Инвентаризация - проверка для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности по установлению на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта на месте в натуре, то есть снятия остатков, или путем проверки учетных записей. Инвентаризация обеспечивает контроль над правильностью отражения в учете информации о наблюдаемых объектах. Путем сопоставления учетных данных с действительной характеристикой объекта учета выявляются расхождения, которые должны быть устранены, т. е. учетные данные доводятся до реальности факта. Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу.

Основными этапами инвентаризации являются:

проверка фактического наличия товаров;


документальное оформление результатов инвентаризации;


принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.


Приказом руководителя организации назначается рабочая комиссия по проведению инвентаризации. В состав этой комиссии должны входить представитель администрации организации, работник бухгалтерии, представитель общественности и материально-ответственное лицо. Рабочая комиссия составляет свои заключения по выявленным недостаткам и излишкам, вносит предложения по улучшению порядка приема, хранения и отпуска товаров, по улучшению учета и контроля над их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации, проверяет правильность расчетов естественной убыли (при наличии норм), зачета пересортицы товаров.


Инвентаризация служит средством регистрации таких событий в деятельности организации, которые не могут быть выявлены и зарегистрированы обычными способами первичного учета (потери материальных ценностей в результате естественной убыли или стихийных бедствий и т. п.). Это могут быть как незначительные потери в пределах норм естественной убыли, так и существенные недостачи, за которые отвечают материально-ответственные лица. Организации должны периодически проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, при этом порядок проверки и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме случаев, когда ее проведение обязательно.


К таким случаям относятся:


смена материально-ответственных лиц;


уход в отпуск бригадира или более половины членов бригады;


установление фактов хищения, порчи и других злоупотреблений со средствами организации;


стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;


составление годовой финансовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);


передача имущества в аренду, выкуп, продажа, преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;


ликвидация организации или ее реорганизация.


Инвентаризация должна проводиться в соответствии с нормами «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденного приказом Минфина РФ от 09.07.1998 №34н. В соответствии с п. 1.6 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по инвентаризации имущества при коллективной (бригадной) материальной ответственности» кроме перечисленных условий инвентаризация может проводиться также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).


Организации общественного питания проводят инвентаризацию товаров периодически в течение отчетного года, а при необходимости и ежемесячно. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации. Инвентаризация продовольственных товаров проводится не менее двух раз в год. Рекомендуется проводить в течение года две-три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующимся повышенным спросом товарам, а также по товарам, по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров, находящихся на складе.


При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.


При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.


Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.), а также представители аудиторской деятельности (как внутренние, так и внешние аудиторы). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.


Кроме этого, при проверке наличия имущества в натуре обязательно присутствие материально-ответственных лиц. Документ о составе комиссии должен быть зарегистрирован в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.


Рабочие инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законодательством порядке.


В организациях общественного питания обязательна инвентаризация наличия денежных средств в кассе. Ее проведение отражается на титульном листе инвентаризационной описи. На момент инвентаризации кассир составляет кассовый отчет и передает его для проверки и визирования документов председателю инвентаризационной комиссии. Результат инвентаризации денежных средств в кассе организации общественного питания (излишек или недостача) оформляется актом.


Порядок проведения инвентаризации предусмотрен «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.


К началу инвентаризации бухгалтерия должна закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товаров. Товары в местах их хранения должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и другим признакам. На товары должны быть составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере. Перед началом инвентаризации рабочая комиссия должна опломбировать подсобные помещения, проверить исправность весоизмерительных приборов, получить от материально-ответственных лиц последний товарный отчет, завизировать его, поставить штамп «до инвентаризации», дату и подпись председателя комиссии. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.


Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).


Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на …(дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.


При проверке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. Ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.


Материально-ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы по приходу и расходу ценностей к отчету приложены и сданы в бухгалтерию, что не оприходованных и не списанных в расход ценностей не имеется.


Отпуск товаров со склада во время проведения инвентаризации запрещается. Однако в исключительных случаях с согласия руководителя организации и председателя инвентаризационной рабочей комиссии могут быть отпущены до начала инвентаризации товары первой необходимости.


Проверка фактического наличия товаров производится рабочей инвентаризационной комиссией только в присутствии материально-ответственных лиц. Инвентаризация фактического наличия товаров и тары производится по местам их хранения отдельно путем пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается суммирование одноименных товаров, находящихся в разных складских помещениях. При явной нецелесообразности перевешивания или пересчета товаров, находящихся в неповрежденных и пронумерованных кипах, ящиках, бочках, допускается внесение данных об этих товарах в опись по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. Подобный факт должен быть оговорен в описи. Однако, согласно «Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», не менее 10 % таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должны быть подвергнуты обязательной выборочной проверке. В том случае, если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, комиссия обязана вскрыть все места и проверить весь товар.


Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия (по данным учета или со слов материально-ответственного лица) категорически запрещается. После подсчета и сверки итогов с материально-ответственным лицом данные о качестве товара вносятся в инвентаризационную опись.


Рабочая инвентаризационная комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам и ценам в порядке, удобном для пересчета и перемеривания. Пересчет, перевешивание и перемеривание товаров производится членами инвентаризационной комиссии. Нераспакованные товары раснаковываются в том случае, если их распаковка не может вызвать понижение качества товара. Если же распаковка товара может вызвать понижение его качества, то в этом случае массу товара определяют по трафарету (по массе брутто) с выборочной проверкой ряда товарных мест. Установленное комиссией фактическое количество товара отражается в инвентарной описи-акте.


Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица), записываются в инвентаризационную опись с пометкой «очищенные» или «неочищенные». Масса неочищенных товаров указывается в графе «масса брутто», а масса очищенных товаров (за минусом отходов по установленным нормам) указывается в графе «масса нетто».


Отдельными описями оформляются выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тара. Бой, брак и порча актируются в установленном порядке.


Инвентаризация может длиться не один день. После окончания работы комиссии в конце каждого дня проведения инвентаризации двери складов опечатываются, пломбируются.


Результаты проверки инвентаризационная комиссия оформляет специальными документами (акты, описи, сличительные ведомости). Типовые формы таких документов предусмотрены «Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету инвентаризации» (в ред. от 03.05.2000 г.). Предварительные результаты инвентаризации определяются на месте сразу же после ее окончания при сопоставлении остатков товара и тары по товарному отчету материально-ответственного лица с данными инвентаризационной описи. При наличии больших расхождений инвентаризационная комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственного лица, опломбировать помещение (кладовую, склад и т.п.) и сообщить об этом руководителю организации.


Сведения о фактическом наличии товаров заносятся в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Описи заполняются в двух или более экземплярах чернилами или шариковой ручкой четко и без исправлений. Если в организации учет автоматизирован, то эти описи составляются на компьютере. В инвентаризационные описи заносятся данные по каждому наименованию товаров, их характеристика, фактическое наличие по каждому месту хранения в количественном и суммовом измерении, а также их наличие по данным бухгалтерского учета. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров проверенных материальных ценностей и общий итог их количества в натуральных показателях (шт., кг, м и т.п.). На последней странице описи делается отметка о проверке цен, подсчетов итогов по строкам и страницам, а также в целом по описи. Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не должно быть пропусков, незаполненных строк. В последних листах незаполненные строки прочеркиваются. Описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.


