Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция. Шаблон средства отслеживания проекта

Добрый день, коллеги!

В сегодняшнем видео я хочу познакомить вас с самой необходимой функцией Excel для менеджеров по закупкам, логистике и категорийных менеджеров – это функция ВПР. Microsoft Excel – это программа для работы с электронными таблицами. Excel используется ежедневно и для расчетов, и для проведения анализа, и для сборов данных необходимых в удобном виде. Но вот интересный факт, при том что этот инструмент используется ежедневно, не так уж и много специалистов, которые могут сказать, что они очень хорошо владеют этим инструментом. Причин этому много, и, возможно в других материалах, я буду об этом рассказывать, а сегодня я хочу познакомить вас с самой необходимой функцией Excel – это функция ВПР.

Чем же она полезна?

Для тех, кто хочет стать мастером Excel и овладеть всеми необходимыми функции Excel для своей работы, повысить качество и скорость своей работы я подготовила практический онлайн-курс Сила Excel для менеджеров по закупкам, логистике и категорийных менеджеров». Онлайн-курс - это 16 занятий в формате видеоуроков по 20-30 минут.

Примечание: Вы можете скачать таблицу Excel из видеоурока. Оставьте в форме свой электронный адрес и получите таблицу с примером.

С ЭТОЙ СТАТЬЁЙ ЧИТАЮТ:

Расчет заказа поставщику по интуиции: добро или зло? Для тех, кто хочет быстро и качественно выполнять расчет заказа поставщикам, учитывая будущие продажи, срок выполнения заказа, периодичность размещения заказа, остатки на складе, остатки в пути я подготовила практический онлайн-курс “Управление за...

Прогнозировать спрос или нет – вот в чем вопроc. Часть 1 Возможно, именно так поставил бы вопрос английский классик, если бы он сейчас занимался управлением запасами. И действительно, на мой взгляд, этот вопрос является краеугольным вопросом в современном планировании. Почему же именно этот вопрос? ...

Большие запасы в компании: это хорошо или плохо? Вы можете сказать - запасы -это хорошо или плохо? когда в компании есть большие запасы - это положительное явление или нет? Очень сложно ответить на этот вопрос однозначно - в этом как раз проявляется двойственность запасов. С одной стороны - ко...

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel - это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

Автофильтр;
фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

сумма (суммировать данные);
счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
произведение (результат умножения данных);
стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

На службе эйчара Excel занимает своё, пускай и не главное, но определенно заметное место. Однако для HR-менеджеров, которые пока далеки от сложных excel-инструментов, работа с ним часто похожа на пытку. Давайте это поправим. И начнём вот с чего...

Об авторе

Николай Павлов , профессиональный IT-тренер по программам пакета MS Office. Microsoft certified trainer, Microsoft most valuable professional по Excel (MVP).

Мы разберем несколько типовых ситуаций, когда выручает Excel, — таких, о которых меня чаще всего спрашивают менеджеры по персоналу.

График тренингов

Если вы сталкивались в своей работе с планированием и организацией тренингов для сотрудников, то согласитесь, что грамотный выбор времени для них — очень важен. Дорогой и нужный тренинг, но проведенный в неудачное время, когда сотрудники завалены сезонной работой или, наоборот, разъехались по отпускам — выкинутые деньги компании и зря потраченные ресурсы.

Для правильного выбора дат нужна наглядность. Предположим, что на каждого сотрудника запланировано по два тренинга в год. Сведем предварительные даты начала и завершения тренингов по каждому сотруднику в следующую таблицу:

Формула здесь только одна — в ячейке G4 — скопированная затем вправо до конца года. Она позволит быстро менять шаг временной шкалы до любых нужных значений, тем самым масштабируя график.

