Просмотр полной версии. На что живут секретари

Анастасия-ASja

30.08.2011, 09:54

30.08.2011, 10:47

секретари еще кадровое дело часто ведут а то и бухгалтерию...не очень понимаю, как за 3-4 дня можно научиться....хотя все может быть. бывшая коллега устроилась без опыта и образования из продаж в секретари к нефтянникам кофе подавать))
сказали, нам красивой девушки в офисе не хватает)) я бы не шла на курсы, уж лучше сразу работу искать без ор, пусть и с маленькой зп, может каким-нибудь помощником руководителя, например. или уже серьезные какие-нибудь курсы..

30.08.2011, 11:07

лучшее обучение - это практика, так что согласна с предыдущими словами про работу без опыта работы

Доктор Шмаус

30.08.2011, 11:13

30.08.2011, 11:32

Подскажите,какие курсы лучше, а на какие и на стоит идти. Многие курсы стоит аж 12 тыс за 3-4 дня...стоит ли отдавать деньги и чему могут научить на таких курсов. Просто хотелось бы овладеть делопроизводством. Знающие люди,подскажите!!!Очень надо!Спасибо!:flower:

А у нас секретарь в офисе из "Базиса")хорошая девочка)))

Мама_Марии

30.08.2011, 12:25

я 150 лет назад училась в школе референтов "Катюша".
самое ценное, что я из них вынесла - делопроизводство и "слепой" метод печати. все остальные дисциплины - это чтобы раздуть время обучения и снять денег побольше.
правда, справедливости ради, следует отметить, что мой первый работодатель пришел и отобрал меня на этих курсах.
А чтобы овладеть делопроизводством - можно просто купить книжку. По любому дешевле.

Я тоже эту школу заканчивала в 2000 году.
слепой метод печати (рус. и лат) - это вещь!
А еще мне очень нравился предмет "Стиль одежды". Нам подбирали там одежду и макияж по цветотипам и фигуре. Очень понра!
Английский еще был - 3 уровня...
в общем, если Катюша на том уровне, что и была - очень рекомендую!

30.08.2011, 12:59

Я бы лучше потратилась на курсы языка).
Слепой метод печати на лат.раскладке не нужен, если не знаете языка.
Слепой метод печати на рус.раскладке нужен операторам, многие печатают и не вслепую с такой скоростью,
что я со своим слепым не сильно их опережаю.
Делопроизводство: книжка вам в помощь+ многим это не надо. Достаточно знать поля, как набираются заголовки-обращения.
Секретарь хорошо получает, если: знает язык или работает на ненормированном рабочем дне. На мой взгляд- одна из самых неблагодарных работ в офисе, есть смысл стремится устраиваться, если работодатель готов предоставить перспективу роста, о чем надо говорить при устройстве на работу. Но это мое мнение, как бывшего личного секретаря:)

30.08.2011, 13:22

Лола Флюгер

30.08.2011, 13:41

я училась 2 года в 10 и 11 классе на секретаря... ну и на фига спрашивается.. толку никакого
тогда еще учили печатать на печатных машинках, разбирать их, а комп изучался путем рассказа на какие кнопочки надо жать в Нортон Командоре. Все это записывалось, комп видели исключительно 5 чел на 1.
потом я пошла работать - ничего не пригодилось, н и ч е г о.
если у вас красивая внешность, то вы и так деньги заработаете. а если нет, выезжайте на личном обаянии - вот и все курсы

30.08.2011, 14:27

Я посещала курсы секретарей.
До сих пор не понимаю, для чего секретарю основы права и бухучет. Основы права без каких либо примеров - сухая теория. Бухучет - аналогично: теория без 1С.
В дальнейшем сама нашла место секретаря без какой-либо корочки.
А делопроизводство я еще со школы знала:)

Анастасия-ASja

30.08.2011, 14:44

30.08.2011, 16:04

Всем спасибо за совет!Просто мне присылают вакансии на майл и там в требованиях указано,что опыт,знание делопроизводства и всякое такое,хотелось бы место секретаря найти,точнее свободную вакансию,тыс. за 20.000. я знаю немецкий,но пока ни одной вакансии не нашла со знанием моего языка....

