Требование дать объяснение образец. Объяснительная от работника – прихоть или обязанность? Реквизиты объяснительной записки

Предприятие может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник длительное время не выходит на работу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Специалисты кадровой службы затрудняются в решении: нужно подождать или начать искать нового кандидата на должность? Когда принимается решение об увольнении, работодатель вправе отправить письмо-уведомление.

Нормативная база

Данные правоотношения регулируются следующими нормами:

ст. 81 ТК РФ – прекращение трудовых отношений по инициативе работодателя;
ст.193 ТК РФ – порядок применения дисциплинарных взысканий;
ст. 192 ТК РФ – дисциплинарные взыскания;
ст. 172 ГК РФ – односторонний отказ от исполнения договора.

Общая информация

Когда сотрудник игнорирует должностные обязанности и отсутствует на рабочем месте в положенное время, руководству важно не торопиться принимать поспешные решения, а разобраться: дисциплинарный проступок происходит по инициативе работника или по независим от сторон обстоятельствам.

При возникновении инцидента порядок действий такой:

Документально оформить факт прогула (составляется в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
Потребовать предоставить в письменном виде.
Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о .
Если работодатель решил , подготавливается , делается запись в трудовой книжке.
Отправляется извещение (процедура необязательная).

Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.

Основания для направления могут быть такими:

служащий отсутствует на рабочем месте больше четырех часов подряд без уважительной причины;
самовольный уход с работы раньше положенного времени;
отказ от отработки.

Законодательство не устанавливает списка уважительных причин, поэтому руководитель принимает решение самостоятельно.

Судебная практика показывает, что к таким относятся:

дни болезни (требуется наличие листка нетрудоспособности);
исполнение государственных или общественных обязанностей (являлся присяжным заседателем, понятым и т. д.);
дни прохождения медицинского осмотра и сдачи крови (для донора).

В некоторых случаях предоставляется средний заработок за дни отсутствия.

Увольнение за прогул – серьезный конфликт, поэтому руководству организации не следует торопиться оформлять расторжение трудового договора. Если решение окажется несправедливым или формальности будут выполнены неверно, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Поэтому в первую очередь оформляется уведомление с просьбой сообщить причину проступка.

Оформление уведомления для выяснения причин отсутствия

Рассматриваемый документ составляется в двух экземплярах: первый направляется на адрес по месту жительства «прогульщика», а второй остается у организации в качестве документального подтверждения.

Структура письма следующая:

наименование организации – указывается в правом верхнем углу документа;
стандартные реквизиты – надпись «уведомление», дата, время и место составления;
основной текст – содержит просьбу прийти на работу и объяснить причину отсутствия;
подпись руководителя.

В конце документа должен поставить подпись и отсутствующий сотрудник.

Пример оформления такого уведомления показан на рисунке:

Законодательство не предусматривает формы, поэтому организация вправе создать свой шаблон письма-уведомления в локальных нормативных актах или положении.

Существуют разные способы передачи:

по почте России заказным письмом (подтвердить дату сможет квитанция);
лично в руки (через коллег или родственников);
по телекоммуникационным сетям;
через электронную почту.

Сотруднику отведен срок на ответ — в течение двух дней. Если этого не произошло, руководителю желательно повторно отправлять письмо-уведомление, пока не выяснится повод неявки.

Сотрудник не появляется, что делать?

Если совершалось много безуспешных попыток связаться со служащим, но получить объяснения не удалось, либо причина проступка оказалась неуважительной, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор.

В этом случае требуется правильно выполнить все формальности и иметь неопровержимые доказательства. В противном случае, суд может восстановить работника и потребовать .

Что должен делать работодатель:

ежедневно составлять акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
в табеле учета рабочего времени фиксировать все неявки по неизвестным причинам;
хранить копии уведомлений, направляемых с просьбой явиться на работу для выяснения причин отсутствия.

Только при выполнении перечисленных действий судьи могут согласиться с заочным расторжением договора.

