Для выполнения служебных поручений компания имеет право отправлять оформленных у нее работников в командировку. Во время нее за ними сохраняется место труда, средний заработок и компенсируются расходы, в том числе осуществляется выплата суточных. Имеющиеся законодательные акты определяют, что суточные при командировках в 2018 году продолжают существовать, как и в предыдущих годах.
Уже несколько лет контролирующие органы пытаются уйти от суточных, но органы власти до сих пор сохраняют данные выплаты в составе командировочных расходов.
Суточные представляют собой денежный эквивалент осуществленных сотрудником дополнительно затрат, какие он несет в соответствии с полученным от руководства заданием. Они нормируются.
Каждое предприятие должно утвердить во внутренних актах нормы суточных, которые устанавливаются за каждый день командировки. Эти суммы необходимо выдать работнику по приказу работодателя перед началом самой поездки.
Новшеством в данной сфере будет введение в России с 1 мая 2018 года курортного сбора. На его размер при направлении сотрудника в поездку в определенные регионы следует увеличить суточные при командировках в 2018 году.
Внимание! Курортный сбор будет существовать только в четырех регионах РФ: Краснодарском крае, Республике Крым, Алтайском и Ставропольском краях. Установлено что его размер составит 50 рублей за каждый день.
Следовательно, если работающего в организации нужно отправить в поездку, ему нужно выдать, к примеру, за пять дней пребывания на месте дополнительно еще 250 рублей.
Размер суточных в 2019 году по России, СНГ и за рубеж
Каждый субъект по собственной воле утверждает, в какой сумме ему нужно выдавать суточные при командировках в 2018 году. Главное требование предъявляемое к размеру - его нужно зафиксировать во внутренних документах самого предприятия. Например, их размер можно указать в .
Кроме этого налоговые органы с целью определения базы по НДФЛ и страховых взносов устанавливают ограничения по размерам суточным. При выполнении исчисления налога на прибыль нормы, закрепленные в НК РФ не действуют.
При поездках по территории России
Если работающего в компании отправляют в поездку с заданием, то для налоговых целей используются суточные за 1 день командировки в 2018 году в размере 700 рублей.
Важно! Установленные суточные, действующие в компании могут быть больше данной суммы, но с сумм больше указанной, компания должна исчислить и уплатить в бюджет на данное физ.лицо НДФЛ и страховые взносы. Такое правило действует также когда поездка - это командировка на один день.
При поездках в страны СНГ
Поездка с заданием в страны СНГ является частным случаем поездки заграницу. Поэтому при определении суточных, которые компания должна выплатить сотруднику за нее, нужно использовать нормативы, действующие в отношении загранпоездок.
Суточные здесь также определяются компанией и фиксируются в локальных положениях. Для целей налогообложения действует лимит в размере 2500 рублей.
Но при такого рода командировках существует один очень важный момент. При отправлении в страны Таможенного союза в загранпаспорте штамп прибытия и отправления из страны не проставляется.
Поэтому при определении числа дней пребывания в поездке нужно в виде подтверждения дней приезда и отправления из страны использовать билеты. При этом в день приезда в страну назначения действует норматив для иностранной поездки, а в день возвращения на территорию России - норма суточных для внутренних перемещений.
За границу
Организации могут устанавливать сумму в 2018 году на основании утвержденных в положениях фирмы нормативов. Существует также Постановление Правительства № 12, в котором определены размеры суточных в зависимости от страны прибывания.
Их в обязательном порядке должны использовать компании бюджетной сферы. Другие хозяйствующие субъекты могут использовать их, или на их основе создавать собственные нормативы.
Внимание! Однако, в целях налогообложения НДФЛ и страховыми взносами нужно помнить про действующий лимит в размере 2500 рублей в сутки. Если норма, определенная в компании превышает закрепленную норму, то тогда следует не забыть разницу обложить НДФЛ и включить в базу по страховым взносам.
Суточные при однодневной командировке
Имеющееся законодательство не определяет ни минимального, ни максимального срока командировки.
Поэтому возможно оформление командировки сотрудников на один день, при этом сотруднику компании обязательно нужно выдать суточные за него. Их размер так же как и при обычной поездке определяется внутренними положения предприятия.
Если размер превышает 700 рублей для поездки в России и 2500 рублей за ее пределами, необходимо определить и уплатить с разницы НДФЛ, и включить ее в базу по взносам во внебюджетные фонды.