В конце каждой описи материально-ответственное лицо оформляет расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи № по № , комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении». Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.


В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.


При длительном проведении инвентаризации возможны приемка и отпуск товаров с письменного разрешения руководителя организации.


Товары, поступившие на склад во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов комиссии и приходуются на склад после инвентаризации. Эти товары оформляются отдельной описью «Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В этой описи указывается поставщик товара, дата и номер приходного документа, на котором ставится отметка «после инвентаризации» со ссылкой на номер и дату описи.


Таким же образом во время проведения инвентаризации в присутствии членов комиссии отпускается товар со склада. Такой отпуск товара оформляется отдельной описью «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходном документе на отпуск таких товаров делается соответствующая отметка.


На складе организации могут находиться товары, не принадлежащие этой организации или поступившие в организацию без сопроводительных документов. Это так называемые товары, находящиеся на ответственном хранении. Такие товары подлежат инвентаризации в таком же порядке, как и принадлежащие организации, только результат их инвентаризации оформляется отдельной описью, в которой указывается документ, подтверждающий принятие товаров на ответственное хранение.


На товары, находящиеся в пути, составляется отдельный акт, в котором по каждой отправке указывается наименование и количество товаров (согласно документам бухгалтерского учета), дата отгрузки, перечень и номер отгрузочных документов.


По неходовым, залежалым и пришедшим в полную негодность товарам и продуктам составляется отдельная опись.


На тару составляется отдельная инвентаризационная опись по видам, целевому назначению, качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, составляется акт на списание с указанием причин порчи.


По первичным результатам инвентаризации составляется протокол рабочей инвентаризационной комиссии. В этом протоколе отражаются результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения сохранности ценностей на складе, причины порчи товаров и указываются виновные в этой порче лица (если таковые имеются). В протоколе рабочей инвентаризационной комиссией представляются предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, зачету пересортиц.


Первые экземпляры описей товаров и тары с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы должны быть переданы в день окончания инвентаризации. Протокол рабочей инвентаризационной комиссии передается на рассмотрение центральной инвентаризационной комиссии.


По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.


В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.


Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.


Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. Эта процедура должна быть проведена в 5-10-дневный срок, в течение которого проверяются документы, цены, таксировка описи по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляются данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товаров и тары по описи. На товарно-материальные ценности, по которым выявлены расхождения, составляется сличительная ведомость. В этой ведомости указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. По всем случаям выявленных недостач и излишков материально-ответственное лицо должно дать письменное объяснение причин их возникновения.


Результаты инвентаризации тары оформляются составлением сличительной ведомости по каждому виду тары отдельно.


Со сличительной ведомостью бухгалтер обязан ознакомить материально-ответственных лиц под расписку в ведомости.


Сличительные ведомости и объяснения материально-ответственных лиц передаются в постоянно действующую инвентаризационную комиссию для рассмотрения и принятия решений. Комиссия устанавливает характер недостач (излишков) и способ их устранения, возможность зачета пересортиц одноименных товаров, списания суммовых разниц и естественной убыли (при наличии их норм). О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения председателю инвентаризационной комиссии. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации. Если после проведенного зачета по пересортице образовались излишки, то они приходуются, а если стоимость недостающих товаров выше стоимости излишков, то разница подлежит возмещению за счет виновных лиц.


При выявлении недостачи рассчитывают и списывают по нормам естественную убыль (при наличии таких норм) и потери (в пределах фактических недостач). Недостача, не перекрытая суммой нормируемых потерь, подлежит взысканию с виновных лиц в установленном законодательством порядке. Излишки приходуются с отнесением на доход организации.


Согласно ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить причиненный им ущерб в результате порчи или недостачи имущества организации. По распоряжению руководителя организации выявленная недостача товаров и тары сверх норм естественной убыли в размере, не превышающем среднего месячного заработка работника (каждого члена бригады или коллективной ответственности), взыскивается путем удержания ее из заработной платы работника. Ущерб, превышающий средний месячный заработок работника, взыскивается путем подачи иска в суд, если работник отказывается погасить его добровольно.


При применении организацией в учете натурально-стоимостной схемы аналитического учета товаров результаты инвентаризации определяются отдельно по каждому наименованию, артикулу и сорту товара. Зачет недостач одних товаров излишками других допускается в виде исключения с разрешения руководителя организации только при том условии, что пересортица имеет место по одному и тому же наименованию товара, у одного и того же материально-ответственного лица, за один и тот же проверяемый период, в тождественных количествах при наличии сходства товаров по внешнему виду или по упаковке. При стоимостной схеме аналитического учета товаров результаты инвентаризации выявляют не по каждому товару отдельно, а по всей совокупности товаров в целом.


Выявленные расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета о средствах хозяйства отражаются на счетах бухгалтерского учета исправительными проводками и регулируются в соответствии с правилами нормативных документов. При этом суммы излишков или недостач в сличительных ведомостях указываются в оценке, принятой в бухгалтерском учете.


Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.


Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ в следующем порядке:


основные средства, материальные ценности и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджет ных организаций с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;


убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач;


убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице, В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;


недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.


В документах, представляемых для оформления списаний недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).


Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.


В том случае, когда при зачете недостач излишками По пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.


Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).


Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных.


В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.


Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.


Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.


Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.


Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.


Для оформления процедуры инвентаризации и ее результатов разработан комплект форм - приложения № № 1-18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ М 49 от 13.06.1995.


Приказом Госкомстата РФ от 27.03.2000 г; № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утверждена новая форма.


Излишки приходуются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст. 250 НК РФ при начислении налога на прибыль стоимость излишков товарно-материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, относится к прочим доходам.


Недостача списывается либо на издержки производства (обращения), если это в пределах норм естественной убыли, либо на счет виновных лиц или на финансовые результаты (в зависимости от обстоятельств), т. е. делаются соответствующие записи по счету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Такие правила бухгалтерского учета результатов инвентаризации имущества предусмотрены п. 28 «Положения по бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.


Нередко недостачи возникают по вине материально-ответственного лица. Недостача может быть списана за счет работника, несшего материальную ответственность. Материальная ответственность должна быть зафиксирована в договоре о материальной ответственности между работником и организацией.


Согласно ст. 138 ТК РФ сумма удержаний из заработной платы виновного лица не может быть более 20 процентов в месяц. Кроме добровольного согласия лица могут быть признаны виновными по решению суда. Если установлено виновное лицо и оно компенсирует недостачу, тогда сумма недостачи списывается с дебета счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Решение суда является основанием для отнесения убытков от потерь и хищений на прочие расходы (счет 91).


Если в результате недостачи виновные лица не установлены, а организации было отказано в возбуждении уголовного дела, тогда сумма недостачи списывается с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129 ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом налогооблагаемая прибыль может быть уменьшена на сумму недостач при отсутствии виновных лиц только в том случае, если суд вынес решение о невозможности установить виновного. Это положение подтверждается письмом Минфина РФ от 01.09.1998 № 04-02-05/11. Если же виновные лица не установлены и нет решения суда, то потери сверх норм естественной убыли не могут быть списаны на счет 91 для целей налогообложения, т.е. они не уменьшают налогооблагаемую прибыль.


