Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства администрации. Должностная инструкция начальника общего отдела

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ЗАВЕДУЮЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ

(СЕКРЕТАРЯ)

Общие положения.

Заведующий делопроизводством (в дальнейшем «Секретарь») принимается и освобождается от должности директором школы. На период отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на одного из заместителей директора школы или учителя. Временное исполнение обязанностей секретаря в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

Секретарь подчиняется непосредственно директору школы.

В своей деятельности секретарь руководствуется Конституцией и Законами РФ, Указами президента, решениями правительства РФ, решениями органов управления всех уровней, правилами и нормами охраны труда , техники безопасности и противопожарной защиты, а также Уставом и локальными актами школы, трудовым договором , приказами и распоряжениями директора школы, настоящей должностной инструкцией .

Функции.

Важнейшая функция секpетаpя - оказание максимальной помощи руководителю и

экономия его времени.

Ведение канцелярии: всей документации, необходимой для полноценной работы школы.

Выполнение функций специалиста отдела кадров.

Должностные обязанности

3.1. Работа с документами: оформление документов, направление документов

в стpуктуpные подразделения, контроль за сроками исполнения документов,

пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их

оформления, организация хранения исполненных документов. Ведение книги

приказов.

3.2. Работа со средствами связи: ведение телефонных переговоров (при отсутствии

руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон

звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.

3.3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к

секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным

(направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).

Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в

установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).

3.4. Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать

пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить

список участников, офоpмить доклад pуководителя. Во время проведения

совещания секретарь ведет его пpотокол.

3.5. Работы хозяйственного характера: пpовеpка качества убоpки кабинета

руководителя, а также обеспечение испpавности всех технических сpедств,

находящихся в кабинете, обеспечение pуководителя всеми необходимыми

канцеляpскими пpинадлежностями.

3.6. Секретарь должен обладать следующими основными характеристиками:

· Профессионализм

· Надежность, исполнительность, высокая работоспособность

· Коммуникабельность, способность избегать конфликтов

· Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных

привычек.

· Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail), других печатающих устройствах.

· Умение вести делопроизводство

· Блестящие навыки общения с людьми

· Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.

3.7. Функции канцелярии:

· Пpием и pегистpация (учет) документов

· Распpеделение документов и доставка их исполнителям

· Офоpмление и отпpавка исходящих документов

· Стеногpафиpование и печатание документов

· Контpоль за сpоками исполнения документов

· Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

· Организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

3.8. Функции специалиста отдела кадров :

· Оформление всех необходимых документов при приеме и увольнении всех сотрудников школы, в том числе и учащихся,

· Ведение личных дел работников и учащихся, алфавитной книги учащихся,

· Оформление и ведение трудовых книжек персонала,

· Оформление всех необходимых документов для Пенсионного фонда, связанных с трудовой деятельностью персонала и учащихся.

· Выдача всех необходимых материалов по запросам учителей, учащихся, родителей, всех уровней организаций.

3.9. Соблюдает этические нормы поведения в школе, в быту, в общественных

4. Права.

Секретарь школы имеет право в пределах своей компетенции:

4.1. давать обязательные для исполнения распоряжения всем участникам учебно-воспитательного процесса на основании приказов и распоряжений директора школы,

4.2. потребовать информацию любого характера, связанную с учебно-воспитательной работой и хозяйственной деятельностью, по приказу или распоряжению директора школы от любого работника школы, учащегося или родителей.

5. Ответственность

5.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин

Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных

обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за

неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную

ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного

наказания может быть применено увольнение.

5.2. За нарушение правил пожарной безопасности , охраны труда, санитарно-

гигиенических правил секретарь привлекается к административной

ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным

законодательством.

5.3. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса

ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности.

