За ведение трудовых книжек организации отвечает. Где должны храниться трудовые книжки работников

Ответ

Основным документом, подтверждающим стаж любого работника, является трудовая книжка. Поэтому при трудоустройстве в пакете документации все работодатели требуют от соискателя предоставления соответствующего удостоверения. С момента официального приема на работу этот документ поступает в распоряжение работодателей. Поэтому именно он несет ответственность за ведение и хранение этой документации.

Точные правила, которые должны соблюдать уполномоченные сотрудники при заполнении и учете, указаны в специальном Постановлении Правительства. Следует обратить внимание на тот факт, что перечень правил, представленных в соответствующих правовых актах является обязательным для соблюдения любой организацией.

Правила ведения и хранения трудовых книжек по закону 225 от 16.04.2003

Изучая правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, начинать необходимо с общих положений. Именно в начальном разделе этого правового акта отмечается, что трудовая книжка выступает первостепенным документом гражданина, в которой отмечаются вес этапы его профессиональной активности. Помимо этого, обозначается необходимость следования правилам, согласно которым требуется вносить перечисленные сведения:

• О самом трудящимся;
• О профессиональной деятельности, которую он выполняет;
• О переводах, возможном награждении и увольнениях;
• Прочей информации, касающейся рабочего процесса.
• На основании существующих правил информация о дисциплинарном взыскании (если речь идет не об увольнении) в данный вид документации не записывается.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек

В соответствии с правилами, обозначенными в данном правовом акте, оформление и надлежавшее ведение трудовой книжки – это ответственность первого руководителя гражданина. Кадровый отдел соответствующего предприятия по закону обязан в течение недели после трудоустройства оформить рабочее удостоверение трудящегося. Сразу же записывается ФИО работника, а также данные о его дате рождения и об степени образования.

Основаниями для заполнения полей, предназначенных для записей о месте профессиональной активности, являются приказы управляющего лица. В соответствии с законодательством, сокращать записи в рабочем удостоверении запрещается. Перед внесением любых данных в удостоверение подчиненного необходимо ознакомиться с принятым решением самого работника. Для выяснения точных формулировок по различным основаниям следует обращаться к положениям ТК РФ.

Учет и хранение трудовых книжек

Данный вопрос освещен в 6-м разделе Постановления под номером 225 . Важным правилом, которое отмечается в представленном законе, является необходимость надлежащего ведения и заполнения приходно — расходной книги, а также книги учета движения рабочих удостоверений. Формы этих нормативных документов официально утверждены законодательством.

В обозначенном ранее документе должны быть представлены данные об операциях, которые относятся к получению различных бланков и вкладышей трудовых книжек. А вот в книге учета движения удостоверений просто требуется упомянуть непосредственно трудовые книжки, которые были получены сотрудниками.

Хранение и ведение бланков и всех вкладышей – это прямая ответственность руководства компании. В рамках каждого предприятия они должны относиться к списку документации строгой отчетности. Если после увольнения сотрудник не забрал свой документ, то его требуется хранить до востребования в архивах компании.

Трудовая книжка — правила ведения и выдачи при увольнении

Перед увольнением работника руководитель должен проверить, что все внесенные им записи в рабочее удостоверение гражданина, а также в бланки оформлены по всем правилам. Они в обязательном порядке должны быть заверены его подписями. Выдается обозначенный документ непосредственно в день увольнения. Никаких заявлений для получения уволенному сотруднику писать не нужно.

Если работодатель задерживает выдачу документации, то работник сможет рассчитывать на возмещение денежных средств за дни задержки. Соответственно и официальный день увольнения перенесется до дня выдачи. Сотрудник также имеет право запросить пересылку этого документа посредством использования почтовых услуг.

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Вносить изменения в определенные записи имеет право тот ответственный представитель, который записал первоначальную информацию. Если компания прекратила свое существование или была реорганизована, то данное право переходит к правопреемнику компании. Для любых исправлений должны быть документальные основания. Например, фамилия может быть изменена лишь при предоставлении работодателю паспорта. По существующим правилам записи можно заменить не путем перечеркивания, а посредством признания ранее внесенных данных недействительными и внесения новых сведений.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Хотя очень часто можно услышать разговоры об отмене трудовых книжек, она по-прежнему является действительным трудовым документом, подтверждающим стаж человека и его трудовые заслуги. Но даже невзирая на то, что данный документ используется на протяжении многих лет, иногда могут возникать проблемы с его оформлением. Неправильное оформление трудовой книжки и халатное отношение к процедуре может иметь последствия как для работодателя, так и для самого владельца трудовой книжки.