Именно тогда работодатель должен составить письмо-уведомление об увольнении за прогул. При оформлении процедуры необходимо руководствоваться статьей 81 ТК РФ.

Как правильно оформить уведомление об увольнении за прогул в 2020 году?

Законодательство не обязывает заблаговременно предупреждать «прогульщика» о последствиях нарушения трудовой дисциплины. Если работодатель желает известить о расторжении трудового договора, можно отправить соответствующее уведомление.

Законодательство не предусматривает образца уведомления об увольнении за прогул. Документ оформляется на чистом листе формата А4.

Структура такая:

наименование организации, в которой работает сотрудник;
ФИО, должность и личные данные сотрудника;
структурное подразделение;
название документа – надпись «уведомление»;
дата составления;
ФИО адресата;
основной текст, информирующий причину и дату увольнения;
дата составления.

В тексте указывается дата последнего рабочего дня, причина прекращения сотрудничества и просьба забрать .

Документ заверяется начальником структурного подразделения или руководителем компании. Срок предоставления – 14 дней.

Типовую форму документа можете скачать здесь:

Заполненный вариант представлен ниже:

Зафиксировать письмо-уведомление с просьбой сообщить причину отсутствия или об увольнении за прогул можно в локальных нормативных актах. Например, в журнале регистрации.

На что нужно обратить особое внимание?

Работодатель должен помнить, что по нельзя увольнять некоторые категории граждан, за исключением случаев ликвидации компании:

беременные сотрудницы;
матери-одиночки;
опекуны;
женщины, ухаживающие за детьми до достижения 3 лет.

Если в организации числятся такие сотрудники, крайне желательно получить письменное объяснение дисциплинарного проступка, попробовать найти родственников и т. д. При возникновении трудовых споров суд может встать на их защиту и потребует компенсировать дни, засчитанные за прогул.

П исьменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное - при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее - ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

См. также образец требования о даче письменных объяснений в статье «Подложные документы для приема на работу »

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование », потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что . Уведомление по смыслу имеет другой оттенок - происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо - исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок - 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Свернуть Показать

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Свернуть Показать

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Свернуть Показать

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

03.09.2014 - 1-й день,
04.09.2014 - 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него - выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит - она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

должность,
личный росчерк и
И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка . Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа - объяснительная записка - пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Свернуть Показать

Обратите внимание: в Примере 5 устаревшей является строка с написанием вида документа (с маленькой буквы и точкой), а все, что выше - вполне корректно. Должность автора объяснительной записки может отступать от адресата (генерального директора, как в Примере 4), а может идти сразу на следующей строке (как в Примере 5). Предлог «от» может присутствовать или отсутствовать перед должностью автора.

За наименованием вида документа идет текст , который составляется в свободной форме. Единственные требования к нему:

корректность формулировок и использование по возможности официально-делового стиля изложения,
только точные даты, если нужно - время,
факты и причины сложившейся ситуации.

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это - не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 7

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход - признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Пример 8

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Пример 9

Текст объяснительной записки

Свернуть Показать

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

Пропустил срок предоставления информации в вышестоящую организацию. Начальник этим событием очень расстроился и сказал, что объявляет мне выговор. Сказал и сказал, мало ли чего в горячке не скажешь. Но нет. Подходит ко мне его секретарь и просит предоставить объяснение. Говорит, что письменное объяснение работника обязательно для подготовки приказа о наказании.
Проигнорировал я эту просьбу. Но начальник закусил удила и издал приказ о предоставлении объяснения. Суть приказа в том, что в течение суток я должен письменно объяснить свое безобразное поведение, почему позволяю нарушать сроки, не мной, но для меня, балбеса, установленные.
Предоставлять письменное объяснение я не хочу. Обязан я предоставлять его или нет?