Если в организации имеются оправдательные документы установленной формы, то сумма недостачи учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли. Например, недостача имущества произошла в результате пожара и имеется справка из управления МВД. В таком случае сумма недостачи списывается с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и учитывается при исчислении налогооблагаемой прибыли.


Сумма НДС, не возмещенная из бюджета в части, относящейся к сумме превышения недостачи над излишками, списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Сумма недостачи, подлежащая возмещению виновными лицами, относится на счет 73, а при отсутствии виновных лиц - на финансовые результаты бухгалтерской проводкой Д 91 Ж 94.


После проведения зачета по пересортице вновь определяется размер недостачи или излишков. Суммовые разницы, возникшие при проведении зачета пересортиц от завышения цен, подлежат возвращению покупателям. В том случае, когда покупателей установить невозможно, такие суммовые разницы приходуются в доход организации. Суммовые разницы от занижения цен на товары при отпуске и выявленные при инвентаризации недостачи товаров и потери от порчи ценностей подлежат взысканию с виновных лиц или, в случае отсутствия таковых, относятся на издержки обращения.


Недостача в пределах норм, утвержденных законодательством, списывается на счет 44 «Расходы на продажу».


2. Калькуляция – понятие, значение, порядок составления


В общественном питании цена товара исчисляется с помощью калькуляции. Калькулирование продажной цены происходит на основании нормативов, установленных Сборниками рецептур. Такие сборники являются нормативными документами, в них указаны расход сырья, выход полуфабрикатов и готовых блюд, приводится технология их приготовления.


Расчет продажной цены на каждое блюдо или изделие кухни производится специалистом-калькулятором в калькуляционных карточках типовой формы (№ ОП-1), утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» на основании нормативов, установленных Сборниками рецептур. При расчете продажной цены учитываются данные бухгалтерского и складского учета о стоимости продуктов, израсходованных на их приготовление.


В сборнике приводятся нормы используемого сырья по массе в граммах, а также нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных компонентов (фарша, полуфабрикатов и пр.), приводится масса всего блюда в целом. Нормы расхода различных специй, соли, сахара даются отдельно в расчете на одно блюдо. Новые рецепты, разработанные поварами самостоятельно, должны быть утверждены вышестоящими органами.


Исчисление продажных цен на продукцию предприятий общественного питания производят в калькуляционных карточках отдельно на каждый вид блюда (порцию) отдельно. Калькуляция может составляться из расчета стоимости сырья на сто блюд или одно блюдо. Для наиболее точного определения цены одного блюда (изделия) калькуляция составляется из расчета стоимости сырья на сто блюд. Перед составлением калькуляции необходимо знать ассортимент выпускаемых блюд или кулинарных изделий, нормы закладки сырья по Сборнику рецептур, а также цены на продукты и сырье.


В калькуляционных карточках необходимо заполнить следующие реквизиты: наименование предприятия общественного питания, номер карточки, наименование блюда, номер по Сборнику рецептур (или номер СТП), наименование и количество продуктов, входящих в состав блюд по нормам на 100 порций или на одно блюдо.


При этом составление калькуляционного расчета и определение продажной цены каждого блюда (изделия кухни) производится в следующем порядке:


определяется ассортимент и количество блюд (изделий) по плану-меню, на которые необходимо составить калькуляционный расчет;


на основании сборников рецептур устанавливаются нормы вложения (закладки) сырья на каждое отдельное блюдо (изделие);


определяются подлежащие включению в калькуляцию учетные цены на сырье на основании данных бухгалтерского и складского учета;


– исчисляется стоимость сырьевого набора 100 порций блюд (изделий) либо одного блюда путем умножения количества сырья каждого наименования (графа «Норма, кг») на его продажную цену (графа «Цена, руб., коп.»). Полученный результат указывается в графе «Сумма, руб., коп.»;


полученная стоимость всех продуктов суммируется и показывается в карточке по строке «Общая стоимость набора». Сырьевой набор конкретного блюда (изделия кухни) указан в сборниках рецептур;


устанавливается продажная цена одного блюда (одной порции) путем деления продажной стоимости сырьевого набора блюд (порций) на 100 (строка «Продажная стоимость блюда»).


Если цены на сырье изменились, то в этом случае исчисляется новая продажная цена блюда (изделия), которая отражается в этой же калькуляционной карточке в свободных графах (в графах 2, 3 и т.д. по необходимости). Если в сырьевом наборе изменились компоненты и цены на сырье и продукты, то рассчитывается новая продажная цена в следующей свободной графе калькуляционной карточки с указанием в заголовке даты произошедших изменений.


При этом стоимость продуктов (сырья) может быть отражена в учете (а, следовательно, и в калькуляционных карточках) как по ценам их приобретения (то есть без торговой наценки), так и с учетом торговой наценки, НДС и налога с продаж. Это находится в зависимости от учетной политики, принятой на данном предприятии общепита.


В том случае, если учет поступивших от поставщиков сырья и товаров ведется на предприятии по покупным ценам без добавления торговой наценки (НДС, налога с продаж), то розничная цена формируется путем увеличения рассчитанной цены на торговую наценку, а также НДС и налог с продаж по ставке, применяемой в данном регионе (строки «Наценка %, руб., коп.», «НДС %, руб., коп.», «Налог с продаж, руб., коп.»). В графе «Выход одного блюда в готовом виде, грамм» указывается вес одного блюда (изделия) в граммах. Причем если присутствуют горячие (вторые) блюда, то необходимо раздельно указывать вес основного продукта, гарнира и соуса через дробь, а для первых блюд, отпускаемых с мясом, фрикадельками, рыбой и т.п., вес такого рода продуктов показывается отдельно от веса первого блюда также через дробь. При этом необходимо помнить, что цены на гарниры и соусы должны калькулироваться на отдельных карточках.


Калькуляционные карточки регистрируются в специальном реестре после подписи их лицами, которые несут ответственность за правильность установления продажной цены.


Правильность вычисления цены блюда или изделия должна быть подтверждена подписями заведующего производством и лица, составляющего калькуляцию, и утверждена руководителем предприятия. Расшифровка подписей указывается в первой графе по соответствующим строкам.


Список использованной литературы

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ (с изм. и доп.) // Российская газета. 1996. 28 нояб. № 228.
   

2. Бухгалтерский учет: Учебник / Под ред. П.С. Безруких М., 2009.
   

   Касса предприятия: назначение, порядок хранения денег, порядок получения и сдачи наличных денег в банке, документальное оформление операций, кассовая книга и порядок ее ведения, инвентаризация, отражение ее результатов, учет операций Касса предприятия: назначение, порядок хранения денег, порядок получения и сдачи наличных денег в банке, документальное оформление операций, кассовая книга и порядок ее ведения, инвентаризация, отражение ее результатов, учет операций Порядок определения расходов на обязательное пенсионное страхование при применнии усно Инвентаризация, ее виды и использование в деятельности правоохранительных органов

1.Понятие, виды и задачи инвентаризации.

2.Порядок проведения инвентаризаций.

3.Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

4. Требования к оформлению документов.

1. Понятие, виды и задачи инвентаризации.

Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления.

Инвентаризация регламентируется ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета, Методическими указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 №49).