Теперь выделим все пустые квадратные ячейки, начиная с F5 и до конца таблицы вправо-вниз и выберем на вкладке Главная — Условное форматирование — Создать правило (Home — Conditional formatting — Create Rule). В открывшемся окне уточним тип создаваемого правила — Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и введем следующую формулу:

Это комбинация из двух логических функций И, связанных друг с другом логическим ИЛИ. Каждая из функций И (AND) проверяет попадание даты соответствующей данной ячейке в диапазон между датами старта и окончания тренинга. Поскольку мы хотим залить цветом оба тренинга, то две функции И связаны одной ИЛИ поверх.

В результате получаем:

Причем, если изменить шаг временной шкалы в желтой ячейке E1 до, например, недели, то получим более общую картину:

Расчет бонусов или доплаты за выслугу лет

Предположим, что мудрое руководство нагрузило нас приятной обязанностью — рассчитать доплаты к окладам наших сотрудников за выслугу лет (такое иногда бывает в госкомпаниях) или добавочные бонусы к зарплате. И то и другое предполагает сложную многоступенчатую систему доплат в зависимости от стажа наших коллег. Представим это в виде таблицы:

То есть, если сотрудник проработал у нас меньше 12 месяцев — он не получает ничего. Если проработал от года до двух — получает 10 % доплаты (или бонуса). Если от двух до трех — 15 %. Если от трех до пяти — 25 % и т. д. Максимальный бонус в 100 % полагается только старожилам — тем, кто работает в компании больше 10 лет.

Можно пойти классическим путем и использовать функцию проверки ЕСЛИ (IF) . Причем, нам придется вкладывать одну ЕСЛИ в другую несколько раз, т. к. надо проверить попадание в несколько диапазонов:

Бррр… Ужас, правда? Задачу можно решить гораздо изящнее, если использовать известную в узких кругах финансистов и аналитиков, функцию ВПР (VLOOKUP) :

Суть решения в том, что функция ВПР ищет ближайшее наименьшее значение в первом столбце нашей таблицы бонусов и выдает значение из второго столбца рядом с найденным. Аргументов у функции четыре:

Искомое значение — значение стажа сотрудника, для которого мы определяем бонус

Таблица — наша таблица бонусов. Если вы планируете копировать формулу вниз на других сотрудников, то ссылку на таблицу нужно будет сделать абсолютной, т. е. добавить значки доллара, чтобы при копировании ссылка на смещалась. Это можно сделать с помощью клавиши F4, предварительно выделив адрес в строке Таблица.

Номер столбца — порядковый номер столбца в нашей таблице бонусов, откуда мы берем размер доплаты (у нас всего два столбца и номер, очевидно, 2).

Интервальный просмотр — этот аргумент нужно задать равным 1, чтобы Excel производил поиск ближайшего наименьшего числа в первой колонке таблицы. Для точного поиска используется значение 0.

Лепестковая диаграмма компетенций

Любой HR занимавшийся когда-либо подбором персонала, не понаслышке знает, как сложно порой бывает подобрать правильных людей на вакантные должности. Думаю, все могут припомнить последствия неудачного выбора, когда сотрудники потом или «не тянут» или быстро «перерастают» занимаемую должность и процесс приходится повторять заново, тратя время, ресурсы и деньги компании. Как же наглядно и качественно оценить — насколько данный кандидат подходит на определенную должность?

В такой задаче имеет смысл использовать хоть и не очень распространенный, но весьма удобный в данном случае тип диаграммы в Microsoft Excel — Лепестковая (Radial) . В английской терминологии этот тип диаграмм иногда называют еще Spider Chart — за её внешнее сходство с паутиной.

Составим для нашей вакантной должности список из 5-10 ключевых компетенций (навыков, требований). Под 0 в данном случае понимается отсутствие требований, под 10 — максимальная потребность. Например, для должности директора по продажам список может выглядеть так:

навыки устного и письменного общения — 8;

навыки проведения презентаций — 7;

знание/понимание английского — 5;

знание технологии производства товаров — 2;

знание финансов и бухгалтерии — 7;

знание компьютера и ПО — 4;

По результатам общения с кандидатами (рассмотрения их резюме, собеседований, тестирования) мы можем создать похожий список их качеств и навыков с аналогичными оценками, нормированными по шкале от 0 до 10.