Секретарь: 6.1. работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. самостоятельно планирует свою работу на каждый день;

6.3. получает от директора школы информацию организационного и исполнительного характера, знакомится с соответствующими документами;

6.5. систематически обменивается информацией по вопросам, входящими в свою

компетенцию, с членами администрации, педагогическими работниками школы, техперсоналом, учащимися и родителями;

С инструкцией ознакомлена: ___________________________________(________________)

Данная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.


Инструкция для должности "Начальник отдела не тайного делопроизводства ", представленная на сайте , соответствует требованиям документа - "Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины", который утвержден и введен в действие приказом Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 08.08.2009 № 171. Согласовано Министерством труда и социальной политики Украины 10 июля 2009. Статус документа - "действующий" .

Предисловие

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность "Начальник отдела не тайного делопроизводства" относится к категории "Руководители".

1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего профессионального направления по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста. Последипломное образование в сфере управления. Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет или на руководящих должностях в других сферах экономической деятельности не менее 5 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, законодательство Украины и нормативно-правовые акты Госспецсвязи по вопросам, касающихся организации делопроизводства, Дисциплинарный устав, государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру Госспецсвязи;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда в сфере делопроизводства;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- основные принципы работы на компьютере и соответствующие программные средства. Должен владеть государственным языком.

1.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Руководит и организует работу личного состава отдела (сектора) по ведению не тайного делопроизводства в органе Госспецсвязи.

2.2. Разрабатывает и внедряет проекты инструкций по ведению делопроизводства и технологических процессов работы с документами и другими информационными материалами, поступающими в отдел (сектор) не тайного делопроизводства.

2.3. Осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в органе Госспецсвязи.

2.4. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.5. Организует работу по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения органа Госспецсвязи приказов и распоряжений руководства и других документов не тайного делопроизводства.

2.6. Контролирует соблюдение установленных правил формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.7. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов, оформление командировочных документов и регистрацию личного состава (представителей других предприятий, учреждений, организаций), который прибывает в командировку в орган Госспецсвязи.

2.8. Участвует в планировании, организации и совершенствовании деятельности участков не тайного делопроизводства Госспецсвязи.

2.9. Разрабатывает унифицированные системы документации различного назначения, организует внедрение и ведение системы документации на электронных носителях.

2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, готовит предложения по обеспечению оптимизации документооборота.

2.11. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документального обеспечения, участвует в разработке нормативно-методических материалов по документальному обеспечению.

2.12. Принимает меры по обеспечению личного состава отдела (сектора) не тайного делопроизводства органа Госспецсвязи необходимыми инструктивными и справочными материалами, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения служебных обязанностей, способствует повышению его квалификации.

2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

3.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5. Специализация

5.1. Имеет право: по поручению руководства представлять отдел (сектор) в других органах Госспецсвязи, органах государственной власти, органах местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства; осуществлять в пределах своих полномочий и установленного регламента деловая переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями; в установленном порядке получать статистические и оперативные данные, необходимые для выполнения служебных обязанностей; вносить предложения руководству по вопросам совершенствования работы по ведению не тайного делопроизводства; принимать меры по поощрению и наложению взысканий на личный состав отдела (сектора) не тайного делопроизводства.

Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя - человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

3. Права делопроизводителя

4. Ответственность делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы области категории «руководители».

1.2. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений имеет право замещать гражданина Российской Федерации, достигший возраста 18 лет, владеющий государственным языком Российской Федерации и соответствующий квалификационным требованиям, предусмотренным частью 2 настоящего должностного регламента.

1.3. Назначение на должность и освобождение от должности производится приказом министра труда и социального развития Ростовской области по согласованию с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю министра.

1.5. В подчинении начальника отдела находятся 7 государственных гражданских служащих, 3 служащих, осуществляющих техническое обеспечение деятельности министерства

1.6. Начальник отдела в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области», положением, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития, положением об отделе, должностным регламентом.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА

2.1. Наличие высшего профессионального образования.

2.2. Не менее двух лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности.

