Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел.
Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения. Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции.
Мы имеем право закрыть сайт или любую его часть по любой причине в любое время без предварительного уведомления или соглашения. Любая ссылка такого рода не будет подразумевать или гарантировать, что эти продукты или услуги будут доступны в любое время в любой другой стране. Мы предупреждаем читателей, что никакое заявление не является гарантией последующих действий и что фактические результаты могут существенно отличаться от тех, которые указаны в прогнозных заявлениях. По своей природе заявления о будущем связаны с рисками и неопределенностью, поскольку они связаны с будущими событиями и обстоятельствами, поэтому существует множество факторов, которые могут привести к фактическим результатам и событиям, отличным от тех, которые указаны или упомянуты в этих заявлениях на будущее.
Полное оформление дела включает в себя:
-сквозную нумерацию листов;
-составление описи документов;
-переплет или подшивку (шнуровку);
-составление заверительной надписи.
1. СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи. Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки.
Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.
Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой.
Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе.
Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
Следовательно, наши нынешние и будущие результаты могут отличаться от планов, целей и ожиданий, ранее указанных в этих прогнозных заявлениях. Любые заявления о будущем, сделанные нами или от нашего имени, действительны только в момент их редактирования. Мы не обязываем нас обновлять заявления о будущем, чтобы отражать изменения в наших ожиданиях относительно них или изменять события, состояние или обстоятельства, на которых они основаны. Эти условия использования будут регулироваться и выполняться в соответствии с законодательством Румынии.
2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ
Обложки дел должны содержать следующие реквизиты:
Наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-индекс дела;
-номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
-заголовок дела;
-аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
-дата дела (тома, части);
-количество листов в деле;
-срок хранения дела;
-архивный шифр дела.
Вы соглашаетесь с исключительной юрисдикцией румынских судов за любые действия, претензии или жалобы, вытекающие из настоящих Условий использования настоящего Веб-сайта или относящиеся к ним, включая любые споры, касающиеся существования или действительности настоящих Условий использования, если вы согласны регистрировать такие действия, претензии или жалобы исключительно в компетентных судах Румынии.
Если какое-либо положение, указанное в настоящих Условиях использования, является неисполнимым или недействительным, это недействительное или необязательное положение заменяется другим принудительным положением, аналогичным первоначальному положению, остальные положения остаются в силе.
3. ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с правилами необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона.
Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа.
Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальнымустройством для прошивки документов (УПД) , который позволяет сшить документы автоматически нитками. Затем, не вынимая из струбцины, пачку документов прошивают длинной иглой (цыганской) суровой нитью (шпагатом или лентой) следующим образом: с тыльной стороны продевают иглу во второе снизу отверстие, затем игла продевается в нижнее отверстие с лицевой стороны, далее нить ведется по тыльной стороне вновь ко второму снизу отверстию затем выводится на лицевую сторону и прошивает второе сверху отверстие, далее по тыльной стороне нить ведется к верхнему отверстию - проходит через него, потом по лицевой стороне возвращается ко второму сверху отверстию - продевается сквозь него и выводится на тыльную сторону, далее два конца нити связываются таким образом чтобы можно было «опечатать» свободный конец нити (наклеить кусок бумаги с печатью).
Последнее обновление: 15 января. Базовая школа Кантаучяй в районе Плунге. Упрощенные правила закупок были разработаны в соответствии с Законом о государственных закупках Литовской Республики и другими правовыми актами, регулирующими государственные закупки.
Школа может осуществлять упрощенную закупку товаров, услуг и работ в случаях, предусмотренных статьей 84 Закона о государственных закупках. Правила определяют процедуры организации и планирования упрощенных закупок, упрощенные процедуры закупок, упрощенные процедуры закупок и процедуры их проведения, процедуры разрешения споров, подготовку и представление закупочных документов поставщикам.
