ФОТО Getty Images
В киберпространстве так же полезно соблюдать правила, как и при очном общении – хотя сами эти правила, конечно, другие. «Это сделает пребывание в Сети более комфортным и безопасным как для вас, так и для окружающих, а также повысит ваши шансы завести друзей, а не нажить врагов» 1 , – подчеркивает Джек Шафер (Jack Schafer), в прошлом агент ФБР, в чьи обязанности входила перевербовка иностранных агентов и склонение преступников к признанию вины, а ныне профессор Иллинойсского университета и специалист по налаживанию отношений. Вот (с незначительными сокращениями) семь положений, на которые он предлагает обратить внимание.
1. Следите за своим стилем
Электронные письма по уровню формальности находятся где-то между текстовыми сообщениями и традиционными письмами. Очевидно, что электронные письма потенциальному работодателю или деловому партнеру должны быть выдержаны в официальном стиле, то есть написаны кратко и грамотно. В переписке по электронной почте следует избегать сокращений, характерных для текстовых сообщений. Прежде чем отправить письмо, проверьте, не закрались ли в него грамматические ошибки.
2. Выбирайте подходящее обращение
Хорошо подумайте над тем, какое обращение допустимо использовать в электронной переписке. То, что подходит для общения между друзьями, совершенно неуместно в письме к потенциальному работодателю или директору школы, в которой учатся ваши дети.
3. Пишите строчными буквами
Не пишите электронные письма ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Это напоминает крик и может быть расценено как недопустимая грубость.
4. Никогда не пишите электронные письма, если вы злитесь или расстроены
В таком состоянии люди не способны логически мыслить. Временное помешательство очень четко отражается в тексте послания. Если все же по какой-то причине вам необходимо написать, не отсылайте письмо сразу, а отложите его на несколько часов. После того как вы успокоитесь и придете в себя, перечитайте еще раз и подумайте, стоит ли его отправлять. Если это действительно необходимо, внесите в него требуемые исправления. Отослав написанное в запальчивости письмо, вы рискуете усугубить конфликт, который мог бы разрешиться сам собой, если бы вы просто промолчали какое-то время. Поспешное проявление агрессии и злобы исключает такую возможность.
5. Проверьте, кому вы отправляете письмо
Перед отправкой еще раз проверьте, тому ли адресату вы отсылаете письмо. Множества неловких ситуаций можно было бы избежать, если бы отправитель убедился в том, что посылает письмо тому, кому надо, а не нажал кнопку «Ответить всем».
6. Помните: электронные письма сохраняются надолго
Письмо хранится в киберпространстве вечно или по крайней мере месяцы и даже годы. Оказавшись в Сети, оно может зажить собственной жизнью, многократно пересылаясь, копируясь и архивируясь. Поэтому каждый раз, отправляя послание, думайте о том, каково вам будет, если оно станет доступно для просмотра всем, причем долгое время. Возможно, вы не станете его отправлять.
7. Осторожно с вложенными файлами!
Никогда не открывайте приложений к письмам, если не уверены, что знаете, кто их отправил. Электронные адреса иногда воруют у законных владельцев и пользуются ими для рассылки вирусов людям из списка контактов. Такое письмо кажется вполне безопасным, хотя на самом деле было отправлено со взломанного адреса. Вообще в целях безопасности не стоит открывать сообщения, если в этом нет необходимости. Рекомендуется использовать системы антивирусной и антиспамовой защиты; в противном случае пользование электронной почтой можно сравнить с сексом без презерватива.
1 Подробнее см. в книге Д. Шафер, М. Карлинс «Включаем обаяние по методике спецслужб» (Манн, Иванов и Фербер, 2015).
Последние несколько лет моим одним из самых эффективных инструментов является электронная почта. Замечу, что эффективным этот инструмент будет только тогда, когда им научишься управлять, а не пускать дело на самотек. я писала немного раньше.
Для начала мы должны четко понимать, для чего нам нужна электронная почта. ВикипедиЯ подсказывает: для получения, отправки и пересылке почтовых сообщений. Предназначение электронной почты — сделать жизнь и работу людей эффективной. А на деле не все так просто получается.
По статистике, в среднем, количество принимаемых сообщений человеком больше 100 писем в день. Это огромная цифра. И она продолжает расти, что приводит к тому, что человек уже не в состоянии качественно обработать полученную информацию из-за нехватки времени.