2.3. Профессиональные знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- Конституция Российской Федерации;
- Устав Ростовской области;
- Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 22.08.2004 г. № 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Федеральные законы, Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации по направлениям деятельности министерства;
- Областной закон Ростовской области от 22.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
- Областной закон Ростовской области от 18.09.2006 г. № 540-ЗС «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- Областной закон Ростовской области от 12.06.2009 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
- Регламент Администрации Ростовской области;
- Регламент внутренней организации министерства труда и социального развития Ростовской области;
- Нормативные правовые акты Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области по направлениям деятельности министерства;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. № 536;
- Инструкция по приему граждан в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- Инструкция по делопроизводству министерства труда и социального развития.
- ГОСТ Р 6.30-2003 г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по организации работы по приему граждан в органах социальной защиты населения Ростовской области;
- Порядок работы с письменными обращениями граждан на предприятиях и в учреждениях социальной защиты населения РФ, утвержденный приказом Минсоцзащиты РФ от 11.09.1995 года;

2.4. Навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;
- информационно-аналитическое и методическое обеспечение деятельности министерства по рассмотрению обращений граждан, подготовка служебных документов, материалов к заседанию коллегии, организационно-распорядительных документов, писем, справок, актов;
- организация приема граждан, умение установить атмосферу взаимопонимания, выбора стиля взаимодействия с гражданами, техники построения информационного диалога, техника эффективного общения по телефону;
- работа телефона «горячей линии»;
- обеспечение централизованной регистрации, учета и контроля за исполнением обращений граждан, служебных документов с помощью автоматизированных технологий;
- совершенствование документационного обеспечения министерства, подготовка инструкций, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов;
- организация документооборота.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

3.1. Должностные обязанности начальника отдела:

3.1.1. В своей деятельности руководствуется основными обязанностями государственного гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26 июля 2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».

3.1.2. Исходя из требований предусмотренных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года №273-ФЗ «О противодействии коррупции», уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.1.3. Исходя из задач отдела:
- осуществляет контроль за работой по учету,комплектацией и распределением документов, обеспечивает четкую организацию делопроизводственного обслуживания;
- организует работу отдела по приему и отправке документов с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»;
- подготовка на рассмотрение руководству корреспонденции по наиболее важным вопросам;
- осуществляет контроль за правильностью поступления документов от органов социальной защиты населения городских округов и муниципальных районов, других ведомств;
- осуществляет методическое руководство по вопросам работы с письмами граждан, ведения личного приема граждан, общего делопроизводства, работы с архивными документами, контроль за исполнением поручений вышестоящих органов и решений министерства по курируемым вопросам;
- организует ведение приема граждан руководством министерства и осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений данных на приеме;
- обеспечивает контроль за исполнением служебных документов подразделениями министерства и информирует руководство о ходе рассмотрения документов;
- участвует в разработке мер по совершенствованию документооборота, работы с письмами и приема граждан, с документами, образующимися в результате деятельности министерства, контроля и проверки исполнения документов;
- разрабатывает регламент работы министерства, инструкцию по делопроизводству в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- подготовка ежеквартального анализа организации работы с письмами, жалобами, заявлениями, структурными подразделениями министерства, причин поступления письменных обращений граждан;
- подготовка полугодового обзорного письма по результатам рассмотрения писем, жалоб и заявлений, годового обзора по результатам проверок организации работы с обращениями граждан для территориальных органов социальной защиты, отвечает за подготовку установленной отчетности;
- принимает участие в комплексных проверках работы территориальных органов социальной защиты по работе с письмами, жалобами, заявлениями и приема граждан, в приеме граждан руководителями территориальных органов соцзащиты области;
- осуществляет контроль за формированием архивных документов, их хранением, подготовкой к ежегодному списанию архивных документов с истекшим сроком хранения, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел, организует согласование с экспертной комиссией областного архива;
- обеспечивает контроль за качественным и своевременным выполнением машинописных, копировально-множительных работ, дает разрешение на копирование документов и устанавливает очередность их исполнения;
- организует работу по повышению уровня профессиональных знаний работниками отдела;
- распределяет должностные обязанности работников отдела;
- выполняет поручения заместителя министра, министра;
- соблюдает конфиденциальность при обработке персональных данных в соответствии с действующими нормативными правовыми документами.