Судя по настрою начальника, он намерен наложить и от своего замысла не отступит. Предоставьте письменное объяснение, только обязательно сошлитесь в нем, что предоставляете его на основании приказа. Вас, скорее всего, привлекут к дисциплинарной ответственности. Если пожелаете, то обжалуете приказ в прокуратуру или федеральную инспекцию труда в связи с нарушением порядка применения дисциплинарного взыскания в части предоставления письменного объяснения работника. Порядок применения дисциплинарных взысканий установлен статьей 193 Трудового кодекса РФ.

Письменное объяснение работника — что нужно помнить:

1. Работодатель должен затребовать письменное объяснение работника.
Предоставление письменного объяснения является способом защиты работника и его правом. В объяснении работник подтверждает или опровергает факт совершения дисциплинарного проступка, излагает обстоятельства его совершения. О непредоставлении объяснения в установленный законодательством срок составляется акт.

Издание приказа о предоставлении объяснения лишает работника права выбора предоставлять или нет письменное объяснение. Приказом работодатель обязывает работника предоставить объяснение. А если работник его не предоставит, тем самым нарушит приказ, он фактически опять становится нарушителем трудовой дисциплины? Нет, данный подход представляется неверным. Письменный запрос объяснения работника с формулировками «прошу предоставить» или «предлагаю предоставить» представляется более уместным.

2. Работодатель должен предоставить работнику два рабочих дня на предоставление письменного объяснения.

Работодатель должен предоставить именно два рабочих, а не календарных дня работнику на предоставление письменного объяснения. Уменьшение данного срока свидетельствует о существенном нарушении прав работника.

Таким образом, раз начальник приказал предоставить письменное объяснение и ограничил срок его предоставления, им нарушены права работника на защиту. Приказ о применении дисциплинарного взыскания, в случае его обжалования, скорее всего, будет отменен.

В жизни каждого человека возникают ситуации, когда он может опоздать на работу или не выйти на нее в силу каких-либо обстоятельств, которые могут быть уважительными или неуважительными и работодатель затребует объяснений по поводу допущенных правонарушений трудовой дисциплины письменно.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Объяснительная записка в делопроизводстве является официальным документом, которая разъясняет причины совершенного проступка по нарушению трудовой дисциплины, повлекшего к наложению сотруднику меры наказания. Она условно подразделяется на записки оправдательного и пояснительного характера. Какой из видов будет использовать при написании объяснительной сотрудник, зависит от степени содеянной провинности.

Закон предписывает

В ст. 57 Федерального закона под № 90-ФЗ, ст. 192 и 193 Трудового кодекса содержатся указания, которые регламентируют действия работодателя по затребованию объяснений в письменном виде от сотрудников, которые совершили неправомерные поступки и виновны в том, что не исполнили свои трудовые обязанности, нарушили трудовую дисциплину и трудовой распорядок, предусмотренный внутри предприятия. Конституция РФ в ст. 27 отмечает, что работник обладает правом на написание объяснительной записки, которая не может относиться к обязанности.

Если работник нарушает трудовую дисциплину, не выполняя или выполняя трудовые обязанности ненадлежащим образом, то работодатель по законодательству обладает правом применить к нему дисциплинарное наказание.

Мера ответственности за содеянный проступок классифицируется как:

замечание, зачастую делается в устной форме;
выговор, в зависимости от отягчающих вину обстоятельств он предъявляется в устном или письменном виде;
увольнение с работы с соответствующей формулировкой по основаниям, указанным в нормативных актах, Трудовом кодексе.

Но, прежде чем воспользоваться правом наложения дисциплинарного взыскания, работодатель обязан затребовать с работника объяснения, поясняющие основу его поступка, которые привели к нарушениям правил трудового поведения в устном или письменном виде.

Письменное объяснение применяется только в некоторых случаях, например, если оценивается уважительность причин, которые легли в основу его повинности и привели к нарушению трудовой дисциплины. В каждом конкретном случае правонарушения необходимо тщательно разобраться в нем, поэтому объяснительная записка аргументирует детали, разъясняет подробности содеянного и доводит до сведения руководства мнение работника, его способность анализировать сложившуюся ситуацию.

