Могут ли отправить в две командировки подряд. Две командировки за день: как начислить суточные

Для некоторых категорий работников Трудовым кодексом предусмотрена возможность подать работодателю заявление на оплату проезда. Эти случаи не относятся к командировочным расходам: в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязанность возместить расходы по проезду лежит на каждом работодателе независимо от организационно-правовой формы. Речь пойдет о том, как составить заявление на оплату проезда в специальных случаях.

Когда и кто оплачивает проезд, как составить документ на имя работодателя – на эти вопросы ответы можно найти ниже.

Пример заявления на оплату проезда

Генеральному директору

ПАО «РодионБанк»

В.В. Викторову

старшего специалиста кадрового отдела

Левыкина Богдана Степановича

Заявление на оплату проезда

В соответствии со ст. 173 Трудового кодекса Российской Федерации и справкой-вызовом высшего учебного заведения «Томский государственный экономический институт» от 25.12.2016 г., прошу компенсировать фактически понесенные расходы на проезд к месту обучения по заочной форме по специальности «антикризисное управление» в г. Томск.

Приложение:

Справка-вызов университета от 25.12.2016 г.
Справка-подтверждение факта прохождения сессии в период с 15.01.2017 г. по 16.02.2017 г.
Квитанция о стоимости авиабилетов сообщением г. Сургут-г.Томск и обратно.

В каких случаях работника вправе подать заявление на оплату проезда

Работник, как наименее защищенная сторона в трудовых отношениях, имеет ряд гарантий. Среди них – возможность компенсировать понесенные расходы на оплату проезда или получить аванс на указанную цель.

Бланк документа «Заявление на оплату проезда» относится к рубрике «Заявление». Сохраните ссылку на документ в социальных сетях или скачайте его себе на компьютер.

В отдел социальной защиты населения г.__________
___________________________
от ___________________________
___________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, ______________________ , (далее работник) с «___» ____________ года работаю в ОАО «__________» им. ___________________
Работник принят на работу в должности инженер.
Местом работы является: ______________
Заработная плата Истца составляет _____ рублей.
В ОАО «__________» им. _____________ имеется профсоюз. Я как работник с «___»____________ года состою в данном профсоюзе.
Согласно ст.29 ТК РФ представителями работников в социальном партнерстве являются: профессиональные союзы и их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом.
Я с «___» ____________ года являюсь инвалидом-II группы.
Я от ОАО «__________» им. ____________ как от работодателя получил путевку в __________. Путевка №_________ «___» ___________ года.
Данная путевка мной получена, но билеты в ___________ и обратно не оплачены.
Согласно ст.11 ФЗ «О профессиональных Союзах, их правах и гарантиях деятельности» профсоюзы, их объединения (ассоциации), первичные профсоюзные организации и их органы представляют и защищают права и интересы членов профсоюзов по вопросам индивидуальных трудовых и связанных с трудом отношений, а в области коллективных прав и интересов - указанные права и интересы работников независимо от членства в профсоюзах в случае наделения их полномочиями на представительство в установленном порядке.
Профсоюзы защищают право своих членов свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию, а также право на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.
Согласно ст.19 настоящего Закона профсоюзы имеют право на осуществление профсоюзного контроля за соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, в том числе по вопросам трудового договора (контракта), рабочего времени и времени отдыха, оплаты труда, гарантий и компенсаций, льгот и преимуществ, а также по другим социально-трудовым вопросам в организациях, в которых работают члены данного профсоюза, и имеют право требовать устранения выявленных нарушений. Работодатели, должностные лица обязаны в недельный срок с момента получения требования об устранении выявленных нарушений сообщить профсоюзу о результатах его рассмотрения и принятых мерах.
Согласно ст. 22 данного Закона права профсоюзов в области социального страхования и охраны здоровья, социального обеспечения, улучшения жилищных условий и других видов социальной защиты работников регулируются соответствующими федеральными законами, а также законами субъектов Российской Федерации. Профсоюзы вправе участвовать в формировании социальных программ, направленных на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека, в разработке мер по социальной защите работников, определении основных критериев жизненного уровня, размеров индексации заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и компенсаций в зависимости от изменения индекса цен, а также вправе осуществлять профсоюзный контроль за соблюдением законодательства в указанной сфере.
Инвалид II группы имеет право бесплатного проезда на всех видах транспорта общего пользования городского и пригородного сообщения, кроме такси.
Инвалидам предоставляется 50-процентная скидка со стоимости проезда на междугородных линиях воздушного, железнодорожного, речного и автомобильного транспорта с 1 октября по 15 мая и один раз (проезд туда и обратно) в другое время года. Инвалидам I и II групп предоставляется право бесплатного проезда один раз в год к месту лечения и обратно, если законодательством Российской Федерации не установлены более льготные условия. Указанные льготы распространяются на лицо, сопровождающее инвалида I группы.