Именно этот вопрос, как правильно работать с электронной почтой, волнует многих людей. Переизбыток непроверенной почты приводит к стрессовому состоянию и понижает производительность труда.
Вы тоже оказывались в подобной ситуации? Тогда эта статья для вас.
Правила работы с электронной почтой
Наиболее эффективные и организованные люди самостоятельно выстраивают свою систему работы с почтой, основываясь на собственном опыте, методом проб и ошибок.
Если существуют более менее распространенные правила деловой переписки в электронном письме, то в отношении управления своей работой с электронной почтой все немного сложнее. Зависит это от многих факторов, таких как сфера деятельности, степень деловой активности и организованности человека, образа жизни и ведения дел и так далее.
Работа с электронной почтой
Итак, начнем. Мои эффективные правила работы с электронной почтой нужны мне для того, чтобы:
- Повышать свою эффективность
- Всегда быть для своих корреспондентов обязательным и корректным человеком.
- Всегда знать, как я переработала почтовую корреспонденцию.
- Никогда не терять входящие письма.
Есть несколько принципов работы с почтой:
1. Использовать папку «Входящие» как контрольный лист, и оставлять в ней необработанные сообщения.
2. Завести под каждый проект, категорию отдельные папки. Это поможет быстро найти нужную информацию.
3. Активно использовать применение ярлыков, отметок цветом. Это сделает заметным для визуального восприятия сортировку писем.
4. Досконально изучить и знать систему настроек в почтовом аккаунте. Это поможет эффективно ею управлять.
5. Определить время, которое вы готовы уделить работе с почтой. Например, 30 минут с утра и 30 минут вечером. И ни минуты больше.
6. Если позволяют условия работы, отключить функцию всплывающих оповещений о новых письмах. Так вы будете меньше отвлекаться.
7. Отписаться от неактуальных рассылок.
8. в течение суток.
9. Сохранять все отправленные письма. Всегда может что-нибудь пригодиться. Сегодня я таким образом нашла скан своего паспорта.
10. Уметь определить признаки, по которым будете обрабатывать и сортировать почту.
Техника работы с электронной почтой
Если хорошо помнить правило первое, то наша цель при разборе почты — оставить во входящих как можно меньше писем.
При этом, вторая задача, не менее важная — рассортировать все письма по категориям, специфике и важности. В папке «Входящие» можно оставлять письма, которые требуют от вас немедленного или скорого ответа. Их также можно сразу отметить цветными метками или ярлыками. Добавлю, что я, в основном, пользуюсь почтовой программой G-mail, имея еще несколько аккаунтов в других почтовых программах.
Как работают с электронной почтой другие
Как-то я смотрела видео о работе с почтовым ящиком, где автор показывал, как он лихо расправляется с двумя сотнями писем за несколько минут. Естественно, заманивающий заголовок и меня заставил посмотреть, как это можно сделать, так как эффективного ответа на этот вопрос я не знала. Оказалось, что его принцип работы строится на удалении писем и оставлении важных и нужных во Входящих. Удивил! Так любой сможет. Вывод сделала быстро: мне такая техника не подходит.
Режем по-живому
Согласитесь, что львиная доля писем — это нужные нам рассылки и кладезь информации. И когда нам советуют отписаться от многих из них, признайтесь честно, — у кого рука поднялась отписаться от своего выбора? Раз мы это выбирали, значит нам это нужно и важно. Тем не менее, я тоже посоветую отписаться от тех рассылок, которые менее актуальны сегодня для вас. Это похоже на чистку своего гардероба — и выбросить жалко, и не ношу уже сколько времени…
Убедите себя тем, что в крайнем случае вы знаете, где находится эта рассылка, и в случае необходимости, вы всегда можете посмотреть там информацию или подписаться снова.
К выбору названий для папок подойдите серьезно. Здесь нельзя дать совет для всех сразу — очень многое зависит от индивидуальности человека. Знаю, что очень многие люди предпочитают любые рассылки, письма, относящиеся к тем продаж помещать в папку с названием Продажи. Этот вариант тоже работает. Мои папки могут иметь имя и фамилию человека, от которого приходят письма, в том числе и по теме продаж, и по названию рассылок. То есть, теме Продаж в моей почте соответствует не одна папка, а несколько. В них я хорошо ориентируюсь. Личный бренд автора для меня имеет значение.