Если работник в течение двух рабочих дней не предоставил объяснительную записку, то согласно указаниям действующего законодательства составляется акт о непредставлении, которая не станет препятствием для применения подходящего дисциплинарного наказания со стороны работодателя.

Численность персонала следует рассчитывать, исходя из целесообразности. Смотрите, как составить

Характеристика на награждения руководителя должна содержать положительные сведения. Читайте подробнее в

Обстоятельства

Работник обязан объяснить причины, побудившие его совершить тот или иной проступок, связанный с несоблюдением требований по выполнению должностных обязанностей.

Обстоятельства носят различный характер, но они все приводят к определенному виду нарушений трудовой дисциплины и распорядка:

опоздание на работу по уважительной или неуважительной причине, необходимо четко определить принадлежность причины;
невыполнение прямых функциональных обязанностей или их выполнение не в соответствии с требованиями обязанностей, например, работа выполняется не качественно, поэтому не приносит хороших результатов;
отсутствие на работе в период рабочего времени без соответствующих документов, оправдывающих его проступок, в качестве оправдательного документа может выступить медицинская справка, удостоверяющая о болезни работника;
повреждение имущества работодателя, связанная с халатностью, допущенной при выполнении трудовых обязанностей;
неисполнение поручения, выданного работодателем, которое не входит в прямые обязанности работника;
пребывание на работе в состоянии опьянения от воздействия алкоголя, наркотиков и токсических веществ, которое повлечет за собой невыполнение принятых обязательств по соблюдению правил охраны труда;
не предоставление достоверной информации о производственной деятельности предприятия вышестоящему руководству, которые приводят к экономическим нарушениям;
при нарушении правил безопасности жизнедеятельности, предусмотренных на предприятии.

Независимо от обстоятельств при предоставлении сотрудником оправдательных документов, приложенных к объяснительной смягчает решение, которое принимается в связи с проступком.

Кто имеет право затребовать?

Объяснительную записку имеет право согласно действующим законам и положениям ТК РФ затребовать только работодатель. Он должен занимать должность руководителя предприятия или уполномоченное руководителем лицо, утвержденный приказом по предприятию на определенный срок.

Требование относительно написания объяснительной является неотъемлемой частью привлечения работника к соблюдению дисциплинарной ответственности на рабочем месте и территории предприятия.

Объяснительная помогает работодателю выяснить обстоятельства, из-за которых был сделан проступок, степень вины работника. Работодатель, реально оценивая ситуацию, принимает решение о соответствующей мере дисциплинарного взыскания, о необходимости его принятия.

Обязан ли работник отвечать?

Работник имеет право на отказ написания объяснительной, потому что она подтверждает напрямую или косвенно его вину. Но зачастую наилучшим вариантом может стать предоставление объяснительной записки, чтобы избежать более сурового наказания в виде штрафных санкций или увольнения с работы.

Работник, получивший официальное письмо, уведомляющее его о требовании предоставления объяснений, отвечает на него независимо от того, какое решение он выбирает: «писать объяснительную или нет».

Если он не собирается написать ее, то должен поставить в известность работодателя об отказе. В любом случае отказ от написания объяснительной не оценивается в качестве правонарушения.

Написание объяснительной записки от работника

В законодательных актах не присутствуют указания по форме объяснительной, в них не приводятся унифицированные бланки, но существуют определенные правила, по которым она составляется.

Соблюдение правил по составлению объяснительной позволяет грамотно сформулировать ее содержание, чтобы получить от нее пользу. Оформляется она на листе бумаги формата А-4 согласно положениям ГОСТ, опубликованного под номером Р-6.30-2003.

Для ее написания используется деловой стиль. В «шапке» документа делается пометка о том, кому она адресована и от кого исходит, обычно она пишется на имя генерального директора. В ней указываются наименование подразделения, где трудится сотрудник, Ф.И.О. и должность, проставляется подпись и дата.