За 20 000! да вы и без опыта найдете. Вообще найти адекватного секретаря с опытом, а тем более -языком-- оччень трудно даже за 30 тр. Да и какой опыт нужен? Отвечать на звонки и переводить телефон- это все равно показывают на новом раб месте, готовить кофе-чай- думаю умеете.. ну итд. Вообще если хотите опыт, то надо идти в какой-нибудь холдинг, они там любят делопроизводство, этику - научитесь быстро, если захотите:). Только терпения там надо:073: . Копите выдержку)

30.08.2011, 17:00

Я устроилась глав. бухом, а на меня еще повесили делопроизводство и кадры, и ничего за пару дней научилась, делопроизводство: входящие, исходящие, правильно оформить письма, и пользоваться орг техникой(мне хуже всего дался факс) кофе я не варю, так что можно найти работу и всему научиться на месте

30.08.2011, 17:21

чем тратить деньги и время на курсы, и правда, лучше устроиться может на небольшую для начала зарплату, поработать годик секретарем, поднабраться опыта, а деньги лучше пустить на курсы английского, и потом через год с опытом работы и всеми секретарскими навыками плюс язык найти более высокооплачиваемое секретарское место.

30.08.2011, 17:45

слепая печать вроде программки такие есть

30.08.2011, 17:52

Спасибо за советы,я вот курсы нашла за 4000 месячные,там только делопроизводство! Остальное видимо не стоит познавать...у меня педагогическое образование.Вот хотелось бы поменять сферу деятельности.

Вэлкам, коллега!:) Я тоже учитель в прошлом, только в продажи ушла:)

30.08.2011, 17:58

я устроилась глав. бухом, а на меня еще повесили делопроизводство и кадры, и ничего за пару дней научилась, делопроизводство: входящие, исходящие, правильно оформить письма, и пользоваться орг техникой(мне хуже всего дался факс) кофе я не варю, так что можно найти работу и всему научиться на месте

:065:как Вас... однако. Надеюсь оплачивают хорошо:073:, а я еще постоянно жалуюсь,что на меня перекладывают обязанности менеджера по продажам и финансиста:)).

30.08.2011, 19:41

:065:как Вас... однако. Надеюсь оплачивают хорошо:073:, а я еще постоянно жалуюсь,что на меня перекладывают обязанности менеджера по продажам и финансиста:)).
Правда кадры я тож веду, но делопроизводство- это мне каж-ся слишком.. хотя конечно, зависит от объема вашего?

Обьем небольшой, да и я привыкла на работе работать, а то первый месяц бухгалтером вообще от тоски ныла, сижу одна, из коллектива один дир, нач. производства и три рабочих, поговорить даже не с кем, сейчас еще кадры прибавили и делопроизводство., тоже не особенно напряжно,график с 9 до 17, в пятницу до 16, вот только не знаю сколько денег за это попросит,

Анастасия-ASja

30.08.2011, 21:02

Вэлкам, коллега!:) Я тоже учитель в прошлом, только в продажи ушла:)
Кстати,почему?Из-за зарплаты????

30.08.2011, 22:49

а у нас секретарь в офисе из "Базиса")хорошая девочка)))
Я смотрю, вас много чего с базисом связывает)))) Вы там менеджером служите?))))

Кот Обормот

31.08.2011, 12:27

вот я тоже хотела споросит, а почему именно секретаря, мне кажется у такой работы много всяких нюансов, да и возрастной ценз точно присутствует, уж если учиться то на что-нибудь более востребованное

31.08.2011, 12:47

Секретарь это не только ноги в юбке (а то и без), но и Щит и Меч руководителя (если это персональный секретарь-помощник), сладенная и бесперебойная работа офиса,если это "зайчик на рецепшене", и прочая и прочая и прочая...
А возрастной и ценз существует на позициях,где руководитель больше смотрит на умения секретарши,которые она показывает не для всех. Хотя бывают и исключения.

