Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ на сотрудников, которые находились весь месяц в прогуле. Рабочие дни, которые были прогуляны в "Период работы" не входят, а вот выходные дни попадают в "Периоды работы". Это корректно или выходные дни не должны попадать в "Периоды работы" и их необходимо удалить?
Ответ
Ответ на вопрос:
В отчет СЗВ-СТАЖ включаются все работники, с которыми имеются трудовые отношения.
Соответственно, указываются даты работы (даты, когда имелись трудовые отношения) в пределах отчетного периода (2017 года). Даты работы проставляются в графе "Период работы" "с (дд.мм.гггг.)" по "по (дд.мм.гггг.)" (п.2.3.2 Порядка заполнения формы, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 3п).
При этом весь период прогула надо выделить отдельной строкой (с учетом выходных дней) и в графе 11 "Дополнительные сведения" разд. 3 формы СЗВ-СТАЖ следует указать код "НЕОПЛ" (п. 2.3 Порядка).
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Как составить и сдать СЗВ-СТАЖ
Нина Ковязина , заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Есть случаи, когда отчет СЗВ-СТАЖ сдают и в течение отчетного года:
| Случаи, когда нужно сдать отчет | Срок |
| Сотрудник выходит на пенсию | В течение трех календарных дней со дня, когда сотрудник напишет о представлении индивидуальных сведений |
| Организация ликвидируется в течение года | В течение месяца с даты, когда утвердили промежуточный ликвидационный баланс |
| Происходит реорганизация |
В течение одного месяца с даты, когда утвердили передаточный акт. Крайний срок – день, когда в ИФНС подали документы для госрегистрации реорганизации. В случае реорганизации в форме присоединения к другому юрлицу организация, которая присоединяется, направляет сведения в ПФР не позднее даты, когда подали в ИФНС документы для госрегистрации реорганизации |
| У страхователя-работодателя прекращается статус адвоката или полномочия нотариуса, который занимается частной практикой | Одновременно с |
Если у вашей организации есть обособленные подразделения, учтите ряд особенностей. Если у подразделения отдельный расчетный или лицевой счет и вознаграждения сотрудникам вы начисляете обособленно, сдавайте СЗВ-СТАЖ в территориальное отделение ПФР по своему местонахождению. В отчете надо указывать КПП обособленного подразделения. Если же у обособленного подразделения нет своего счета или же зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения надо включить в общий отчет по «голове». Это следует из Закона от 15 декабря 2001 № 167-ФЗ.
Как сдать
Как сдать отчет, зависит от количества сотрудников.
Если численность сотрудников ровно 25 человек и более, отчет сдавайте только в электронном виде с ЭЦП. Когда численность 24 человека и менее, отчет можно сдать на бумаге или в электронном виде с ЭЦП – на усмотрение страхователя. Отчет сдавайте одновременно с .
Правила заполнения
Форма СЗВ-СТАЖ состоит из пяти разделов:
– ;
– ;
– ;
– ;
– .
Раздел 1
Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке.
По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование организации по учредительным документам. Можно указывать наименование в латинской транскрипции. Предприниматели указывают свои Ф. И. О. так же, как они записаны .
В блоке «Тип сведений»
знаком «X» укажите тип представляемой формы:
– «Исходная» – сведения подаете в первый раз;
– «Дополняющая» – в исходной форме сведений на сотрудника не было или они были с ошибкой;
– «Назначение пенсии» – подаете сведения на сотрудника, который выходит на пенсию в течение года.
Для каждой формы в разделе «Тип сведений» можно заполнить только один из показателей:
или «Исходная», или «Назначение пенсии», или «Дополняющая».
Раздел 2
В поле «Календарный год» поставьте год, за который представляете отчет. Например, если сдаете форму за 2017 год, укажите «2017» ( Порядка, утвержденного ).
Раздел 3
В разделе 3 отражают сведения о периодах работы застрахованного лица.