Структурируйте исходящие письма
Структурировать исходящие письма тоже несложно. Присвойте им ярлыки или метки, так они быстрее найдутся в нужный момент. Создайте папки для самых важных из них и используйте перемещение. Например, во время моей работы над несколькими проектами одновременно, мне приходилось отправлять клиентам похожие письма и вести переписку. Создав папку с названием проекта, после отправки письма я перемещала в нее нужные письма.
При первичном разборе почты стараюсь бегло просматривать письма и определять, в какую категорию их надо переместить. Разделяю их также по степени важности и срочности: срочные — неважные; срочные — важные; несрочные — неважные: несрочные — важные. Важные письма, которые требуют от меня ответа или определенной работы сегодня, оставляю в папке Входящие, после выполнения работы перемещаю в соответствующую папку.
Если я понимаю, что тема письма будет актуальна для меня в ближайшем будущем, то тогда я позволяю себе сообщение переместить в папку непрочитанным. В нужное время до него дойдут руки обязательно.
Обращаю внимание, все перечисленные способы родились не за один день, и даже не за два. Уже сегодня многие компании задумываются о разработке и внедрении правил работы с электронной почтой. Эффективное управление и организация времени станут необходимыми качествами в работе для всех компаний.
Если вы не будете управлять своей почтой, то в скором времени она будет управлять вами, что приведет к ненужному стрессу. Разработайте свои правила работы с электронной почтой.
С использованием и применением этих правил вы станете эффективными в своей деловой жизни. Друзья, успехов вам в ваших делах! Будьте эффективными, и не забудьте И как всегда, буду признательна вам за ваши комментарии и ретвиты, и ваши личные советы.
Если в день вам приходит более 50 писем, прочитать каждое внимательно сложно. Какие-то послания остаются без ответа, какие-то исчезают в корзине неоткрытыми. Если вы чистите почту без системы, всегда есть шанс пропустить что-то действительно важное. «Секрет» узнал, как предприниматели и топ-менеджеры справляются с массой входящих писем, и сформулировал основные правила работы с почтой.
Выбирайте время и расставляйте приоритеты
Алексей Горбунов Генеральный директор консалтинговой компании SQ-Team
Письма я делю настройками на четыре категории: они сортируются автоматически, а после этого я к каждой применяю свои правила. На письма от сотрудников и клиентов я трачу один час в день: если ответ не требует больше минуты, пишу его сразу. Если нужно больше пяти минут или письмо является не первым и не вторым по этой теме - перехожу в телефонный режим общения или назначаю встречу. Есть письма не от сотрудников и клиентов, а от третьих лиц, направленные лично мне. На них я выделяю 30 минут в неделю и стараюсь реагировать в конце текущего дня. Другие полчаса в неделю я посвящаю четвёртой категории писем - это рассылки, подписки, предложения, письма незнакомых мне людей, выходит 600–700 сообщений. Из них я читаю только те, что заинтересовали меня заголовком.
Руслан Фазлыев Основатель платформы для электронной коммерции Ecwid
Самое простое, что можно сделать с почтой, - не отвечать на неё. Не всё на свете требует реакции. Но если я всё же отвечаю на почту, то стараюсь делать это в определённое время суток, не отвлекаясь больше ни на что. Пользуюсь такой хитростью: когда нужно разгрести ящик из пары сотен писем за день, вначале фильтрую его по типичным контактам и отвечаю подряд на все письма одного контрагента. Так мозг не меняет контекст и можно ответить на всё сильно быстрее.
Создайте шаблоны
Инна Алексеева Генеральный директор PR-агентства PR-Partner
У меня есть несколько приёмов, которые помогают здорово сэкономить время на чтение и ответы. Если я вижу холивар коллег, партнёров, подрядчиков в почте, то читаю только последнее письмо, остальные не открываю. Для ответов на стандартные письма - резюме по рекомендации, первичные запросы клиентов, запросы на расписание тренингов, вопросы о покупке книг - широко использую шаблоны писем на русском и английском, их у меня порядка 20 штук. Также я использую три разных шаблона подписи на русском, английском и немецком языке.