Кот Обормот

31.08.2011, 13:40

сейчас возрастной ценз есть в любой профессии, особенно женской,
Я знаю как минимум двоих дам, возраста свыше 50 лет, которых взяли на должности личных помощников в весьма крупные фирмы. Так что принцип кто что ищет, видимо - тоже работает:)

31.08.2011, 13:47

сейчас возрастной ценз есть в любой профессии, особенно женской,

Ценз есть. но фирмы, которые берут женщин, состоявшихся,в браке, с детьми, а не молоденьких девчонок, тоже велик. ценз, как правило там, где секретарь/офис-менеджер/помощник руководителя/девушка за стойкой регистрации должна, в первую очередь, радовать мужской глаз (начальства и клиентуры)

31.08.2011, 15:02

Безусловно. :014:
Так что в данном случае шанс только на должность "зайчика" видимо... :(

Да ну.. я не имея опыта секретаря, пошла после декрета устраиваться в холдинг. Меня взяли секретарем в Петербургский мельничный комб и на офис и помогать директору. Одновременно со мной взяли девушку с опытом личным помощником руководителя холдинга. На второй день девушку отпустили, меня взяли лич. помощником без опыта. Почему? потом я спросила. Потому что,когда нас начали обучать, какой документооборот в компании (у них отдел секретарей со всем набором: регламентами, правилами, нормам и тд) и тд, посадили за компы. Я сделала задание и попросила новое, а девушка - сделала и сидела, сложив ручки. Тк это повторялось несколько раз, начальник секретариата сделала свой выбор в мою пользу БЕЗ опыта. И так часто бывает даже не собеседованиях: видят заинтересованность вашу и желание, возьмут и без опыта, порой предпочтя с опытом- это я про секретаря).

Кот Обормот

31.08.2011, 18:21

01.09.2011, 11:33

добавлю ко всему вышесказанному - получила корочку, потратила деньги...и только на практике начинаешь понимать, что к чему. и на самом деле это несложно.. главное - умение работать с вордом и экселем + техника. а в остальном - образцы и госты в инете найти можно запросто..для себя можно и книжку по делопроизводству почитать, чтобы не чувствовать себя не в своей тарелке...и про курсы английского правильно говорят - много секретарей требуется именно со знанием языка.

НО лично я получаю второе образование юридическое (по первому с иностранным языком), плюс собираюсь пойти на бух.курсы. Вечно секретарем сидеть сложно - двигаться некуда, а менять шило на мыло смысла нет..

02.09.2011, 12:08

Мей би. У каждого работодателя свои запросы. так что на ваше да ну - получите мое - да ну.... :))))

:)) ну мое "да ну..." оправдано, я и работала секретарем и нанимала секретарей, а ваше;)?
Мое "да ну" к тому, что помню себя, когда я вышла после декрета, не имея работы и оказалась перед выбором с высшим техническим (не последнего вуза). По специальности не брали уже, тк женщин на тот момент перестали брать вообще. И начались поиски.... без связей, с минимальным опытом. Я не заявляю о том, что без опыта возьмут на хорошую работу, к примеру,главбухом или директором не номинальным, ест-но. А к тому, что все в руках того,кто ищет. Все реально. ЧТобы быть хорошим секретарем или бухгалтером на первичке не надо иметь семь пядей во лбу. И если кто-то строит многозначительную физию и делая умный вид, позиционирует эти специальности, как нечто, доступное немногим только с опытом года в два и образованием, или пытается дать зарплату гораздо меньшую среднестатистической на полгода испытательного срока, потому что... см выше. Не верьте. Это развод, жадность. Желающему работать, имеющему мозги достаточно месяца максимум,чтобы освоить азы, а то и меньше. Главное-желание.

Этот вопрос одинаково важен как для секретаря-референта, только что получившего диплом секретаря, так и для опытного секретаря-референта, за плечами которого уже имеется несколько лет административной работы.

О каждом из способов поиска работы секретаря мы обязательно поговорим подробно, но сегодня давайте определимся, с чего вообще начать искать работу секретарю .