В графе 1 укажите порядковый номер записи в порядке возрастания без пропусков и повторений. Номер присваивайте по каждому сотруднику. Если данные о периодах работы отражены в нескольких строках, порядковый номер присваивайте только первой записи.
В графах 2–4 укажите в именительном падеже фамилию, имя и отчество сотрудника. Графы «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения. Графу «Отчество» не заполняйте, если отчества по паспорту нет (например, для иностранных сотрудников).
В графе 5 впишите страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС). Если у сотрудника нет СНИЛС, оформите его – , либо отправьте сотрудника получать документы.
В графах 6 и 7 «Период работы» укажите даты, когда сотрудник начал и закончил работать, в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2016 года, в отчете за 2017 год в графе «Период работы» укажите «с 01.01.2017 по 31.12.2017». В отчет также включайте сотрудников на ГПД и совместителей. Данные о периодах работы берите из табелей, договоров ГПД.
Для форм с типом «Назначение пенсии» графу «Период работы» заполняйте по дату предполагаемого выхода на пенсию.
Если по какому-либо сотруднику нужно отразить несколько периодов работы, то каждый из периодов указывайте в отдельной строке. При этом повторно заполнять графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» не нужно.
Если отражаете периоды работы по ГПД, то одновременно в графе 11 укажите один из кодов:
– «ДОГОВОР» – когда в отчетном периоде была оплата по договору;
– «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – когда оплаты еще не было.
Графа 11
В графу 11 вносите сведения:
– о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;
– периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.
Коды периодов указывайте из .
При заполнении графы 11 учитывайте три особенности:
1. Если сотрудник занят на вредных работах неполное рабочее время, в графе 11 укажите периоды работы.
Такое правило применяйте, если сотрудник:
– либо имеет право на досрочную пенсию;
– либо трудится на вредных работах в режиме неполной рабочей недели, но с полным рабочим днем, в связи с сокращением объемов производства (за исключением работ, указанных в п. и ч. 1 ст. 30 Закона от 28 декабря 2013 № 400-ФЗ);
– либо трудится на работах, по которым периоды работы определил Минтруд России по согласованию с ПФР или предусмотренных списками, которые по условиям организации труда не могут выполняться постоянно.
Периоды работ считают по фактически отработанному времени ( Правил, утвержденных ).
Количество месяцев, которые принимают к зачету в стаж на соответствующих видах работ, определите так:
Полученное количество месяцев округлите до двух знаков. Целая часть полученного числа составляет количество календарных месяцев. Его переведите в календарные дни:
2. Если в графе 11 нужно указать одновременно более одного кода, коды указывают двумя строчками
. При этом всегда в первой строке указывайте коды, которые обозначают замещение государственных или муниципальных должностей:
– ЗГДС – государственной должности субъекта РФ на постоянной основе;
– ЗГД – государственной должности РФ;
– ЗГГС – государственной гражданской службы РФ;
– ЗМС – муниципальной службы;
– ЗМД – муниципальной должности на постоянной основе.
Графы 8–10, 12, 13
Графы 8–10, 12 и 13 заполняйте, только если условия работы сотрудника дают право на досрочную пенсию. Укажите коды, которые соответствуют таким условиям труда (п. , , , Порядка, утвержденного ).
Графу 8 заполняйте, только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных. Например, это сотрудники, которые трудятся на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, а также в . Укажите в этой графе нужный код из .
Если сотрудник работает полный рабочий день в режиме неполной рабочей недели, период работы отражайте по фактически отработанному рабочему времени. Если сотрудник работает в режиме неполного рабочего дня, отражайте объем работ (долю ставки) в данный период.
Графа 9
В графе 9 укажите код особых условий труда сотрудника, с выплат которому начислили страховые взносы в ПФР по дополнительным тарифам. Графу 9 заполните, только если за периоды работы в особых условиях уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или пенсионные взносы по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.
Код особых условий труда укажите по .
Если сотрудник выполняет работы из списков или , утвержденных , в графе 9 поставьте два кода:
Графу 9 не заполняйте, если:
– особые условия не подтверждены документально;
– не заплатили страховые взносы по доптарифу (либо не должны перечислять вообще, либо начислили, но не заплатили).