4. СОСТАВЛЕНИЕ ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСИ
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов)
в том числе: литерные листы ________________________
пропущенные номера_____________________________
Листов внутренней описи_________________________
В упрощенных закупках школа соответствует Закону о государственных закупках, настоящим Правилам, Гражданскому кодексу Литовской Республики, другим законам и подзаконным нормам. Физические лица, частные юридические лица, государственные юридические лица или группы таких лиц имеют право участвовать в упрощенных закупках школ. Группа экономических операторов для подачи предложения не требуется для создания юридического лица. Школа может потребовать, чтобы предложение совместной группы экономических операторов считалось лучшим, и школа предлагает заключить договор купли-продажи, эта группа хозяйствующих субъектов приобретет определенную юридическую форму, если это необходимо для надлежащего исполнения договора о закупках.
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
Наименование должности лица, Расшифровка
составившего заверительную надпись Подпись подписи
Формат А4 (210 х 297 мм)
В заверительной надписи указывают:
Номер дела, к которому составлена надпись;
-количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;
-количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдель-но, через знак «+»;
-номера литерных листов и пропущенные номера;
-номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;
-номера листов-чертежей, фото и т.п.;
-номера конвертов с вложениями и количество вложений;
-номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;
-должность составителя с расшифровкой подписи;
-дата составления.
Термины используются в правилах. Организатор закупки - работник, назначенный по приказу начальника школы, который организует и выполняет упрощенные процедуры закупок в соответствии с Правилами, когда Комиссия по государственным закупкам не предназначена для таких закупок.
Инициатор покупателя - школьный сотрудник, который указал на необходимость приобретения необходимых товаров, услуг или работ. Документы о закупках. Школьные документы предоставляются в письменной форме поставщикам и электронными средствами, данные, описывающие приобретаемый объект, и условия покупки: уведомление, приглашение, техническая спецификация, описательные документы, проект договора купли-продажи, другие документы и разъяснения документов.
Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.
При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.
Декларация о беспристрастности - письменное заявление члена Комиссии по государственным закупкам, организатора закупок или эксперта о беспристрастности поставщиков. Низкоценные покупки. Упрощенные покупки, когда есть хотя бы одно из следующих условий.
Закупочная цена товаров или услуг составляет менее 100 тысяч. Аналогичные товары, услуги или приобретенные произведения делятся на отдельные лоты, каждая из которых предназначена для отдельного контракта на закупку и которая не превышает 10 процентов от общей стоимости всех покупок при покупке аналогичных товаров и услуг и не превышает 1, 5 процента от общей покупной цены части стоимости закупочных работ.
Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) необходимо подготовить к оформлению, оформить и учесть.
Упрощенный открытый тендер - это упрощенная процедура покупки, когда каждый заинтересованный поставщик может подать заявку. Упрощенная процедура ограничения - это упрощенный способ покупки, когда все поставщики, желающие участвовать в тендере, могут участвовать в торгах, а тендеры ограничены поставщиками, приглашенными в школу.
Упрощенные согласованные торги - это упрощенный способ покупки, когда все поставщики могут участвовать в торгах, и школа ведет переговоры со всеми или выбранными поставщиками на условиях соглашения о покупке. Обследование - упрощенный метод покупки, при котором поставщики приглашаются в письменной или устной форме для подачи предложений и покупки товаров, услуг или работ от поставщика, предлагающего самую низкую цену или самый экономичный тендер.
Подготовка дел и документов к передаче в архив включает в себя:
Систематизацию документов в делах;
-проведение экспертизы ценности документов в делах;
-оформление дел;
-составление описи дел структурного подразделения.
Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными* за ведение делопроизводства. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.
Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.
В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).
Квалификационная проверка - это процедура проверки соответствия поставщиков минимальным квалификационным требованиям, указанным в документах покупки. Ориентировочная стоимость покупки - это стоимость предполагаемых контрактов на покупку школы, рассчитанная на полную сумму, подлежащую уплате без налога на добавленную стоимость, включая все варианты выбора и продления контрактов. Стоимость покупки рассчитывается, как и в начале покупки, определенной в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона о государственных закупках.
