Как отобразить покупку чековой книжки в 1с. Учет чековых книжек на предприятии

К нам в редакцию поступил, на первый взгляд, незамысловатый вопрос: предприятие работает на общей системе налогообложения и для снятия наличных с текущего счета получает в банке чековые книжки. Как в бухгалтерском и налоговом учете учитывать поступление и выбытие чековых книжек? Поспешим ответить на него.

Наталия Дзюба, Александр Олишевко, налоговые эксперты

Оприходование и списание чековой книжки

Для получения чековой книжки предприятие должно подать заявление (по форме приложения 17 к Инструкции № 174) в обслуживающее его отделение банка. Процессом получения чековой книжки в банке, как правило, занимается уполномоченный на то работник предприятия, которому доверено заполнить заявление и получить чековую книжку.

Обратите внимание: условия получения чековой книжки в каждом банке различны. Некоторые банки предоставляют ее в качестве составляющей расчетно-кассового обслуживания (далее — РКО), некоторые — как отдельный объект материальных ценностей, некоторые — как и то, и другое, т. е. услуги РКО плюс стоимость матценности.

Однако в любом из вариантов ее получения чековая книжка является бланком строгой отчетности, что прямо указано в п. п. 1. 3. 2 Правил № 98. А значит, при оприходовании и списании этого документа следует использовать типовые формы первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденные приказом № 67.

Приходуя чековую книжку на предприятии, необходимо заполнить приходно-расходную накладную по типовой форме № СЗ-1. Далее накладная по форме № СЗ-1 регистрируется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по форме № СЗ-2.

После оприходования чековая книжка также с использованием накладной по форме № СЗ-1 передается под отчет материально ответственному лицу. Обычно им является кассир или бухгалтер, осуществляющий расчеты с банком*.

* С таким работником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Одновременно с передачей должна быть составлена карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности по форме № СЗ-5, в которой содержится информация о наличии и движении денежных чеков в разрезе материально ответственных лиц.

Чековую книжку необходимо хранить в сейфе, в запираемом металлическом шкафу или в специально оборудованном помещении, обеспечивающем сохранность документов

Когда все чеки использованы, чековая книжка списывается на основании Акта на списание использованных бланков строгой отчетности по форме № СЗ-3. В нем приводят названия использованных бланков, их серии, номера и количество. Достаточно часто бывает так, что в процессе использования по разным причинам (ошибки при заполнении, помарки, исправления) часть чеков не принимается к обработке банком. Тогда к акту прилагают все испорченные бланки. Акт заверяется подписями всех членов комиссии и утверждается печатью и подписью руководителя предприятия.

И наконец, информация о списании чековой книжки заносится в карточку-справку по форме № СЗ-5.

Налоговый учет

В учете по налогу на прибыль стоимость приобретенных предприятием чековых книжек включается в состав административных расходов, направленных на обслуживание и управление предприятием (п. п. «є» п. п. 138. 10. 2 НКУ). Учтите: признаются такие расходы в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены согласно правилам бухгалтерского учета (п. 138. 5 НКУ).

Так, если чековая книжка приобретена как составляющая услуги по РКО, то ее стоимость списываем на расходы в том же периоде, в котором получена такая услуга. Если же чековая книжка поступает на предприятие как объект материальных ценностей, то расходы отражаем в периоде ее передачи материально ответственному лицу. В декларации по налогу на прибыль им место в строке 06. 1.

А что же будет в НДС-учете? Если банк поставляет предприятию чековую книжку как отдельный материальный объект, начисляя при этом на ее стоимость НДС, то предприятие согласно пп. 198. 1 и 198. 2 НКУ вправе будет отразить налоговый кредит по НДС (если, разумеется, такое предприятие осуществляет облагаемые этим налогом поставки). Особых проблем с отражением такой операции не возникает. Ее место — в строке 10. 1 или 10. 2 декларации по НДС в зависимости от того, для каких операций (облагаемых или необлагаемых) она будет использована.

Другое дело, когда банк поставляет предприятию чековую книжку как составляющую РКО.