Теперь можно свести все наши данные в одну таблицу и, выделив ее, построить по ней лепестковую диаграмму, выбрав на вкладке Вставка в группе Диаграмма команду Лепестковая :

Дополнительно, для наглядного отображения набранных баллов в диапазоне B2:D10 я использовал условное форматирование гистограммами (Главная — Условное форматирование — Гистограммы) , а в диапазоне C12:D12 — цветовыми шкалами (Главная — Условное форматирование — Цветовые шкалы).

Какие же выводы можно сделать по диаграмме?

Хорошо видно, что Кандидат2 хотя и имеет больший общий суммарный балл по сравнению с Кандидатом1 (61 против 52), но к данной должности подходит меньше, т. к. имеет высокие знания и навыки не там, где нужно (знания технологии или финансов), а по нужным параметрам (навыки ведения переговоров и презентаций) как раз сильно отстает. Кандидат1 напротив, по всем необходимым к данной должности компетенциям укладывается в требования очень неплохо. Если немного «подтянуть» его по презентациям и переговорам, что легко можно сделать отправив его на соответствующие тренинги, то он идеально впишется в эту вакансию.

Для вычисления итогового численного значения «попадания в должность» можно использовать следующую формулу (для ячейки C12):

СУММ(ЕСЛИ(C2:C10<$B$2:$B$10;C2:C10-$B$2:$B$10;0))/СУММ($B$2:$B$10)+1

Обратите внимание на то, что это формула массива, т. е. она должна вводиться с использованием не клавиши Enter в конце, как обычно, а с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+Enter . Формулы массива отличаются от обычных формул Excel и позволяют работать сразу с целыми массивами данных. В строке формул они отображаются в фигурных скобках (но ставить их с клавиатуры нельзя). Данная формула массива вычисляет отклонение качеств кандидата от требований вакансии и представляет это в виде доли (за 100 % принимается идеальное совпадение по всем требованиям). Причем перебор навыков, т. е. ситуация, когда кандидат превосходит требования — не учитывается и не дает ему преимуществ.

Все описанные примеры можно скачать в виде файла

P. S. Если у вас есть вопросы по статье или работе в Excel, присылайте их на [email protected] . Буду рад ответить.

В программе обучения в формате курса:

Что такое эффективное управление асортиментом?

Как определить проблемные товарные группы, ранжировать поставщиков с помощью анализа товарных групп?

Что такое анализ и прогнозирование спроса?

Как увязать прогноз спроса, контроль остатков и календарь поставок?

Как провести расчет оптимального товарного запаса?

Как сделать в Excel простой план поставок?

Как сократить излишние запасы, снизить дефицит, обеспечивая наличие обязательного ассортимента?

Как провести АВС- анализ и сгруппировать по степени важности для компании большое количество позиций?

Автоматизированная аналитическая интерпретация АВС-анализа по Парето для Excel.

Автоматизированная аналитическая интерпретация АВСD-анализа методом касательных для Excel.

Как ввести в Excel план оплат?

По какому алгоритму можно сделать расчет перемещения продукции из одного филиала в другой для увеличения прибыльности?

Программа курса повышения квалификации "Excel для логистов " изучается в рамках курса "Управление ассортиментом и поставшиками в рознице" и рассчитана на 20 часов.

В формате семинара изучается только часть вопросов, которые наиболее интересуют участников. Проблемные вопросы выявляются при предварительном анкетировании участников семинара.

Стоимость курса 9500 руб (20 час) . Курс проводится, как правило, в корпоративном формате для сотрудников одной компании. Дата по выбору заказчика.

