Издавать их может только руководитель или ответственное лицо, наделённое этими полномочиями. Все подобные распоряжения проходят процедуру регистрации в книге учёта, после чего им присваивается порядковый номер.

В работе может потребоваться достать быстро какой-либо документ, в том числе о приеме, переводу или увольнению конкретного сотрудника, в связи с чем целесообразно регистрировать и хранить приказы по кадровым процедурам в отдельных .

Для чего нужна книга регистрации по личному составу

Книга регистрации позволяет систематизировать документы, обеспечивает их надёжное хранение и безопасность. Подменить, уничтожить или похитить страницы из книги регистрации по личному составу практически невозможно. В целях безопасности ещё до заполнения она переплетается специальной шнуровкой (к ней крепится бланк с указанием точного количества страниц, подписью руководителя, печатью компании), а все страницы строго нумеруются.

Требования к приказам по личному составу

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г.) содержит требования к оформлению и перечню необходимых реквизитов, которые в приказах по личному составу должны быть указаны в обязательном порядке.

Так, формат бланка должен быть А4, шрифт: №13. Текст следует выровнять по левой стороне, соблюдая полуторный интервал слева, красная строка должна содержать отступ - 1,25 см.

Должно быть указано:

• Наименование организации.
• Слово «Приказ».
• Дата (прописывается как цифрами, так и словами) и номер (№ и порядковый номер).
• Чётко сформулированный заголовок без точки.
• В первой (констатирующей) части коротко излагаются причина, цели и задачи издания распоряжения. После чего следует вторая часть текста, начинающаяся со слова «Приказываю».
• Вторая часть (распорядительная) раскрывает первую. В ней содержатся указания, исполнитель и сроки исполнения.
• Должности визирующих, их подписи с расшифровками, даты.
• Подпись сотрудника, ознакомившегося с документом.
• Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Для наиболее удобной работы все предписания по кадровому составу распределяют в зависимости от года их принятия, соблюдая хронологию, и хранят отдельно от других документов.

Как правильно сделать нумерацию?

В России законодательно не закреплены правила нумерации приказов. Организации вправе сами решать, как её следует оформлять. Так, например, многие крупные компании разделяют их в зависимости от разновидности (увольнение, перевод, отпуск и т.д.), присваивая им индексы, состоящие не только из цифр, но и из букв (например, «у» обозначает увольнение).

Примеры приказов по личному составу

Приказ на увольнение (унифицированная форма)

Приказ на отпуск (унифицированная форма)

Приказ на отпуск (свободная форма)

Сроки хранения приказов

Каждый документ имеет свой срок хранения, юридически закреплённый в (ред. от 16.02.2016). Сколько времени он находится в архиве, зависит от того, краткосрочный ли он (5 лет хранения), или долгосрочный (75 лет).

Краткосрочные - это распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Долгосрочные - о приёме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, присвоении званий, аттестации, изменении фамилии, всех длительных видах отпусков (в том числе, для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) и командировок.

Отметим, что в архив внутренняя опись приказов также должна быть направлена.

Важно запомнить: документы с разными сроками хранения нельзя объединять в одно дело, это может создать лишнюю путаницу.

Образец внутренней описи приказов по личному составу

На все распоряжения, связанные с кадровым составом, делаются описи - сопроводительные записки, представляющие собой их краткое описание. Опись позволяет при необходимости оперативно найти нужные данные.

Она пишется в трёх экземплярах согласно форме, указанной в «Основных правилах работы архивных организаций», и включает в себя:

• наименование организации;
• номер фонда;
• порядковый номер;
• индекс дела (при наличии номенклатуры дел);
• заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов.

На личные дела рекомендуется оформить отдельную опись. Тоже самое касается и лицевых счетов по заработной плате. В предисловии к описи личного дела обычно указываются любые изменения, внесённые ранее в документ, например, смена фамилии сотрудника.

Образец внутренней описи

Унифицированная форма приказа по личному составу

В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. При этом каждое из этих распоряжений необходимо оформлять как отдельный документ.

Что касается предписаний, которые не вошли в унифицированный список, то, оформляя их, следует соблюдать - в частности, «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При этом закон позволяет вносить в них некоторые изменения, в частности, касающиеся реквизитов. При желании организация может добавлять какие-то из них, однако запрещено изменять те, что утвердил Госкомстат.

Л ариса С анкина, канд. ист. наук, доцент кафедры документоведения РГГУ, Москва

Виды приказов

В каждой организации руководитель издает приказы двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Обязательность издания приказов по личному составу установлена Трудовым кодексом РФ. Например, они необходимы при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), при прекращении трудового договора (ст. 841 ТК РФ).