Операции, связанные с оформлением чековой книжки как составляющие операции расчетно-кассового обслуживания банка, не подлежат обложению НДС

Дело в том, что согласно п. п. 196. 1. 5 НКУ услуги по расчетно-кассовому обслуживанию являются необъектными для НДС. А такой вид банковской услуги, как оформление банком чековой книжки при открытии или обслуживании счета, прямо указан в п. п. 2. 5 Перечня № 400 среди остальных расчетно-кассовых услуг, не облагаемых НДС. В этом случае чековая книжка будет приобретена без НДС ввиду необлагаемости операции.

Отражать или нет такую необъектную покупку в Реестре выданных и полученных налоговых накладных (далее — Реестр НН) — дело предприятия. Подробнее об этом вы можете прочесть в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 14, с. 41.

Однако если вы все-таки решите внести в раздел II Реестра НН необлагаемую операцию по оформлению чековой книжки, то учтите, что:

в графе 1 «№ з/п» записывается порядковый номер, соответствующий порядковому номеру записи в Реестре, и проставляется в графе 4;

в графах 2 «дата отримання» и 3 «дата складання» указываются соответственно даты получения и выписки документа (акта/мемориального ордера или банковской выписки);

в графе 5 «вид документа» нужно указать «БО» (если же банк — неплательщик НДС, то здесь имеет смысл проставить «НП», как требует п. 2 разд. IVПорядка № 708);

в графе 7 «індивідуальний податковий номер» миндоходовцы советуют проставлять «0» (см. подкатегорию 101. 21 БЗ). Но лучше в этой графе, если банк — плательщик НДС, привести ИНН банка, а если банк не является плательщиком НДС, — проставить условный ИНН «400000000000», как это требует делать п. 2 разд. IV Порядка № 708;

в графе 8 указывается стоимость услуги по оформлению чековой книжки;

в графах 9, 11, 13 и 15 указывается стоимость услуг (в зависимости от направления дальнейшего использования таких услуг);

в графах 10, 12, 14, 16 проставляется «0».

В декларации по НДС стоимость услуги по оформлению чековой книжки указывается в строке 11. 1 или 11. 2 в зависимости от того, для каких операций (облагаемых или необлагаемых) она будет использована.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете чековые книжки учитываются на субсчете 209 «Прочие материалы» с одновременным отражением на забалансовом счете 08 «Бланки строгой отчетности» и открытием необходимого субсчета, например 081 «Чековые книжки».

Если же чековая книжка получена как составляющая РКО, то на основании выписки банка ее стоимость относится на административные расходы (счет 92 «Административные расходы»).

Учитывают чековые книжки по себестоимости приобретения, аналитический учет ведется в разрезе мест хранения (материально ответственных лиц), нумерации, количества и стоимости.

Пример. Предприятие приобрело чековую книжку. По договору с банком услуги РКО по оформлению чековой книжки составили 20 грн. (без НДС). Стоимость самой чековой книжки составила 30 грн. (в том числе НДС — 5 грн.).

Учет приобретения чековой книжки

Чековая книжка является бланком строгой отчетности. При ее оприходовании и списании следует использовать «строгоучетные» формы первичного учета.

В налоговом учете стоимость чековых книжек включается в состав административных расходов в том отчетном периоде, в котором они отражены в бухучете.

Оформление банком чековой книжки при открытии или обслуживании счета, как составляющая расчетно-кассового обслуживания, не облагается НДС. Если же чековая книжка приобретается как отдельный материальный объект с НДС, то предприятие вправе рассчитывать на налоговый кредит по НДС.

Документы статьи

1. НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02. 12. 2010 г. № 2755-VI.

2. Инструкция № 174 — Инструкция о кассовых операциях в банках, утвержденная постановлением Правления Национального банка Украины от 01. 06. 2011 г. № 174.

3. Правила № 98 — Правила изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденные приказами Министерства финансов Украины от 25. 11. 93 г. № 98, СБУ от 15. 11. 93 г. № 118, МВД Украины от 24. 11. 93 г. № 740.

4. Приказ № 67 — приказ Министерства статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11. 03. 96 г. № 67.

5. Перечень № 400 — Перечень типовых операций по расчетно-кассовому обслуживанию, которые в соответствии с подпунктом 196. 1. 5 пункта 196. 1 статьи 196 раздела V Налогового кодекса Украины не являются объектом налогообложения, утвержденный постановлением Правления Национального банка Украины от 15. 11. 2011 г. № 400.

