Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5.
В описаниях аберраций цитологические точки останова аберрации перечислены после символа, причем разные элементы хромосомной информации разделяются точкой с запятой без пробелов. Цитологические описания новых заказов всегда в римском типе. Следующие соглашения для определения последовательностей аберраций должны быть приняты. Последовательность каждой хромосомы, участвующей в аберрации, указана с одного конца на другой в соответствии с терминологией полос хромосом слюнной железы. Точки разлома и воссоединения обозначены вертикальными полосами, а сегменты между этими точками обозначаются самой экстремальной полосой, которая, как известно, присутствует на каждом конце, разделенной тире.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
Это конвенция о том, что при описании генетических крестов женский генотип записывается слева от символа времени, а мужской генотип - справа. Например, является действительным псевдонимом для и является допустимым псевдонимом для. Может быть необходимо указать цитотип запаса по отношению к одной или нескольким системам гибридного дисгенеза. Мы предлагаем сделать это, добавив указание цитотипа в конец описания запаса как один буквенный код, заключенный внутри. Если нужно назначить более одного цитотипа, то их следует разделить на две точки, например.
Вторая графа - названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.
Представление имен генов, аллелей и аберраций в текстах
Когда полное имя гена или символ гена используется для обозначения фенотипа, а не генотипа, то это имя или символ печатаются в римском типе; то есть белый обозначает генотип и белый фенотип. Цитогенетические обозначения не выделены курсивом, кроме как части аберрационного символа.
Представление генных продуктов в тексте
Следующие символы зарезервированы для специального использования в именах генов, аллелей и аберраций и символов или в генотипах. Названия и символы продуктов для белков не должны быть выделены курсивом в напечатанном тексте. Там, где это возможно, белки, названные в честь гена, следует дополнительно различать путем заглавной буквы буквы или имени гена.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.
Нет никаких фиксированных правил для обозначения белков, не названных для этого гена. Обновлен список «почетных генов». Двоеточие вводится как разделитель маркеров на взаимные компоненты транслокаций и плеч составных хромосом как способ прояснения отношений и ожидаемого поведения этих элементов в запасах. Было добавлено оглавление.
Вывод и оценка номенклатуры имен документов
В документе были сделаны небольшие изменения. Список «почетных генов» удален. Было добавлено много ссылок и сделаны различные исправления. Секции Аллельные имена и символы для Цитотипа были перенумерованы соответственно. Цель: Компьютеризированная система регистрации пациентов развернута во всех 173 медицинских центрах по делам ветеранов. Провайдеры получают доступ к клиническим заметкам в системе из меню заголовка заметки. Целью авторов было разработать номенклатуру имен документов, которая создает информационные, структурированные ноты для заметок, которые улучшают доступ к информации.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Выведены номенклатура нот и композиционный синтаксис. Композиционный порядок был определен путем опроса предпочтений пользователей. Предварительная оценка удобства использования была проведена на основе структурированного заголовка и сортировки. Результаты. Классы компонентов названия примечаний были обнаружены путем проверки. Компоненты описывают характеристики автора, мероприятия в области здравоохранения и организационное подразделение, обеспечивающее уход.
Поиск информации в традиционных бумажных медицинских документах может быть сложной задачей. При поиске конкретных данных поставщики услуг, исследователи и администраторы вынуждены тратить значительное время на просмотр страницы за страницей бумажной карты. Хотя разделение кусков бумаги на группы по типу контента и упорядочению записей по дате может сократить задачу, часто требуется сканирование грубой силы по страницам. Ключи, доступные читателю диаграммы, включают названия заметок, формат примечаний, вариацию почерка и контекстуальное понимание.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.
Из-за времени, необходимого для тщательного обзора диаграммы, аудиторы медицинской записи для Совместной комиссии по аккредитации организаций здравоохранения регулярно обращаются за помощью к справочному руководству по медицинским документам, знакомому с местными документальными особенностями.
Чтобы улучшить доступ к клинической информации, Ларри Вид рекомендовал ориентированную на проблемы медицинскую запись, которая индексирует содержание примечаний по типу проблемы. - Теоретически, проблемно-ориентированные медицинские записи предлагают фундаментальное улучшение поиска информации, но они не получили широкого распространения. - Многие другие авторы отметили недостатки традиционных бумажных записей для поиска информации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Как правило, компьютерные медицинские записи, как проблемно-ориентированные, так и нет, имеют потенциал для улучшения доступа к информации, зависящей от пациента, посредством многопользовательского обмена, автоматизированных функций поиска, четкого текста и согласованной структуры. - Широко внедряются компьютерные медицинские записи. Например, Департамент по делам ветеранов развернул компьютеризированную регистрационную систему пациентов - в каждом из 173 медицинских центров. Министерство обороны находится в процессе развертывания аналогичной системы на своих 105 военных очистных сооружениях.
Смотрите также:
Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел. При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения». В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.
Компьютеризированная система учета пациентов в ветеранах
Многие другие организации взяли на себя обязательство использовать компьютерные системы регистрации пациентов, - в надежде улучшить доступ к информации. В метаданных с вкладками представлены списки проблем, данные аптеки, заказы, результаты лабораторных исследований, заметки о прогрессе, жизненно важные признаки, результаты радиологии, расшифрованные документы и отчеты различных исследований, например, эхокардиограммы.