На практике различают несколько видов инвентаризации:

По полноте охвата проверкой – частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий; высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства; п ериодическая инвентаризация осуществляются в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества; п олная инвентаризация - это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов; в ыборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально-ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов и т.д. В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые . Внеплановые инвентаризации проводятся у вновь принятых на должность с материальной ответственностью, при неоправданном увеличении остатков или при поступлении сигналов о нарушении.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно ; при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной илимуниципальной унитарной организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае пожара, стихийных бедствийили других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств, как являющееся собственностью предприятия, так и находящееся на ответственном хранении, полученное в аренду, для переработки и т.д.

Руководитель обязан создать необходимые условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым оборудованием).

Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:

по основным средствам - один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет; по капитальным вложениям - один раз в год, ноне ранее 1 декабря отчетного года; по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года; по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, - в период наименьших ихостатков. Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка. Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.

Основными задачами инвентаризации являются:

Выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

Контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

Выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.;

Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

Проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Перед предоставлением отчетов по итогам года проводится инвентаризация имущества организации и ее материальных обязательств. У данного мероприятия есть ряд особенностей.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества организации – это подсчет ценностей и денежных обязательств, которые есть у компании в данный момент. Технология проведения инвентаризаций имущества организаций должна точно соблюдаться ответственными специалистами.

При инвентаризации ценности и обязательства предприятия сопоставляют с информацией, отраженной в бухучете за определенный день. Благодаря инвентаризации удается понять, отражены ли в документации и бухучете хозяйственные операции в необходимом объеме. Проверка также позволяет откорректировать документы, если это требуется.

1. По обязательности проведения. Обязательную инвентаризацию проводят в течение согласованного времени и в ситуациях, установленных законодательством РФ.

Инвентаризация имущества организации выполняется:

• когда имущество передают для аренды, при выкупе, продаже, приватизации, а также когда преобразовывается государственная или муниципальная унитарная организация;
• перед составлением бухгалтерской отчетности за год; первоначально выполняется инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации, отчет составляется после; исключение составляет имущество, которое инвентаризировали не раньше 1 октября отчетного года;
• когда меняются материально ответственные лица (на день приема-передачи дел);
• когда устанавливаются факты хищения, злоупотребления, порчи имущества;
• в случае пожаров, ЧС, стихийных бедствий, появление которых вызвали экстремальные условия;
• когда организация меняется или ликвидируется, в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ.

Учетная политика предприятия в любом случае должна обозначать, в течение какого времени и с какой частотой должна выполняться проверка. Виды имущества и обязательств не важны. Обозначение порядка инвентаризации необходимо, если предполагается написание различных инструкций.

Выполнение работ по инвентаризации имущества организации обязательно по решению руководства организации, в соответствии с законодательством РФ, учетной политикой и различными инструкциями внутри компании.

Инвентаризация имущества и обязанностей организации может проводиться по инициативе лиц, использующих бухгалтерские данные внутри компании (к примеру, по инициативе руководства). Инициировать инвентаризацию могут и сторонние (внешние) пользователи бухгалтерских данных, к примеру налоговики, интерес которых – косвенный.

2. По инициатору проведения.

Бухгалтерскую инвентаризацию ценностей и обязанностей компании выполняют в соответствии с ее учетной политикой, по приказу руководителя. В документе обозначают порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, а также сроки проверки.

Налоговую инвентаризацию имущества выполняют в соответствии с приказом, утвержденным руководителем государственной налоговой инспекции или его замом. О перечне инвентаризируемого имущества и сроках проверки также должно быть сказано в приказе.

Налоговая инвентаризация преследует главную цель – выявить, в каком количестве по факту представлено имущество на предприятии, сколько объектов, облагающихся налогом, не учтено, сопоставить фактическое наличие ценностей с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в учете отражены обязательства. Об особенностях, продолжительности проверки и составе инвентаризационной комиссии должно быть сказано в распоряжении руководителя государственной налоговой службы (или его заместителя) по месторасположению налогоплательщика, а также по местонахождению недвижимости и транспорта в его собственности.

3. По характеру запланированности бухгалтерской инвентаризации.

Плановую бухгалтерскую инвентаризацию выполняют по заранее составленному графику. Его утверждает приказ руководителя организации и учетная политика компании. Такую инвентаризацию можно выполнять каждый год, квартал, месяц – все определяется масштабами и отраслью организации.

Составлению годовых бухгалтерских отчетов в фирмах предшествует плановая инвентаризация имущества и обязательств организации в полном объеме. Выполнение работ по инвентаризации имущества организации необходимо проводить каждый год, не раньше 1 октября отчетного годового периода.

Любую плановую бухгалтерскую инвентаризацию следует выполнять первого числа месяца, поскольку именно на эту дату выводится сальдо всех счетов бухучета. Но законодательные акты не регламентируют данный вопрос, в связи с чем инвентаризация может быть выполнена в любой день.

Основная цель плановой инвентаризации – определить, в каком количестве имущество фактически представлено в компании, сопоставить эти данные с информацией в бухучете, проверить, насколько полно в нем отражены обязательства предприятия.

Внеплановую инвентаризацию выполняют, чтобы проверить, насколько хорошо финансово ответственные лица выполняют возложенные на них обязательства. Неплановая инвентаризация ставит перед собой задачу выявить факты хищения, обвесов, обмеров со стороны ответственных сотрудников, разработать мероприятия по предотвращению таких прецедентов в дальнейшем. Неплановая инвентаризация имущества организации выполняется по приказу руководства.

4. По степени охвата.

В рамках сплошной инвентаризации проверяют все основные средства, денежные вклады, запасы, готовую продукцию, товары, активы, кредиторскую задолженность, банковские кредиты, займы, резервы и т. д. Исключения отсутствуют.

Выборочная инвентаризация подразумевает проверку части имущества или обязательств.

Инвентаризация затрагивает все имущество, все виды денежных обязательств, а также производственные запасы и имущество иного вида, которым компания не распоряжается, но которое числится в бухучете (например, арендованные ценности, принятые для переработки, находящиеся на хранении), ценности, не учтенные вследствие каких-либо обстоятельств.

5. По характеру объекта проверки.

Документальная инвентаризация имущества организации – проверка документов, подтверждающих наличие имущества или обязательств, верного их оформления (документальную инвентаризацию проводят, когда проверяют нематериальные активы, кредиторскую и дебиторскую задолженности).

В рамках натуральной инвентаризации проверяют непосредственно наличие имущества: его взвешивают, обмеряют, подсчитывают. Натуральную инвентаризацию, как правило, применяют при проверке объектов основных средств и ценностей товарно-материального характера.

Руководитель должен создать условия для того, чтобы инвентаризация была проведена точно, в полном объеме и в кратчайшие сроки (то есть предоставить рабочую силу для взвешивания и передвижения грузов, а также необходимые технические средства).