6. Порядок № 708 — Порядок ведения реестра выданных и полученных налоговых накладных, утвержденный приказом Министерства доходов и сборов Украины от 25. 11. 2013 г. № 708.

1. Получаем чековые книжки

Для учета расчетов чеками предназначен субсчет 55-2 «Чековые книжки». При этом в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов аналитический учет по субсчету 55-2 «Чековые книжки» нужно вести по каждой полученной чековой книжке.

При выдаче предприятию чековых книжек (расчетных чеков) производится депонирование средств предприятия или кредитов банка аналогично открытию аккредитива. При этом составляется проводка по дебету счета 55-2 и кредиту счетов 51, 52 или 66 на сумму лимита денежных средств по чековой книжке.

Полученная чековая книжка хранится в кассе предприятия, однако на счете 50 никаких записей не производится (ведь он предназначен только для учета наличных денежных средств и денежных документов, хранящихся в кассе, к которым чеки не относятся).

Чеки являются бланками строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 006.

Пример 1

ООО «Кристалл» обратилось в свой банк для получения чековой книжки, чтобы осуществлять расчеты чеками со своими поставщиками. При открытии чековой книжки на специальный счет банк задепонировал 2 000 000 руб. и выдал чеки в количестве 25 штук с лимитом 80 000 руб. каждый. Забалансовый учет чеков ведется по условной оценке 1 руб. за один чек.

Бухгалтер ООО «Кристалл» отразит операции так:

ДЕБЕТ 55-2 КРЕДИТ 51
- 2 000 000 руб. – отражено депонирование средств на специальный счет для получения чековой книжки;

ДЕБЕТ 006
- 25 руб. – приняты к забалансовому учету 25 чеков.

2. Рассчитываемся чеком

Чекодатель выписывает чек для осуществления платежа по обязательству, однако сама по себе выдача чека не погашает обязательства – оно считается исполненным только в момент получения чекодержателем платежа по чеку. Поэтому в момент выдачи чека его необходимо списать со счета 006, а вот списание депонированных средств со счета 55-2 у чекодателя производится на основании выписки банка о погашении предъявленных ему чеков, которые были выданы предприятием своим кредиторам. Поэтому проводка по дебету счетов 60 или 76 и кредиту счета 55-2 делается только после того, как чек был погашен (что подтверждается выпиской банка).

Такой же порядок прописан в Инструкции по применению Плана счетов, согласно которой суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списываются по мере оплаты выданных организацией чеков, т.е. в суммах погашения банками предъявленных ей чеков, на основании выписок банков. При этом бухгалтер производит списание оплаченной банком суммы с кредита счета 55-2 в дебет счетов учета расчетов (60, 76 и т.д.). А вот суммы по чекам, выданным, но еще не оплаченным кредитной банком (не предъявленным к оплате организацией, получившей чек), остаются на счете 55-2. Иными словами, сальдо по субсчету 55-2 должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации.

Следовательно, для организации аналитического учета выданных, оплаченных и аннулированных чеков к субсчету 55-2 удобнее всего открыть следующие аналитические счета (субсчета второго порядка):

55-21 «Неиспользованные чеки»,
- 55-22 «Выданные чеки»,
- 55-23 «Аннулированные чеки».

Кроме того, для удобства отслеживания расчетов с поставщиками и иными кредиторами с использованием чеков предприятие также может открыть соответствующие субсчета к счету 60, например:

60-1 «Расчеты с поставщиками по текущим операциям»,
- 60-2 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по чекам, срок оплаты которых еще не наступил»;
- 60-3 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по просроченным оплатой чекам».

В этом случае передача чека поставщику будет сопровождаться внутренними записями на счетах 55-2 и 60:

Пример 2

Продолжим рассматривать пример 1 и предположим, что ООО «Кристалл» использовало один чек для того, чтобы оплатить партию товара стоимостью 59 000 руб., в т.ч. НДС 9000 руб. Рабочим планом счетов ООО «Кристалл» предусмотрены аналитические счета к счету 55-2 в порядке, описанном выше. Поэтому при получении чековой книжки была сделана проводка с кредита счета 51 в дебет аналитического счета 55-21.

