Эссе
по дисциплине «Теория и история менеджмента»
Тема:
Значимость делового этикета в современном бизнесе
Объем - 5 страниц
Год защиты - 2012
Значимость делового этикета в современном бизнесе
Сложившиеся нормы нравственности являются результатом длительного по времени процесса становления взаимоотношений между людьми, как в общественной, так и в семейной жизни. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения, так как люди не могут существовать, не считаясь друг с другом, не налагая на себя определенных ограничений. И здесь очень важная роль придается этикету.
Этикет – слово французского происхождения, означающее манеру поведения. К нему относятся правила учтивости и вежливости, принятые в обществе.
Деловой этикет представляет собой свод писанных и неписанных правил поведения, нарушение которых мешает нормальному ведению дел. Достоверно известно, что страны, где деловая этика отсутствует или развита крайне слабо, живут плохо и трудно, потому что бесчестные отношения мешают сотрудничеству. Осваивая цивилизованный рынок, современные предприниматели должны знать, что лишь 10-15% желающих утвердиться в рыночном мире добиваются своих целей. Бизнес делается не только на экономической основе, но и на этической. Соблюдение правил делового этикета – один из необходимых элементов профессионализма.
В современном мире для успешного ведения дел в бизнесе помимо экономической стороны немаловажную роль играет этическая сторона. Следование определенным нормам, правилам поведения и общения является необходимым условием для развития и процветания бизнеса.
Основа науки этики – это соблюдение законов морали, нравственности в поведении. Современный этикет бизнеса переносит эти понятия на конкретную сторону жизни – деловую. Этикет в бизнесе помогает удерживать сотрудников компании в установленных рамках, облегчая их взаимопонимание между собой.
Разумеется, уровень воспитания, и образованности сотрудников существенно влияет на следование и выполнение установленных в офисе норм и правил. Чем у человека будет выше культурный уровень, тем он будет большего требовать от своего коллеги при соблюдении правил делового общения. Немаловажную роль в этом также играет уровень положения сотрудников. Более высокие требования предъявляются к директорам компаний, к заместителям – уже немного другие.
Однако можно выделить несколько значимых принципов делового этикета, соблюдение которых является обязательным для всех сотрудников, независимо от занимаемого ими места в компании. Ведь соблюдение правил делового общения – стопроцентный залог успеха и профессионализма в бизнесе.
Что же это за принципы?
1. принцип общения по вертикали;
2. принцип приятного эффекта;
3. принцип уважения мнения оппонента;
4. принцип разумности;
5. принцип регламентации.
А теперь рассмотрим каждый принцип в отдельности.
Принцип общения по вертикали подразумевает под собой соблюдение разницы в иерархическом положении работников. В силу того, что все сотрудники занимают разные ступени, это непосредственно влияет и на качество делового общения.
Так, например, при встрече с начальством подчиненный должен здороваться первым, независимо от половой принадлежности последнего. Никогда не будет лишним подать стул начальству, открыть перед ним дверь, пропустить вперед. Однако необходимо соблюдать золотую середину и не переусердствовать.
Данный принцип подразумевает только элементарное уважение к вышестоящему работнику, а не чрезмерное поклонение ему. Здесь важно не уронить своего достоинства.
Принцип приятного эффекта заключается в стремлении создать благоприятное впечатление при общении с коллегами, партнерами по бизнесу и руководством. При создании позитивного образа важно все: и внешний вид, и позы, и жесты, и манера общения, и интонации, и т.п.
Не следует беседовать с коллегой о чем-то унылом или душераздирающем. Также не стоит обсуждать домашние проблемы, личные неудачи. Одним словом, не допустите того, чтобы у вас была репутация страдальца и неудачника.
Принцип уважения мнения оппонента немаловажен в деловом общении. Уважать – это не обязательно соглашаться, уважать – это учитывать. У каждого сотрудника всегда имеются свои собственные суждения по тому или иному вопросу. Доказывать собственное мнение необходимо убедительными и обоснованными фактами.