Графа 10
В графе 10 укажите код основания для исчисления страхового стажа сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию. Код возьмите в .
Графы 12 и 13
В графе 12 поставьте код условий досрочного назначения пенсии по . Эту графу заполняйте, только если за период работы в таких условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу.
В графе 13 укажите дополнительную информацию для досрочного назначений пенсии:
– налет часов (часов, минут);
– фактически отработанное время (месяцев, дней);
– объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;
– количество учебных часов.
При заполнении граф 12 и 13 учитывайте следующие особенности:
1. Данные о налете часов работников летного состава гражданской авиации (часов, минут) заполняйте, только если в графе 12 указан один из кодов: САМОЛЕТ, СПЕЦАВ.
2. Данные о налете часов участников испытательных полетов (часов, минут) заполняйте, если в графе 12 указан один из кодов ИТСИСП, ИТСМАВ, ИНСПЕКТ, ЛЕТИСП.
3. Объем работ (доля ставки) по занимаемой должности для медицинских работников заполняйте, если в графе 12 указан один из кодов: 27-СМ, 27-ГД, 27-СМХР, 27-ГДХР.
4. Ставка (доля ставки) и количество учебных часов, отработанных педагогами в школах и других учреждениях для детей, заполняйте одновременно с указанием в графе 12 одного из кодов: 27-ПД, 27-ПДРК.
Если сотрудник работает в особых территориальных условиях или на работах, дающих право на досрочную пенсию, коды территориальных условий и особых условий труда не указывайте, если в графе 11 вы поставили следующие коды:
– ДЕТИ – отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет;
– ДЛДЕТИ – отпуск по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет;
– НЕОПЛ – отпуск за свой счет, время простоя по вине сотрудника, другие неоплачиваемые периоды;
– КВАЛИФ – повышение квалификации с отрывом от производства;
– ОБЩЕСТ – исполнение государственных или общественных обязанностей;
– СДКРОВ – дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха;
– ОТСТРАН – отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине сотрудника;
– УЧОТПУСК – дополнительные отпуска сотрудникам, которые совмещают работу с обучением;
– ЧАЭС – дополнительный отпуск граждан, которые пострадали от радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
– ДОПВЫХ – дополнительные выходные дни лицам, которые ухаживают за детьми-инвалидами.
Графа 14
Графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» заполняйте символом «X» только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря отчетного календарного года.
Примеры заполнения раздела 3
Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет и в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет
Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ. Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, а затем вышла на работу
Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ по сотруднику, который имеет право на досрочную пенсию
Пример, как заполнить раздел 3 формы СЗВ-СТАЖ по сотруднику, который занят на вредных работах
Вопрос из практики: как отразить в СЗВ-СТАЖ периоды, когда сотрудник работал как по трудовому договору, так и по ГПД
Разделы 4 и 5
Разделы 4 и 5 заполняйте только для форм СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии».
В разделе 4 в соответствующем поле поставьте отметку знаком «Х» о начислении и уплате страховых взносов за период работы, указанный в разделе 3.
Раздел 5 заполняйте, только если у вас есть договор с НПФ о досрочном пенсионном обеспечении работника, занятого на вредных работах. В нем поставьте отметку об уплате взносов знаком «Х» и укажите периоды, за которые платили взносы.
.Ответственность
Если вы не сдадите в срок отчет СЗВ-СТАЖ или подадите с неполными или недостоверными данными, то вас оштрафуют. Сумма штрафа составит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого подали или должны были подать отчет.
Если количество сотрудников – 25 и больше, сдавать сведения по ним страхователь обязан в электронной форме. Если это правило нарушить и сдать СЗВ-М на бумаге, страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.