Стоимость обучения на курсе 9000 руб

Программа практического семинара:

"Прогнозирование запасов в программе Excel для менеджеров по закупкам "

1.Анализ и прогнозирование спроса.

Краткосрочный прогноз на период от 1 до 14 дней, долгосрочный - до 12 месяцев. Прогноз спроса по конкретному товару или товарной группе, по одному складу или группе складов.

2.Расчет оптимального товарного запаса.

Использование методов математического моделирования для точного расчета оптимального товарного запаса учитывая: риски дефицита, сроки годности, стоимость хранения, распродажи, сезонность и тренды, праздничные дни, стоимость доставки, ограниченность финансовых ресурсов и другие критерии. С излишние запасы и снижает дефицит, при этом обеспечивает наличие обязательного ассортимента. Сокращение запасов, высвобождение оборотных средств, снижение дефицита и как следствие увеличение продаж.

3.Автоматическое формирование заказов.

Заказы на торговую точку и распределительный центр. Расчет оптимальных перемещений товаров между складами с учетом затрат на логистику и времени перевозки. Автоматическое формирование календаря заказов.

Прогнозирование запасов с учетом аналогов товаров, периодов отсутствия товара на складе, аномальных продаж, отсутствия товара на полке и других факторы.

4.Эффективное управление ассортиментом.

Выявление топовых позиций по заданным критериям на основе кросс-ABC-XYZ-анализа;

Нахождение проблемных товарных групп, ранжирование поставщиков с помощью анализа товарных групп и срезов;

Поиск неликвидов, выбывшего ассортимента, сверх запасов с использованием анализа ассортимента.

Стоимость участия в открытом семинаре 5500 руб (8 час)

Упростите процесс отслеживания ваших проектов при помощи готовых к использованию шаблонов для управления проектами в Excel. Ценность любого шаблона заключается в том, что это ваша отправная точка, которую можно использовать снова и снова. Вам не придётся создавать основу с нуля каждый раз, когда необходимо отправить отчёт для заинтересованных сторон, сообщить об изменении статуса или отследить задачи. Основа уже будет создана, а вам нужно будет всего лишь добавить данные о проекте.

В этой статье вы найдёте описание главных шаблонов для управления проектами в Excel, которые вы можете скачать бесплатно. Мы также рассмотрим различные типы шаблонов и расскажем, когда лучше использовать каждый из них. Кроме того, вы научитесь создавать шаблон панели мониторинга для управления проектами в Excel с нуля.

Мы также покажем вам, как использовать шаблоны для управления проектами в Smartsheet, инструменте для управления всей вашей работой с интерфейсом, похожим на электронную таблицу. Smartsheet даст вам возможность более тесного сотрудничества, чем Excel, и упростит отслеживание ваших проектов.

Шаблон диаграммы Ганта проекта

Шаблон проекта с диаграммой Ганта – один из самых популярных шаблонов, используемых проектными менеджерами. Диаграмма Ганта используют имеющиеся у вас данные о названиях задач, датах начала, сроках выполнения и длительности задач и трансформирует их в каскадную горизонтальную гистограмму. Таким образом вы можете быстро визуализировать необходимый порядок выполнения задач, а также определить, как задачи зависят друг от друга. Диаграмма Ганта особенно эффективна при ведении сложных проектов с зависимостями.

Интерактивные возможности диаграммы Ганта в Smartsheet позволят легко визуализировать ваш проект. Вы можете индивидуализировать вашу диаграмму с помощью разных цветов и символов для указания статуса или использовать условное форматирование для выделения задач, назначенных определённым членам команды. Активируйте функцию критического пути для определения зависимостей между задачами и узнайте, какие задачи напрямую влияют на дату завершения проекта. Предоставьте доступ к диаграмме Ганта вашей команде или клиентами, чтобы они всегда были в курсе происходящего.