Используйте приложения
Алексей Жебелев Сооснователь интернет-магазина путешествий Onlinetours.ru
За годы работы я попробовал несколько почтовых клиентов: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, но в итоге вернулся к веб-интерфейсу Gmail. Клиенты не справляются с моим архивом почты, который за три года работы в аккаунте вырос до 97 Гб. Из приложений для Gmail хочу отметить сервисы ActiveInbox и Boomerang for Gmail . Первый научил меня держать ноль писем во входящих - сейчас я обхожусь без него, но на старте он очень удобен. Второй имеет несколько интересных функций: можно отложить отправку исходящего письма или на время убрать входящее сообщение из ящика. В Boomerang for Gmail я использую напоминание в тех случаях, когда контрагент мне не ответил в определённый срок, хотя должен был. Моя маленькая мечта - отправка автоматического напоминания контрагенту о том, что пора ответить, пока такого приложения я не нашёл.
Свяжите почту с электронным ежедневником или CRM
Алексей Бессарабский Руководитель отдела маркетинга телекоммуникационной компании «Манго телеком»
Ящик с входящими письмами я держу пустым: часть писем удаляю, на часть сразу отвечаю, если это занимает не более нескольких минут, а остальные письма превращаю в задачи или в материалы для чтения. Для этого нужно выбрать программу отслеживания задач и сбора информации: мой выбор - Asana и Evernote. Чтобы письмо превратить в задачу Asana, я просто пересылаю его на специальный адрес. Чтобы добавить заметку в Evernote, использую плагин в Outlook - заметку из письма можно создать одним кликом на соответствующую кнопку - или пересылаю письмо на специальный адрес, если нахожусь не в Outlook. Я не использую сортировку писем по проектам в почте - это намного эффективнее делается в менеджере задач, с расстановкой приоритетов, сроков и ответственных. Ещё у меня есть папка для временного хранения писем, которые нужно некоторое время иметь под рукой: на них я обычно ставлю напоминания со сроками.
Откажитесь от переписки по почте с некоторыми адресатами
Михаил Любачев Гендиректор компании по разработке и производству изделий из кожи Liubachev Manufacturing Co
Я постоянно использую электронную почту для работы с моими партнёрами, поставщиками, юристами и бухгалтером. Основной недостаток электронной почты - это поиск писем и приложений к ним: для того чтобы найти одно письмо с договором или счётом, приходится тратить много времени: например, такие письма часто отправляют без заголовков. Поэтому несколько месяцев назад я перевёл всю работу с бухгалтером в Staply . Это веб-приложение, которое организовывает информацию автоматически и позволяет выделить файлы или ссылки в потоке сообщений. Тестирование продолжается уже несколько месяцев, и пока всё нравится. Теперь найти какой-нибудь документ стало проще - достаточно зайти в группу и включить фильтр по файлам. В ближайшее время планирую перевести ещё несколько партнёров с электронной почты на Staply, но есть и сложности - довольно сложно уговорить людей перейти в новую систему. Все привыкли к электронной почте, к тому же интерфейс Staply выполнен на английском языке, и поэтому некоторые партнёры не торопятся регистрироваться.
Первое: не начинайте день с электронной почты. Дайте себе хотя бы час работы с задачами и только потом займитесь письмами.
Второе: работайте с почтой по часам и приучитесь делать это не больше двух часов в день. Представьте, что вы забежали в офис на два часа, потому что нужно ехать в аэропорт и в отпуск. Что будет сделано? Самое важное! Я оповещаю об этом всех, кто мне пишет, таким автоответом: «Привет! Если вы получили это письмо, будьте уверены на 100%, я получил ваше. Я проверяю почту в 14:00 и в 16:00. Если вы прислали мне счёт или спешите сообщить что-то срочное, пожалуйста, позвоните на мобильный. Спасибо!»
Третье: разделите почту на две части - входящие и архив. Непрочитанные письма лежат во входящих, остальные - в архиве. Множество папок создают хаос: однажды я видел сотню папок в электронной почте. Про себя я называю их «папки, которые создаются, но никогда не используются». И пора привыкнуть раз и навсегда: красивый и аккуратный архив в электронной почте и документах невозможен. Для этого вам придётся нанять отдельного архивариуса.
Умение работать с электронной почтой стало важной частью знаний в сфере современного труда. Как правило, люди, имеющие электронную почту, до сих пор не знают, как нужно правильно работать с папкой входящих писем. Они часто жалуются, что электронная почта отвлекает их внимание, а это приводит к потере большого количества времени.
Один из лучших способов взять почту под контроль – использование структуры папок и правильная обработка писем. Я хочу рассказать вам о методике обработки, которая очень эффективна при работе с электронной почтой.