Инвентаризация имущества организации выполняется по месторасположению предприятия и нахождению финансово ответственного сотрудника.

l>

Нормативно-правовая основа проведения инвентаризации имущества организации

Инвентаризация имущества организации выполняется на основании таких нормативных актов, как:

1. Ф3 «О бухгалтерском учете». В законе отражены не только общие положения о бухучете, главные требования к учету, оценке имущества и обязательств предприятия. В законе рассматривается понятие «инвентаризации». В нем определены случаи, когда проверка становится обязательной процедурой, указано, как отображать расхождения между фактическим наличием имущества и сведениями в бухучете.
2. Положение по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н. В положении указано, как организовывать и вести бухучет, составлять и предоставлять отчеты, как организация должна взаимодействовать с внешними потребителями бухгалтерских данных, в каком порядке должна проводиться оценка и инвентаризация имущества и обязательств организации.
3. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». В положении содержатся формы первичных учетных документов. Это документы по инвентаризации имущества и обязательств организации, которые нужно оформлять при проверке.
4. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49. В указаниях сказано, в каком порядке ведется инвентаризация имущества и обязательств организации, как оформлять ее результаты, по каким правилам проверять отдельные виды имущества и финансовые обязательства.
5. Приказ Минфина РФ и МНС РФ от 10 марта 1999 г. N 20н, ГБ-3-04/39 «Об утверждении положения о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке». В приказе сказано, что такое инвентаризация имущества организации; порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков в ходе выездных проверок также обозначен. Указано, по каким правилам следует выполнять налоговую инвентаризацию отдельных видов имущества и денежных обязательств, как оформлять итоги проверки.

Если требуется, список законодательных актов и нормативной документации, которая может быть использована при проверке, можно увеличить. В данном случае учитываются формы собственности компании, специфика ее деятельности и масштабы.

Основные задачи и цели проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

В п. 14 Методических указаний сказано о целях, которые перед собой ставит инвентаризация имущества организации. Это:

• выявление фактического наличия ценностей компании;
• сопоставление фактического наличия имущества с информацией, отраженной в бухучете;
• контроль над достоверностью отображения обязательств и ценностей в бухучете.

Инвентаризацию необходимо проводить, прежде всего, чтобы обеспечить достоверность и релевантность бухучета и его показателей. Именно тех целей, которые обозначены в Методических указаниях, и необходимо достичь при инвентаризации.

Сначала ответственные лица исследуют обязательства предприятия, смотрят на реальное наличие имущества в его распоряжении. Далее результаты проверки сопоставляют со сведениями в бухучете. Сверка позволяет судить о том, насколько полно в бухучете отражена информация о ценностях предприятия и его обязательствах.

Инвентаризация имущества организации ставит перед собой и ряд задач. В ходе проверки специалисты:

• контролируют, соблюдены ли должные условия хранения имущества, финансов, правила эксплуатации оборудования, иных основных средств, авто;
• выявляют товарно-материальные ценности, не соответствующие нормам качества и техническим требованиям, имущество, потерявшее первоначальные свойства;
• устанавливают материальные ценности, не используемые или превышающие установленные нормы, для их реализации в дальнейшем;
• контролируют обоснованность учтенной кредиторской и дебиторской задолженности, товарно-материальных ценностей, неоконченного производственного процесса, финансовых средств, затрат будущих периодов, резервов планируемых расходов и иных статей бизнеса.

Если ответственные лица выполняют все описанные выше действия, достигают главных целей проверки.

В рамках каждой задачи исследуется конкретный участок на предприятии, выявляется, какие обязательства есть у компании, каким имуществом она располагает, стимулируется сопоставление учетных данных со сведениями, полученными при проверке. При решении каждой из задач проверки осуществляется переход на следующий этап инвентаризации.

Основные правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации

Инвентаризация имущества должна проводиться по определенным правилам, а именно:

1. Руководители устанавливают, сколько времени нужно выделять на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации, определяют количественные показатели проверки.
2. Выполнение постоянного и неукоснительного мониторинга ситуаций, которые обязывают к выполнению работ по инвентаризации имущества организации на предприятии.
3. В качестве количественных определителей наличия имущества выступают итоги подсчета, взвешивания и обмера отчетных единиц.
4. При проверке в обязательном порядке должны присутствовать материально ответственные за отчетные единицы лица.
5. Можно выполнять контрольные проверки точности информации до окончания инвентаризации.
6. В периоды между инвентаризациями компаний, номенклатура ценностей у которых – расширенная, рекомендовано выполнять выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Проведение инвентаризации имущества организации: пошаговая инструкция

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии.

Когда создается инвентаризационная комиссия, обязательно оформляется приказ (распоряжение, постановление) руководства предприятия (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Приказ составляют по единой форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Инвентаризационные комиссии могут состоять из любых сотрудников предприятия. Обычно они включают в себя:

• представителей администрации компании;
• работников бухгалтерской службы (к примеру, главного бухгалтера, его заместителя);
• других специалистов: работников различных служб: технической (инженера), финансовой (руководителя финотдела), юридической (юриста).

Специалисты, несущие материальную ответственность, в комиссию не входят. При этом они обязательно должны присутствовать, когда проверяется фактическое наличие ценностей организации. В составе комиссии должно состоять минимум два работника компании. В приказе также отражают информацию о сроках и причинах проверки, инвентаризируемом имуществе и обязательствах.

Приказ должен утвердить генеральный директор, а затем передать документ председателю и участникам комиссии для подписи. Документ необходимо зарегистрировать в журнале учета контроля над выполнением приказов (распоряжений, постановлений) о проверке. Форма – N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение всех приходных/расходных документов.

Инвентаризационная комиссия должна получить последнюю на момент выполнения работ по инвентаризации имущества организации расходную и приходную документацию. Делать это нужно до проверки фактического наличия ценностей в организации. Председатель комиссии заверяет полученную документацию, указывая «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что само по себе – основание для определения бухгалтерией остатков имущества к началу проверки по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получаем расписку от материально ответственных лиц.

Перед инвентаризацией лицо, несущее материальную ответственность, оформляет расписку. Ее предоставляют комиссии в день проверки. Служит данный документ подтверждением того, что к моменту проверки лицо, несущее материальную ответственность, сдало всю расходную и приходную документацию в бухгалтерию или передало ее комиссии; все поступившее имущество оприходовано, а выбывшее списано.

Шаг 4. Проверяем и документально подтверждаем наличие, состояние и оценку активов и обязательств.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит:

• определение количества и наименований ценностей, которыми организация располагает или которые арендует. Речь идет о документарных ценных бумагах, финансовых средствах в кассе, ОС, МПЗ. При проверке применяется натуральный подсчет (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Параллельно специалисты оценивают, в каком состоянии находятся данные объекты, допустимо ли их использование по назначению;
• сверка документации, подтверждающая права предприятия на активы, у которых отсутствует материально-вещественная форма (к примеру, денежные вложения, НМА), в соответствии с п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации;
• проверка состава кредиторской и дебиторской задолженности методом сверки с контрагентами и проверки документации, которая подтверждает тот факт, что существует требование и обязательство (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Члены инвентаризационной комиссии вносят полученную информацию в инвентаризационные акты, или описи. Далее лица, несущие материальную ответственность, оставляют свои подписи в документах, подтверждающие то, что они присутствовали на проверке (п. п. 2.4, 2.5, 2.9–2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Проводим сверку данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета.

Полученную информацию в инвентаризационных описях (актах) сопоставляют со сведениями, отраженными в бухучете.

Если инвентаризация имущества организации дала определенные результаты, проявившиеся в излишках или недостаче ценностей, в компании оформляют сличительную ведомость. В документе обозначают, что при проверке выявлены факты недостачи или излишек. Сличительную ведомость оформляют исключительно в отношении того имущества, количество или качество которого отличается от учетной информации.