Шаблон средства отслеживания проекта

Соберите все ваши проектные данные вместе, чтобы любой пользователь, связанный с вашим проектом, всегда знал, где найти важные сведения. С помощью шаблона средства отслеживания проектов вы сможете добавлять задачи, менять статус и приоритет, указывать конечные результаты, сроки выполнения, стоимость, затраченное время и другие важные данные для вашего проекта. Если у вас крупный проект, шаблон средства отслеживания проектов поможет все правильно организовать.

Использование Smartsheet упростит вашей команде процесс сотрудничества в реальном времени и получения информации о прогрессе проекта. Вы можете вносить изменения в проект, назначать новых исполнителей для задач, изменять даты и выполнять другие действия благодаря интуитивному и понятному интерфейсу.

Шаблон плана проекта с гибкой методикой ведения

План проекта с гибкой методикой ведения основывается на функциональностях. План подсчитывает, сколько времени потребуется для реализации каждой функциональности, но не содержит подробных сведений о том, каким образом каждая функциональность будет реализована. Так как планы проектов фокусируются на функциональностях, вы можете группировать похожие функциональности в спринты.

План проекта с гибкой методикой ведения постоянно изменяется. После разработки плана команда проекта должна следить за ним и по необходимости обновлять статус и сроки.

Этот шаблон (также известный как расписание проекта по гибкой методике ведения) позволяет вам добавлять свои задачи, указывать ответственных лиц, дату начала работы и сроки выполнения, а также статус. Длительность для каждой задачи будет высчитываться автоматически. Этот шаблон также содержит диаграмму Ганта (визуальное представление временной шкалы проекта), которая автоматически изменяется при добавлении ваших данных в таблицу.

Smartsheet предлагает шаблон проекта, разработанный для базовых проектов с гибкой методикой ведения. Планируйте и управляйте спринтами, функциональностями продукта и задачами, а также используйте встроенную диаграмму Ганта для просмотра вашего проекта в виде временной шкалы. Ваша команда может обновлять прогресс, отслеживать конечные результаты, хранить файлы и настраивать оповещения – всё в одной доступной всем таблице.

Шаблон бюджета проекта

Всегда будьте в курсе того, насколько ваш проект соответствует установленному бюджету, отслеживая трудовые затраты, стоимость материалов, фиксированные цены и фактические затраты. Шаблон бюджета даёт вам возможность внимательно следить за тратами и позволяет другим участникам команды видеть, остаётесь ли вы в пределах бюджета или превысили его. Это шаблон можно использовать для любого проекта, независимо от его размера.

Отслеживайте прогресс проекта и использование бюджета в одном месте в Smartsheet. Этот шаблон проекта включает в себя сводку статуса проекта, расхождение бюджета и расписание, а также диаграмму Ганта с зависимостями. Вы сможете без труда сравнивать предполагаемые и фактические затраты трудовых ресурсов и материалов, а также другие затраты.

Шаблон списка задач

Так как в любом проекте очень много постоянно изменяющихся компонентов, список задач позволяет сфокусироваться на самых главных задачах. Вы можете менять сроки выполнения каждый день или даже каждый час и просматривать наиболее приоритетные задачи на неделю вперёд. Используйте шаблон списка задач, если вам необходимо организовать индивидуальные задачи.

Создайте централизованный способ просмотра всех ваших обязанностей по нескольким проектам одновременно с помощью этого списка задач для выполнения в Smartsheet. Предоставляйте доступ к таблице вашей команде для создания необходимого уровня прозрачности, отслеживайте статус задач при помощи настраиваемых символов и отмечайте элементы с высоким приоритетом, чтобы ничего не было упущено.

Шаблон временной шкалы проекта

Временная шкала помогает визуально представить комплексные сведения в удобном, простом для понимания виде. Вы можете отслеживать прогресс, определять потенциальные задержки, контролировать фактическое время, оставшееся до выполнения, каждой задачи проекта и многое другое. Временная шкала отлично подходит для проекта любого размера, особенно если вам необходимо сообщать об изменении статуса внешним соавторам или заинтересованным лицам.