Согласно ст.27 ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» материальное обеспечение инвалидов включает в себя денежные выплаты по различным основаниям (пенсии, пособия, страховые выплаты при страховании риска нарушения здоровья, выплаты в счет возмещения вреда, причиненного здоровью, и другие выплаты), компенсации в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
На основании вышеизложенного и руководствуясь ст.29 ТК РФ,ст.ст. 11,19,22 ФЗ «О профессиональных Союзах, их правах и гарантиях деятельности», ст.27 ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ»
ПРОШУ:
1.Оплатить билет до ___________ туда и обратно.
2.Уведомить о результатах рассмотрения заявления.
3. При выявлении нарушений принять меры, предусмотренные законом.

О результатах рассмотрения заявления уведомить меня в письменной форме в установленный законом месячный срок.
Ответ на данное заявление прошу выслать по месту жительства, а именно: _____________________

Приложение:
1.Копия удостоверения об инвалидности
2.Копия трудовой книжки
3.Копия трудового договора
4.Копия паспорта
5.Копия путевки
6.Копия билетов №___от_______года.

«___»____________ года ______________

Не секрет, что офисный труд негативно сказывается и на физическом, и на психическом состоянии работника. Фактов, подтверждающих и то и то, существует довольно много.
На работе каждый человек проводит значительную часть своей жизни, поэтому очень важно не только то, чем он занимается, но и то, с кем ему приходиться общаться.

Оплата проезда в отпуск установлена действующим законодательством РФ. Такая льгота распространяется на отдельные категории работающих. Для каждой из них определен свой порядок компенсирования транспортных расходов в связи с проездом к месту отдыха и возвращением. Возмещение происходит за счет средств организации.

Оплата проезда к месту проведения отпуска обуславливается спецификой осуществляемой профессиональной деятельности.

Прежде всего, расходы такого характера будут оплачиваться тем, кто трудится в условиях Крайнего Севера, а также на приравненных к нему территориях страны. В данном случае важен сам факт труда в такой местности, занимаемая должность роли играть не будет.

Полицейский тоже наделен такими возможностями, поскольку для такой категории не предусмотрено право выбора места исполнения обязанностей. По приказу такие люди могут направляться в любую точку РФ. Поэтому место проведения отпуска тоже может располагаться на значительном расстоянии от места службы.

Под такое правило подпадает и любой военнослужащий, который исполняет свои обязанности согласно подписанному контракту. Такая категория также не может выбирать место деятельности.

Работающим на севере

Оплата проезда в отпуск северянам и приравненным к ним работникам производится в целях компенсирования транспортных расходов на проезд к месту отдыха. Это обусловлено тем, что практически любой северянин проводит отпуска в достаточном отдалении от места работы, в более южных регионах страны.

Для тех людей, чей труд связан с наличием опасных и вредных условий, предусмотрен ряд гарантий. Такое правило распространяется и на работающих в условиях Севера. Указанные работники могут использовать такую возможность при соблюдении определенных условий:

Работник должен обладать правом на ежегодный отпуск за первый год труда.
Компенсировать свои расходы, связанные с убытием и возвращением, человек может один раз в два года.

Отпускник может компенсировать также провоз личного багажа.

Сотрудникам полиции

Проезд сотрудников полиции в отпуск и назад компенсируется согласно требованиям ведомственных нормативных актов МВД. По этой причине процедура возмещения имеет свои отличительные особенности:

Правом компенсировать проезд наделен не только сам сотрудник полиции, но и члены его семьи.
Возмещению подлежат расходы на проезд в связи с убытием и возвращением после отдыха.
В расчет берется кратчайшее расстояние до пункта назначения.

Вместе с багажом могут быть возмещены и другие расходы, например, в связи с использованием постельных принадлежностей.

Военнослужащим

Исполняющие обязанности по военной службе также наделены возможностью компенсировать затраты на проезд к месту отдыха один раз в год.