Приказ – важнейший документ в системе кадровой документации. С его помощью происходит оформление приема на работу, внутренних переводов, увольнения и т.д. На основе приказов ведутся все учетные формы (личная карточка работника (форма № Т-2), лицевые счета), заполняются личные дела, трудовые книжки и ряд других документов. Приказ подтверждает факт работы отдельного человека у конкретного работодателя и не только в настоящее время, но и спустя много лет.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение (расторжение трудового договора);
• предоставление отпусков (отзыв из отпуска);
• командирование;
• внесение изменений в учетные документы;
• применение к работнику мер поощрения;
• наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Все приказы по личному составу готовит кадровая служба, а при ее отсутствии – работник, отвечающий за работу с этой документацией. Издание приказа включает несколько этапов: подготовка, оформление, регистрация, визирование (или согласование), ознакомление с ним работника.

Подготовка приказа

Подготовка приказа начинается с обязательного контроля качества первичных документов, которые в подавляющем большинстве случаев составляются работниками организации и передаются в кадровую службу. Документирование приема, увольнения и движения кадров предусматривает первоначальное составление таких документов, как заявления, докладные записки, представления, уведомления и др. Эти первичные документы называют документами-основаниями для издания приказов по личному составу. Кадровая служба (работник, отвечающий за работу с этой документацией) должна знать, как оформляется каждый из этих документов. На основе документов-оснований и готовятся приказы по личному составу. До подготовки приказа на первичном документе кадровик обязан получить резолюцию руководителя организации. Резолюция пишется от руки на первом листе документа справа и выражает решение руководителя по затронутому в документе вопросу. На кадровых документах резолюция носит «разрешительный» или «запретительный» характер, возможно, конкретизирует порядок и характер исполнения документа. Резолюция должна содержать: фамилию работника кадровой службы, которому дается поручение, содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции (примеры 1 и 2) . Документы-основания к приказам по личному составу с резолюцией руководителя организации являются правовой основой действия, которое устанавливается в приказе. Кроме того, в любом приказе по личному составу должна содержаться ссылка на наименование документа, его автора и дату.

Пример 1

Пример 2

Унифицированные формы

В большинстве случаев подготовка проекта приказа по личному составу заключается в заполнении унифицированной формы; каждая форма содержит подстрочник и указания по заполнению. Унифицированные формы применяются достаточно давно и большинству кадровых работников известны. В настоящее время применяются формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Общие требования к их заполнению установлены постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, который утвердил Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

Кадровику следует помнить два общих правила по работе с унифицированными формами:

1. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

2. Кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вносить в унифицированные формы следующие изменения:

• вносить дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ, или особенности оплаты труда и др.;
• расширять или сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;
• заменять рекомендуемые форматы бланков более удобными.

Вносимые изменения должны быть закреплены приказом руководителя организации (или иным локальным нормативным актом).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров должны применяться организациями (юридическими лицами) всех организационно-правовых форм и форм собственности, а также работодателями – индивидуальными предпринимателями. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов (см. таблицу) .

Таблица

Наименование приказа (распоряжения)	Форма №
О приеме работника на работу	Т-1
О приеме работников на работу	Т-1а
О переводе работника на другую работу	Т-5
О переводе работников на другую работу	Т-5а
О предоставлении отпуска работнику	Т-6
О предоставлении отпуска работникам	Т-6а
О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)	Т-8
О прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)	Т-8а
О направлении работника в командировку	Т-9
О направлении работников в командировку	Т-9а
О поощрении работника	Т-11
О поощрении работников	Т-11а

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная часть унифицированных форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), номер и дата составления документа (пример 3) .

При подготовке проекта приказа с использованием унифицированных форм следует соблюдать следующие правила:

• наименование организации – автора документа должно совпадать с наименованием, закрепленным в ее учредительных документах;
• обязательно указание регистрационного номера приказа;
• дата в заголовочной части должна соответствовать дате издания приказа.

Пример 3

Регистрация, оформление, подписание

Номер приказа проставляется при его регистрации. В пределах календарного года кадровые приказы регистрируют порядковыми номерами с добавлением буквенного индекса. Система индексации документов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов. Все приказы по личному составу делятся на группы в соответствии со сроками их хранения. Чаще всего с индексом «ЛС» (или «К») регистрируют приказы долговременных сроков хранения (это приказы о приеме на работу, переводах, увольнении с работы). А вот у приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых, а также учебных отпусков, кратко­срочных командировках, взысканиях срок хранения ограничен пятью годами, следовательно, буквенный индекс у них должен отличаться (например приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков регистрируют с индексом «О»).

Регистрационный номер приказа необходим для учета документов, но, помимо этого, он является одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, то есть делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Система индексации документов по кадрам зависит от принятых в организации правил регистрации и количества издаваемых приказов

В приказах по личному составу предусмотрено проставление такого реквизита, как дата издания приказа, которая размещается в его заголовочной части. Следует иметь в виду: ст. 68 ТК РФ определено, что приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы . Значит, и дата издания приказа должна соответствовать этому сроку.

В соответствии с действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, даты могут быть оформлены двумя способами: цифровым (например 02.09.2009 ) или словесно-цифровым (например 02 сентября 2009 г. ).

При работе с приказами по личному составу следует уделять особое внимание оформлению дат – указанием даты сопровождается распорядительное действие, виза ознакомления работника, ссылка на документ-основание и т.д. (пример 4) .