Smartsheet предлагает шаблон временной шкалы, разработанный для простых планов проекта с задачами, подзадачами и временной шкалы в представлении диаграммы Ганта. Ваша команда может легко обновлять прогресс, отслеживать конечные результаты и проверять статус в любое время и в любом месте.

Шаблон средства отслеживания проблем

Часто потенциальные проблемы в проектах легко могут какое-то время оставаться незамеченными. Тем не менее, если оставить их неразрешёнными, в конечном итоге эти проблемы могут задержать завершение всего проекта и негативно повлиять на конечные результаты. Для целей отслеживания проекта использование шаблона средства отслеживания проблем может помочь быстро установить проблемы и назначить лиц, ответственных за их разрешение, так что вы сможете устранять проблемы по мере их появления. Используйте этот шаблон, если у вас в ведении проект среднего или крупного размера с большим количеством изменяющихся данных.

Отслеживайте проблемы и ошибки с помощью шаблона средства отслеживания проблем и ошибок Smartsheet. Создайте настраиваемую веб-форму для обслуживающего персонала, тестеров или клиентов для регистрации проблем и управления журналом ошибок в одном центральном месте. Затем распределяйте приоритеты и закрывайте запросы.

Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта

Получите быстрый снимок распределения ресурсов с помощью шаблона табеля учёта рабочего времени, позволяющего всем участникам команды, а также заинтересованным лицам просматривать уровень вовлеченности в проект каждого участника. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю вперёд, чтобы всегда знать, у кого есть свободное время для работы над проектом, а кто очень занят. Табель учёта рабочего времени – эффективный метод управления большим количеством ресурсов в крупном проекте.

Управляйте вашими трудовыми ресурсами в режиме реального времени с помощью шаблона простого проекта для управления ресурсами Smartsheet. Назначайте конкретных исполнителей для задач и без проблем идентифицируйте нехватку или избыток трудовых ресурсов.

Средство отслеживания проектных рисков

По своей природе проекты полны скрытых рисков. Причины возникновения рисков различны: неправильно определён объём работ, неправильно установлены зависимости и т.д. Ключевым является определение таких рисков на ранних стадиях проекта, пока они ещё не успели повлиять на стоимость и сроки выполнения. Средство отслеживания проектных рисков собирает все потенциальные риски в одной таблице, и поэтому его использование выгодно любому менеджеру средних и крупных проектов.

Панель мониторинга для управления проектами

Вы можете создать панель мониторинга для управления проектом в Smartsheet, используя панели мониторинга Smartsheet Sights. Панели мониторинга Sights дают командам беспрецедентную видимость выполняемой работы путём концентрирования данных из основных таблиц проекта. Предоставляйте доступ к панели мониторинга Smartsheet сотрудникам вашей компании или публикуйте её для внешних заинтересованных лиц, предлагая им дополнительный уровень понимания при просмотре ключевых показателей и статусов.

Как создать панель мониторинга для управления проектом в Excel

Вот как создаётся панель мониторинга для управления проектами в Excel.

Создайте вашу таблицу Excel

Панель мониторинга для управления проектами, в основном, включает в себя графические изображения, но в то же время и полноценные данные, на основе которых создаются эти изображения, также должны храниться где-то в вашем файле Excel. Для этого вам необходимо работать одновременно в двух вкладках вашей таблицы Excel. Одна вкладка будет содержать графические изображения, в то время как вторая вкладка будет содержать все данные, на основе которых будут создаваться эти изображения. Одна вкладка будет содержать графические изображения, в то время как вторая вкладка будет содержать все данные, на основе которых будут создаваться эти изображения.