Другие термины, используемые в Правилах, изложены в Законе о государственных закупках. Закупка осуществляется в соответствии с годовым планом закупок, утвержденным руководителем школы или другим уполномоченным лицом, который заключен на период с 1 января текущего года. до 31 декабря Школа имеет право делать незапланированные покупки. Каждый год, не позднее 15 марта, но эти планы обновления - без задержки, центральный информационный госзакупках системы и ее веб-сайт, опубликованный в этом году планируется провести обзор закупок с изложением имя, адрес, контактную информацию школы, приобрести имя объекта и код в соответствии с Общим заявлением о закупках, предполагаемая сумма или объем, ожидаемый старт закупок, способ покупки, продолжительность контракта на закупку и другая требуемая информация запланированы в соответствии с процедурой, установленной Управлением государственных закупок.
*Статьей 27 Закона № 125-ФЗ установлено, что «Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации» .
Список литературы
Инициаторы покупателей должны выяснить перед покупкой основные характеристики товаров, услуг или работ, которые будут закупаться, что указывается в документах покупки. Также необходимы эти товары, услуги или рабочие места. Промоутеры по закупкам представляют заказ на одобрение товаров, услуг или менеджера по работе для упрощенной покупки.
Упрощенная закупка осуществляется по приказу директора школы, в соответствии со статьей 16 Закона о государственных закупках создается Комиссия. Покупка с низкой стоимостью осуществляется Комиссией или Покупателем. Председателю Комиссии, ее членам, организатору покупки, назначаются лица безупречной репутации.
1.Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
2.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
3.ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.
4.ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».
5.Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001. пронумеровано и прошнуровано.
6.Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с. как сшивать документы.
7.Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996 г. как правильно сшивать документы.
8.Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998, 137 с. система хранения документов.
9.Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002. документы постоянного хранения.
10.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. порядок и сроки хранения документов.
11.Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990. сколько хранятся документы.
12.Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000 г., сшивание документов
.
13.Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. делопроизводство и архивное дело.
14.«Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45. хранение документов в архиве.
Комиссией по низкой стоимости выдает Комиссия, если. Стоимость контрактов на товары или услуги превышает 50 тысяч. Стоимость договора на выполнение работ превышает 100 тысяч. Руководитель школы имеет право принять решение о передаче упрощенных закупок Покупателю или Комиссии без учета обстоятельств, указанных в пунктах 1 и 2 Правил.
В случае профессиональных требований к участникам торгов в упрощенном дизайне не менее одной трети членов Комиссии должны иметь одинаковую или близкую квалификацию. Задачи Комиссии должны быть определены, и должны быть предоставлены все полномочия, необходимые для выполнения задач. Комиссия принимает решения самостоятельно.
Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.
Школа может разрешить другим организациям-заказчикам выполнять упрощенные процедуры закупок до заключения договора о закупках. В этом случае уполномоченной организации назначаются задачи и у них есть все полномочия для выполнения этих задач. Школа имеет право отменить упрощенную покупку, если возникли обстоятельства, которые не могли быть предвидены. Решение об упрощении процедур закупок принимается руководителем школы. Решение об отмене низкой стоимости может быть принято Комиссией или Покупателем.
В соответствии с процедурой, изложенной в статье 86 Закона о государственных закупках, школа должна публиковать каждую упрощенную покупку, за исключением случаев, указанных в пункте 24 Правил. Без уведомления о покупке и без публикации информационного уведомления, упомянутого в статье 92 (2) Закона о государственных закупках, товары, услуги или произведения могут быть приобретены, если.
Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.
Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны.
Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.
Покупки с низкой стоимостью. Из-за событий, которые школа не могла предвидеть, необходимо приобретать необходимые товары, услуги или работы. Обстоятельства, лежащие в основе конкретной спешки, не могут зависеть от школы. Документы о покупке подготовлены Комиссией или Покупателем. Лица, которые готовят документы о закупках, имеют право получать от школьного персонала всю информацию, необходимую для подготовки документов о закупках и упрощенных процедур закупок.
