Протокол заседания трудового коллектива - это это из видов организационно-распорядительных документов, отражающий информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Содержат постановляющую часть, используется для документирования постоянных заседаний.
Протокол заседания трудового коллектива обязательно должен включать в себя: наименование учреждения (организации предприятия), вид документа (протокол), места для проставления индекса документа, даты, места составления протокола (географический пункт), заголовка к тексту. Таким образом, заголовок имеет вид:
Общество с ограниченной ответственностью “________________”
П Р О Т О К О Л
Москва
Также в вводной части протокола после заголовка указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, наименование должности можно не указывать.
Далее с новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников заседания, членов комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. Если на заседании присутствуют должностные лица из сторонних организаций, в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание.
При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество.
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или специально выбранным или назначенным лицом, выполняющим его функции, вручную или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, – повестку дня, списки участников, тексты докладов или выступлений, проекты решений.
Датой протокола является дата заседания! Если заседание трудового коллектива продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Следующим абзацем указывается перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Повестка дня заседания трудового коллектива, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.
Основная часть протокола заседания состоит из нескольких разделов, каждый из которых относится к соответствующему пункту повестки дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (или “РЕШИЛИ”), в каждой из этих частей выделяют запись речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (или “РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает, то результаты голосования указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.
Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря.
Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел. Однако нередко возникают случаи, когда работнику необходимо представить в другую организацию (или структурное подразделение) принятое решение. В таком случае оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Заголовок имеет вид:
Общество с ограниченной ответственностью “_______________ ”
В Ы П И С К А И З П Р О Т О К О Л А
заседания трудового коллектива
07.02.2011 ________________________________________________ № 1
Москва
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова “Верно”, указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Численность работников - 318 человек Присутствовало - 298 человек
Повестка дня:
1. Избрание председателя и секретаря общего собрания.
2. Избрание представителей трудового коллектива для ведения коллективных переговоров.
3. Перечень вопросов, подлежащих включению в коллективный договор.
4. Утверждение текста предложения о начале коллективных переговоров.
1. Выступил:
Начальник транспортного отдела Сергеев Д.Н. - предложил избрать председателем общего собрания начальника отдела кадров Маркову Т.Д., секретарем - делопроизводителя Переверзеву В.В.
Постановили:
избрать председателем общего собрания начальника отдела кадров Маркову Т.Д., секретарем - делопроизводителя Переверзеву В.В.
за - 290 человека (97% от числа присутствующих);
против - 3 человека (1%);
воздержалось - 5 человек (1,7%).
2. Выступили:
Начальник отдела кадров Маркова Т.Д. - предложила работникам выдвинуть кандидатуры представителей работников для ведения коллективных переговоров.
Бухгалтер отдела расчетов Уварова Н.Г. - предложила кандидатуру Григорьевой С.А., инженера по охране труда.
Инженер-программист Синицын Г.В. - предложил кандидатуру Федорова Е.Н., ведущего специалиста.
Слесарь Карпов Е.Ф. - предложил кандидатуру Леоновой Г.В., комплектовщика.
Водитель Рогов А.В. - предложил кандидатуру Ивановой Е.И., кладовщика.
Начальник отдела кадров Маркова Т.Д. - предложила избрать в качестве представителей трудового коллектива для ведения переговоров предложенные кандидатуры.
Постановили:
избрать указанных работников в качестве представителей трудового коллектива для ведения коллективных переговоров.
за - 292 человек (98% от числа присутствующих);
против - 6 человек (2%);
воздержавшихся нет.
3. Выступила:
Инспектор по кадрам Ильина Н.Г. - предложила для проведения коллективных переговоров перечень вопросов относительно:
1) доплат и надбавок;
2) введения квартальных премий;
3) гарантий для пенсионеров при увольнении;
4) материальной помощи при заключении брака, при рождении детей;
5) дополнительной спецодежды;
6) дополнительного страхования работников от несчастных случаев.
Постановили:
утвердить предложенный перечень вопросов.
за - единогласно.
4. Выступила:
Начальник отдела кадров Маркова Т.Д. - предложила утвердить текст предложения к работодателю о начале коллективных переговоров.
Постановили:
утвердить текст предложения.
за - единогласно.