В нижней части вашего файла, дважды кликните по вкладке "Лист1" , чтобы переименовать таблицу. Мы рекомендуем изменить название на "Панель мониторинга проекта" .
Затем кликните по иконке в виде знака "Плюс" (+) справа от вкладки, чтобы добавить ещё одну вкладку.
Дважды кликните по вкладке "Лист2" и переименуйте таблицу в "Заметки" .

Добавьте ваши проектные данные

Теперь вы можете добавить ваши проектные данные (все ваши "цифры") на вкладку "Заметки". Эти данные будут использоваться для построения графиков, которые вы затем сможете перенести внутрь вкладки "Панель мониторинга проекта".

Создайте таблицу проектных задач и диаграмму Ганта

Внутри вкладки "Заметки" создайте таблицу задач. Добавьте заголовки для столбцов "Задачи", "Исполнитель", "Дата начала", "Срок выполнения", "Количество дней" и "Статус" .
Добавьте ваши проектные данные в таблицу. Укажите все задачи в вашем проекте, ответственное за их выполнение лицо, дату начала, срок выполнения, количество дней, отведённых на выполнение каждой задачи, и статус (используйте опции "Выполнено", "Просрочено", "Выполняется" и "Не начато" ).

Затем, используя эти данные, создайте диаграмму Ганта.
После того, как вы создали диаграмму Ганта, нажмите правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите "Вырезать" . Перейдите внутрь вкладки "Панель мониторинга проекта", нажмите правую кнопку мыши и выберите "Вставка" . Вы также можете вырезать и вставлять отдельные части названия вашей задачи, если хотите отображать их на вашей панели мониторинга.

Примечание. Мы добавили в таблицу задач столбец "Приоритет" и использовали символы в виде звёзд для обозначения важности выполнения задач. Чтобы добавить символы, нажмите на ячейку и в правой части вкладки "Вставка" выберите "Символы" .

Добавьте графики для статуса задач, бюджета проекта и элементов в статусе ожидания.

Теперь подумайте о том, какую ещё информацию вы хотели бы разместить в вашей панели мониторинга проекта. В нашем примере мы добавим график для общего статуса задач, бюджета и элементов в статусе ожидания.

Перейдите во вкладку "Заметки" и создайте мини-таблицу для каждого набора данных, которые вы хотите визуализировать. Например, мы хотели отобразить, какое количество задач имеют статус "Выполнено", "Просрочено", "Идёт выполнение" и "Не начато". Мы разместили эти статусы в одном столбце и рядом друг с другом. Мы также указали, сколько проектов находятся в этом статусе в процентах или долях. На графике бюджета мы указали, сколько денег было запланировано и сколько на самом деле потрачено.

Затем, после того, как вы добавили ваши данные, выберите таблицу и перейдите во вкладку "Вставка" . В группе "Диаграммы" выберите типы диаграммы, который вы хотели бы использовать (круговые диаграммы, гистограммы, пузырьковые диаграммы и т.д.).

Повторите предыдущие шаги для всех остальных наборов данных.
Как только вы создадите диаграммы для всех наборов данных, вырежьте и вставьте их в вашу вкладку "Панель мониторинга проекта".

Настройте вашу панель мониторинга проекта

Чтобы изменить цвет фона вашей таблицы задач, нажмите на ячейку и во вкладке "Главная" в разделе "Шрифт" нажмите на иконку в виде ведра с краской, чтобы выбрать необходимый вам цвет.
Для изменения цветов вашей диаграммы Ганта, дважды нажмите по панели задач и выберите опцию "Формат области диаграммы" . Нажмите на иконку в виде ведра с краской, выберите "Заливка" и затем в нижней части окна выберите необходимый вам цвет.
Чтобы изменить цвет для ваших графиков, кликните дважды по всему графику или по какой-либо его части. Сбоку появится окошко "Формат ряда данных" . Щёлкните по иконке в виде ведра с краской, выберите опцию "Заливка" , а затем в нижней части окошка снова кликните по иконке в виде ведра с краской, чтобы выбрать необходимый цвет.