Права военных в данной ситуации схожи с правами полицейских:

Льгота распространяется на членов их семей, а также находящихся на иждивении лиц. Исключение здесь составляют дети до двадцати трех лет, которые обучаются на дневном отделении после школьного учреждения образования.
Возмещается убытие и возвращение по кратчайшему маршруту следования.

Следует отметить, что такие правила распространяются и на курсантов учебных заведений МО.

Заявление на отпуск с оплатой проезда

Заявление на отпуск с оплатой проезда составляется в произвольной форме, поскольку четкого стандарта действующим законодательством не определено.

Сведения о руководителе, на имя которого направляется заявление.
Ссылка на нормативный правовой акт, который наделяет человека возможностью получить компенсацию. В данном случае, во избежание ошибок, правильным будет проконсультироваться с кадровыми специалистами организации.
Место, где человек фактически будет проводить свой отпуск.
Вид транспорта, который используется для прибытия в пункт назначения.
Сумма транспортных расходов.
Дата составления обращения и подпись инициатора.

Составленное обращение должно быть передано руководителю организации.

Необходимые документы

Оплата дороги в отпуск неразрывно связана с представлением человеком обоснования своего права на компенсирование транспортных расходов. То есть, помимо заявления, заинтересованный должен предоставить ряд оправдательных документов. В противном случае возместить затраты на дорогу и обратно будет невозможно. Характер представляемой документации зависит от того, каким способом человек добирался до места отдыха и возвращался обратно.

В случае утраты оправдательной документации, заинтересованному получателю необходимо получить дубликаты в организации, которая выдавала оригиналы.

При проезде личным транспортом

Каждый работник имеет право использовать для проезда к месту отдыха свой личный автотранспорт. Те, кто может компенсировать проезд к месту отпуска и обратно, в том числе военные и полицейские также могут использовать для этих целей свой автомобиль.

В данном случае за основу расчета будет взят кратчайший маршрут следования.

Сами расходы будут рассчитываться исходя из представленных чеков о приобретении топлива на заправочных станциях, количества таких пунктов на пути проезда, а также технических характеристик используемого транспорта, а именно объем расхода топлива на каждые сто километров.

Местонахождение во время отдыха определяется исходя из данных о проживании в гостинице или договора найма жилого помещения. Для военных и сотрудников полиции таким подтверждением будет являться отметка в отпускном удостоверении.

При проезде на поезде и самолете

Чтобы уехать отдыхать и вернуться обратно, человек может воспользоваться железнодорожным транспортом или самолетом. В таком случае компенсирование будет зависеть от категории работающих, к которой отнесен человек.

Работающему в условиях Крайнего Севера и на подобных территориях будет компенсирован проезд на фирменном поезде класса купе. Что же касается воздушного транспорта, то допускается оплата эконом варианта. Использование других классов произойдет за счет работника. То есть оправдательными документами в данном случае будут проездные билеты, выданные на соответствующую транспортную категорию – купе и эконом.

Для полицейских и военных также оплачиваются подобные тарифы проезда. Помимо билетов, для указанных категорий подтверждающими документами будут являться квитанции: об использовании постельных принадлежностей, оказании услуг при проезде, уплате страховых взносов для пассажиров.

По туристической путевке

Нередко на отдых человек может выезжать по путевке, приобретенной в туристическом агентстве, в том числе и за пределы страны. Согласно требованиям действующего законодательства, расходы на такие поездки тоже должны оплачивать.

Однако довольно часто возникают трудности с представлением оправдательных документов и как следствие определением суммы транспортных затрат. Это обусловлено тем, что стоимость проезда к месту отдыха и обратно включается в цену самой путевки. Поэтому необходимым документом в данном случае будет являться справка из туристического агентства.

Если человек пересекал границу РФ, может потребоваться копия страницы паспорта с отметкой о выезды за пределы страны.

Правила оформления

Процедура получения компенсации за возмещение расходов на проезд к месту отдыха складывается из следующих этапов:

Составление письменного заявления с подробным изложением всех необходимых сведений и данных.
Сбор и систематизация проездной и другой подтверждающей документации либо восстановление утраченных данных, которые будут прилагаться к обращению.
Передача собранного информационного пакета руководителю организации. Это можно сделать лично, по почте либо через доверенное лицо. Направление посредством ресурсов интернета также допускается, но это крайне затратно для самого человека, поскольку все документы необходимо будет перевести в электронный формат.
Издание приказа руководителя о выплате компенсации за проезд.
Передача денежной компенсации.