Порядок выплаты суточных в 2019 году
Суточные при командировках в 2018 году должны выплачиваться исходя на основании числа дней, какие сотрудник будет пребывать в поездке. Это число определяется на основании составленного приказа.
Рассчитанный размер суточных выдается сотруднику наличными деньгами или путем безналичного перечисления на зарплатную карту авансом в полной сумме, за один день до начала отбытия в поездку.
Суточные в 2017 году по России должны выплачиваться в рублях, они выдаются:
- За каждый день, какой работник выполняет задание на месте командировки, включая праздники и выходные. При этом не имеет значения, полностью он был в такой день занят, или только несколько часов.
- За каждый день, который работник провел в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, а также дни простоя не по своей воле.
При иностранных поездках нужно разграничивать дни, когда сотрудник пребывал в России, и дни в прочем государстве. В первом случае он рассчитывает на суточные в рублях, во втором - в валюте страны, куда он едет с заданием. Также в упомянутой ситуации действует правило - день отъезда должен приниматься за день нахождения в другой стране, а день приезда - за день нахождения в России.
Организация может не выплачивать работнику суточные при командировках в 2018 году в валюте, а предоставить эквивалентную сумму в рублях. В этой ситуации по приезду на место назначения ему потребуется обратиться в банк либо обменный пункт и самостоятельно выполнить покупку валюты. Данная операция должна подтверждаться квитанцией, на которой проставляется дата совершения операции и обменный курс.
Если происходит продление срока командировки путем издания соответствующего приказа, организации нужно выполнить перечисление суточных за добавленный период на его зарплатную карту, отправить переводом до востребования и т. д. Закон запрещает использование работником личных денежных средств в качестве суточных, даже если в дальнейшем выполняется их полная компенсация.
Внимание! Если сотрудник заболел во время пребывания в командировке, он все равно сохраняет право получить суточные в полной мере, даже если по причине болезни ему не удалось выполнить поставленные перед ним руководством задачи.
Налогообложение
Для налогового учета принят строгий размер суточных:
- 700 рублей - если производится поездка по территории страны;
- 2500 рублей - если сотрудник отправляется в другое государство.
Если суточные выплачивались в пределах указанных сумм, то они не должны показываться в каких-либо декларациях, а также на них не нужно начислять налоги. Однако когда были выплачены суточные в большем количестве, то на превышение нужно начислить налог НДФЛ.
Кроме этого с 2017 года на размер превышения также нужно рассчитывать взносы в соцфонды, за исключением травматизма. Определение сумм взносов бухгалтер должен выполнять по окончании месяца подачи авансового отчета по этой поездке, и суммы превышений включаются в общую базу для определения взносов.
Внимание! Учитывать лимиты суточных при определении налога на прибыль нет обязанности. Организация включает их в базу согласно утвержденным внутренними локальными актами лимитов. Суточные учитываются в тот же день, когда был сдан работником .
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси - билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС - если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные при командировках в 2019 году и направление их использования никак подтверждать не нужно.
С ложилось устойчивое мнение, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке. Однако оно ошибочно. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не представляется возможным документально подтвердить. Давайте рассмотрим сложные и спорные моменты, которые чаще всего встают перед бухгалтерами при начислении и выплате суточных.
За что полагаются суточные
Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение).
Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет. Но это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника - его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, - обязана, а вот кормить - отнюдь.
Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным документально подтвердить.
Пример 1
Свернуть Показать
Затраты на проезд в месте командирования, шоколадка (по старой доброй традиции) секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры по рабочим вопросам по личному мобильному телефону и пр. Все эти расходы документально подтвердить невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно направлены на решение тех задач, для которых работник и был направлен в командировку.
Нормы выплаты
Многие, наверняка, застали времена, когда суточные жестко регламентировались. В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.
При этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу - 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.
Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).
Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и других объективных условий.
Определяем дни выезда и прибытия
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства - поезда, самолета, автобуса, парохода и т.п. - от места (населенного пункта) постоянной работы , а не места проживания сотрудника (п. 4 Положения).
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Пример 2
Свернуть Показать
Если поезд отправляется 5 октября в 23:59, то сотрудник убыл в командировку 5 октября. Если же состав отправляется, например, на 4 минуты позже, то есть в 00:03, то это уже 6 октября - следующие сутки.
При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.
То есть согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается исходя из маршрута: «Работа - Аэропорт», а не «Дом - Аэропорт».
Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр. Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете (время вылета, как и время прилета, всегда указывается местное), и прекращается за 40 минут до отправления самолета.
Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются. Следовательно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидание объявления о посадке в самолет.