Во время дискуссии необходимо внимательно слушать оппонента и стремиться найти в его позиции рациональное зерно. По окончанию разговора необходимо поблагодарить за участие в интересном диспуте, даже тогда, когда каждый оппонент остался при своем мнении.
Принцип разумности заключается в том, что внешний облик, манера поведения, и, конечно же, действия должны быть своевременными и соответствовать конкретной ситуации. Распущенное или даже безнравственное поведение никак недопустимо при деловом общении. Нужно четко разделять поведение для трудовых будней и для корпоративной вечеринки.
Огромное значение в деловом этикете имеет принцип регламентации. Он помогает сделать деловое общение более доступным, простым, как внутри фирмы, так и на деловых встречах или переговорах. Нормы бизнес-этикета вырабатывают определенные модели поведения. Это помогает избежать неприятных и неловких ситуаций. Использования данного принципа проще всего показывать на примерах встреч или переговоров руководителей государств.
В настоящее время соблюдение всех вышеописанных принципов бизнес-этикета активно используется российскими компаниями. Их популярность вызвана тем, что они значительно упрощают процесс делового общения и помогают создавать благоприятный имидж работникам компаний среди коллег и бизнес-партнеров.
Список литературы
1. Бизнесмены России: 40 историй успеха. – М.: ЭКСМО, 2008
2. Данилец А.В. Этика бизнеса.// Банки и биржи № 12 2009
3. Основы предпринимательского дела. Благородный бизнес. / Под ред. Ю.М. Осипова. – М., 2006
4. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – 2-е изд. Перераб. И доп. – М.: ЮНИТИ, 2006
5. Литвин А.Н. Деловой этикет. Самоучитель. Ростов Н/Д: Феникс, 2005, 224.
В деловой среде, так же как и светской жизни, существует свод законов и правил, именуемый этикетом. Это своего рода пропуск в мир деловых людей, эталон общения в бизнес-среде. Несоблюдение или незнание бизнес-этикета часто становится камнем преткновения, заслоном в ведении успешных переговоров, продвижении своей компании и продукта на рынке, выстраивании карьеры. Имидж профессионала формируется не сразу, не вдруг и деловой этикет, вместе с опытностью, экспертностью, играет в этом не последнюю роль. О человеке судят по делам его, по его поведению и умению выстраивать грамотные отношения в деловой среде.
Правило первое
Время - деньги
Пунктуальность, уважение к чужому времени и грамотное владение основами тайм-менеджмента - основа основ в деловом мире. Можно быть ярким харизматичным презентатором, великолепным переговорщиком, профессиональным управленцем, но постоянно опаздывать, воровать чужое время, тратить жизнь на ожидания, пустопорожнюю болтовню не по делу. Вряд ли при таком раскладе получится построить долгосрочное сотрудничество с крупными компаниями: непунктуальных людей в деловом мире не уважают.
Партнеры, работодатели, коллеги, поняв, что человек постоянно опаздывает, могут вынести вердикт-приговор такому страдальцу: ненадежный, отстающий от времени, от ритма современной жизни. Оправдания, извинения усилят это впечатление, поскольку вежливость и уважение к другим в таких спутниках не нуждаются.
Выход один: каждый деловой человек обязан знать и владеть основами тайм-менеджмента, уметь планировать свой рабочий день, грамотно сортировать дела на важные и срочные, делегировать часть рутинных заданий и контролировать ход событий.
Правило второе
Соблюдение дресс-кода
Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: деловой костюм, аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета. Вызов и провокация во внешнем облике - протест против общества, его законов и устоев.
Во многих крупных компаниях в корпоративной книге продаж дресс-коду уделена отдельная глава. Если же предприятие или организация не имеет строгих стандартов в отношении внешнего вида персонала, необходимо придерживаться общепринятых норм и правил, принятых в деловом мире.