Чтобы оформить итоги проверки, пользуются следующими формами:

• по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
• по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
• по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
• по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
• по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
• по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщаем результаты, выявленные инвентаризацией.

Участники комиссии по результатам проверки проводят анализ обнаруженных несоответствий. Члены комиссии предлагают решения по сопоставлению фактического наличия ценностей и сведений бухучета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Обязательно составление протокола заседания комиссии по инвентаризации.

Если результаты проверки говорят о том, что несоответствие между сведениями в бухучете и фактическим наличием ценностей отсутствует, это также отображают в протоколе заседания комиссии.

По результатам заседания участники инвентаризационной комиссии обобщают итоги инвентаризации.

В данном случае возможно применение унифицированной формы N ИНВ-26 «Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией», которую утвердило Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26. В ведомости обозначена информация обо всех недостачах и излишках, а также указан метод их отражения в бухучете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Руководитель предприятия изучает ведомость учета итогов проверки и протокол заседания комиссии и на основании полученной информации выносит окончательное решение.

Шаг 7. Утверждаем результаты инвентаризации.

Как было обозначено выше, участники инвентаризационной комиссии предоставляют руководству предприятия протокол заседания вместе с ведомостью учета результатов, полученных при инвентаризации. Помимо этой документации, руководству предоставляют инвентаризационные описи (акты) и сличительные ведомости.

Технология проведения инвентаризации имущества и обязательств организации подразумевает рассмотрение руководителем документов и вынесение окончательного решения, оформляемого в приказе об утверждении итогов проверки (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). В приказе обязательно есть предписание о порядке устранения расхождений, которые удалось выявить при проверке.

По завершении обозначенных мероприятий документы по инвентаризации имущества и обязательств организации инвентаризационная комиссия передает бухгалтерской службе.

Шаг 8. Отражаем в учете результаты инвентаризации.

Неточности между фактическим наличием имущества в компании и сведениями в бухучете, которые удалось выявить при проверке, отражают в бухучете за тот отчетный период, на который приходится день проведения инвентаризации имущества и обязательств организации (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-Ф3).

Если выполняется годовая инвентаризация, ее итоги заносят в годовую бухгалтерскую отчетность (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации). Если в ходе проверки выявляют имущество, которое в дальнейшем нельзя использовать, так как оно испортилось или (и) морально устарело, его списывают. Помимо этого, списывают задолженность, у которой истек срок исковой давности.

Как правильно оформлять результаты инвентаризации имущества и обязательств организации

Существует закон «О бухгалтерском учете», где подробно рассказано о порядке урегулирования несоответствий, выявленных при проверке. Несоответствие между фактическим наличием ценностей и информацией в бухучете регулируется так:

Учет излишков.

На основании п. 28 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности, превышение фактического наличия имущества над информацией в бухучете (излишки имущества) приходуется по рыночной цене на день проверки. Определяя рыночную стоимость излишков имущества, которые показала инвентаризация имущества организации, специалисты могут использовать:

• информацию о стоимости аналогичной продукции, полученную в письменном виде от фирм-производителей;
• данные об уровне цен, которые предоставляют органы государственной статистики, торговые инспекции и организации;
• информацию об уровне цен, отраженную в СМИ и спецлитературе;
• экспертные выводы о цене на отдельные объекты.

Чтобы отражать в бухучете ранее неучтенные объекты основных средств, выявленные как излишки имущества при проверке, рекомендуется использовать счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». Это гласит Инструкция по использованию Плана счетов бухучета, в соответствии с которой принятие к бухучету объектов основных средств отражается на дебете счета 01 «Основные средства» в корреспонденции со счетом 08.

В данной Инструкции есть раздел, касающийся использования счета 08. Раздел предназначается, чтобы обобщать информацию о расходах компании на объекты, которые в дальнейшем примут к бухучету как основные средства. В этом же разделе сказано, что только дебет счета 08 корреспондируется с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно, объекты основных средств, отнесенные по итогам проверки к излишкам, отражаются в бухучете пометками:

• Д 08 – К 91, субсчет 1 «Прочие доходы» – оприходование основного средства по рыночной цене;
• Д 01 – К 08 – принято к использованию основное средство, оформленное в необходимом порядке, по окончательно установленной первоначальной цене.

Учет недостач

В процессе хранения, перевозки или переработки определенные виды товарно-материального имущества могут менять свой физико-химический состав, что способно повлиять на их естественную недостачу, которую специалисты могут выявить при проверке. На основании п. 28 Положения по бухучету и бухгалтерской отчетности, недостачу и порчу имущества, выявленную при проверке в рамках естественной убыли, относят к производственным издержкам или издержкам обращения. Если недостача и порча выявлены сверх нормативов, отвечают за это виновные лица и компенсируют убытки из личных средств:

• компенсация основных средств и нематериальных активов ведется по остаточной стоимости;
• компенсация материалов и готовой продукции – по фактической себестоимости;
• компенсация товаров – по стоимости покупки или по фактической себестоимости.

После того как выявлены причины недостач и источники их погашения, определены виновные лица, суммы, учтенные на счете 94, списывают по определенной схеме. Списание недостач материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли ведется на счета учета расходов на производство и затрат на продажу. В учете отражают следующую информацию:

• Д 20, 23, 25, 26, 29 – К 94 – сумма выявленной недостачи в пределе норматива естественной убыли списана на счета учета затрат;
• Д 44 – К 94 – сумма выявленных недостач материальных ценностей в пределах нормативов естественной убыли списана на затраты на продажу, если речь идет о торговом предприятии.

Убытки имущества в пределах нормативов, утвержденных в законодательном порядке, списывают на основании распоряжения руководства предприятия, если выявляются фактические недостачи.

Размер выявленных при инвентаризации потерь от естественной убыли списывают за счет такого резерва в пределах его величины. В бухучете отражают следующее: Д 96 – К 94 – списаны потери за счет резерва на естественную убыль, если речь идет о торговой организации.

Если инвентаризация имущества организации свидетельствует о том, что порча и недостача имущества, материально-производственных запасов превышает нормы естественной убыли, потери возмещают виновные лица.

На основании ст. 242–244 ТК РФ, если сотруднику предприятия вверяют имущество по договору о полной финансовой ответственности, данный работник полностью отвечает за него. В соответствии с материальной ответственностью сотрудник полностью возмещает причиненный ущерб.

На основании ст. 246 ТК РФ сумму ущерба, понесенного работодателем вследствие порчи и утраты ценностей, определяют по фактическим потерям. Потери исчисляют с учетом рыночной стоимости, действующей на соответствующей территории на дату нанесения ущерба, но не ниже цены имущества, с учетом степени его изношенности, по информации бухучета.

Это значит, что недостачу с виновных лиц можно взыскать не по фактической себестоимости недостающего имущества, а по рыночной (для торговых компаний – реализационной) цене, по которой это имущество снова будет куплено.

Взыскивать суммы ущерба, произошедшего из-за недостачи, следует, опираясь на положения ст. 248 ТК РФ. Так, работодатель дает распоряжение на взыскание ущерба в сумме, не превышающей месячную заработную плату. Такое распоряжение необходимо дать не позже, чем пройдет месяц с момента окончательного установления суммы потерь. В случае истечения данного срока, несогласия работника на возмещение ущерба, если компенсация превышает сумму средней заработной платы сотрудника за месяц, взыскивать средства необходимо через суд.