Есть еще один административный штраф – если не представить в ПФР сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Примеры заполнения СЗВ-СТАЖ
Пример, как заполнить форму СЗВ-СТАЖ при увольнении на пенсию
Пример, как заполнить сведения СЗВ-СТАЖ за 2017 год
Как передавать копии сотрудникам
Копию СЗВ-СТАЖ выдайте сотруднику по его запросу. Срок – пять календарных дней с даты, когда человек обратился за такой информацией. Выдавать каждому копию всей формы не стоит. Ведь в ней содержатся персональные данные всех сотрудников, а раскрывать их третьим лицам нельзя.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год, мы показывали на примере в нашей . А как отражается прогул в СЗВ-СТАЖ 2017?
Что понимается под прогулом?
Напомним, что прогул – это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ):
- или в течение всего рабочего дня или смены, независимо от их продолжительности;
- или более четырех часов подряд в течение рабочего дня или смены.
Отражение прогула в СЗВ-СТАЖ
Прямой ответ на вопрос, как в форме СЗВ-СТАЖ отразить прогулы, не найти в Порядке заполнения , утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п.
Однако нужно понимать, что время прогула по вине работника – неоплачиваемый период и он в страховой стаж работника не включается (ст. 2 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ). И как показать прогулы в СЗВ-СТАЖ с учетом сказанного?
Прогулы в форме СЗВ-СТАЖ 2017 приводят к перерыву стажа. Следовательно, с одной стороны, в графе «Период работы» время прогула можно не показывать вовсе. К примеру, работник был принят в организацию 13.11.2017. На период с 28.11.2017 по 30.11.2017 приходится время прогула. Поэтому по такому работнику в форме СЗВ-СТАЖ можно будет привести две строки периода работы (графы 6 – 7):
- 13.11.2017 – 27.11.2017;
- 01.12.2017 – 31.12.2017.
В то же время, для периодов, не включаемых в страховой стаж (к примеру, отпуск без сохранения зарплаты, время простоя по вине работника, другие неоплачиваемые периоды, кроме периодов с кодами ДЛДЕТИ и ЧАЭС) Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п предусмотрено использование кода «НЕОПЛ». По сути это и код прогула в СЗВ-СТАЖ. Поэтому целесообразнее прогул в отчете СЗВ-СТАЖ для приведенного выше примера все же отразить так:
- в графах 6 – 7: 28.11.2017 – 30.11.2017;
- в графе 11: НЕОПЛ.
Какой бы вариант работодатель ни выбрал, к искажению сведений о страховом стаже работника это не приведет.
С другой стороны, необходимо иметь в виду, что вынужденный прогул в СЗВ-СТАЖ период страхового стажа работника не должен уменьшать. К примеру, если под вынужденным прогулом понимается простой по вине работодателя, то на период простоя в графе 11 нужно указать код «ПРОСТОЙ», а при отстранении от работы (недопущении к работе) не по вине работника – код «ОТСТРАН».
Часто возникает ситуация, когда бухгалтер сдаёт отчёт СЗВ-СТАЖ, его принимают, но в дальнейшем приходит требование сдать корректировку отчётов по причине расхождения сведений в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Разберём причины расхождений, возникающих в отчётах в программе «1С:Зарплата и кадры государственных учреждений 8.3». А также выясним, надо ли сдавать корректировку и будет ли начислен штраф.
В 2018 году организации впервые отчитывались по форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год. Пенсионный фонд произвёл сверку отчётных форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М за 2017 год и направил организациям информацию о расхождениях с требованием предоставить корректировки и пояснения. Рассмотрим возможные причины возникновения расхождений.
Одна из причин связана с особенностями регистрации в программе документов, подтверждающих отсутствие работника.
Разберём эту ситуацию подробнее.
Обнаружено, что в сформированных отчётах работник присутствует в отчёте СЗВ-М и отсутствует в СЗВ-СТАЖ.
Например, сотрудник Иванов И. И. отсутствовал на рабочем месте в период с 25 сентября 2017 по 3 октября 2017. Для расчёта зарплаты в программе регистрируется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявки)» - «Отсутствие по невыясненной причине» на указанный период.
