Индекс (номер) каждого дела, включенного в номенклатуру закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

1. условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

2. порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

Заголовок дела (тома, части)

По заголовку дела производится поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1. название вида документов (приказы, акты, протоколы и т. д.);

3. корреспондент (название организации, от которой получены документы);

4. вопрос или краткое содержание документов дела;

5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

6. даты (период), к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность документов.

Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Название документа в заголовке может быть в единственном числе («Журнал учета выдачи дипломов»), может быть и во множественном числе («Приказы директора по основной деятельности»).

При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: «Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам работы с кадрами».

Если в деле объединены различные виды документов (более 2-3) по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «Документы». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки и др.)».

Термин «Документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих приложения к другим документам.

Например: «Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные записки, справки и др.)».

Термин «Дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например: «Личное дело Иванова Петра Сидоровича».

В заголовке, который начинается со слова «Переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например: «Переписка с фирмой "Консул" о поставке строительных материалов».

Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».

В заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию , указывается период (год, месяц, квартал).

Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

В заголовках дел с распорядительной документацией , а также с протоколами , после указания вида документа (во множественном числе) указывается автор.

Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001г.

Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указываются крайние даты, то есть дата первого и дата последнего документа. Например: «Приказы по личному составу. Том 1.13 января - 30 июня 2002г.».

В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими. Переходящее дело - это дело, которое не закрывают в конце календарного (делопроизводственного) года. Переходящее дело может продолжаться несколько лет, например, личное дело закрывают только после увольнения сотрудника. Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носителя и место его хранения.

Количество дел (томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел-томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню: проставляются сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов.

Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» следует указать их названия.

Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Кроме срока хранения в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».

Примечания заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

· о заведении дел;

· о переходящих делах на следующий год;

· о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;

· о выделении дел к уничтожению;

· о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т. п.

При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел делается отметка о заведении дела («дело заведено») в графе «Примечания». Это позволяет точно знать количество фактически заведенных дел в течение года.

В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и др.), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности.

Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел - 5 графа.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 - наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 - порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры - заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

§ название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

§ название адресата или корреспондента;

§ название местности, с которым связано содержание документов;

§ даты (период), к которым относится содержание дела;

§ указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку,документы

Отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

После того как работа с документами закончена, они помещаются в дела (скоросшиватели, регистраторы) и раскладываются в них в определенном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел .

В небольших организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления или у секретаря. Если организация крупная, документы руководства формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления, а остальные документы группируются в дела и хранятся в структурных подразделениях, в которых с ними работали.

Помощь: Заполнение граф номенклатуры дел

ЗАПОЛНЕНИЕ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Номенклатура дел включает 5 граф:

2. «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)».

3. «Количество дел (томов, частей)».

4. «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню».

5. «Примечание».

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой.

Графа 1 «Индекс дела». Индекс дела - это условное обозначение конкретного дела. Существуют три вида систем индексов: цифровая, буквенная и смешанная. Наиболее удобной является цифровая система индексов, которая чаще всего применяется в современной практике. Использование цифровой индексации дел в номенклатуре дел предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству.

Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».

01-01, 01-02; 02-01, 02-02

Структура индекса зависит от степени детализации разделов (подразделов). Например, в номенклатуру дел в качестве самостоятельного раздела включено управление, имеющее индекс 2. Управление состоит из трех отделов. Следовательно, индекс дела первого отдела будет состоять из индекса управления (2), индекса отдела (1) и порядкового номера дела внутри этого структурного подразделения (например, 10).

Дела, в которые откладываются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.

Графа 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)». В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

В названии раздела указываются его порядковый номер и наименование.

1. Канцелярия.

2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета.

Название подраздела включает порядковые номера раздела, подраздела и наименование подраздела.

1. Управление делами.

1-1. Отдел делопроизводства и контроля.

1-2. Отдел по работе с обращениями граждан.

Заголовок дела формулируется в соответствии с установленными правилами.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)». Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком.