Правило третье
Рабочий стол как зеркало внутреннего мира
Порядок на рабочем столе - порядок в голове. Этот старый постулат золотыми буквами нужно высечь на дверях любого делового кабинета. Не обязательно быть гуру психологии, чтобы понять, как и кто из сотрудников работает, лишь увидев их рабочий стол.
Заваленный неразобранными бумагами, с толстым слоем пыли на столе.
Девственно чистый, без единой лишней вещи.
Уставленный фотографиями детей, любимых, цветами, сувенирами.
Строгий порядок, ровные стопки бумаг, книг и папок. Все на своем месте.
Какие сотрудники, владельцы этих рабочих столов, интересны работодателю в первую очередь?
Правило четвертое
Грамотная речь, деловой стиль письма
Научившись красиво, грамотно говорить, нетрудно перенести мысли на бумагу, научиться писать деловые письма. Главное, не свалиться до другой крайности: официальные письма, написанные сухим языком учебников, вызывают скуку и желание поскорее их закрыть, выбросить в корзину.
Правило пятое
Уважение собеседника, партнера, клиента
Эгоистичного, думающего только о себе, своей выгоде и доходе человека не уважают ни в деловом мире, ни в его собственной компании. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента, обратившегося к нему в конце рабочего дня или перед обедом. Сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где работают его коллеги. Руководитель, не умеющий выслушать своих подчиненных. Директор, употребляющий крепкие слова и выражения в отношении окружающих.
Все эти психологические портреты персонажей, не владеющих бизнес-этикетом, людей, неспособных понять другого, услышать его, помочь, решить возникшую проблему. Умение уважать чужое мнение - важный компонент делового этикета.
Правило шестое
Соблюдение коммерческой тайны
Почти в каждой компании существует конфиденциальная информация, которая не подлежит разглашению. Старый плакат 1941 года художницы Нины Ватолиной «Не болтай!» сегодня получает свою вторую жизнь и как нельзя лучше вписывается в интерьер многих современных предприятий и организаций.
Каждому руководителю важно с первых же дней работы своих сотрудников издать приказ о неразглашении коммерческой тайны и собрать подписи всего коллектива об ознакомлении с ним. Понятно, что подобный шаг не сможет стопроцентно решить вопрос сохранения секретных сведений компании, однако это правило делового этикета может служить маркером для выявления нелояльных сотрудников.
Правило седьмое
На работе - работать!
Если сделать фотографию рабочего дня большинства сотрудников офисов и предприятий, картина будет весьма удручающей. Восемьдесят процентов рабочего времени уходит на сплетни, перекуры, чаепития, посещение социальных сетей, решение личных дел. И лишь двадцать процентов - на ту самую работу, за которую платят зарплату.
Сотрудник, который приносит компании прибыль, быстро делает головокружительную карьеру. Секрет его успеха прост: 80% рабочего времени он работает, пока другие «отдыхают».
Правило восьмое
Умение слушать и слышать оппонента
Редчайший дар, данный от природы: умение услышать другого, понять его. В бизнесе этот дар приносит миллионы, у него есть точное определение - слух на деньги. Каждый клиент, сотрудник и партнер по бизнесу обязательно расскажет о том, что ему нужно, что его мучает, в чем ему нужна помощь. Важно лишь уметь услышать и сделать встречное предложение. В деловом мире этот навык важен еще и потому, что помогает сберечь время, которое дороже денег, поскольку его нельзя накопить.
Правило девятое
Телефонный этикет
Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу, клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.
К телефонному диалогу нужно готовиться заранее: подготовить вопросы, которые необходимо задать собеседнику, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться в разговоре.
Личные звонки в рабочее время допускаются лишь в случае крайней необходимости. Пустой трёп по телефону мешает коллегам, отвлекает внимание сотрудников и формирует имидж несерьезного пустого человека.