В поезд же можно сесть за три минуты до отправления (в железнодорожных билетах время отправления и прибытия указывается московское), равно как и в автобус.
Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить, в частности, путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования (п. 7 Положения).
Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).
А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной (докладной) запиской либо документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения). Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по своей сути он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Поэтому, по нашему мнению, при направлении сотрудника в командировку оптимально по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 2013 г., напомним, не является обязательным к применению.
День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания. Однако здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.
Пример 3
Свернуть Показать
Если самолет приземляется в 23:59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним в целях командировки. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Правда, в случае необходимости, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.
Размер суточных
За все дни между двумя датами (выезда и прибытия) сотрудник должен получить суточные, начисленные исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации. Здесь уже все дано на откуп руководству организации.
Размер суточных может быть как равным для всех сотрудников, независимо от должности, стажа и пр., так и отличаться, скажем, в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот). Доказывать налоговикам правильность таких действий организация не обязана.
Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача - направлять и воодушевлять.
Но здесь, на наш взгляд, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. В этом случае о нем будут знать только трое: руководитель, сотрудник и бухгалтер.
К сведению
Свернуть Показать
Вывод о том, что размер суточных может быть дифференцированным, в том числе в зависимости от должности или других факторов, сформировался еще в 2008 году, когда Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 с 01.01.2009 были отменены нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Многие посчитали, что тем самым нарушается принцип социальной справедливости. Хотя о какой дискриминации идет речь? Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.
При однодневных командировках внутри Российской Федерации, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства обороны СССР). Он актуален и в нынешнее время.
Пример 4
Свернуть Показать
При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург), был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.
Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки - 06 сентября, дата прибытия - 08 сентября. Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток. При проверке отчета установлено, что время убытия поезда «Ленинград - Москва» 07 сентября в 00.07. Время убытия из Москвы - 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград - 07 сентября в 23.40. Таким образом, срок пребывания в командировке - одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежали.
В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.
Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.
При этом есть смысл обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 16.07.2015 № 03-03-07/40892. В частности, в нем отмечено, что при однодневных командировках возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).
Однако при зарубежных однодневных командировках суточные (по норме, установленной для командировки в это государство) выплачиваются в половинном размере (п. 20 Положения). По нашему мнению, это актуально при поездках в ближнее зарубежье (Казахстан, Беларусь, Украина).
Например, за один день можно обернуться из Смоленской области в Витебскую и обратно, или из Оренбургской в Актюбинскую и т.п. А вот слетать по делам в Париж или Лондон и успеть вернуться в тот же день весьма затруднительно.
При загранкомандировках дата пересечения государственной границы определяется по отметкам в заграничном паспорте (п. 18 Положения). В случае командировки в страны СНГ (когда при пересечении границы отметка в загранпаспорте не проставляется) дата пересечения границы определяется по проездным документам.
Суточные за день пересечения границы уплачиваются по зарубежным нормам (в валюте), а при возвращении домой (то есть к месту постоянной работы) - в рублях (по российским нормам).
Таким образом, если сотрудник летит в загранкомандировку самолетом, то уже в день вылета суточные он будет получать в валюте. А за день вылета, допустим, из Парижа домой - в рублях.
Все понесенные командированным сотрудником затраты после утверждения авансового отчета списываются на расходы проводкой:
Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71.
Если затраты производились в какой-либо иностранной валюте, они подлежат пересчету в рубли по курсу, действующему на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Обязательно следует знать, сколько платят за командировочные суточные расходы в 2019 году и что поэтому поводу говорит законодательство РФ.
К тому же, не лишним будет выяснить, как выплачивают суточные во время заграничных командировок и в бюджетных организациях.
Огромное количество современных работников часто вынуждены отправляться в различные командировки как по стране, так и за рубеж. При этом все расходы, связанные с такими поездками, берет на себя работодатель.
Но как определить, что входит в командировочные расходы и что такое суточные? И о каких нюансах, связанных со служебными тратами денежных средств необходимо знать?
Основные сведения
Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудник, пребывающий в командировке, вправе рассчитывать на сохранение его рабочего места и заработной платы (). Это касается и тех, кто работает .
Но так как все поездки связаны с определенной тратой денежных средств, то командировка осуществляется за счет предприятия.
Ведь по закону работодатель не вправе ухудшать материальное положение сотрудника, и он обязан возместить своему работнику все затраты.
Из этого следует, что возмещению подлежат траты по проезду, оформлению необходимых документов (если поездка – заграничная), и т. д.