Председатель собрания Маркова Т.Д. Маркова Секретарь Переверзева В.В. Переверзева
ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА СОБРАНИЯ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВАПримечание:
Текст, выделенный зеленым цветом заменить на соответствующий. Заполнить пропуски «______». После оформления протокола цветное выделение удалить;
Протокол в электронном варианте направить по адресу pta @ bti . secna . ru и в бумажном (1 экземпляра) – передать Павловой Т.А. в каб. 211Б до11:00 часов 04.10. 2012 года.
Для того, чтобы удалить примечания в правой части текста образца протокола собрания ТК необходимо правой кнопкой мыши кликнуть на примечании и выбрать из раскрывшегося списка команду – «Удалить примечание».
ПРОТОКОЛ № ___
общего собрания работников ____________
город Бийск «____
» __________
20___
года
Списочный состав: _____ чел.
Штатные: ______ чел., в том числе:
Внешние совместители: _____ чел.
Присутствовало: ____
чел.
Примечание:
Решение о выборах делегатов на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ является действительным, если в голосовании приняли участие не менее 2/3 от списочного состава работников (обучающихся) подразделений. Решение принимается простым большинством голосов.
Присутствующие участники образуют необходимый кворум. Собрание правомочно принимать любые решения.
Слушали:
Иванов И.И.
: для ведения собрания необходимо избрать председателя и секретаря собрания. Предлагаю председателем собрания избрать Петрова О.В.,
секретарем Смирнову А.С.
Голосовали:
"За" - ____,
"против" - ______
, "воздержавшихся" - ____
.
Решили:
Председателем собрания избран Петров О.В.
Секретарем собрания избрана Смирнова А
.
С
.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 05.10.2012 года по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 2012 – 2014 г.г.
Избрание делегатов на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 26.05.2012 го. по принятию Коллективного договора на 2012-2015 год;
Председатель собрания О.В. Петров
поставил на голосование вопрос об утверждении повестки собрания.
Голосовали:
"За" - ____
, "против" - ______
, "воздержавшихся" - ____
.
Повестка собрания утверждена.
По повестке дня слушали:
По первому вопросу:
Слушали Иванова И.И.,
который сообщил, что 05 октября 2012 г. в БТИ АлтГТУ состоится Конференция трудового коллектива БТИ АлтГТУ по избранию представительного органа для ведения коллективных переговоров от имени всех работников, разработки проекта коллективного договора, подготовки и проведения конференции трудового коллектива для заключения коллективного договора на 2012 – 2015 г.г., для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утвержденной Ученым советом 01 октября 2012 г. Таким образом, от ______________
необходимо выбрать _______
делегатов. Предложено голосование провести открытое.
Голосовали:
Решили:
Делегировать на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 5.10.2012 года - ___
чел.:
По второму вопросу:
Слушали Иванова И.И.,
который сообщил, что 26 октября 2012 г. в БТИ АлтГТУ состоится Конференция трудового коллектива БТИ АлтГТУ по принятию Коллективного договора на 2012-2015 год, для проведения которой необходимо избрать делегатов согласно норме представительства, утвержденной Ученым советом 01 октября 2012 г. Таким образом, от ______________
необходимо выбрать _______
делегатов. Предложено голосование провести открытое.
Предложены следующие _____
кандидатуры делегатов на Конференцию:
1. Кузнецов М.В. – начальник отдела (управления) (предложение Петрова О.В.);
2. Малов И.Г. – зам. начальника отдела (управления) (предложение Земцовой Н.А.);
3. Степанова И.Н. – инженер (предложение Черкасовой Л.П.);
4. Разин А.А. – специалист (предложение Боброва М.В.)
Других предложений не поступало.
Голосовали:
1. Кузнецов М.В
. – за - ___
чел., против - ___
, воздержавшихся - ___
;
2. Малов И.Г. – за - ___ чел., против - ___ , воздержавшихся - ___ ;
3. Степанова И.Н. – за - ___ чел., против - ___ , воздержавшихся - ___ ;
4. Разин А.А.
– за - ___
чел., против - ___
, воздержавшихся - ___
;
Решили:
Делегировать на Конференцию трудового коллектива БТИ АлтГТУ 26.10.2012 года - ___
чел.: Кузнецова М.В., Малова И.Г., Степанову И.Н., Разина А.А.
В связи с рассмотрением всех вопросов повестки дня, собрание объявляется закрытым.
Председатель собрания О.В. Петров
Секретарь собрания А.С. Смирнова