Чтобы показать, как использовать папки при работе с электронной почтой, в качестве примера я использую почтовый сервис Gmail. Но те же идеи могут использоваться и с другими почтовыми сервисами (Яндекс, Mail.ru, Hotmail и т.д.) или почтовыми клиентами (AppleMail, Thunderbird, MicrosoftOutlook и т.п.). Так что не стоит волноваться, если у вас не Gmail. Вы можете использовать те же принципы при работе с другой почтовой службой или приложением.
Примечание: Если вы ищете Gmail -клиент для Mac , могу порекомендовать вам Mailplane.
Пустая папка входящих писем
Первая идея, которую я бы хотел донести, заключается в том, что папка входящих писем должна всегда оставаться пустой. Большинство людей воспринимают свой Inbox как место, где хранятся их письма, но я хотел бы поменять ваше восприятие.
Начните воспринимать папку входящих как временное место хранения писем – они могут находиться там лишь до того времени, пока вы не начнете их обрабатывать.
Иными словами, во входящих должны находиться только непрочитанные письма. Там не должно быть писем, которые вы прочли или иным образом обработали (они будут находиться в другом месте, в каком именно – расскажу далее).
Каждый раз при обработке папки входящей почты вы должна свести количество писем в ней к нулю
Каждый раз при обработке входящей почты ваша цель заключается в сведении количества писем в этой папке к нулю. С психологической точки зрения намного лучше осознавать, что вы полностью обработали свою почту и что в дальнейшем вам будет нужно работать только с новыми письмами, которые поступают в папку «Входящие». Если же ваша почта полна писем, вам будет очень сложно найти нужное, в особенности если для этого следует просмотреть сотни других. Если во входящей папке у вас около 235 346 писем, поиск нужного из их числа может превратиться в настоящую пытку. У этой проблемы есть простое решение, о котором я расскажу позднее.
Хочу повториться, это очень важно. Начните рассматривать папку входящих писем, как временное место их пребывания – вам нужно прочесть их и решить, что делать с ними дальше. При каждой проверке почты вам нужно свести количество писем во входящей папке к нулю.
Структура папок
Предлагаемая методика обработки писем требует создания трех папок: Ответ , Ожидание и Архив .
Создайте папки (или пометьте их в Gmail) Ответ, Ожидание и Архив
Ответ : сюда помещаются письма, ответ на которые требует более 2 минут.
Ожидание : сюда помещаются письма, ответ на которые вы ждете или которые вы хотите обработать позднее.
Архив : сюда помещаются все остальные письма, к которым вы хотите иметь доступ в дальнейшем.
При работе с почтовыми клиентами вам будет нужно создать эти папки. В этой статье в качестве примера я использую Gmail. В Gmail тоже есть папки, но там они называются «ярлыками». Вот как их настроить:
- В правом верхнем углу нажмите на шестеренку, которая обозначает настройки, затем нажмите Настройки
- Нажмите вкладку «Ярлыки».
- Создайте новые ярлыки Ответ и Ожидание . У Gmailуже есть папка, заменяющая папку Архив , она называется Вся почта , так что создавать новую не нужно. Если у вас другой почтовый сервис или клиент, то создать ее придется.
Вот некоторые виды писем, которые следует помещать в папку Ответ :
- Кто-то просит вас что-то сделать (с установленным сроком или без него).
Например: сдать отчет, уточнить информацию или принять задачу в работу. - Кто-то просит вас дать ответ, но для этого вам нужно время на размышления.
Например: кто-то спрашивает ваше мнение или приглашает на какое-то мероприятие.
После ответа на письма из этой папки их следует переместить в папку Архив . В Gmail это делается просто, нужно нажать на значок Х рядом с названием ярлыка.
Типичные письма, которые должны находиться в папке Ожидание :
- Вы поручили кому-то выполнение задачи и ждете ответ.
Пример: письма помощнику, подчиненным или кому-то другому, от кого вы ждете выполнения задачи. - Коды для отслеживания посылок (UPS или FedEx). Почтовые идентификаторы посылок, находящихся на стадии доставки, после покупки через Интернет.
- Подтверждение от кого-то. Если вы ожидаете подтверждения того, что от вас что-то получили (к примеру, посылку).
Правило двух минут
Еще одно золотое правило работы с электронной почтой я называю правилом двух минут. Оно очень простое: если ответ на письмо займет больше двух минут, отложите его в папку Ответ и ответьте позднее. В противном случае отвечайте сразу же (схоже с правилом методики GTD: как привести дела в порядок).
