Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.
Как правильно составить передаточный акт в 2019 году
В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:
- Название свидетельства.
- Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
- Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
- Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
- Подписи представителей сторон, заверенные печатями.
Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.
Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:
- Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов» . Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц - это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
- Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
- № п/п.
- Наименование документа.
- Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
- Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.
Особенности заполнения
При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы :
- Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
- Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
- В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
- Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
- Затем отображается число экземпляров составленного бланка
- В заключении ставятся подписи представителей сторон.
Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.
При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.
Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.
- Название, дата и место написания свидетельства передачи.
- Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
- Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
- Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
- Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
- В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.
Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.
Акт приема передачи документов другому лицу
Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.
Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.
Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:
- Название свидетельства.
- Дата подписания.
- Место подписания.
- Название передаваемых материалов в виде списка.
- Число передаваемых материалов.
- Ф.И.О. участвующих сторон.
- Основание для оформления бланка.
- Подписи сторон.
- Печати.
В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.
Требования к акту передачи документов другому лицу
При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.
Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.
Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.
В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.
Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.
Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.
Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.
Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации?
Распоряжение любыми документами предполагает наличие определенной ответственности. И при смене ответственного за сохранность документации лица требуется документальное оформление. Как выглядит образец акта приема-передачи документов?
Общие аспекты
Любой документооборот требует контроля. Для этого определенный вид документов передается конкретному сотруднику. Он отвечает за их сохранность, правильное применение и конфиденциальность.
При любой иной практической необходимости надлежит сдать или передать иному ответственному лицу подконтрольные документы.
Порядок передачи важных документов может быть закреплен в учетной политике организации. При этом утвержденной является и форма акта, применяемого при приеме-передаче документации.
В некоторых случаях передача документов регламентирована нормативными положениями. В иных ситуациях организация выбирает наиболее подходящий способ.
Что это такое
Актом о приеме-передаче документации именуется документ, отображающий передачу одного или группы документов от одного к иному.
Смена любого работника, в чьем ведении находятся какие-либо документы, сопровождается передачей необходимой документации.
Если процесс никак не фиксировать, то велик риск потери важной информации. К тому же при утрате или повреждении документа вряд ли удастся установить виновное в этом лицо.
Именно акт приемки-передачи документов фиксирует передачу документации и ее . Подписанный акт закрепляет тот факт, что одна сторона документы сдала, а другая приняла.
Наличие подписей в акте свидетельствует об отсутствии претензий по поводу ненадлежащей сохранности, отсутствия документов или еще каких-то причин. Оформленный правильно акт имеет юридическую силу.
В случае спорных ситуаций и судебных разбирательств акт становится весомым доказательством. Каждая организация может составлять данный акт по самостоятельно разработанному и утвержденному образцу.
Но важно присутствие в документе следующих аспектов:
- наименование, дата составления и место оформления акта;
- наименование организации, в какой происходит передача;
- паспортные данные и Ф.И.О. лица, передающего документы;
- паспортные данные и Ф.И.О. лица, принимающего документы;
- перечень передаваемых документов с указание подробных характеристик (данную часть желательно оформлять таблицей при большом количестве документов);
- подписи сторон и печать организации.
Какова роль документа
Актом приема-передачи документации подтверждается факт получения конкретных бумаг новым ответственным лицом. При этом четко определяются лица, ответственные за сохранность документов, как в прошлом, так и в будущем.
Передаваться могут не только документы, но и дела или иные ценные бумаги. Так кассир обязан по акту передать имеющуюся в кассе наличность и .
То есть основополагающее предназначение данного акта засвидетельствование перемещения документов от одного лица к другому. При отсутствии акта о приеме-передаче документов впоследствии очень сложно доказать, что передача произошла.
Учитывая то, что ценность некоторых документов может быть весьма значительна, процедуре составления акта стоит уделить максимум внимания.
В рамках любого судебного разбирательства приоритет отдается именно письменным доказательствам. Стоит отметить, что иногда от имени юридических лиц могут действовать уполномоченные представители.
Если процесс передачи осуществляется меж представителями разных юрлиц до начала процесса надобно проверить действительность полномочий каждой из сторон.