Отдельная статья расходов для работодателя – так называемые суточные. Интересно, что работник получает все необходимые выплаты, независимо от того, насколько удачной была его служебная поездка.
К тому же, работодатель совершенно не обязан предоставлять возмещение расходов всем работникам в одинаковом размере. Чаще всего сумма командировочных определяется должностью сотрудника.
А вот суточные должны быть одинаковыми для всех сотрудников учреждения. Различия допустимы только между поездками по России и заграницу.
Нельзя отправить в командировку:
- беременную женщину;
- несовершеннолетних работников, кроме спортсменов и представителей творческих профессий;
- инвалидов;
- кандидатов, участвующих в выборах;
- сотрудников, с которыми заключен ;
- некоторые категории сотрудников без их письменного согласия.
В некоторых случаях работодателю согласно необходимо получить письменное согласие на служебную поездку у:
- женщин, воспитывающих детей до 3 лет или до 5 лет без супруга;
- сотрудников, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
- работников, которые ухаживают и могут подтвердить этот факт документально.
Работодатель обязан выплатить сотруднику, отправленному в служебную поездку, его заработную плату.
Размер зарплаты должен подлежать пересчету, то есть он зависит от того, что какое-то время работник не сможет выполнять свои прямые трудовые обязанности.
Сумма напрямую зависит от количества рабочих дней на протяжении всей командировки, и, согласно Трудовому кодексу, не берутся во внимание выходные и праздники.
Также учитывается не только сама зарплата за последние 12 месяцев, но и всевозможные и вознаграждения.
Определения
Командировка – это поездка сотрудника организации, которая осуществляется по указанию работодателя и исключительно в рабочих целях ().
Важно знать, что отсутствие работника не является командировкой, если он возвращается обратно в день отправки.
Из этого следует, что поездка должна иметь определенные сроки. Что такое суточные и командировочные? Многие считают, что это одно и тоже.
Естественно, что сотрудник, отправленный в служебную поездку, должен получить определенную сумму на проживание, проезд и другие расходы.
Работодатель в свою очередь обязан обеспечить сотрудника не только командировочными, но и суточными.
То есть средствами на дополнительные расходы, которые не связаны с наймом жилья, проездом или другими служебными расходами ().
Какова их роль?
Командировочные траты должны быть подтверждены документально (билеты, чеки и т. д.), в то время как суточными сотрудник может распоряжаться по своему усмотрению и не отчитываться за это перед работодателем.
Но есть и свои нюансы. Например, работодатель может отказаться возместить расходы сотрудника, если они были осуществлены без его разрешения или ведома.
Траты, связанные с проездом оплачиваются согласно приобретенных сотрудником билетов. Чтобы не было путаницы с тем, сколько стоят билеты, работодатель сам решает, каким видом транспорта сотрудник отправится в командировку.
Часто этот пункт прописывается в нормативных документах организации. Для оплаты транспорта и гостиницы работнику обычно выдается аванс, а сумма фиксируется в .
Расходы по найму жилья в другом городе возмещаются следующим образом – при следует указывать название организации.
Возмещаются также траты за пользование телефоном, телевизором и т. д. Питание не компенсируется, так как считается, что его покрывают суточные.
В случае если сотрудник не может подтвердить данные расходы, ему возмещается только 12 рублей в сутки. В бюджетных организациях командировочные за жилье имеют ограничение – 550 рублей за сутки.
Когда сотрудник имеет возможность проживать бесплатно, эта статья расходов не учитывается. А как же быть, если командировки однодневные? Положены ли в этом случае работнику суточные?
Законодательством установлено, что однодневная командировка приравнивается к обычной, то есть сотрудник имеет право на возмещение всех расходов. Единственное исключение – суточные для него не предусмотрены.
Но и здесь закон, а точнее Постановление от 11. 09. 2012 №4357/2 Верховного суда РФ, разрешает выплату так называемых суточных за однодневные поездки работников.
Суточные должны выплачиваться за:
- каждый день поездки, включая выходные, праздники или болезнь сотрудника;
- дни, которые работник проводит непосредственно в дороге;
- вынужденные остановки и задержки.
Как только сотрудник возвращается из служебной поездки, он обязан в течение 3 дней предоставить бухгалтерии организации полный отчет обо всех своих расходах.
Если у него остаются какие-то денежные средства, он должен вернуть их в кассу. Важно знать, что оформление отчета о командировочных расходах необходимо, даже если все расчеты производились банковской картой.