Для того, чтобы начать поиск , необходимо еще раз взглянуть на . Также технология поиска работы секретаря будет разной для специалиста, только что окончившего обучение и для специалиста с опытом. Также разным будет поиск работы секретаря для специалиста, который в настоящий момент не работает, и для секретаря-референта, который работает, но по каким-либо причинам хотел бы сменить работу.

Где найти работу секретаря ? Для того, чтобы искать работу, вам необходимо будет резюме.

7. Поиск работы секретаря через вузы. Это еще один вариант поиска работы секретаря , когда работодатель сам активно ищет специалистов, обращаясь в интересующие его институты. Поэтому, если вы еще учитесь в институте, почаще заглядывайте на доски объявлений своего вуза.

8. Прямое направление своего резюме в интересующие вас компании . Эффективность, как правило, предсказать сложно, очень часто резюме попадают в мусорную корзину, но тем не менее, в некоторых случаях это может и сработать, особенно если вы сделаете это правильно.

9. Размещение своего резюме в открытом доступе . Если вы хотите найти работу секретаря , пренебрегать этим способом не стоит. Данный способ поиска работы секретаря не подойдет только тем, кто в настоящее время работает и не хочет, чтобы об этом узнали на работе. Единственный минус этого способа поиска работы секретаря состоит в том, что именно работодатель первым выходит на вас, вы ничего о нем не знаете, поэтому может попасться как адекватный работодатель, так и почти что. Необходимо соблюдать элементарные правила безопасности.

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

приём и отправка корреспонденции;
ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

основы современного делопроизводства и архивного дела;
основы трудового законодательства и административного права;
правила делового общения и составления деловых бумаг;
правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

Раз обо мне упоминали, напишу Вам, хотя судя по прочитанному, Вы не хотите ничего воспринимать и просто развлекаетесь. Во-первых, сколько Вам лет и какой опыт образования и работы у Вас за плечами? Сколько языков хотя бы на разговорно-переводческом уровне Вы знаете? Умеете ли ОЧЕНЬ быстро и всплепую печатать на русском и латинском шрифте? Знаете ли деловой этикет? А психологию общения в коллективе? Знаете ли досконально работу отдела кадров, хотя бы начальную бухгалтерию (1С), ну, естественно, делопроизводство в полном объеме (обязательно в электронном виде)? Сможете улаживать конфликты, раздобыть любые нужные сведения за 5 минут, быть в курсе всех событий в стране и мире, делать пресс-релизы, общаться с сильными мира сего без страха и упрека??? :-)))))) сейчас не могу всего вспомнить. У меня, естественно, высшее образование, немецкая спецшкола (неплохой уровень владения языком), двухгодичные курсы английского, курсы секретарей-референтов и бухгалтеров с валютными операциями (институт Наталии Нестеровой). Начинала работать инженером в ОКБ по косм. исследованиями, ушла в референты по домашним обстоятельствам:-))))) Жалею? Знаете, по разному. И не потому, что я ЛИЧНОСТЬ:-)))) (а в этом никто не сомневается:-))))) ни на работе, ни дома), а потому, что сил и энергии во мне гораздо больше, чем даже требуется для этой несомненно непростой профессии. Тот, кто может добиться успеха в работе секретаря, может добиться всего:-)))) и это не домыслы. Потому что столько знаний, терпения и разностороннего образования нет практически ни в одной профессии. Удастся стартовать дальше - вперед, нет - ничего ужасного не вижу. Да, я работала в разных компаниях: начинала после декрета в маленькой фирме, где от секретаря генерального стала зав. канцелярией за три месяца, потом сидела в приемной президента очень крупной фирмы, затем без проблем нашла работу в не менее известной и крупной фирме опять в приемной генерального, сейчас - более свободная и более обширная работа, в "дочке" небезизвестной корпорации... Зарплата достойная, очень приличный соцпакет, что для одинокой матери немаловажно. Рассуждать, имея за спиной "опору" - очень легко. А оставшись с ребенком на руках многие лишаются вообще разума и чувства собственного достоинства... Рассуждения о "подавалке-давалке" лишены разумности в силу некомпетентности данного человека. Девочки в мини-юбках на рынке референтов и помощников уже лет 5 не котируются, их берут "типа новые русские" для плотских утех. При приеме на работу девушка вполне может определить и уровень конторы и характер работы. Если Вы не способны отличить фирму с перспективой и отличными условиями от дешевки - то, сорри, о какой работе идет речь? Курсы секретарей мне лично не дали ничего, я получила только бумажку, т.к. язык и слепую машинопись, компьютер, этикет я знала и до этого, а мой внешний вид (и надеюсь сейчас) был вполне на уровне:-))))) Никакого неуважительного отношения к себе (кроме отдельных людей без образования и понятия о современных профессиях) не замечала, наоборот:-))))) дружба с помощником генерального - выигрыш в лотерею, не каждому повезет:-)))) Что-то я разулыбалась. Просто эта дискуссия кроме улыбки ничего вызвать не может. Это как человек, постоянно ездящий по заграницам, не может втолковать туристу-теоретику, в чем прелесть той или иной поездки... Да, задавайте вопросы, если смогу - помогу. 20.06.2001 10:47:38, Ket