Сумма всех удержаний при каждой выдаче зарплаты ограничена. Так, размер удержаний не может быть выше 20 %, а при удержании из зарплаты по нескольким видам исполнительной документации за работником должно сохраняться 50 % его оклада (ст. 138 ТК РФ).

По мере того как виновный компенсирует убытки, разницу списывают со счета 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей», в кредит счета 91, субсчет 1 «Прочие доходы». То есть разницу между рыночной и учетной стоимостью недостающего имущества в бухучете в составе внереализационных затрат отражают равными частями в течение периода возмещения убытков сотрудником, признанным виновным в недостаче.

У работника есть возможность возмещать недостачу по частям или в полном объеме. Если обе стороны согласны, виновный сотрудник может компенсировать убытки в рассрочку. В этой ситуации виновный сотрудник должен в письменном виде подтвердить свое обязательство компенсировать недостачу, указав точные сроки выплат. В случае увольнения виновного сотрудника и его отказа от возмещения нанесенного ущерба непогашенный долг взыскивают через суд.

Возмещение недостачи внесением финансовых средств в кассу компании отражают записью: Д 50 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Если погашение долга осуществляется вычетом из зарплаты работника определенной суммы, в учет записывают: Д 70 – К 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

По ст. 240 ТК РФ у работодателя есть право не взыскивать сумму недостачи с подчиненного – в полном объеме или определенной части. В данном случае должны учитываться конкретные обстоятельства нанесения ущерба.

Если работодатель отказывается взыскивать с подчиненного сумму ущерба, ее признают в качестве прочего внереализационного расхода и отражают в учете записью по кредиту счета 94 в корреспонденции со счетом 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Если не удается установить виновных сотрудников или суд отказывает в вопросе взыскания компенсации, ущерб от недостачи ценностей и их порчи списывают на финансовые результаты компании.

В подобных ситуациях, в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и денежных обязательств, в документации, предоставляемой для оформления списания недостачи ценностей, должны быть решения следственных органов, подтверждающие, что виновные лица отсутствуют. Другой вариант – суд должен отказать во взыскании компенсации с виновных.

В бухучете, на основании указанной документации, суммы недостач имущества, которые изначально были отнесены на счет 94, списывают в дебет счета 91, субсчет 2 «Прочие расходы».

Зачет недостач излишками (пересортица)

В ходе проверки можно одновременно выявить излишки и недостачи у одного и того же работника, несущего материальную ответственность. Применительно к таким случаям действует п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и обязательств организации. Здесь предусматривается взаимный зачет недостач и излишков вследствие пересортицы. Это допустимо только как исключение за один и тот же срок проверки, у одного и того же работника, которого проверяют, применительно к товарно-материальным ценностям одного и того же наименования и в равном количестве. Сотрудники, несущие материальную ответственность, подробно разъясняют членам инвентаризационной комиссии причины допущенной пересортицы.

Если в ходе зачета недостач излишками по пересортице стоимость недостающего имущества превысила стоимость имущества, которое оказалось в излишке, за разницу в цене отвечают виновные лица.

В случаях, когда не удается выявить, кто именно виновен в пересортице, разницу в суммах рассматривают как недостачу свыше нормативов убытков и относят к издержкам обращения и производства.

Если наблюдается разница в цене от пересортицы в сторону недостачи, в которой не виноваты материально ответственные лица, в протоколы инвентаризационной комиссии заносят исчерпывающие объяснения (причины, вследствие которых такую разницу нельзя отнести к виновным лицам).

Для объективного понимания финансового положения предприятия следует располагать достоверной информацией обо всех ценностях, которыми компания распоряжается: в каком количестве представлено имущество, какое у него состояние, верная ли оценка ему дана. При этом форма собственности организации не столь важна. Далее происходит сверка остатков имущества с информацией, отраженной в бухучете. Все это и есть инвентаризация имущества организации, то есть ряд мероприятий, в процессе которых проверяются обязательства и имущество фирмы.

Учет инвентаризации имущества организации: основные ошибки и их последствия

То, как должно вестись выполнение работ по инвентаризации имущества организации, достаточно подробно изложено в действующем законодательстве. Однако на практике предприятия нередко допускают ряд ошибок. Вот самые распространенные.

1. Неправильное оформление приказа руководства на проведение инвентаризации имущества и обязательств организации (отсутствие сроков инвентаризации, не обозначены участники комиссии, нет перечня ценностей). Основания для проведения инвентаризации имущества и, соответственно, признания ее результатов, отсутствуют.
2. В ходе проверки есть документальное подтверждение отсутствия хотя бы одного участника комиссии. Итоги проверки нельзя считать действительными.
3. Составление инвентаризационной описи в одном экземпляре. Итоги проверки нельзя считать действительными.
4. Лица, несущие материальную ответственность, не дали расписки, в соответствии с которыми вся расходная и приходная документация направлена в бухгалтерию. Ошибки, которые помогла выявить инвентаризация имущества организации, можно оспорить при предъявлении документов, оформленных во время проверки.
5. Процедура проверки проведена неверно: при бухгалтерском учете инвентаризации имущества и обязательств организации информацию бухучета сопоставляют с фактическим наличием, а не наоборот. Возможное искажение фактического наличия затрудняет выявление некоторых нарушений.
6. Отсутствие итогов на каждой из страниц описи: необходимо прописывать число, количество номеров, сумму материальных ценностей, общий итог в натуральных показателях. Не исключено внесение несанкционированных правок в результаты проверки.
7. Отсутствие пометок «Цены, итоги проверил» и «Подпись материально ответственного лица» на каждой из страниц (применительно к формам, предусматривающим подобные пометки). Такой документ не может быть основанием для предъявления претензий лицу, несущему материальную ответственность.
8. На последнем листе инвентаризационной описи отсутствует подпись лица, несущего материальную ответственность, о том, что у него отсутствуют претензии к участникам комиссии и что он принимает ценности, указанные в описи, на хранение под собственную ответственность (применительно к формам, предусматривающим подобные подписи). При выявлении недостач предъявление претензий финансово ответственному лицу будет невозможным.
9. Участники комиссии не подписали и не заверили исправления и ошибки. Корректировки в этом случае не могут быть признаны действительными.
10. В инвентаризационных описях после утверждения итогов проверки есть незаполненные строчки (на них отсутствует прочерк).
11. Появляется вероятность внесения несанкционированных корректировок в результаты проверки.
12. В периоды перерывов в деятельности инвентаризационной комиссии в помещение, где хранят описи, могут зайти посторонние лица. Возникает вероятность внесения несанкционированных правок в итоги проверки.

Безусловно, одна из самых действенных процедур системы внутреннего контроля - это инвентаризация имущества и финансовых обязательств компании. Инвентаризация позволяет решить многие вопросы: посчитать имущество и обязательства, проверить достоверность учета. Но важно правильно провести и оформить эту процедуру, а также избежать ошибок, которые часто допускают многие компании.

Порядок проведения инвентаризации регулируется следующими документами:

- Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту - Закон);

- Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина от 29.07.98 № 34н (далее по тексту – Положение);

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина от 13.0695 № 49.(далее по тексту – Указания).