Причем неважно, личная это карта или корпоративная. К следует приложить все подтверждающие поездку документы, например, билеты, чеки, копию загранпаспорта и т. д.
Существуют также такие и такие расходы, как услуги переводчика или билеты на различные служебные мероприятия. Их обязательно следует включить в .
Законодательная база
Все вопросы, связанные со служебными командировками, регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, в учреждении обязательно должен быть такой нормативный документ, как .
Особенно, если работники организации вынуждены очень часто отправляться в командировки. Налогообложение командировочных средств регламентирует Налоговый кодекс РФ.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году
Командировочные расходы суточные в 2019 году останутся такими же, как и в прошлом году. Существует фиксированный размер суточных выплат, которые не нуждаются в каких-либо документальных подтверждениях.
И поэтому их не касается налогообложение, в отличие от командировочных выплат. Для командировки по территории РФ эта сумма не должна превышать 700 рублей за день, а для поездок заграницу – 2500 рублей за один день ().
Все, что выплачивается поверх этих норм, по закону облагается налогом в 13%, который удерживается из заработной платы.
Кто устанавливает величину
Размер суточных для сотрудников обычно устанавливает само предприятие на основании внутренних нормативных документов.
Часто все нюансы, связанные с командировками, указываются в . При этом учитываются как командировки по территории РФ, так и заграничные.
Сколько сейчас составляет сумма
Законом установлены суммы суточных, которые не облагаются никакими налогами. И в 2019 году они остаются неизменными.
Видео: актуальные вопросы командировочных расходов
При этом нет никаких ограничений для пересмотра размера суточных выплат, поэтому окончательная сумма зависит от возможностей той или иной организации.
Если поездка за границу
Это время фиксируется с помощью отметок в загранпаспорте сотрудника. И пока человек находится за территорией РФ, суточные должны выплачиваться в соответствующей валюте.
Как только он возвращается, выплаты начинают поступать в рублях. Сумма определяется согласно регламентным документам учреждения.
В бюджетных учреждениях
Сотрудники бюджетных учреждений могут рассчитывать на размер суточных, не превышающих установленную государством норму.
Если частные организации могут устанавливать любые суммы выплат для своих работников, даже если они превысят норму и остаток будет облагаться налогами. Бюджетные предприятия, естественно, не могут позволить себе такую роскошь.
Для военнослужащих
Если военнослужащий может возвращаться к месту службы или жительства каждый день, а его командировка не требует постоянного пребывания в одном месте, суточные ему не положены.
В других случаях он имеет право на выплату суточных в размере 300 рублей. Минимальные суточные в размере 100 рублей платятся, если во время командировки за счет федерального бюджета обеспечивается питание военнослужащего.
Эти вопросы регламентирует .
Какой размер командировочных будет в 2019 году
Следует знать, что с 2019 года будут отменены суточные выплаты работникам, которые отправляются в командировки в пределах РФ.
Такие поправки будут приняты Минфином, считающим, что работодатель и так оплачивает все издержки, связанные с командировкой. Поэтому и суточные выплачивать не имеет смысла.
Изменения внесут в первую очередь в Постановление правительства России «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Но насколько верной является такая позиция Минфина, покажет практика.
Останутся только дополнительные выплаты для заграничных командировок, а их сумма пока будет прежней – 2500 рублей в сутки. Процесс изменения соответствующих нормативных актов еще не окончен.
Что касается командировочных, то их размер не ограничивается федеральными законами. То есть каждая организация самостоятельно решает, какую сумму можно потратить на возмещение командировочных расходов.
Но есть и определенные особенности, которые касаются расходов такого вида. При заграничных командировках особое внимание рекомендуют уделить сбору всех необходимых документов.
Также важно следить за тем, чтобы в паспорте были все отметки о пересечении границы. Список бумаг для подтверждения расходов остается неизменным.
Часто возникают проблемы с конвертацией валюты, так как суточные выдаются обычно в рублях.
Исключение – когда сотрудник получает заработную плату в валюте и командировочные при заграничной служебной поездке выдается также в иностранной валюте.
При конвертации следует учитывать курс, который действует на момент осуществления командировки.
Служебная командировка – хороший способ для специалиста показать себя с лучшей стороны и выполнить весь необходимый объем работы.
Но часто работники, отправленные в такую поездку, забывают о том, что придется отчитываться за все свои расходы.
Большие траты денежных средств или утеря документов приводят к большим проблемам с работодателем.
Поэтому важно сохранять все билеты и чеки, а также согласовывать с руководством дополнительные траты.