Причиной передачи документации становится , увольнение, назначение работника либо другая практическая надобность. Комиссия должна состоять из не менее, чем трех человек.
Присутствие принимающего документы лица и передающего обязательно. Перечень документов удобнее оформить как таблицу. Заполняется таковая в свободной форме, но из ее содержания должен быть максимально ясен состав документов.
Процедура приемки-передачи документации включает в себя:
Все данные работы комиссии включают в содержание акта в виде текстовой части. Это особенно важно, когда имеют место несоответствия в документах. Указание сего факта снимает ответственность за имеющиеся ошибки с принимающего лица.
Вместе с тем допустимо составление акта в виде одной таблицы без дополнительных пояснений. При большом количестве документов целесообразно оформлять приложения к акту.
К примеру, в самом акте указать, что передаются определенные группы документов, а в приложениях подробно расписать состав этих групп. Таким образом, не нарушается восприятие общего содержания акта.
Так как приложения выступают в виде неотъемлемой части акта, то все перечисленные в приложениях документы числятся включенными в акт. Особенное внимание следует уделить документам, передаваемым в оригинальном виде.
Лицу, передающему оригиналы, крайне желательно предварительно снять с них копии. Это предотвратит возникновение проблем при утрате оригинальной документации.
В акте должно указать, оригиналы или копии получает принимающая сторона. Акт о приеме-передаче документов составляют в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны.
Другому лицу
Передача документов от одного лица к другому подтверждается актом с целью фиксации факта получения конкретных документов.
Поскольку в акте приводится подробный список передаваемых документов, то при необходимости легко установить, какие документы переданы, в каком виде и количестве.
Акт приема-передачи документов другому лицу составляется по следующему образцу:
- Название документа.
- Дата составления.
- Место оформления.
- Данные о передающей стороне.
- Данные о принимающей стороне.
- Текст, указывающий, что передача документов состоялась согласно приложенного списка.
- Текст, удостоверяющий, что получатель принял документы и проверил их.
- Текст, фиксирующий отсутствие претензий у сторон.
- Перечень документации (список, таблица, приложения). При этом относительно каждого документа указывается название, номер, дата, количество листов, число экземпляров, оригинал или копия и иные важные данные.
- Подписи сторон.
При смене директора
Директор является лицом, ответственным за сохранность документации организации и определенной части имущества, закрепленной за ним. В случае увольнения директор обязан передать дела.
Однако законодательно установленного порядка не предусмотрено. Процесс смены гендиректора в организации закрепляется в локальном акте.
Но задерживать увольнение по причине не сдачи документов участники общества не вправе. Но документы у уволившегося директора могут востребоваться в судебном порядке.
Подписывают приемопередаточный акт два директора, сменяющийся и заступающий на . Также принять документы вправе собственники организации.
При смене главного бухгалтера
Передача документов при смене главного бухгалтера осуществляется по следующей схеме:
| Издается приказ руководителя | В нем указываются причина приема-передачи документов (смена, увольнение главбуха), сроки осуществления процедуры, ответственные лица с указанием Ф.И.Л., указание иных лиц-участников процесса, дата завершения передачи, обязанности и полномочия прежнего и нового бухгалтеров (при необходимости совместной работы в течение какого-то времени) |
| Завершение учетных процессов | На дату начала передачи документов действующий бухгалтер обязан сделать все необходимые бухгалтерские записи, сформировать необходимую первичную документацию, предоставить всю требуемую отчетность. Все документы должны быть правильно рассортированы и подшиты |
| Инвентаризация | Смена материально ответственных лиц, к коим относится и главбух, предполагает обязательное проведение инвентаризации на предмет соответствия фактического состояния дел и данных бухучета. Инвентаризационный акт составляется в трех экземплярах, для бухгалтерии и участвующих бухгалтеров |
| Проверка | Вся бухгалтерская отчетность подлежит проверке текущего состояния и правильности оформления |
| Составление акта приема-передачи документов | Данным документом разграничивается ответственность принимающего и передающего главбуха |
По договору цессии
Если организация уступает требование к должнику другому кредитору, то она обязана передать ему все документы, подтверждающие право требования ().