Правило десятое
Нэтикет - этикет общения в сети интернете
Без интернета ни одно предприятие существовать сегодня не может. Умение общаться в переписке по электронной почте, комментировать деловые статьи и отвечать на просьбы и заявки клиентов на сайте компании показывает деловой уровень сотрудника.
Каждое обращение должно быть именным, личным, письмо необходимо подписывать именем исполнителя, давать полные контактные данные - наименование компании, почтовый адрес, телефон, ник в программе Skype, адрес корпоративного сайта, режим работы предприятия.
Правило одиннадцатое
Прием делегаций
Протокольный прием делегаций - отдельная часть делового этикета, включающая длинный перечень действий по встрече, размещению, представлению, знакомству членов делегации с представителями принимающей стороны. Протокол ведения деловой встречи, вручение подарков, деловых сувениров, цветов, презентация компании и продукта, поведение на фуршете или банкете - все эти вопросы скрупулезно описаны в толстых книгах по деловому протоколу.
При встрече иностранных делегаций к общепринятому своду деловых правил присоединяются особенности национального этикета.
Правило двенадцатое
Деловые переговоры
Одно из важнейших правил делового этикета - умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата. Чтобы переговоры прошли на высоком уровне, нужно перед их началом определить четкие цели, составить точный план, выбрать удобное время и место для обеих сторон.
На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создавая доверительную атмосферу. В ходе беседы нужно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после того, как намеченная цель будет достигнута. Все результаты переговоров должны быть зафиксированы и проанализированы.
Правило тринадцатое
Взаимоотношения начальник-подчиненный
Согласно правилам делового этикета руководитель ко всем сотрудникам должен относиться ровно, одинаково, соблюдая при этом разумную дистанцию. Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз, показательную публичную «порку» логично организовывать после того, как сотрудник не отреагировал на порицание начальника.
Отдавать приказы, давать устные задания начальнику нужно четко, конкретно, получать обратную связь, контролировать процесс, проводить анализ эффективности исполнения.
Подчиненный должен выполнять приказы и распоряжения руководителя, при этом имеет право высказать собственную точку зрения, дать совет по улучшению решения того или иного вопроса.
Правило четырнадцатое
Отношения в коллективе между сотрудниками
Микроклимат в коллективе во многом зависит от того, какие отношения сложились в компании между коллегами. Ровные, доброжелательные, уважительные отношения - основа здорового коллектива. Если кто-то из сослуживцев допускает промах или ошибку, коллегам важно научиться его не высмеивать, а корректно указать на недостатки в работе, предложить свою помощь.
Служебные романы, взаимная ненависть, холодная война, серые кардиналы и офисный планктон, козни друг против друга - злые силы, мешающие рабочей обстановке и решению главных задач коллектива.
Правило пятнадцатое
Деловые жесты
Эта часть бизнес-этикета заслуживает нескольких томов описания с красочными картинками. Жесты, манеры, мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка - уверенной, при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги не рекомендуется. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях - признаки человека дела.
Рукопожатие - единственный тактильный жест прикосновения к собеседнику, который разрешен в деловой среде. Похлопывания по плечу, жаркие объятия, поцелуи и другие жесты дружелюбия возможны лишь среди очень близких партнеров и родственников. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.
Контролировать слова, текст или мысли совсем несложно, контролировать жесты и мимику гораздо труднее. Умный собеседник мгновенно поймет намерение или обман по определенным жестам и движениям тела. Деловая литература предлагает в помощь книги Алана Пиза «Язык телодвижений» и Пола Экмана «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь»
На заметку в деловой блокнот
68% деловых переговоров и сделок в России не состоялись из-за того, что предприниматели не знали правил делового этикета. Незнание закона не освобождает от ответственности, ведет к потере авторитета, денег и бизнеса.
Главное отличие делового этикета от этикета светского в том, что в этом своде правил на первом месте стоит приоритет субординации. Независимо от возраста и пола подчиненный стоит в служебной иерархии ниже руководителя.