При работе с электронной почтой нужно применять принцип быстрой работы. Не перечитывайте одни и те же письма – это просто пустая трата времени. В особенности если вы имеете дело с десятками или сотнями электронных писем каждый день.
Ценность этого правила в том, что оно позволяет быстро обрабатывать папку входящих писем, делая только то, что действительно нужно. Если кому-то будет нужен быстрый ответ, вы сможете его дать. Если же это письмо требует большего внимания, вы можете поработать с ним позднее, определив, какое из писем требует больше внимания (уже после того, как вы обработали всю почту и в папке «Входящие» не осталось писем).
Большинство людей обрабатывают письма по одному и последовательно имеют дело с каждым новым письмом, поступающим на протяжении дня. Это очень неэффективный способ работы с электронной почтой, потому что вы не устанавливаете приоритетность. К примеру, если у вас 10 непрочитанных писем, как вы можете знать, что письмо №2 важнее и приоритетнее письма №9? Вы никогда этого не поймете, если будете долго сидеть над каждым новым письмом. Правило ограничения времени до двух минут очень эффективно именно потому, что вы понимаете, какие письма требуют от вас наибольшего внимания.
Мой временной лимит сейчас составляет две минуты. Установите свой лимит в зависимости от того, сколько времени вы хотите тратить на работу с электронной почтой и количества получаемых вами писем. Лично я определил, что на работу с электронной почтой я хочу тратить меньше одного часа в день. В настоящее время я получаю меньше 50 писем в день, а потому с 2-минутным лимитом на обработку каждого я успеваю проработать все меньше чем за один час в сумме.
Помните, что, чем больше писем в день вы получаете, тем меньший временной лимит нужно установить на работу с каждым из них .
Это очень важно: при работе с электронной почтой вы должны использовать правило «одного контакта». В противном случае вы потеряете очень много времени на повторное прочтение писем, получаемых за неделю.
Обработка
При работе с входящей электронной почтой вам нужно применять правило пустого Inbox’а и правило двух минут. Они очень важны для обработки писем, и теперь я бы хотел связать все это воедино.
Когда вы опустошили папку входящих писем, можно начинать эффективную работу с электронной почтой. По умолчанию вы знаете, что все письма в папке Ответ требуют вашего внимания (они требуют больше двух минут вашего времени). При условии работы в рамках этого процесса вы ответите на все письма, кроме тех, которые требуют от вас особого внимания. Все эти важные письма будут находиться в папке Ответ , позднее вы сможете поработать с ними и расставить приоритеты.
Обрабатывая папку входящих писем, нужно быстро просматривать письмо и определять, что с ним следует делать. Когда в папке входящих писем уже ничего не осталось, вы можете решить как расставить приоритеты среди писем из папки Ответ . Теперь вы можете спокойно поработать с письмами, относясь к каждому с должным вниманием (раз они находятся в этой папке, значит их рассмотрению нужно уделить внимание).
Более продвинутые пользователи могут сделать каждое письмо из папки Ответ задачей, которая требует решения, и поместить ее в список дел. Именно так я и предпочитаю делать, но для этого вам нужно использовать списки дел или органайзер (что я вам очень рекомендую!). В силу того факта, что письма попадают в папку Ответ, они требуют внимания, а потому я хочу превратить их в задачу для выполнения. Распространенная ошибка многих людей заключается в том, что они воспринимают папку входящих писем в качестве списка задач. Но лучше использовать отдельный органайзер и рассматривать папку входящих писем в качестве источника задач. Так же как ваш начальник может поставить вам задачу лично или позвонить по телефону, почта – тоже лишь один из источников задач. Если вы будете держать все свои задачи в одном месте (в вашем отдельном списке или менеджере задач), вам будет намного проще выполнять работу. Повторюсь: папка входящих писем не может быть списком задач.
Диаграмма организации рабочего процесса для работы с электронной почтой
Нет ничего удивительного, если задача, поставленная через электронную почту, требует от вас реализации большого проекта. К примеру, ваш начальник может написать: «Мне нужно, чтобы ты определил три самых интересных компании на рынке драгоценных металлов, и посоветовал, чьи акции являются наиболее перспективным. Отправь мне информацию в течение пяти дней, начиная с сегодня». Да, это яркий пример, но я надеюсь, вы поняли, что я имел в виду. Получив такое письмо, вам нужно создать задачу (или даже проект) в списке или менеджере задач, чтобы поработать над ней и дать ответ по почте.