Извините за бестактность: сколько Вам лет? Просто, во многих компаниях важен возраст и внешний вид. В большинстве, надо сказать, на позицию секретаря. Я устроилась на работу референтом-переводчиком без опыта (вернее, у меня был опыт 5 месяцев в другом городе оператором ПК). К предыдущим постам: все данные проверяли, так что врать (извините, приукрашать)))) не надо - согласна с Татьяной. И еще: есть определенные тенденции при приеме на работу секретаря, которые надо учитывать. Например:
- низкая з/п ($400-450), нет опыта, внешность не имеет значения, потому что секретарь сидит в "будке" или закрытом офисе, где не бывает посетителей, отсутствие деффектов речи (так называемых "говоров" в том числе), граммотное письмо, потому что все обязанности концентрируются на телефоне и переписке;
- более высокая з/п ($500-600), есть опыт от полу-года, внешность не имеет значения по тем же причинам, граммотность обязательна;
- средний уровень з/п ($700-800), опыт от года, знание иностранного языка приветствуется, приятная внешность, потому что, как правило, уже берут на ресепшн или в приемную, где есть посетители, переписка уже на 2-х языках, вся оргтехника и знание каких-либо специфических программ, например для создания презентаций и т.д
- уровень з/п выше среднего ($900-1500), опыт более года, иностранный обязательно, переписка на 2-х языках, телефонные переговоры с иностранными клиентами или поставщиками, приятная внешность (потому что все чаще приглашают на позицию личного помощника руководителя или секретаря ген.директора) и т.д.
- высокая з/п ($1600-2500), опыт работы на АНАЛОГИЧНОЙ позиции от 3-х лет, знание уже (как правило) 2-х языков (один - в совершенстве, другой - базовый), про внешность уже не говорю, потому что ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО берут к руководителю в крупную компанию+ВСЕ секретарские обязанности.
- ну, очень высокая (для секретаря) з/п ($ 2600-3500) - извините, как правило, интим.
Так вот. Секретарь сейчас - одна из самых востребованных должностей. Ищут себе секретарей ВСЕ, кому не лень. И личных, и на офис, и с переводческим уклоном, и с уклоном в сторону менеджера по продажам или менеджера по общению с клиентами... Вобщем, видимо, нужно критически подходить к себе и выбирать ту компанию, в которой вы реально могли бы чувствовать себя на высоте.
Я все к тому, что когда я первый раз устраивалась на работу в Москве (а было это в течение первых 3-х недель моего здесь пребывания - то есть нашла я работу очень быстро и без отказов), то работала по обязанностям на з/п в $1200, а получала 700 по ЦРБ... Потому что не было опыта. Но я согласилась на эту з/п, потому что реально осознавала, что пока на большее не могу рассчитывать. Сейчас я "догнала" этот зарплатный уровень, по прошествии года. Да, опыт многое значит, как и все остальное, что было указано выше (внешность, иностранный и т.д).