Бизнес делают люди, у которых есть не только умные мысли, предприимчивость и креативность, но и эмоции. Несоблюдение делового этикета всегда вызывает негативные чувства. Лишь десять-пятнадцать процентов деловых людей добиваются успеха, при этом соблюдение делового этикета у них всегда на первом месте.
издательство
:
«Манн, Иванов и Фербер», 2014
Как здороваться
Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым - всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша. Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым. Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии. При этом руководствуйтесь здравым смыслом. Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно».
Как пожимать руку
Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане. Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да. Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине. В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый - женщина.
Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой. Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать. Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях - к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.
Как знакомиться
Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, - вторым. Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению - старшему.
Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, - во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»
Какой должна быть визитка
Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров - в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками - признак дурного тона. Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках - русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.
Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц - обычай, распространённый в международном деловом общении.
Как завершить встречу
Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам. Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
Прощание должно быть коротким - например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.
Язык тела
Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов. Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих. Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными - собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом. Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад - тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство. На протяжении встречи не стоит смотреть на часы - окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти. Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.
Как провести переговоры
Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части - вопросов, которые следует обсудить. Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться - это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации. Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.
Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.
После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах. Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала - принимающей стороны, потом - приглашённой. Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.
Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.
Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны. Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения. На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства. Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию - лучше просто промолчать.
Оптимальная продолжительность встречи - два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.
Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское - но это скорее символический жест.
Приём бизнес-партнёров
Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок. Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) - если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит. Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя - рядом с ним. Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь. Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.
Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.
Мобильный этикет
Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда. Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука). Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа - владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков - лучше положить трубку после пятого звонка. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.
Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка - если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок - это невежливо. Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле. Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.
Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер».
Бизнес этикет — это свод понятий о том, как правильно представиться в различных ситуациях, участвовать в диалоге при беседе или умении вести себя во время делового обеда, знания этих понятий могут сыграть решающую роль в ведении бизнеса.
Основные принципы бизнес этикета:
На практике доведено пять основных принципов поведения в бизнес-окружении: позитивность, в меру разумный эгоизм, принцип предсказуемости действий, статусные различия и принцип уместности.
Принцип позитивности означает, что во время общения с коллегами и партнерами вы будете стараться создать о себе приятное впечатление. Так же при создании положительного образа большое значение имеют: жесты и позы, этикет рукопожатия, интонации при обращении к партнеру, одежда и парфюмерия. Например, если Вы во время разговора будете держать руки в карманах, это может привести вашего собеседника на мысль, о вашей неискренности.
Второй принцип бизнес этикета — это принцип разумного эгоизма, который играет самую важную роль в восприятии вас как серьезного предпринимателя. Разумеется, необходимо в первую очередь уважать мнение собеседника, но при всем этом соглашаться с ним во всем — не выход. Человек имеет полное право бороться за собственные интересы, поэтому всегда помните о принципе разумного эгоизма.
Третий принцип — предсказуемость в бизнес этикете означает, что в деловом общении уже выработаны определенные модели поведения, которые помогают избежать неловких ситуаций. Например, предварительно известно, что начало деловой встречи с новым для Вас человеком пройдет по следующей установленной схеме: приветствие, представление, обмен визитками. На практике, не все так просто, и правила делового этикета детализируют каждую из этих процедур.
Четвертый принцип — статусных различий напоминает о том, что в бизнесе все занимают разные ступени, и это также предполагает определенные правила общения, в том числе между начальниками и подчиненными. При встрече со своим руководителем первым, зачастую, приветствуется подчиненный, будь то мужчина или женщина. По правилам этикета подчиненные должны пропускать вперед начальников и их посетителей при открытии двери лифта.
Принцип уместность в бизнес этикете — означает соответствие манеры поведения и даже одежды каждой конкретной ситуации.