3.2. Права начальника отдела:

3.2.1. В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обладает правами:
- обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
- отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности, служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
- оплату труда и другие выплаты в соответствии с областным законом;
- получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела;
- ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
- защиту сведений о гражданском служащем;
- должностной рост на конкурсной основе;
- профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Областным законом;
- членство в профессиональном союзе;
- рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с настоящим Областным законом;
- проведение по его заявлению служебной проверки;
- защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;
- медицинское страхование в соответствии с Областным законом о медицинском страховании государственных служащих области;
- государственную защиту своей жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;
- государственное пенсионное обеспечение в соответствии с Областным законом.

3.2.2. В пределах возложенных должностных обязанностей:
- информировать руководство министерства о состоянии дел по вопросам деятельности отдела;
- выходить с предложениями о применении мер к виновным в нарушении установленных требований к работе с обращениями граждан, служебными документами, по приему граждан и др.;
- осуществлять проверку состояния работы с обращениями граждан в территориальных органах социальной защиты, структурных подразделениях министерства;
- требовать исполнения установленных сроков по рассмотрению писем, жалоб, заявлений, служебных документов, запрашивать необходимые справки по приему граждан от всех отделов, управлений, подведомственных учреждений;
- не принимать в печать документы, небрежно оформленные и с большим количеством правок и вставок;
- не принимать для копирования, неправильно оформленные документы, не относящиеся к деятельности министерства;
- требовать соблюдения регламента работы, инструкции по делопроизводству в министерстве, порядка работы с письменными, устными обращениями граждан, архивными документами.

3.3. Ответственность начальника отдела:

3.3.1. Несет ответственность за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
- действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
- соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
- своевременное и качественное исполнение поручений;
- сохранность имущества, предоставленного для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдение ограничений, выполнение обязательств и требований к служебному поведению;
- предоставление в установленном порядке сведений о себе и членах своей семьи, о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имущества, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;
- по выполнению функций и задач, возложенных на отдел, состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
- нарушение конфиденциальности при обработке персональных данных.

4. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

4.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

4.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан,
служебных документов.

4.3. Организация делопроизводства.

4.4. Работа архива министерства.

4.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

5.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

5.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан, служебных документов.

5.3. Организация делопроизводства.

5.4. Работа архива министерства.

5.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

6. СРОКИ И ПРОЦЕДУРЫ ПОДГОТОВКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА

6.1. В сроки и порядке, установленном нормативными правовыми актами, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области.

7. ПОРЯДОК СЛУЖЕБНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

7.1. Осуществляет взаимодействие с государственными гражданскими служащими, руководителями Администрации области, министерства, с территориальными органами социальной защиты, другими ведомствами, организациями и учреждениями по вопросам деятельности отдела в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8. ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, ОКАЗЫВАЕМЫХ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ В СООТВЕТСВИИИ С РЕГЛАМЕНТОМ РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА

8.1. Консультирование граждан, ведомств, организаций и учреждений,
территориальных органов социальной защиты в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8.2. Подготовка ответов на обращения граждан по вопросам деятельности
отдела.

8.3. Ведение приема граждан, разъяснений по телефону «горячая линия».

9. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

9.1.Систематическая работа над повышением уровня профессиональных знаний.

9.2. Знание структуры органов социальной защиты Ростовской области, других
ведомств области.

9.3. Качество подготовки служебных документов.

9.4. Своевременность, результативность решения поставленных задач.

9.5. Соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

9.6. Соответствие требованиям, предъявляемым к должности.

9.7. Оценка деятельности руководством министерства.