Основа для предотвращения ошибок

Четкое представление о правилах оформления и ведения трудовых книжек может избавить от многих проблем. В качестве основных информативных актов, способствующих правильному оформлению и ведению трудовых, стоит отметить:

1. Трудовой Кодекс РФ}
2. Постановление «О трудовых книжках»}
3. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек.

Кроме этого, существует ряд дополнительных нормативных актов, которые рассматривают специфические вопросы, касающиеся оформления и ведения трудовых документов. Касается это порядка пересмотра внесенных в книжку записей, процедуры увольнения работника, оформление на работу иностранцев и т.д. Здесь прописаны практически все аспекты как оформления, так и непосредственного ведения трудовых книжек.

Правда, существует один недостаток трудового законодательства. Очень часто возникают спорные ситуации, когда положения разных нормативных документов противоречат друг другу. Часто работники кадровых отделов сталкиваются с ситуацией, когда нужного решения просто не существует, поскольку Правительство не предусмотрело этого в изданных постановлениях. Хотя часто результатами ошибок является обыкновенная халатность кадровика.

Самые распространенные ошибки при первичном оформлении

Существует несколько видов основных ошибок ведения трудовых книжек. Касаются они таких аспектов, как:

• первичное оформление}
• при внесении записей}
• во время оформления вкладышей.

Кроме этих, существует еще множество менее распространенных видов. Во всяком случае, все они ведут к одному и тому же результату, а именно – наказанию работодателя за халатное поведение, что предусмотрено трудовым законодательством.

Согласно действующему законодательству, оформлением трудовых книжек работодатель должен заниматься для всех официальных сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Такая обязанность стоит как перед организациями, так и перед частными предпринимателями. В последнем случае приемом на работу и оформлением трудовых документов может заниматься как сам директор, так и бухгалтер, работающий у него.

Самой частой ошибкой при первичном оформлении является неправильное внесении имени, фамилии и отчества, а также не указание на титульном листе сведений касательно образования владельца книжки. Часто подобные проблемы возникают в результате игнорирования работодателем установленных законодательством требований, которые гласят о необходимости полного заполнения трудовой и осуществлении всех записей на основании официальных документов. Так что производить записи в трудовой книжке со слов работника строго запрещено.

Если при первичном заполнении трудовой книжки кадровик допустил ошибку в имени, фамилии или отчестве работника, и ошибка была замечена сразу, то данный бланк необходимо списать и выдать новый. О списании бланка нужно создать соответствующий акт, в присутствии работника кадровой службы, руководителя предприятия и еще одного представителя организации, например, члена профкома. В акт нужно вклеить серию и номер трудовой, вырезанную из испорченного бланка.

Где ошибаются во время ведения трудовых и вкладышей

Большое количество ошибок возникает в процессе ведения документа. В результате многим работодателям предъявляют штраф за неправильное ведение трудовых книжек. Прежде всего, организации делают ошибку при указании функции, которая поручена сотруднику. Запись о приеме на работу должна состоять из:

• даты приема}
• названия структурного подразделения, куда распределили человека}
• названия занимаемой должности и специальности работника.

Еще более частой ошибкой является использование сокращений в процессе внесения записей. Согласно действующим требованиям законодательства, использовать в процессе ведения трудовых книжек любые сокращения строго запрещено. В случае нарушения данного требования документ может быть признан недействительным.

Если необходимо вносить исправления, делать это нужно только в соответствии с требованиями правил ведения трудовых документов. Строго запрещено использовать зачеркивание и указание рядом верных данных. Здесь нужно внести соответствующую запись с новым порядковым номером, в которой будет указана ссылка на неверные сведения, внесенные ранее: «Запись под номером … считать недействительной». Далее пишутся правильные сведения. Причем такие исправления должны проводиться по месту работы человека и на основании официальных документов.

Также весьма частой ошибкой кадровиков является заверение перевода сотрудника на новую должность печатью организации и подписью директора. Нужно всегда помнить о том, что такой подход является нарушением требований ведения трудовых книжек. Печать и подпись ставится только при приеме человека на работу и при его увольнении.

Что касается вкладышей в трудовые книжки, то чаще всего, здесь присутствуют типичные ошибки, допускаемые кадровиками при ведении трудовых книжек. Во вкладыше находится информация о трудовом стаже и деятельности человека, но при этом он является недействительным без предъявления трудовой. Именно поэтому вкладыш вшивают в саму трудовую.

Ответственность за нарушение правил ведения

Работодатель может быть наказан за нарушение правил оформления и ведения трудовых документов своих сотрудников. Все виды наказания предусмотрены на законодательном уровне, а поэтому свою ответственность должен знать каждый кадровик.

Даже в том случае, если происходит утеря при получении трудовой книжки на руки, никакая расписка, полученная от владельца документа, не снимает с работодателя ответственности за сохранность.