Все указанные условия необходимо выполнить. Только в этом случае дорога отпускнику будет оплачена.

Суммы возмещения

Организация компенсирует человеку понесенные транспортные расходы. Действующим законодательством установлено, что работающий может получить денежную компенсацию не позднее чем за три трудовых дня до планируемого отъезда. В этом случае сумма будет рассчитана приблизительно исходя из действующих цен проезда по кратчайшему маршруту. Окончательный результат будет определяться исходя из представленной оправдательной документации.

В большинстве случаев размер компенсации определяется по окончании отдыха. Такой подход позволяет избавиться от лишней работы и избежать разногласий при определении окончательного результата.

Внутренними правилами компании или специальными нормативными актами могут быть предусмотрены особенности размеров компенсации. Это обусловлено, прежде всего, спецификой деятельности человека, а также финансовыми возможностями организации.

Порядок выплаты

Процедура возмещения расходов определяется способом, установленным сторонами.

Если по взаимному согласию решено, что деньги будут выданы авансом, то крайним днем будет день перед тремя последними рабочими сутками до отъезда. В таком случае по окончании отпуска работающий должен будет составить отчет о расходах. Следует отметить, что излишне выплаченные суммы работающий должен вернуть.

Поскольку, чаще всего, денежные средства перечисляются человеку после завершения отпуска, то выплата будет произведена в ближайшую дату перечисления заработной платы работающим.

Способ передачи зависит от порядка начисления денежных средств, установленного в организации. Если выплата заработка производится путем выдачи денег на руки, то и компенсация будет выплачена таким же образом. Этот принцип применим и к случаю, когда деньги зачисляются на личный банковский счет человека.

В каких случаях выплаты не производятся

Согласно общим действующим нормам можно определить случаи, когда человек не может претендовать на получение компенсации к месту проведения отпуска и обратно:

Претендент на получение денежных средств не входит в льготные категории тружеников. То есть его профессиональная деятельность не связана с работой в условиях Крайнего Севера или в приравненных к ним местностям, он не является военным или полицейским.
Человек не отработал положенный период, который наделяет его правом использовать ежегодный оплачиваемый отдых. Такое правило распространяется на северян и приравненных к ним работников.
Не были представлены оправдательные документы. Если таковые были утрачены, то их можно восстановить, затребовав дубликаты в организации, которая их выдавала.
Труженик претендует на компенсирование транспортных расходов в связи с отпуском, который не является ежегодным оплачиваемым, например, за свой счет или по уходу за ребенком.

То есть главными условиям, которые определяют возможность получения компенсации, являются отношение к определенной категории работающих, использование основного отпуска, отработанный период и наличие оправдательных документов.

В одной из судебных инстанций РФ было рассмотрено исковое заявление работника к организации с просьбой взыскать денежную компенсацию транспортных расходов за проезд к месту проведения отдыха и обратно.

В ходе изучения содержания иска было установлено следующее. Инициатор разбирательства состоял в трудовых отношениях с организацией на основании заключенного трудового соглашения. Человек обладал возможностью возместить затраты, связанные с отъездом и возвращением из отпуска один раз в два года. Это обусловлено тем, что свои профессиональные обязанности человек исполнял в условиях Крайнего Севера.

В определенный временной период своей работы, обратившийся воспользовался правом на очередной оплачиваемый отпуск. После его завершения он обратился к руководству компании с просьбой компенсировать расходы на проезд. К своему обращению он приложил проездные билеты, которые являются подтверждением факта и размеров понесенных расходов. Однако на свою просьбу человек получил отказ. Такое решение было основано на том, что у организации нет необходимой суммы для возмещения расходов.

Инициатор на заседание не явился и направил заявление о рассмотрении спора без его участия.

Представитель организации с доводами истца согласился в полном объеме.

В процессе изучения представленных материалов суд установил, что обратившийся действительно направлял своему руководителю ходатайство о выплате компенсации, с приложением оправдательных документов, но получил отказ. Тем самым руководством компании были нарушены права работника.

На основании изложенного суд принял свое решение. Просьба человека была удовлетворена в полном объеме. С организации была взыскана в пользу труженика денежная компенсация. Также компанию обязали выплатить пошлину за рассмотрение иска.

Решение от 31 августа 2017 г. по делу № 2-861/2017

Вам это будет интересно

Иногда необходимость в служебной поездке возникает одновременно на двух работах: на основной и по совместительству. К примеру, если сотрудник работает в дочерней и материнской компаниях, занятых в одной сфере. «Двойная» командировка возможна и в случаях, когда совместительство внутреннее. Рассмотрим нюансы оформления и оплаты таких поездок.