Так если уступается требование к покупателю, на оплату им полученного товара, то минимум передаваемых документов состоит из и .
Составлением акта приема-передачи документов занимается бухгалтер действующего кредитора. Оформление происходит по стандартной схеме, но есть некоторые нюансы самой процедуры.
Спорным моментом выступает вопрос, оригиналы или копии документов надлежит передавать новому кредитору.
Если речь идет об уступке части требований и в указана передача копий, то оригиналы остаются у действующего кредитора, а передаются заверенные копии.
Если договор прямо не указывает на передачу копий, то согласно п.2 ст. 385 ГК передаются оригиналы.
Если уступаемые по договору цессии документы необходимы в оригиналах обоим кредиторам, то можно согласовать условие о предоставлении оригинальных документов одной из сторон другой при необходимости.
На хранение в архив
При передаче архивных документов на хранение требуется подготовка к процессу. В первую очередь документы сортируются по срокам хранения.
При этом отбираются документы, срок хранения каких истек. Для документов временного сохранения составляется акт уничтожения документов.
Следующим этапом становится отсортировка документов, подлежащих сдаче в архив. В соответствии с действующими правилами документы передаются в архив не позднее трех лет с момента завершения их применения в делопроизводстве.
Не следует сдавать более «свежие» документы, поскольку они могут пригодиться. Все отобранные для сдачи в архив документы проверяются на ценность и правильность оформления, затем составляется сдаточная .
Сотрудник архива принимает документы по сдаточной описи. При этом составляется акт приема-передачи документов.
Если отдельные документы, указанные в описи отсутствуют, в акте указывается этот момент с указанием причины. Один экземпляр акта остается у организации, другой сдается в архив вместе с документами.
Особенности в зависимости от вида документации
Для правильного осуществления процедуры приема-передачи документов, в первую очередь, надлежит убедиться в наличии или отсутствии конкретных документов. Также важно определить, какие именно документы должны присутствовать.
Обыкновенно, прописывается это в номенклатуре дел либо в положениях учетной политики организации. В процессе передачи документации важно учитывать особенности относительно отдельных видов документов.
Проектная
Составление приемопередаточного акта касательно проектной документации требует соблюдения стандартных правил. То есть указываются реквизиты сторон, перечень документов и их характеристики.
Но кроме того существует и ряд реквизитов, обязательных при сдаче проектных бумаг. В частности, акт передачи проектной документации составляется в комплексе с .
При этом указываются:
- данные заказчика и подрядчика с указанием их реквизитов;
- наименование проектной документации и этапа работ;
- должности и Ф.И.О. передающих/принимающих лиц;
- краткое описание исполненных работ;
- стоимость работ;
- факт сдачи-приема работ;
- подписи сторон.
Важно чтобы при передаче оригиналов были сделаны копии документов. Это позволит исключить проверки, связанные с порчей или утратой оригинальной документации.
Бухгалтерская
Относительно особенностей передачи бухгалтерской документации следует отметить такие моменты:
| При увольнении главбуха по собственному желанию | Работодатель обязан расторгнуть не позднее, чем спустя две недели. Документы должны быть сданы на момент увольнения |
| Если главбух увольняется | По инициативе руководства либо меняется собственник, то срок сдачи документов не должен превышать двух недель |
| Дату начала процесса передачи документов | Надлежит определять при учете сроков сдачи бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций |
| На малых предприятиях | Целесообразно проводить полную инвентаризацию имущества, в крупных организациях можно ограничиться выборочной проверкой |
| Процедуру проверки правильности документов | Желательно доверить сторонним . При отсутствии такой возможности новый бухгалтер проводит проверку самостоятельно, уделяя особе внимание операциям текущего года |
Акт о приеме-передаче бухгалтерских документов важен еще и тем, что он показывает основные финансовые показатели деятельности организации и отображает состояние первичных документов учета, отчетности, денежного и материального учета.
При отсутствии преемника принимать бухгалтерские документы может руководитель организации.