Аккуратность в деловой одежде часто ассоциируются с организованностью в работе бизнесмена, умением ценить свое и чужое время. Неряшливость — синоним суетливости, забывчивости. Установленной одеждой бизнесмена, независимо от того мужчина это или женщина, считается деловой костюм, поэтому одеть на встречу с партнером или официальный прием джинсы или спортивную обувь считается неприличным.
В бизнес этикете существует «протокол первых секунд», включающий приветствие, представление, обращение и рукопожатие. Во время приветствия первым подает руку старший по возрасту или состоянию. Но должен мужчина подавать руку женщине для приветствия? На деловых встречах — безусловно, причем и при приветствии, и при прощании.
В деловом этикете мужчины и женщины равны и воспринимаются как равные бизнес-партнеры. Рукопожатие всегда необходимо делать правой рукой, исключения не делаются даже для левши.
При знакомстве, наоборот, младший по возрасту представляется старшему, человек с более низким положением — вышестоящему. При проведении переговоров функцию представления берет на себя хозяин встречи. И здесь всегда мужчин представляют женщинам в первую очередь. Когда представляют мужчину, он должен встать. Женщина поднимается с места только при знакомстве с почтенной дамой или с мужем значительно старше и выше ее по статусу.
При подаче принято называть свои имя и фамилию и вручать собеседнику визитную карточку. Пусть с Вами всегда будет максимальное количество визиток, ведь отговорки вроде «Ой, я забыл сегодня свою визитницу» идут не на пользу вашего делового имиджа. Получая визитку, необходимо внимательно, но быстро рассмотреть карточку и обязательно произнести фамилию, имя или должность ее владельца.
В случае, если деловая беседа успешно началась, самое время для продуктивного диалога с собеседниками. И здесь бизнес этикет напоминает о том, что нужно внимательно выслушивать собеседников, не пренебрегать их предубеждениями, избегать недоразумений и неверных толкований, быть вежливым и дипломатичным.
Иногда люди выглядят нелепо во время бизнес-встреч, из-за незнания норм подобающего поведения. Business Insider изучил книгу «Основы делового этикета» и пообщался с ее автором Барбарой Пэчтер, после чего ресурс опубликовал подборку самых важных советов о том, как правильно представиться, как одеваться и делать заказ в ресторане. Выяснилось, что многие из этих правил так же хороши для повседневной жизни.
1. Встаньте когда вас представляют
Барбара советует подняться, чтобы утвердить свое присутствие. Другим легко вас игнорировать, если вы не стоите. В случае, когда вас застали внезапно и подняться на ноги нет возможности, наклонитесь вперед, показывая, что встали бы при возможности.
2. Всегда говорите свое полное имя
В бизнес-моментах вы должны использовать свое полное имя. А если оно слишком долгое или сложное, то измените или сократите его. Или же можете записать правильное произношение вашего имени на визитках и раздать их другим.
3. Всегда инициируйте рукопожатие, если вы лицо более высокого ранга
Пэчтер пишет, что человек на более высокой должности должен, независимо от пола, протянуть руку первым. В Соединенных Штатах, как и многих других странах мира, рукопожатие является бизнес-приветствием. Если вы хотите быть принятым всерьез, то должны пожать собеседнику руку и сделать это правильно.
4. Одевайтесь соответственно
Одежда, как важная форма невербальной коммуникации, может повысить профессиональную репутацию человека и наоборот. Выбором одежды вы посылаете определенное сообщение. Всегда выясняйте, какого дресс-кода требует мероприятие, встреча или ресторан и держитесь в рамках.
5. Говорите «спасибо» один раз или дважды во время разговора
Вы должны говорить подобное только раз или дважды, потому что в противном случае вы можете показаться определенным образом беспомощным и нуждающимся.
6. Отправляйте отдельные благодарственные письма всем участникам
Вы должны отправить благодарственные письма в течение 24 часов, при этом отдельно для каждого, кого хотите поблагодарить. Перед тем, как решить, использовать обычную или электронную почту учтите, что обычное письмо может идти к адресату несколько дней, в то время, как электронное преодолевает расстояние за несколько секунд.