Принимайте эффективные решения благодаря панелями мониторинга Smartsheet Sights

Панель мониторинга Smartsheet Sight поможет визуализировать, обобщить и предоставить доступ к важным аспектам работы, таким как статус проекта или прогресс выполнения задач, с помощью ключевых показателей эффективности (KPI). Панель мониторинга Sight также поможет командам оставаться организованными, предоставляя им центральное место для ресурсов, например коллекций таблиц или отчётов.

Панели мониторинга обеспечивают видимость ключевой информации из таблиц проекта в режиме реального времени.
Настраиваемый интерфейс подойдёт для использования в любом отделе вашей организации
Простые мини-приложения помогут вам быстро начать работу.

Панели мониторинга Sights предлагают улучшенную видимость для любого количества проектов, видов деятельности и информации во всей организации. Концентрируя сведения о рабочем процессе на панелях мониторинга Sights, пользователи получают дополнительное понимание сложных процессов, могут лучше предвидеть пробелы в проекте и быстрее получать важную информацию.

Используйте Smartsheet для управления деталями отдельных проектов, а затем перейдите к панелям мониторинга Sights для получения представления общего уровня о статусе портфеля проектов и обеспечения беспрецедентной видимости выполняемой работы для коллег и руководителей. Свяжитесь с командой Smartsheet, чтобы узнать, как панели мониторинга Sights могут быть полезны вашей организации.

Шаблоны Excel для управления проектами: для больших и малых проектов

Шаблон для управления проектами – эффективный инструмент для ведения любого проекта: большого или малого, простого или сложного. Существует распространённое заблуждение, что проект обязательно должен быть крупным и очень детальным, чтобы можно было использовать шаблоны. В действительности же, шаблон может быть точно так же полезен и для небольших проектов. Даже если конечные результаты небольшие по размеру и не очень трудоёмкие, вам всё равно нужно будет оценить, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи для каждого участника команды.

Smartsheet представляет собой инструмент на основе электронных таблиц для управления работой с эффективными функциями для общения и сотрудничества. Благодаря широкому спектру "умных" представлений – сетки, календаря, диаграммы Ганта, панели мониторинга Sights и карточки – Smartsheet работает так, как вам удобно. Узнайте, как легко и просто создать шаблон для управления проектом. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.

Хотите узнать больше о лучших практиках и основных рекомендациях по управлению проектами? Перейдите в наш , чтобы получить доступ к самых новым статьям, шаблонам, видеороликам и многому другому.

Узнайте больше о решениях по управлению проектами класса "Премиум" Smartsheet

Вы управляете сотнями проектов? Решение класса "Премиум" по управлению портфелем проектов Smartsheet помогает проектно-ориентированным предприятиям и отделам увеличивать пропускную способность проектов, повышать видимость в реальном времени и снижать проектный риск.

Используйте решение для портфеля проектов Smartsheet, чтобы:

Экономить время за счёт автоматизации настройки нового проекта.
Сопоставлять производительность управления проектами с целями и задачами вашего бизнеса.
Обеспечивать последовательную политику управления проектами.
Улучшать видимость производительности портфеля проектов в режиме реального времени.
Проводить глубокий анализ портфеля проектов с использованием Microsoft Power BI.

Менеджеры проектов могут использовать решение по управлению портфелем проектов Smartsheet для удобного и быстрого получения стандартного набора таблиц, отчётов и панелей мониторинга Sights для своих новых проектов. Каждый новый проект по умолчанию наследует уже существующие права доступа, установленные руководителем отдела управления проектами для обеспечения видимости всех проектов в их портфеле. И наконец решение автоматически сводит метаданные проекта в единый файл данных, к которому можно получить доступ с помощью панели мониторинга Smartsheet Sights или Microsoft Power BI для получения отчётов на уровне всего портфеля.