Оформление содержательной части приказа по личному составу в унифицированных формах не представляет сложности – она заполняется в соответствии с имеющимся подстрочником.

После окончания основного текста приказа во всех унифицированных формах пишется слово «Основание:» и вносятся наименование, дата и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа. В унифицированных формах перечислены документы, которые могут быть основанием для издания приказа в каждом конкретном случае. Однако следует иметь в виду, что правильное оформление этого реквизита предусматривает не только упоминание документов, но и указание их выходных данных. Например: «Заявление Иванова И.И. от 27.09.2009 № 21 », «Представление начальника отдела Петрова П.П. от 21.09.2009 № 27 » и т.д.

Последний этап подготовки приказа – его подписание. На подпись руководителю организации представляется полностью заполненная унифицированная форма. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

На практике еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки пишутся «за», «зам.» или проставляется косая черта. ГОСТ Р 6.30–2003 и иные действующие нормативные документы не допускают использование подобных приемов: это лишает документ юридической силы.

Последний реквизит, который заполняется в унифицированных формах, – виза ознакомления работника, состоящая из слов «С приказом ознакомлен», личной подписи работника и даты ознакомления.

Пример 4

Приказы в текстовой форме

Помимо приказов в унифицированной форме, кадровые службы также издают приказы в текстовой форме. Так, не унифицированы приказы, издаваемые при оформлении взысканий работников (за исключением увольнения), отзыва из отпуска, о внесении изменений в учетные документы, например при изменении фамилии.

Подобные приказы оформляют на бланке, который используется для издания приказов руководителя по основной деятельности. Бланк приказа должен содержать наименование вышестоящего органа (при его наличии), наименование организации (учреждения, предприятия), вид документа (приказ), место его издания, место для проставления индекса документа, даты. Регистрационный индекс и дата оформляются по тем же правилам, что и при заполнении унифицированных форм.

Приказ в текстовой форме обязательно сопровождается заголовком, который формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? – «О внесении изменений в учетные документы », «Об объявлении выговора », «Об отзыве из очередного отпуска ».

Приказ по личному составу, издаваемый в текстовой форме, так же как и приказ в унифицированной форме, может оформлять одно распорядительное действие относительного одного или нескольких работников. В первом случае текст приказа будет содержать один пункт. Во втором (такие приказы называют сводными) – текст должен содержать соответствующее количество пунктов.

Содержательная часть приказа по личному составу, оформляемого в текстовой форме, как правило, начинается указанием на распорядительное действие: «Объявить выговор… » «Отозвать из очередного оплачиваемого отпуска… » и т.п. При формулировке текста распорядительных документов следует добиваться того, чтобы он точно выражал распорядительное действие, не допускал его различных толкований.

После окончания текста от него отступают два-три интервала, печатают слово «Основание: » и дают ссылку на название, дату и номер документа (документов), которые являются основанием для издания приказа.

На подпись руководителю организации представляется полностью оформленный и завизированный проект приказа. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личную подпись, инициалы и фамилию.

Таким образом, к оформлению приказа и в унифицированной, и в текстовой формах предъявляются одни и те же требования: в заголовочной части необходимо наличие названия организации, даты и номера приказа, заголовка к тексту; в оформляющей части обязательна собственноручная подпись руководителя организации и виза ознакомления работника.

Соблюдение установленных требований к оформлению приказов по личному составу гарантирует сохранение значения этого документа и для работодателя (например при проверках территориальных отделений Инспекции по труду или при предъявлении документов в суде), и для работника, как в период его работы в организации, так и после увольнения из нее. Многие приказы являются документами со сроком хранения 75 лет и потому сохраняют свое значение много лет спустя после их издания.

Согласование

Отдельных пояснений требует такой этап подготовки приказа по личному составу, как его согласование, то есть визирование теми должностными лицами организации, которые имеют отношение к тому или иному правовому отношению работника и работодателя.

Некоторые организации не оформляют визы на приказе и ограничиваются сбором виз должностных лиц на заявлениях. В тех случаях, когда визирование проводится, приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе может быть виза инспектора или руководителя кадровой службы, подтверждающая ответственность кадровика за оформление приказа, за состояние документов, предъявленных работником, и т.д.

Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные различия. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции по работе с кадровыми документами или ином локальном нормативном акте.

Визы проставляются или в нижней части последнего листа приказа (после подписей), или на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа.

Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30–2003 оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т.е. указания инициалов и фамилии), даты визирования. Например:

Начальник отдела

>Воронов К.Т. Воронов

24.09.2009

Главный бухгалтер

Романова А.В. Романова

25.09.2009

Приказ вступает в силу с момента подписания, регистрируется в этот же день и объявляется работнику под роспись.

В соответствии с п. 3.28 ГОСТ Р 6.30-2003 документ должен содержать отметку об исполнении и направлении его в дело. Это правило касается также и кадровых приказов. Отметку об исполнении документа и направлении его в дело ставят в левом нижнем углу приказа. Этот реквизит включает в себя следующие данные: слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

В дело № 02-09

Иванкова 07.10.2009

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Приложение 1

Приложение 2