Позднее сотрудник Иванов И. И. приносит больничный лист с 25 сентября 2017 по 30 сентября 2017, который вносится в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» документом «Больничный лист» на указанный период. При этом на период с 1 октября 2017 по 3 октября 2017 работник не предоставил дополнительных документов, обосновывающих отсутствие, а 3 октября 2017 года увольняется с оформлением в программе расторжения трудового договора по соглашению сторон и регистрацией приказа на увольнение.
В результате этого в отчётной форме СЗВ-М за октябрь 2017 года сотрудник Иванов И. И. будет присутствовать, так как дата увольнения - 3 октября 2017 г. (в форме СЗВ-М указываются сведения о застрахованных лицах, с которыми заключён трудовой или гражданский договор), а в отчётной форме СЗВ-СТАЖ период его работы завершится 30 сентября 2017 года, так как с 1 октября 2017 г. по 3 октября 2017 г. для него остаётся действительным документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявки) - Отсутствие по невыясненной причине».
Отсутствие по невыясненной причине в этом случае приравнивается к прогулу и приводит к перерыву стажа
Для периодов, не включаемых в страховой стаж: отпуск без сохранения зарплаты, время простоя по вине работника, другие неоплачиваемые периоды - Постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 предусмотрено использование кода «НЕОПЛ».
ВАЖНО!
В программе « 1С:Зарплата и кадры государственных учреждений 8» нежелательно оставлять периоды с документом «Отсутствие по невыясненной причине», их необходимо сторнировать другими обосновывающими документами.
Из-за выявленных расхождений в отчётах у страхователя возникает необходимость корректировки уже сданной отчётности.
На практике возможны два варианта сдачи корректирующих отчётных форм.
- Отменяющая форма СЗВ-М
Организация принимает решение исключить период неявки работника из его страхового стажа и для этого предоставляет отменяющую форму СЗВ-М за октябрь 2017 года на работника Иванова И. И.
- Корректирующая форма СЗВ-КОРР
Организация принимает решение не исключать страховой стаж работника за период отсутствия по невыясненной причине и отмечает этот период кодом «НЕОПЛ». В этом случае предоставляется корректирующая сведения СЗВ-СТАЖ форма - СЗВ-КОРР. Форма СЗВ-КОРР создана для уточнения данных. Данная отчётная форма имеет три типа сведений: корректирующая, отменяющая и «особая». В нашем случае СЗВ-КОРР подаётся с типом сведений «корректирующая» - для уточнения данных о периоде работы.
Ещё одна частая причина возникновения расхождения в отчётах - оформление документов «задним числом». Сведения о работнике присутствуют в форме СЗВ-СТАЖ и отсутствуют в СЗВ-М.
Возникновение такого расхождения возможно при несвоевременном документообороте, например, оформлении приказа на приём сотрудника после сдачи отчётной формы СЗВ-М.
Сотрудника Иванова И. И. приняли на работу с 29 сентября 2017 г., приказ о приёме поступил в бухгалтерию после 10 октября, когда отчёт по форме СЗВ-М за сентябрь уже был сдан. Расчёт заработной платы за сентябрь произведён в октябре, зарплата выплачена в ноябре.
В этом случае страхователю (организации) требуется сдать дополняющую форму СЗВ-М на работника Иванова И. И. за сентябрь.
ВАЖНО!
Из-за задержек в отправке отчётов и неточностей, самостоятельно выявленных ПФР, даже при сдаче уточнённых форм страхователя ждёт наказание в виде штрафа в размере 500 рублей за каждого сотрудника, указанного в отчётной форме.
В этой статье мы рассказали о расхождениях в формах СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М в программе «1С:Зарплата и кадры государственных учреждений 8». Надеемся, наш материал оказался вам полезен. Если у вас ещё остались какие-то неразрешённые вопросы по 1С, то мы с радостью вас проконсультируем на нашей . Работаем 7 дней в неделю с 9:00 до 21:00. Имеем огромный опыт работы с 1С, в месяц помогаем более 5 тыс. Клиентов. Первая консультация совершенно бесплатно!
Работайте в 1С с удовольствием!