Более простой пример: ваша подруга спросила, не хотели ли вы бы пойти с ней на концерт через две недели. Вы можете ответить сразу, написав, что посмотрите позже, и поставить себе задачу. Спустя три дня, узнав свой график, вы отвечаете «Да, я буду свободен. Давай сходим!» и поставить галочку «выполнено» в вашем списке задач.
Электронная почта может отнять много времени. Часто случается так, что люди читают письмо, нажимают на ссылку, читают что-то интересное, нажимают на что-то еще и лишь затем понимают, что уже потратили час времени. Но создавая задачи из писем, вы остаетесь в пределах почтового клиента (или на том же сайте) и предотвратите потерю времени из-за того, что занимались чем-то бесполезным.
Пример организации работы с электронной почтой
Ключевым моментом для обеспечения эффективности этой системы является регулярная работка с папками. Полезная привычка – проверка электронной почты два раза в день в определенное время. Нужно просматривать папку входящих писем дважды в день, применяя при этом правило пустого Инбокса и правило двух минут. Для примера я покажу, как я работаю со своей электронной почтой.
- Понедельник-пятница: обработка новых писем в 11-00.
- Понедельник-пятница: обработка новых писем в 16-00.
- Пятница: работа с папкой Ожидание в 16-30 (после обработки новых писем с письмами).
Я работаю с письмами дважды в день в определенное время. Первый раз – утром, но (никогда не проверяйте электронную почту с самого раннего утра, это очень снизит производительность труда). К тому времени, когда я принимаюсь за почту, я уже завершаю самые важные задачи, поэтому работа с ней проходит приятнее.
Между временем первой и второй проверки почты есть временной отрезок, который можно использовать для другой работы. Эта работа может включать что-то, о чем я узнал ранее утром из электронной почты. Во время второй проверки почты я могу обновить свой список задач и запланировать дела на завтра (если я получил письмо с поручениями и задачами для меня). Проверяя почту в конце дня я могу определить наиболее важные задачи на следующие дни.
Перед выходными я просматриваю папку Ожидание. Я делаю это один раз в неделю. Я воспринимаю эту папку как отдельную папку для входящих писем и работаю с ней как можно быстрее. Если я не получил от кого-то ответа в течение 48 часов, я отсылаю напоминание. Если же я получаю ответ, я удаляю письмо из папки и перемещаю его в архив.
При такой организации рабочего процесса мне нравится, что сначала выполняются наиболее важные задачи, затем проверятся почта, после чего происходит планирование. Важную работу я выполняю с 9 до 11 (я обычно начинаю работать в 9), при этом не отвлекаюсь на почту. Ко времени проверки почты я уже завершил выполнение самой важной работы, а потому после проверки почты я могу приступить к выполнению работы, которую я получил по почте в тот же день.
- 9 – 11: выполнение (это может быть работа, порученная мне вчера по почте)
- 11 – 11-30: обработка электронной почты
- 12-30 – 15.30: выполнение другой работы (включая задачи, полученные в тот же день по почте)
- 16-00 – 16-30: обработка электронной почты
- 16-30 – 16-45: составление списка дел на основании сегодняшних задач и последних полученных писем
Такой рабочий процесс отлично подходит для людей, работающих в среде, где электронная почта является основным средством коммуникации.
Ну что ж, я привел достаточно теории и примеров. Изучение всего этого может быть сложной задачей, но применять и экспериментировать с обработкой электронной почты — дело, заслуживающее внимания.
Следующий шаг
- Создайте три папки: Ответ , Ожидание и Архив .
- Переместите содержимое папки входящих писем в папку Архив .
- Начните прямо сейчас, следуйте рекомендациям по обработке писем.
- Определите, сколько раз в день и в какое время вы хотите проверять свою почту.
- Просматривайте папку Ожидание каждую пятницу.
Люди в современном мире все больше времени проводят в Интернете - ищут и находят работу, читают новости, общаются в социальных сетях, узнают погоду, покупают, продают, зарабатывают деньги, экономят, знакомятся, смотрят фильмы, слушают музыку, а часто просто бездельничают. Сегодня сложно найти человека, который не знает, что такое поисковая система, режим онлайн, аська, блоги, как пользоваться электронной почтой. Но таковые все же имеются, и для них предназначен этот текст.