На некотором расстоянии от «шапки», через несколько пропущенных строк посередине листа записывается название документа. Далее пишется текст объяснений в произвольной форме с соблюдением корректности в предложениях, грамотности, без орфографических и пунктуационных ошибок.

Объяснительная сотрудника должна состоят из подробного изложения всех обстоятельств, побудивших совершить провинность, в случае его бездействия, причины по которым он не проявил активность.

В ней должны быть отмечены:

оценка поведения сотрудника по правомерности осуществленных действий или выявленных бездействий, разъясняющих срывы в выполнении работы или недобросовестное выполнение функциональных обязанностей, возложенных на него и уместность приведенных аргументов;
признание или непризнание вины;
обстоятельства, сопровождающие осуществление незаконных поступков;
отношение работника к своей провинности, к отрицательным следствиям, возникшим у работодателя;
мнение работника по поводу привлечения его работодателем к ответственности из-за несоблюдения трудовой дисциплины.

Объяснительная записка пишется от руки, но в некоторых случаях, например, если почерк не понятный, дозволяется ее набрать на компьютере при условии согласия работодателя.

Смотрите видео, как находчивый дизайнер преподнёс объяснительную:

Как запросить?

При процедуре затребования объяснений работодатель фиксирует документально дату, когда он затребовал предоставить объяснения.

Официальный документ, оформленный на бланке исходящих писем и именуемый «Требование», подписанный руководителем предприятия либо уполномоченным приказом по предприятию лицом, с указанием даты предоставляет право работнику разъяснить мотивы проступка.

Дата, указанная в нем, помогает определиться работнику со сроками подачи объяснительной записки. В некоторых случаях письмо выдается работнику под роспись, делается отметка о вручении требования.

Если сотрудник отказывается принять требование, то составляется акт об его отказе принять требование. Но ни в коем случае работодатель не должен принуждать работника о написании, потому что такое действие считается противозаконным. Принуждение влечет за собой разбирательство в комиссии по труду или в суде по иску, поданному работником.

Сроки исполнения

Сроки предоставления объяснительной зависят от сроков, в течение которых применяются дисциплинарные взыскания, отмеченного в существующих законодательных актах. Если сроки, указанные в кодексе о труде, прошли, то взыскание не применяется.

Работодатель обладает правом затребовать предоставить объяснительную записку не позднее срока, продолжительность которого составляет один календарный месяц после того, как он узнал о совершенной дисциплинарной провинности и составлен акт по произошедшему событию, исключая дни, когда работник был болен, находился в отпуске, времени, которое требовалось для рассмотрения представительным органом.

По истечении 6 месяцев в принципе дисциплинарное взыскание не может быть предъявлено. Если обнаружены нарушения при проверке производственной деятельности предприятия по вопросам финансов, при производстве аудита, ревизии срок предъявления наказания составляет два года, считая со дня осуществления провинности. Законодательство установило четкие сроки по наложению наказания, поэтому по их истечению любое действие работодателя о предъявлении взыскания, в том числе требование объяснительной считается незаконным.

В соответствии с положениями Трудового кодекса работнику предоставляется два рабочих дня, чтобы он написал объяснительную.

Срок, отведенный ему для объяснений, начинается с момента истребования объяснения. Например, работодатель затребовал объяснительную записку от сотрудника у работника 28 ноября в течение рабочего дня. По действующему законодательству у сотрудника имеется два рабочих дня для написания объяснений, поэтому срок подачи объяснительной наступит 1 декабря. Но требование работодателя оглашенное в конце рабочего дня, продлевает срок предоставления до 3 декабря, потому что суббота и воскресенье являются выходными днями в соответствии с графиком работы сотрудника, а срок предоставления объяснительной по ст. 193 ТК начинается только после истребования объяснения.

Куда применяется?

Работодатель приняв объяснительную, передает ее в канцелярию, где ее регистрируют в том порядке, который установлен на предприятии в журнале регистрации внутренних документов.

Материалы дела по нарушению дисциплины и совершение проступка работником рассматриваются руководителем предприятия, по мере надобности профсоюзным комитетом или комиссией, после чего принимается решение по данному событию.