В этом случае бухгалтер ООО «Кристалл» отразит операции так:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 60-1
- 50 000 руб. – отражена стоимость товаров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60-1
- 9000 руб. – отражена сумма НДС по товарам;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 9000 руб. – предъявлен к вычету НДС по товарам;

ДЕБЕТ 55-22 КРЕДИТ 55-21
- 59 000 руб. – отражена передача расчетного чека поставщику;

КРЕДИТ 006
- 1 руб. – списан с забалансового учета один использованный чек;

ДЕБЕТ 60-1 КРЕДИТ 60-2
- 59 000 руб. – отражено в аналитическом учете формирование обязательства перед поставщиком, обеспеченного переданным ему чеком;

ДЕБЕТ 60-2 КРЕДИТ 55-22
- 59 000 руб. – отражено списание банком средств со специального счета в оплату выданного поставщику чека.

3. Если чеки не использованы

Суммы по чекам, выданным предприятием, но не предъявленным к оплате в банк или не оплаченных банком, остаются на специальном счете (т.е. представляют собой сальдо счета 55-2).

Как правило, срок использования чековой книжки составляет не более 6 месяцев. По истечении этого срока оставшиеся неиспользованными чеки возвращаются в банк.

При этом банк возвращает неиспользованные денежные средства на те счета, за счет которых были выданы чековые книжки. Такое восстановление средств, депонированных ранее на специальный счет, бухгалтеру нужно отразить проводками по дебету счетов 51, 52 или 66 и кредиту счета 55-2 (на основании выписок банка из специального счета и расчетного или валютного счетов).

Пример 3

Еще раз воспользуемся данными примера 1. Предположим, что к концу срока действия чековой книжки неиспользованными остались 5 чеков, а на специальном счете остались неиспользованные денежные средства в сумме 580 000 руб.

В этом случае бухгалтер ООО «Кристалл» отразит операции, связанные с возвратом неиспользованных чеков и восстановлением неизрасходованных денежных средств на расчетный счет фирмы следующими записями:

КРЕДИТ 006
- 5 руб. – отражен возврат неиспользованных чеков в банк;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 55-21
- 580 000 руб. – отражено зачисление на расчетный счет депонированных ранее, но не использованных денежных средств.

Мы — вновь созданное предприятие. Планируем работать с чековыми книжками (мы уже купили ее в обслуживающем банке).

С чего нам начать? Подскажите, как правильно организовать учет чековых книжек? Какие документы оформлять при оприходовании и их списании?

ОТВЕТ: С удовольствием поможем Вам разобраться во всех премудростях работы с чековыми книжками на предприятии. Итак, приступим. Основы основ Вначале давайте определимся, что такое чековая книжка. Это набор чеков, которые изготавливают

исключительно печатным способом, на специальной бумаге и по образцу, утвержденному Нацбанком. Они бывают разных видов (денежные, имущественные, расчетные), но для получения наличных в банке используют именно денежные. Посему чековая книжка — это прежде всего кассовый документ, подтверждающий проведение денежной операции. Но, кроме того, чековые книжки — не что иное, как бланки строгой отчетности. Это подтверждает пп. 1. 3. 2 Правил изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденных приказами Минфина Украины от 25. 11. 93 г. № 98, СБУ от 15. 11. 93 г. № 118, МВД Украины от 24. 11. 93 г. № 740. Значит, хранить чековую книжку следует под замком в надежном месте, например, в сейфе.

На заметку! Выписанные денежные чеки банки принимают в течение 10 календарных дней с даты их оформления, не учитывая день выписки (п. 7 гл. 1 р. III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14. 08. 03 г. № 337, далее — Инструкция №337). Учтите, что дату, обозначенную на документе, нельзя исправлять, иначе документ у Вас попросту не примут к исполнению. И будьте аккуратны, заполняя денежные чеки! Любые исправления в них запрещены (п. 13 гл. 1 р. III Инструкции № 337).

Оприходуем и списываем чековую книжку

Как Вы абсолютно правильно указали — чековую книжку можно получить в обслуживающем банке. После того как она окажется у Вас на предприятии, не забудьте ее оприходовать по всем правилам.