В привычном понимании почта - это обмен письмами и посылками. Пока сила человеческой мысли не дошла до того уровня, чтобы через электронную почту отправлять посылки, но, возможно, и это осуществится в недалеком будущем. Несмотря на это, у электронной почты имеется множество достоинств.
1. В электронном письме можно отправить не только сообщения в виде текста, но и прикрепить к письму файлы: таблицы, фотографии, рисунки, видео, презентации и так далее. Письма можно удалять, пересылать другим людям, хранить, фильтровать.
2. Электронная почта позволяет доставить корреспонденцию (информацию) мгновенно, экономя массу времени и сил.
3. Не нужно ходить в почтовое отделение, так как пользоваться электронной почтой можно, не выходя из дома, при наличии Интернета и компьютера.
4. Экономичность - нет необходимости платить за каждое письмо, независимо от объема информации в нем. Достаточно, чтобы услуга предоставления Интернета была своевременно оплачена провайдеру.
5. Оперативность - проверить почту и ответить на письмо можно даже с мобильного телефона с доступом к Интернету.
Итак, ответим на вопрос: "Как пользоваться электронной почтой"?
Для начала нужно зайти на сайт определенной поисковой или почтовой системы, например, "Яндекс", "Гугл", "Рамблер", "Мэйл.ру" и проч.
Попробуем на примере завести почту на "Гугле". В верхней части сайта следует найти и нажать "Почта", появится новое окно для входа в почту и в свой аккаунт. Поскольку пока у вас почты в "Гугле" нет, нажимаете красную кнопку в правом верхнем углу - "Создать аккаунт". Далее заполняются личные данные - имя, фамилия, имя пользователя, пароль, пол, дата рождения, мобильный телефон, адрес запасной почты. создаете сами, оно должно быть уникальным (если уже есть пользователь с таким логином, система вас предупредит и попросит ввести другое имя), состоять из латинских букв, длина имени от 6 до 30 знаков. Имейте в виду, что если вы собираетесь вести деловую переписку через электронную почту, то следует придумывать и выбирать более сдержанные логины.
Далее необходимо ввести пароль для почты. Он должен быть достаточно надежным, желательно, чтобы содержал прописные и символы и цифры, длина - не менее 8 знаков. Вводим пароль еще раз, чтобы подтвердить его.
Дату рождения на данном сайте необходимо указать, чтобы иметь доступ к материалам в соответствии с вашим возрастом. Дело в том, что аккаунт Google позволяет иметь доступ к таким службам как Gmail (почта), YouTube (видео-портал) и Google+ (социальная сеть). Можно настроить аккаунт так, чтобы ваш возраст никто не видел.
Пол, а также номер мобильного телефона заполняется по усмотрению пользователя.
Чтобы зарегистрировать почту, осталось только доказать, что вы реально существующий человек (а не робот), и ввести на клавиатуре указанные латинские буквы. Если знаки сложно читаются, можете нажать на знак "Аудио", система будет вам их диктовать. Если же нет желания этим заниматься, укажите номер мобильного телефона. На ваш телефон в виде СМС придет код подтверждения, его нужно будет ввести в поле "Подтвердите аккаунт".
Итак, у вас есть свой электронный почтовый ящик, вы можете отправлять и получать письма. Как писать письмо? Находим кнопку "Написать письмо", в появившемся окне в поле "Кому" пишем адрес получателя. Если хотите, чтобы копию письма получил еще кто-то, в поле "Копия" указываете еще один электронный адрес. Поле "Тема" можно оставить пустым, но если вы укажете предмет и суть письма, получателю будет удобнее. В письме можете писать текст, форматировать его, кнопкой "Прикрепить" или значком "Скрепка" прикрепить файлы, вставлять ссылки, фото, рисунки, сохранить черновик письма. Перед тем как нажать кнопку "отправить", можно проверить орфографию. Если вы хотите точно знать, получил и прочитал ли его адресат, поставьте галочку в пункте "Уведомить о прочтении".
Читать полученные письма проще - просто нужно кликнуть на новое письмо (оно обычно выделено жирным шрифтом). Если вы не желаете больше получать письма от какого-либо автора, можете пометить одно из них как спам. Далее все письма с этого адреса будут автоматически направляться в папку "Спам". Итак, теперь вы имеете представление о том, как пользоваться электронной почтой, можете переписываться с деловыми партнерами и друзьями, регистрироваться в социальных сетях, совершать покупки через Интернет и многое-многое другое.