Для чего нужно проводить

Среди целей проведения инвентаризации можно назвать следующие:

Обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

Выявление фактического наличия имущества и сопоставление его с данными бухгалтерского учета;

Проверка полноты отражения в учете обязательств, выявление задолженности, нереальной к взысканию, с целью принятия мер к взысканию задолженности с должников либо к списанию ее с учета.

В ходе инвентаризации имущества и обязательств, компания также сможет проверить и документально подтвердить их наличие, состояние и стоимость. Проверяющие выявят некондиционные материальные ресурсы, подготовят документы для их уценки или списания, если это необходимо. А также определят виновных лиц, в случае будет обнаружена недостача, излишки либо порча материальных ресурсов.

Инвентаризация может быть добровольной и обязательной. Сроки проведения добровольных инвентаризаций, их количество, перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель фирмы.

Обязательную инвентаризацию проводят в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не раньше 1 октября отчетного года;

При смене материально-ответственных лиц;

При выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;

При стихийных бедствиях, пожаре или других чрезвычайных ситуациях;

При реорганизации или ликвидации организации и др.

Требования к проведению

К проведению как добровольной, так обязательной инвентаризации законодательством предъявляются следующие общие требования. В ходе проведения инвентаризации и после ее проведения компания должна:

1. Создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, на которую возлагается организация и контроль проведения всех проверок и инвентаризаций. Для непосредственного проведения инвентаризации имущества в организации должны быть сформированы рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав таких комиссий утверждают приказом руководителя (форма № ИНВ-22), который регистрируется в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

2. Использовать унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 №26 для оформления проведения инвентаризации и ее результатов.

3. По результатам инвентаризации имущества составить инвентаризационные описи (акты) установленной формы для каждого вида имущества или обязательств. Учитывая, что для отдельных видов имущества и обязательств инвентаризационные ведомости унифицированных форм отсутствуют – разработать и утвердить формы инвентаризационных ведомостей в дополнение к унифицированным формам.

4. Получить с материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т.д.), с участием которых проводят инвентаризацию расписки в том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - списаны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

5. Выявить в ходе инвентаризации фактическое наличие имущества, как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося на бухгалтерском учете. Затем полученные результаты необходимо сопоставить с данными бухгалтерского учета и выявить излишки и недостачи.

Если при проведении инвентаризации будут выявлены расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием имущества), бухгалтерия компании должна составить сличительные ведомости. Затем комиссии нужно обсудить результаты инвентаризации и составить заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений. Акт подписывают все члены комиссии.

Оформление результатов

По итогам инвентаризации имущества составляется «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 20.03.2000г. №26. Комиссия представляет на рассмотрение руководителю организации акт, инвентаризационные описи, сличительные ведомости и объяснительные записки материально-ответственных лиц. На основании этих документов руководитель компании принимает окончательное решение по устранению недостатков в хранении и учете имущества и возмещению материального ущерба.

Если по результатам инвентаризации были выявлены недостачи, то руководитель организации издает приказ на возмещение недостачи виновными лицами, либо на ее списание на финансовые результаты по решению суда, если виновные лица не установлены. Организация должна хранить документы, подтверждающие факт проведения инвентаризации и обоснованность включения в учет результатов инвентаризации не менее пяти лет.

Выявленные в ходе инвентаризации и утвержденные руководителем расхождения в учете имущества отражаются в бухгалтерском учете следующим образом.

Излишек имущества нужно оприходовать по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующую сумма зачислить на внереализационные доходы организации (Дт счетов учета имущества - Кт счета 91 «Прочие доходы и расходы»).

Стоимость недостачи имущества или его порчи нужно отразить в учете на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи материальных ценностей списываются по фактической себестоимости, а в снабженческих, сбытовых или торговых организациях, которые ведут учет по продажным ценам, - по продажным ценам. Недостачу имущества и потери от его порчи в пределах норм естественной убыли компания может отнести на издержки производства или обращения, а сверх норм – на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на внереализационные расходы (Дт счета 91 - Кт счетов учета имущества) организации.

В налоговом учете излишки имущества компания включает во внереализационные доходы по рыночной стоимости. Недостачи, в случае отсутствия виновных лиц нужно учесть в составе внереализационных расходов по фактической балансовой стоимости.

Результаты инвентаризации займов, кредитов, задолженности перед контрагентами отражают в едином акте по форме № ИНВ-17 и специальной справке, приведенной в Приложении к форме № ИНВ-17. В ходе инвентаризации нужно определить сроки возникновения дебиторской и кредиторской задолженностей и возможность их погашения.

Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то приказом руководителя ее надо списать. В бухучете это можно оформить следующим образом: кредиторскую задолженность – на внереализационные доходы, дебиторскую - на забалансовый счет 007 и учитывать ее за балансом в течение 5 лет. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда инвентаризация закончена.

Часто встречающиеся ошибки

К сожалению, в процессе своей работы компании часто нарушают правила проведения инвентаризации и допускают ошибки. Такие погрешности можно условно разделить по последствиям, которые они за собой влекут.

1 группа. Результаты инвентаризации нельзя признать достоверным. Поэтому бухгалтерская отчетность, подтвержденная такой инвентаризацией, недостоверна.

1) нет приказа руководителя о проведении инвентаризации или он оформлен с нарушениями требований законодательства;

2) в состав рабочей комиссии включено проверяемое подотчетное лицо;

3) использованы инвентаризационные документы, не соответствующие требованиям ст. 9 Закона (не использование унифицированных форм при их наличии, использование форм, разработанных организацией, в которых отсутствуют необходимые реквизиты);

4) отсутствуют подписи на инвентаризационных документах или документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации;

5) нет актов сверок с контрагентами или есть неподписанные контрагентами акты сверок по взаиморасчетам.

2 группа. Допущенные нарушения могут привести к искажениям результатов инвентаризации из-за несанкционированного доступа к инвентаризационным документам. В случае, приведенном в подпункте 4, могут быть пропущены ценности, которые есть в компании, но по каким-либо причинам не отраженные в учете.

1) нарушен порядок заполнения инвентаризационных документов (не заполняются все реквизиты, предусмотренные формой документа; ошибки и исправления не
подписаны и не заверены членами комиссии; документы после утверждения результатов содержат незаполненные строки);

2) приходные и расходные документы при невозможности остановки хозяйственной деятельности на время инвентаризации не завизированы председателем инвентаризационной комиссии;

3) не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи во время перерывов в работе комиссии;

4) сопоставление данных бухгалтерского учета проводится с фактическим наличием имущества, а не наоборот.

Группа 3. Результаты инвентаризации приведут к искажению отображения в учете фактического состояния имущества.

1) нет отметки об обременении объекта учета, если он на момент проведения инвентаризации находится под арестом, залогом и т.п.;

2) стоимость материальных ценностей не соответствует их реальной рыночной стоимости.

В случае наличия указанных нарушений инвентаризация должна быть признана формальной, данные учета и отчетности, подтверждаемые ею, недостоверными. Все это снижает уровень внутреннего контроля и влечет для организации возникновение налоговых рисков и других неблагоприятных последствий.

Т.Ю. Мартыненко,

ведущий аудитор ООО «ИНЭК-Аудит»