. При этом выбор конкретной системы зависит от назначения данных, представляемых в бумажном виде.
Что такое автоматизация документооборота и в чем состоят ее достоинства?
Электронный документооборот – это такая информационная система, которая способствует более рациональному и простому пользованию данными компании. В нее включены такие составляющие, как соответствующее программное обеспечение, электронная почта, дающая возможность оперативно связываться с подчиненными, интернет и много другое. Для каждой организации этот комплекс может состоять из различных компонентов.
Главными достоинствами электронного документооборота перед его аналогом – бумажным, являются:
- Поиск нужных файлов по многочисленным критериям.
- Осуществление регистрации производственной документации.
- Составление отчетов организации по итогам ее деятельности.
- Возможность применять шаблоны для составления рабочих документов.
- Передача информации и управление персоналом посредством корпоративной почты.
- Осуществление наблюдения и контроля над правильным выполнением обязанностей сотрудников.
- Возможность распределить права для доступа в определенные сегменты системы в зависимости от полномочий работника.
Помимо этого, не менее важным преимуществом ведения документации в электронном виде является то, что руководство компании может сократить штат тех специалистов, которые ведут работу с бумагами. В случае возникновения необходимости в перестройке системы предприятие сможет с легкостью переделать существующие требования к данному процессу или изменить какие-либо условия.
Как подготовить организацию к переходу от бумажной к цифровой документации?
Итак, с вопросом, что такое электронный документооборот, все понятно. Теперь необходимо разобраться, чем же должная обладать организация, и какие меры ей следует предпринять для перехода на новую систему.
Чтобы внедрить документооборот в электронной форме на предприятии, необходимо создать не только условия с технической точки зрения, но и обучить новой работе всех сотрудников и перестроить производственный процесс в компании.
В том случае, если для бизнес-процесса не требуются особые изменения, информационная система начнет намного быстрее и качественней функционировать, не нарушая при этом сроки решений каких-либо организационных вопросов.
Если компания планирует внедрение СЭД, то ей нужно осуществлять все постепенно, а по истечению какого-то времени уже получится полноценная система. Предварительным этапом для внедрения такого комплекса является создание автоматизированного делопроизводства, если такого не имеется. Данная мера даст возможность не только легче перенести изменения в организации, но и обучить сотрудников работе с документацией, которая будет представлена в электронной форме.
Именно психологическая, а не техническая составляющая этого вопроса представляет наиболее значимый фактор, влияющий на всю последующую деятельность предприятия. Помимо этого, немаловажным моментом является установка программного обеспечения, приобретенного у одного производителя, так как при этом перестройка всех процессов, связанных с оформлением и ведением документов, перенесется намного проще и качественней.
Основные требования к электронному документообороту на предприятии – это:
- Наличие компьютерной техники, для которой имеется возможность установить необходимое программное обеспечение.
- Все работники предприятия, выполняющие обязанности в сфере документооборота, должны владеть собственными ПК.
- Наличие средств связи между трудовым коллективом (электронная почта).
- Создание специальных подразделений для обслуживания всей системы.
- Готовность руководящего состава компании к применению электронно-цифровой подписи вместо привычной собственноручной.
Задачи электронного документооборота
Онлайн-документооборот призван выполнять большое количество задач.
- В первую очередь, такая система необходима для более эффективного управления и наблюдения за деятельностью всей организации и отдельных сотрудников.
- Она способна быстро обеспечить весь коллектив, в том числе руководящий состав предприятия, оперативной информацией при возникновении потребности в ней.
- Кадровая гибкость – еще одна цель, на которую направлен электронный документооборот. Она означает, что деятельность каждого отдельного работника можно отследить по хранящейся в системе всей информации о выполнении его обязанностей.
- Компания имеет возможность подводить итоги своей деятельности путем протоколирования результатов, что позволяет анализировать все процессы и находить «слабые» места.
Актуальность электронного документооборота также связана и с отсутствием бумажной волокиты. После внедрения соответствующей системы предприятию не придется хранить большие объемы информации и выделять для этого специальные помещения. Организация при этом сможет существенно сэкономить свои бюджетные средства, которые могут пойти, к примеру, на расширение производства. Нет необходимости и в найме сотрудников на определенные должности, которые должны заниматься передачей документов или их постоянным составлением.
Электронно-цифровая подпись как средство для упрощения бизнес-процессов на предприятии
В настоящее время каждая современная компания должна иметь у себя такие элементы в организации деятельности, как электронный документооборот и электронно-цифровая подпись. Данный аналог собственноручной подписи должен присутствовать в обязательном порядке, если предприятие точно решило переходить на безбумажное сопровождение производства.
Электронно-цифровая подпись представляет собой основной элемент любого документа, составленного в электронной форме. Эта составляющая обеспечивает необходимый уровень безопасности всей системе и файлам. Формирование такой подписи осуществляется за счет криптографического преобразования данных с использованием закрытого ключа. Этот способ дает возможность идентифицировать того человека, который владеет сертификатом ключа подписи. Помимо этого, применение такого средства позволяет провести проверку документа на наличие каких-либо ошибок и создать условия, когда подписавшееся лицо не имеет права отказаться от определенного документа.
Для чего применяется электронно-цифровая подпись в компаниях?
Основными целями, на которые направлено внедрение на предприятии, являются:
- Подтверждение подлинности документа.
- Идентификация подписавшегося лица.
- Обеспечение неотказуемости от подписи.
- Датирование документации. Для этого применяется специальный штамп, на котором расположены время и дата создания того или иного файла.
В современном мире автоматизация всех бизнес-процессов в организациях не представляет собой новое направление в предпринимательской деятельности. Главным инструментом в такой системе является электронный документооборот, внедрение которого должно стать первостепенной задачей для каждой развивающейся компании. Данный комплекс позволяет значительно упростить все производственные, организационные и управленческие вопросы. Помимо этого, система дает возможность бизнесменам существенно сэкономить средства из бюджета предприятия, поскольку для работы с электронным документооборотом не требуется обеспечивать компанию большим штатом сотрудников.
Тем не менее, для внедрения подобной системы фирма должна создать определенные условия для правильного функционирования комплекса. К ним относится не только соответствующее техническое оснащение, но и приобретение ПО, для работы с которым потребуется также и обучение трудового коллектива. Важным моментом является и защита электронного документооборота, для создания которой используется такой элемент, как электронно-цифровая подпись. Если организация учитывает все вышеперечисленные моменты, то она может быть уверена, что производственная и управленческая деятельность станет намного проще и результативней.
Что такое электронный документооборот: Видео