Наличие данной графы в номенклатуре дел определено тем, что в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству объем дела не должен превышать 250 листов (толщина 4 см). При большем объеме дело разбивается на тома, каждый из которых имеет один и тот же заголовок, но с конкретизацией номера тома.

Например, в организации заведено дело под индексом 2-3 «Приказы директора предприятия по основной деятельности». К июлю текущего делопроизводственного года в этом деле уже сформировано 250 листов. В этом случае в июле заводится второй том под тем же индексом 2-3, а на обложках этих томов указываются соответствующие номера, а также даты начала и окончания ведения каждого тома.

Затем по окончании года в третьей графе номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела (2).

Если в организации было заведено 2 тома дела, а третий том не завершен (переходящее дело), в номенклатуру дел предстоящего года включаются все тома этого переходящего дела под тем же индексом.

Графа 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню». В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

Перечни типовых документов (типовые перечни) разрабатываются республиканским органом управления в сфере архивов и делопроизводства. В настоящее время действует два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 06.08.2001 № 38, далее - Перечень-2001);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, далее - Перечень-2006).

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются министерствами, иными республиканскими органами государственного управления, организациями, подчиненными Правительству РБ. В ведомственных перечнях содержится более полный список видов документов, отражающих специфику деятельности организаций соответствующих отраслевых систем. Список действующих ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения приведен в приложении.

Пунктом (статьей) перечня является порядковый номер вида документа (документов), включенного в перечень в соответствии с графой 1. Так, если по Перечню-2001 такой вид документов, как «Приказы по основной деятельности» имеет порядковый номер 16.1, то это и является номером статьи по перечню, на которую делают ссылку в графе 4 номенклатуры дел при определении срока хранения этого вида документов.

При этом следует учитывать, что в Перечне-2001 порядковые номера видов и названий документов называются статьями, а в Перечне-2006 - пунктами.

Перечни не содержат, как правило, конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. В связи с этим при составлении номенклатуры дел организации из перечня берутся соответствующие формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

В Перечне-2001 ст.10 называется «Положения о структурных подразделениях учреждений, организаций, предприятий». В номенклатуре дел этот заголовок будет конкретизирован следующим образом: «Положение о канцелярии предприятия».

Сроки хранения документов указаны в графах 3 и 4 Перечня-2001.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Их документы постоянного хранения по истечении установленного срока ведомственного хранения поступают в соответствующие государственные архивы. На основании графы 3 определяются сроки хранения документов также и в негосударственных организациях.

В графе 4 указаны сроки хранения документов в учреждениях, организациях, предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В этих организациях образуются в основном документы практического значения, поэтому в перечне для них установлены временные сроки хранения.

Виды организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, определяются учреждениями государственной архивной службы республики.

Предусмотренная перечнями отметка «ЭПК» (например: «5 л. ЭПК», ЭПК - экспертно-проверочная комиссия), поставленная к сроку хранения документов, означает, что в отличие от других документов временного хранения отдельные документы, относящиеся к этой группе, по своему содержанию могут иметь не только практическую, но и научно-историческую ценность. В связи с этим такие документы отбираются на постоянное хранение при проведении экспертизы ценности после окончания делопроизводственного года.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (это, например, правила, инструкции, полученные от других организаций). По мере использования или отмены они отбираются к уничтожению.

Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнями, допускается в тех случаях, если это связано со спецификой их деятельности.

Если для документов в графе 3 перечня установлен срок хранения (3 года, 5 лет, постоянно и др.), а в графе 4 стоит прочерк, это свидетельствует о том, что данная категория документов не образуется в организациях, сроки хранения документов которых определяются по графе 4 перечня.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Сроки хранения документов, не отраженных в типовых и ведомственных перечнях, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих органов (для иных организаций).

Графа 5 «Примечание». Данная графа содержит отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др. В этой же графе могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование того или иного дела.

Кроме того, в графе 5 номенклатуры оговариваются особенности исчисления сроков хранения документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение установленного срока и т.п.