На других сайтах было отображено до 500 наименований. Заметки вводятся через утилиты интеграции текста, выбирая один из многих именованных, предварительно отформатированных шаблонов и ввод необходимых данных. Координаторы клинических приложений обычно тесно сотрудничают с отделом медицинских записей и часто сидят в комитетах по управлению информацией.
ГЛАВНОЕ - СОГЛАСОВАННОСТЬ
Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.
Сканирование через длинные списки названий заметок разочаровало некоторых поставщиков, хотя заметки были четкими и оперативно доступны. Примерный снимок экрана помогает проиллюстрировать читателю, почему это может быть так. Предстоящее слияние в больнице добавило дополнительный импульс для пересмотра методов именования медицинских документов этого учреждения.
Предлагаемое решение заключалось в том, чтобы внедрить набор «правил» для именования документов, которые будут легко поняты поставщиками на каждом объекте. Наша первоначальная надежда на то, чтобы найти национальные правила по именованию правил ветеранов здравоохранения, не была реализована. Затем мы без особого внимания рассмотрели тексты управления медицинской информацией.
Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.
А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…
Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.
Учитывая отсутствие общепринятых принципов именования документов и настоятельную потребность в них, мы решили создать свои собственные. Полное решение проблемы будет состоять из трех этапов: создание набора правил для именования документов, показывающего удобство использования полученных имен в лабораторной среде и показывающее эффективность полученных имен в производственной среде. В оставшейся части этого документа описывается, как была выведена номенклатура имен документов и результаты оценки удобства использования.
Цель состоит в том, чтобы максимизировать полезность имени для поставщиков, непосредственно заботящихся о пациентах. Мы признали, что использование других медицинских записей, таких как агрегация заметок для исследований, может потребовать разных проектов. Чтобы частично решить эту проблему, нам нужен синтаксис, который позволит компьютерным программам легко разлагать и манипулировать заголовками.
Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.
Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.
Эмпирический обзор названий документов
Образец «сырых» названий заметок показан в таблице 1. В ходе этого процесса были обнаружены повторяющиеся темы в информационном наполнении нот. Отдельные категории информации, такие как «роль автора заметок», обычно присутствовали. Все уникальные названия нот были просмотрены для идентификации их компонентов. Каждый рецензент определил категории кандидатов, а консенсус между рецензентами был достигнут путем обсуждения. Графы категорий и комбинаций категорий, найденные в «сырых» названиях нот, представлены в таблице 2.
ЧТО ТАКОЕ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ?
Индекс подразделения организации - как структурного, так и обособленного - это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.
Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:
Порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;
Оценка структуры и содержания
Каждый пользователь был приурочен во время выполнения шести упражнений, связанных с поиском конкретных заметок. Упражнения были выбраны для представления общих задач обзора медицинской документации, основанных на опыте авторов. После выполнения задач субъекты ответили на шесть оценочных вопросов, которые оценивали их восприятие эффективности системы. Для сравнения ответов членов комитета и жителей использовался двусторонний дисперсионный дисперсионный анализ.
Первоначальный анализ названий документов
Заголовки заметок обычно включали один или несколько дескрипторов людей, мест, вещей или действий, принимающих участие в медицинском событии, которое было задокументировано. Общие элементы включали характеристики автора заметки, организационной единицы, предоставляющей уход, и документального документа. Авторы названий комбинировали компоненты непоследовательно по отношению к включенным элементам и порядку включения.
Наименование подразделения;
Подчиненность подразделения;
Местонахождение подразделения;
Функционал подразделения и др.
Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:
Номенклатура имен документов
Оценка названий университетов университета Вандербильта
Медицинский центр Университета Вандербильта находится в процессе развертывания электронной системы заметок прогресса. В настоящее время большинство заметок либо продиктовано, либо написано в медицинской карте. Авторы создают заголовки для этих заметок без ограничений. Названия заметок для системы ввода электронных заметок ограничены контролируемым подмножеством. Названия диктованных заметок анализировались отдельно от электронных нот.12 - простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;
ТД/2 - второе подразделение в технической дирекции;
УП/ОТиЗ - отдел труда и заработной платы в управлении по персоналу;
ДП.V-Сиб - дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.
ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С ПРОСТОЙ СТРУКТУРОЙ
Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения - присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.
Без особой необходимости усложнять их нет смысла.
Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, - довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).
Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:
Дирекция по продажам;
Производство;
Техническая дирекция;
Дирекция по экономике и финансам;
Управление по логистике;
Юридический отдел;
ИТ-отдел.
Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом - он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».
Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:
Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают - вводят индексы второго уровня (Пример 1).
Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.
Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).
ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СО СЛОЖНОЙ СТРУКТУРОЙ
Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).
«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.
На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.
И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.
Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации - буквы воспринимаются легче, чем числа.
Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:
Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.
Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.
В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).
Индексация подразделений Центрального офиса.
Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-Д П. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.
Обозначение ЦО , равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.
Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).
ИНДЕКСЫ НА ПРАКТИКЕ
■ Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).
Однако это вполне допустимо, ведь наша цель - создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.
■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне - издать приказ по основной деятельности.
В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.
Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).
РЕЗЮМЕ
1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.
3. Простейший индекс - числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.
4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.