На объяснительной делается отметка об исполнении решения. Она подшивается в личное дело сотрудника на хранение, срок которого зависит от отягощающих причин свершенного нарушения.

Что делать, если сотрудник отказывается писать объяснительную?

При нарушении сотрудниками трудовой дисциплины, например, в случае опоздания, появления на рабочем месте в нетрезвом состоянии, наниматель должен потребовать у них письменное объяснение. Это нужно сделать до наложения на работников дисциплинарного взыскания. Об этом говорится в ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Как правильно работодателю составить требование о предоставлении письменного объяснения, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ

Когда необходимо такое требование и почему

Требовать с сотрудника объяснительную наниматель может только в тех случаях, когда имело место нарушение трудового законодательства:

несоблюдение норм охраны труда;
опоздание на работу;
отсутствие на работе 4 часа и больше;
появление на рабочем месте в состоянии опьянения (имеется в виду наркотическое и алкогольное);
нанесение ущерба имуществу нанимателя.

Потребовать объяснения работодатель может как устно, так и письменно. Однако письменное требование предпочтительнее, поскольку оно будет служить доказательством того, что оно действительно было составлено и объяснения были затребованы. Кроме того, на таком документе фиксируют дату совершения дисциплинарного проступка и указывают, до какого времени сотрудник должен дать письменные объяснения. На это дается 2 рабочих дня.

Если работник действительно дорожит своим рабочим местом, то в его интересах дать объяснения. Работодатель должен понимать, каковы его дальнейшие действия, поэтому объяснительная от сотрудника необходима. Но если тот ее так и не предоставит, то это не нужно трактовать в качестве доказательства вины работника в том или ином происшествии.

Как написать требование

Не существует единой формы такого документа, обязательной к использованию, поэтому наниматели составляют его в произвольном виде.

Документ должен содержать такую информацию:

наименование компании, где трудится провинившийся работник;
кому адресовано письмо (ФИО и должность работника);
почтовый адрес, если требование отправляют почтой;
наименование документа;
по желанию обращение к работнику;
суть проступка;
ссылку на ст. 193 ТК РФ и информацию о том, что дать ответ работник должен в течение 2 рабочих дней;
просьбу предоставить письменное объяснение;
срок предоставления работодателю объяснения;
приложение, например, служебная записка от руководителя подразделения, где трудится работник;
дата написания требования;
подпись работодателя;
графа для подписи работника и постановки даты, когда тот получил уведомление.

Работник может не согласиться расписываться в ознакомлении с документом. Можно в этом случае отправить его ему почтой с уведомлением о вручении либо зачитать вслух при специально созванной комиссии. В последнем случае составляют соответствующий акт.

К сведению! Составлением требования в крупных компаниях, конечно же, занимается не сам работодатель. Это может сделать кадровый работник или начальник «нарушителя».

Образец требования о предоставлении письменного объяснения

ООО «Афродита»

системному администратору
Егорову К.П.

Требование
о предоставлении письменного объяснения

24 марта 2019 года Вы появились на рабочем месте только в 10 ч. 20 мин. В соответствии с трудовым договором от 12 января 2019 года №34, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО «Афродита» рабочий день в названной организации начинается в 8 ч. 00 мин. Следовательно, Вас не было на своем рабочем месте без уважительной причины и уведомления руководства в течение 2 ч. 20 мин.

Согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ, до того как применить дисциплинарное взыскание, руководитель должен потребовать от подчиненного объяснение в письменном виде. Если по окончании 2 рабочих дней оно не будет предоставлено, то формируют соответствующий акт.

На основании вышеуказанного и ч. 1 ст. 193 ТК РФ прошу предоставить в срок до 27 марта менеджеру по кадрам ООО «Афродита» письменное объяснение по факту отсутствия на рабочем месте в течение 2 ч. 20 мин.

Гендиректор: Трефилов / Р.П. Трефилов

С требованием ознакомлен: Егоров / К.П. Егоров