7. Оставьте смартфон в кармане
Практически все носят свои телефоны при себе повсюду, куда идут. Но этого определенно стоит избегать во время деловых встреч. Вы конечно можете постараться незаметно воспользоваться телефоном, но это в любом случае заметно и грубо.
Также не кладите телефон на стол во время встречи с кем-то. Этим вы говорите собеседнику, что готовы в любое время бросить его ради ответа кому-то другому.
8. Используйте профессиональные фотографии лица
Всегда публикуйте профессионально соответствующие фотографии на LinkedIn и других подобных сайтах. Вы же хотите выглядеть как надежный человек, а не как пляжник.
9. Всегда дважды проверьте, выбрали ли правильного получателя электронной почты
Будьте внимательны при вводе адреса почты из адресной книги в графу «Кому». Вы вполне можете выбрать неправильное имя.
10. Если вы забыли чье-то имя, признайте это
Все порой забывают имена после знакомства. Когда это случится с вами, то извинитесь и попросите вашего собеседника сообщить свое имя повторно.
11. Приветствуйте людей на работе
Говорите «привет» и «доброе утро» людям, которых знаете и даже тем, с кем не знакомы. Помните, что человек, которому вы говорите «привет» по пути на совещание может оказаться тем, кто будет сидеть на том же совещании рядом с вами. А если кто-то на работе вас поприветствует, обязательно отвечайте тем же.
12. Держите пальцы вместе, когда на что-то указываете
Показывайте с открытой ладонью, при этом держа пальцы вместе. Если вы используете указательный палец, то это кажется агрессивным, считает Пэчтер. Как правило, больше указательным пальцем в таких случаях пользуются женщины.
13. Не выдвигайте стул для кого-то
Нормально держать открытыми двери для вашего гостя, но вы не должны выдвигать для кого-то стул, независимо от пола. В деловой обстановке вы должны отказаться от этих социальных гендерных правил. И мужчины, и женщины могут сами подвинуть свои стулья.
14. Ломайте хлеб руками
Не используйте нож, чтобы отрезать кусочек хлеба. Ломайте булочку пополам руками и мажьте маслом только ту часть хлеба, которую собираетесь сейчас же съесть.
15. Не заказывайте ничего слишком дорогого
Не стоит во время бизнес-встречи заказывать дорогой стейк или, например, омара. Тем не менее, если принимающий вас собеседник дает рекомендации, то выберите любое из предложений. В прочем, все равно лучше не заказывать самое дорогое. То же касается вина.
Также будьте осторожны при заказе «специального» блюда. Многие официанты не уточняют цену, когда предлагают блюдо, которое стоит от 10 до 40% дороже обычного в меню. Спрашивать у официанта цену не совсем удобно, поэтому лучше отказаться.
16. Закажите на ту же сумму, что и ваш собеседник.
Это означает, что если ваш собеседник заказывает закуску или десерт, то вы должны следовать их примеру. Ему будет неудобно, если есть придется одному.
17. Никогда не просите упаковать остатки
«Вы там для бизнеса, а не для остатков», - пишет Пэчтер. Во время профессиональных мероприятий не стоит упаковывать еду, чтобы забрать с собой.
18. Помните, платить должен пригласивший
Это правило действует независимо от пола.
19. Оставайтесь трезвым
Не напивайтесь на бизнес-встречах. Алкоголь разрушил много карьер и повлек за собой немало увольнений, потому что пьяные люди позволяли себе неуместные поступки. Как вариант, можете заказать напиток, который вам не нравится, и понемногу пить его на протяжении всего вечера.
20. Подготовьте вежливое прощание
Не забудьте сообщить об уходе заранее. Стоит также подготовить фразу на случай необходимости прервать разговор, вроде «Увидимся на встрече на следующей неделе». Вы также можете извиниться и сообщить, что отлучаетесь в туалет, за едой, или чтобы поймать кого-то, пока тот не ушел.