Например, в соответствии с Перечнем-2001 «Первичные документы, зарегистрировавшие факт совершения хозяйственных операций, явившихся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты)» хранятся 3 года. При этом в графе перечня «Примечание» имеется уточнение: «При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки».

Следовательно, при включении соответствующего дела в номенклатуру дел в графе 5 номенклатуры дел «Примечание» также должна быть сделана соответствующая отметка.

Список действующих ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения

1. Перечень документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения и Инструкция по применению Перечня документов Министерства статистики и анализа Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением Минстата РБ и Белкомархива от 27.01.2005 № 9/1).

2. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, подчиненных ему органов, подразделений и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением МЧС РБ и Белкомархива от 31.01.2005 № 4/2).

3. Перечень подлинников материалов и данных или заменяющих их копий, независимо от их ведомственной принадлежности, места создания, техники и способа закрепления информации, постоянного хранения Государственного картографо-геодезического фонда Республики Беларусь (утвержден совместным постановлением Комзема при Совете Министров РБ и Белкомархива от 02.06.2005 № 19/4).

4. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и его подведомственных организаций с указанием сроков хранения (утвержден совместным постановлением Минтранса РБ и Белкомархива от 28.11.2005 № 66/8).

5. Перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Белкомархива от 13.02.2006 № 1).

6. Перечень документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 13.12.2006 № 79, с изменениями от 20.09.2007 № 64).

7. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, инспекций по налогам и сборам Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МНС РБ и Минюста РБ от 30.12.2006 № 139/88).

8. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства культуры Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минкультуры РБ и Минюста РБ от 09.01.2007 № 3/1).

9. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5).

10. Перечень документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден приказом МВД РБ от 31.07.2007 № 185).

11. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минобороны РБ и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65).

12. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минжилкомхоза РБ от 27.12.2007 № 48/91).

13. Перечень документов, образующихся в деятельности Национального банка Республики Беларусь и его организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Нацбанка РБ и Минюста РБ от 04.03.2008 № 38/13).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 4 июня 2008 г. Перечень документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МВД РБ от 31.07.2007 № 185 на основании приказа МВД РБ от 23.05.2008 № 149 утратил силу.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.

Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Оформление этого документа требует соответствия типовым образцам, а также оформление должно отражать деятельность самой организации.

Номенклатура также является неотъемлемой частью архивирования и делопроизводства, так как задает сам порядок хранения документов на предприятии. Помимо того, в ее содержание входят данные о сроках хранения документов, что на предварительных шагах показывает относительную ценность изучаемых документов.

Таким образом, мы видим, что без этого основополагающего документа было бы проблематично составить опись дел, а также навести порядок в делопроизводстве предприятия.

Номенклатура дел применяется не только при регистрации документов и как учетный документ дел временного хранения, но и является основным стержнем справочной картотеки.

Основные задачи номенклатуры дел.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Виды номенклатуры дел

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Организация работы по составлению номенклатуры дел.

Весь процесс организации работы по составлению номенклатуры дел можно разбить на несколько этапов:

1. Принятие решения о разработке номенклатуры дел,

2. Получение поддержки высшего руководства, составление и утверждение плана работы.

3. Экскурсия по организации - осмотр рабочих мест.

4. Изучение нормативных документов.

5. Изучение документов, сданных в архив.

6. Проведение собеседований с ключевыми специалистами и руководителями подразделений.

7. Составление проекта номенклатуры дел.

8. Определение сроков хранения документов.

9. Согласование, подписание и утверждение номенклатуры.

10. Введение в действие.

Методика составления номенклатуры дел: проведение подготовительной работы, схема построения, формулировка заголовков дел, правила их систематизации, оформление индекса дел и сроков хранения дел.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Кроме текущих документов, необходимо изучить документацию прошлых лет.

Вноменклатуру дел должны быть включенывсе документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычислительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.

разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – генеральный директор, 02 – заместитель директора, 03 – коммерческий директор и т.д.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

 условного обозначения (индекса) структурного подразделения;

 порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел.

По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе « Примечания» нужно указать их названия.