Для учета бланков строгой отчетности разработаны специальные формы, утвержденные приказом Минстата Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности" от 11. 03. 96 г. № 67

Оприходование строго-отчетной чековой книжки предлагаем начать с оформления приходно-расходной накладной по форме № СЗ-1. Одновременно накладную отображают в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (форма № СЗ-2), в которой для разных видов бланков строгой отчетности выделяют персональные странички. После этого чековую книжку передают материально ответственному лицу (кассиру)1 под отчет, обращаясь ко все той же форме № СЗ-1. Одновременно с этой процедурой в бухгалтерии открывают карточку-справку по форме № СЗ-5. В ней отражают движение бланков (количество полученных, использованных бланков и их остаток). Карточку-справку заводят на каждое материально-отчетное лицо, которое ведет учет бланков строгой отчетности, а также на каждый вид бланков отдельно.

После того, как Вы полностью использовали денежную чековую книжку, непременно составьте акт на списание бланков строгой отчетности (форма № СЗ-З). В нем приводят информацию о наименовании использованных бланков, их сериях, номерах и количестве. После этого комиссия принимает решение списать бланки денежных чеков. Акт заверяют подписями все члены комиссии (в нее обяза тельно входят работники бухгалтерии) и утверждают печатью и подписью руководителя предприятия. И венцом всех этих манипуляций будет нужная запись в карточку-справку (форма № СЗ-5).

Корешки использованной чековой книжки, а также испорченные чеки нужно хранить на предприятии не меньше 3-х лет (ст. 325 Перечня типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20. 07. 98 г. № 41), при условии завершения проверки налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (ст. 288 упомянутого документа)

1 К слову, зак, заключите с таким работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Подробнее об этом документе читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" № 14 за 2008 г. на стр. 13.

С условием задачи № 32 вы можете ознакомиться в газете «Все о бухгалтерском учете» № 65 за 2013 год, на стр. 47.

Шаг 1. Оплачиваем ЧК

Сделать это можно двумя способами:

1) наличным через кассу (через подотчетное лицо): оформляем расчетным кассовым ордером и отражаем проводкой Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 301 «Касса в национальной валюте»;

2) по безналу с текущего счета: на основании платежного поручения и банковской выписки фиксируем: Дт 377 «Расчеты с прочими дебиторами» Кт 311 «Текущие счета в национальной валюте».

Шаг 2. Оприходуем ЧК

Стоит отметить, что ЧК (денежные чеки) относят к бланкам документов строгой отчетности (ч. 2 Перечня бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию, утвержденного постановлением КМУ от 14.05.12 г. № 456). Поэтому для того, чтобы организовать работу с ними, нужно тщательно изучить приказ Минстатистики Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности» от 11.03.96 г. № 67 (далее - приказ № 67 ).

При поступлении ЧК бухгалтер составляет приходно-расходную накладную (ф. № СЗ-1 из приказа № 67) и вносит соответствующую запись в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2 из приказа № 67) .

Если банк продает ЧК как отдельный товар, то ее оприходуют проводкой Дт 209 «Другие материалы» Кт 377 или 372 (если расчет был через подотчетное лицо). В этом случае, опираясь на налоговую накладную, мы имеем право на налоговый кредит (Дт 641 «Расчеты по налогам» Кт 377 или 372 ).

Когда же ЧК получили как часть расчетно-кассового обслуживания, то на основании выписки банка ее стоимость относят на админрасходы: Дт 92 «Административные расходы» Кт 377 или 372 .

Дополнительно стоимость ЧК отражают на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета», открыв к нему субсчет, например, 083 «Чековая книжка».

Шаг 3. Передаем ЧК материально-ответственному лицу (далее - МОЛ )

На этом этапе бухгалтерия заполняет еще одну приходно-расходную накладную (ф. № СЗ-1 из приказа № 67) и открывает карточку-справку по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (ф. № СЗ-5 из приказа № 67) на каждого МОЛ. Если ЧК оприходована как товар, то фиксируем Дт 92 Кт 209.

Рассмотрим описанную ситуацию в таблице .

Бухгалтерский учет приобретения ЧК

Таблица

Задачу подготовила Екатерина МЕДВЕДЕНКО,

консультант газеты "Все о бухгалтерском учете"