Вся ответственность разделена на дисциплинарную и административную. Если дисциплинарная предполагает наказание конкретного сотрудника кадрового отдела, который был виновником ошибки, то административная ответственность за неправильное оформление трудовой книжки ложится на организацию. Для назначения наказания должны быть доказательства. При этом дисциплинарное оно будет или же административное, зависит от степени ошибки.

Дисциплинарная ответственность

Наказание дисциплинарного плана является ничем иным как взыскание за ненадлежащее выполнение кадровиком своих обязанностей. Это предполагает наличие нескольких документов, в состав которых входят:

• приказ, подтверждающий возложение полномочий и обязанностей на человека,
• должностные инструкции,
• трудовая книжка, в которой была допущена ошибка.

Что касается нарушений, которые способны стать причиной дисциплинарного наказания, то здесь может быть несколько вариантов. Поскольку сотрудник кадрового отдела занимается выдачей, хранением, ведением и учетом трудовых книжек, нарушение порядка действий по любому из этих пунктов может стать причиной взыскания. Что касается степени наказания, то все решает работодатель, и человека могут наказать либо устным замечанием, либо выговором, либо увольнением.

Здесь многое зависит от степени тяжести совершенной ошибки. Стоит также заметить, что в основном, первая ошибка касательно ведения трудовых книжек чаще всего не является причиной увольнения. После такого нарушения с человека могут снять полномочия, а увольнение предполагается в случае неоднократного нарушения правил. В случае обнаружения нарушений работодатель должен немедленно принимать всевозможные меры и не ждать, пока пострадавший обратится в суд.

Материальная ответственность

Материальное взыскание применяется при необходимости компенсации убытков, которые виновное лицо нанесло работнику по причине нарушения должностных инструкций и невыполнения обязанностей. Чаще всего применение материальной ответственности применяется для следующих ситуаций:

• работодателем была не вовремя выдана трудовая книжка}
• сотрудник кадровой службы внес неправильную запись в трудовую.

Работодатель обязан уведомить человека при увольнении о необходимости получить трудовую книжку на руки. При этом нужно взять от уволившегося работника письменное разрешение на отправку трудового документа по указанному адресу почтой. В таком случае работодатель не несет ответственность за задержку, начиная с даты отправки. Задержкой считается количество дней, которое прошло от начала прекращения трудового договора до вручения или отправки трудовой книжки. Такая задержка – это вынужденные прогулы, которые работодатель будет обязан компенсировать. Во избежание подобных ситуаций уведомление отправляют на следующий день после увольнения.

В случае внесения в трудовую книжку неверной записи работник, допустивший ошибку при ведении трудового документа, будет обязан компенсировать владельцу потерю заработка, которую тот понес в результате ошибки. При этом материальная ответственность ложится на плечи работодателя, и в случае возникновения подобных проблем именно он будет отвечать перед пострадавшим. Размер компенсации устанавливается в зависимости от среднего заработка сотрудника во время вынужденных прогулов.

Процесс применения взысканий

Работодатель, который несет ответственность за неправильно оформленные трудовые книжки, может возместить материальный ущерб на добровольном основании. Для этого выдается соответствующий приказ, а неверную запись в трудовой книжке исправляют в соответствии со всеми требованиями трудового законодательства. В случае отказа от добровольной компенсации стороной-виновником, пострадавший имеет полное право обратиться в судовые органы. При этом в иске указываются обстоятельства ситуации и требования к виновнику.

Законодательство предусматривает возможность получения работником дополнительной компенсации в качестве морального ущерба. Примером могут быть страдания человека, которые возникли по причине нарушения своих обязанностей работодателем, не лучшим образом сказавшиеся на здоровье. Размеры компенсации и все дополнительные нюансы должны решаться в судовом порядке. Но работник обязательно должен предоставить все аргументы и доказать вину работодателя. Только в таком случае можно рассчитывать на получение компенсации от компании.

Работником может подниматься вопрос об индексации сумм взыскания. Для этого подается отдельное заявление. Также работодателю необходимо понимать, что привлечение пострадавшим работником представителя для судовых разбирательств в будущем может вылиться в компенсацию понесенных затрат. Размер этой суммы устанавливается в судебном порядке на основании документов, предоставленных стороной пострадавшего.

Если работодатель решается возместить ущерб на добровольном основании, то в таком случае законодательство его не будет ограничивать в сроках. В противном случае, в течение трех месяцев после фиксации факта нарушения пострадавший сотрудник должен обратиться в судовую инстанцию. В силу объективных уважительных причин данный срок может быть продлен. Организация имеет полное право обжаловать требования сотрудника. Для этого подается встречный иск, и ведутся судовые разбирательства.