Школа, по упрощенной закупке, для закупки малоценной за исключением, контрактные документы содержат информацию, указанную в Законе статьи 24 государственных закупок, пункт 5 части 2, 9 и 23 пунктов, а также другую информацию, необходимую для надлежащего выполнения покупки и представления предложений. В случае покупки с низкой стоимостью документы о покупке содержат информацию, которую школа считает необходимой для надлежащего исполнения покупки.
Переплет
Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.
Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.
Опись
Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:
- название;
- заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
- перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
- дата составления описи;
- указание Ф. И. О. того, кто составил опись.
Внимание! Лист с описью не нумеруется.
Специфичность нумерации
Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:
- нумерация распространяется только на листы , исключая страницы;
- номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
- при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
- если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
- если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
- в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
- нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
- подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
- фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
- на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
- нумерация производится посредством арабских цифр;
- в отношении листа с описью нумерация не применяется.
Документы в архив
Прошивка документов в архив осуществляется с соблюдением следующей последовательности:
- удаляются крепежи, например, в виде скобок;
- проверяется правильный порядок листов;
- формируется стопка с соблюдением того, чтобы она образовывала ровную по краям форму;
- производятся три прокола за счет использования иглы или шила, где один делается посередине левого края листа, а два других – с двух сторон от сделанного прокола на расстоянии 3 см от него;
- непосредственное сшивание документов осуществляется по левому краю с соблюдением 1,5-сантиметрового отступа от текста;
- для прошивки используется нить длиной порядка 70 см;
- игла с нитью вводится в центральное отверстие, начиная с оборотной стороны прошиваемой пачки;
- нить протягивается до того момента, пока не останется хвост около 15 см;
- после этого игла вводится в верхнее отверстие;
- выход на оборотной стороне предполагает дальнейшее протягивание нити через нижнее отверстие;
- с наружной стороны игла протаскивается через отверстие посередине;
- на обороте формируется узел с двумя хвостами от 6 до 8 см;
- узел закрывается с помощью заверительной наклейки 2 на 5 см с захватом хвостов нити;
- заканчивается прошивка заверительной надписью на наклейке.
Заверительная надпись
Наклейка необходима для записи по поводу пачки в плане количества содержащихся в ней листов. Делать это следует как прописью, так и посредством цифр. Еще здесь необходима дата прошивки, а также подпись руководителя и печать, проставленные таким образом, чтобы они захватывали не только наклейку, но и часть листа.
Документы в налоговую
Предназначенные для сдачи в налоговую документы сшиваются в соответствии с правилами, применяемыми при подготовке документов в архив.
Корректировка ошибок нумерации ручным способом
Если при нумерации пропущен лист, то можно добавлять буквы для учета такого листа, например, 4 и 4а.
Если оказались неучтенными документы, приклеенные лишь с одной стороны, то процесс нумерации выполняется снова. Это предполагает зачеркивание уже имеющихся номеров с помощью одной косой черты, вместо которых рядом прописывают новые номера. Проставленная ранее заверительная надпись зачеркивается и дополняется новой.
Книги учета, скрепленные промышленным способом, можно сшивать посредством двух проколов.
Если подготавливаемые документы будут прошиваться, то следует при их печати оставлять по левому краю свободное пространство шириной 3,5 см.
Для удобства скрепления многостраничных документов:
- пачка переворачивается лицевой стороной вниз;
- нить протягивается сразу в два отверстия (верхнее и нижнее),
- пачка возвращается в исходное положение;
- хвосты нити заводятся в отверстие посередине.
Приклеивание заверительной наклейки не допускается за счет использования подобной продукции из серии «самоклеящаяся», а также должна быть исключена вероятность применения для этой цели клея в виде карандаша или силикатного клея.
Сшивание бухгалтерских документов, ориентированных на долгое хранение (от 10 лет), производится с помощью 5 проколов, а заверительная надпись проставляется на папиросной бумаге.
Видео «Как правильно прошить и опечатать документ»