Оформляем командировочные документы

Когда работника командируют одновременно от «мамы» и «дочки», то каждая из этих организаций оформляет свои командировочные документы как обычно.

Как поступить, если работник - внутренний совместитель? То есть его в двух ипостасях командирует одна организация. Оформлять приказ, командировочное удостоверение и служебное задание в двойном экземпляре необязательно. Проще отразить в каждом из перечисленных документов две должности сотрудника (по основному месту работы и по совместительству) и две самостоятельные цели командировки.

Иногда дополнительные обязанности возлагаются на работника приказом в порядке совмещени яст. 60.2 ТК РФ , а не внутреннего совместительства. Если командировка связана не только с основной работой, но и с совмещаемой, отразите это в документах как одну из целей командировки. Ну а доплата за совмещение при расчете среднего заработка учитывается в любом случа еподп. «к» п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 (далее - Положение) .

Сохраняем средний заработок

Средний заработок при «двойной» командировке нужно сохранять по двум работам, в том числе и в случаях, когда совместительство - внутреннее. Совместителям средний заработок рассчитывается по общим правила мп. 19 Положения , но не забывайте, что оплачивать нужно только дни, приходящиеся на рабочие по графику сотрудник ап. 9 Положения . У основного работника и внутреннего совместителя они могут не совпадать.

Сравните командировочное удостоверение и график работы по совместительству. Предположим, командировка пришлась на период с 18.11.2013 по 22.11.2013, а рабочие дни по совместительству - только 18.11.2013, 20.11.2013 и 22.11.2013. В такой ситуации средний заработок по основной работе нужно сохранить за 5 дней, а по совместительству - только за 3.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Поощрить совместителя за интенсивную работу в командировке можно с помощью премий или повышенных суточных.

Может возникнуть вопрос: а не надо ли совместителю оплатить и оставшиеся 2 дня? Ведь он, возможно, работал в дни, которые для него как для совместителя являются выходными. Здесь подход такой:

<если> вы оформляли на эти дни приказ о привлечении совместителя к работе в выходные днист. 113 ТК РФ или об этом прямо сказано в его служебном задании, то оплачивайте их, причем не по среднему заработку, а по правилам оплаты работы в выходно йп. 5 Положения ; ст. 153 ТК РФ ;
<если> приказа или иных распоряжений руководства о работе совместителя в выходной не было, то оплачивайте только дни по рабочему графику совместителя.

Аналогичный подход применяется в случаях, когда работник трудится в командировке сверхурочно или в ночное время. А о том, что ставить в табеле и как начислять оплату в подобных ситуациях, читайте на .

Возмещаем расходы

В командировке у работника могут быть различные расходы, которые возмещает работодатель, в том числ ест. 168 ТК РФ :

расходы на проезд;
расходы на наем жилья;
суточные.

Если совместительство внутреннее, то возмещайте такие расходы как обычно, суточные удваивать не нужно. А вот если работника командируют две разные организации, то командировочные расходы распределяются по соглашению между ним ип. 9 Положения :

<или> постатейно.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ У нас бывают случаи направления в командировку работника одновременно из организации, в которой он числится по основному месту работы, и из организации, в которой он работает по совместительству. Расходы работодатели распределяют между собой в соглашении постатейно. Например, один может взять на себя возмещение расходов на проезд и проживание, а второй - расходы по выплате суточных. По суммам стремимся поделить приблизительно поровн у” .

Тогда работник будет отчитываться перед каждой организацией только по тем расходам, которые отнесены на нее соглашением;

<или> пропорционально. Удобнее всего, когда одна организация берет на себя оформление и оплату всех командировочных расходов, а вторая компенсирует ей 50% (или иную часть) понесенных затрат на основании представленного отчета. В соглашении нужно написать, что оригиналы подтверждающих расходы документов будут находиться в первой организации, а копии - во второй. В этом случае сумма компенсации станет для первой организации внереализационным «прибыльным» доходо мст. 250 НК РФ . Вторая же будет учитывать сумму компенсации или как расходы на командировку, или как прочие расходы, связанные с производством и реализацие йподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Их можно будет признать на дату расчета в соответствии с условиями соглашени яподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Иногда командировочные расходы оплачиваются не организацией, а самим работником из подотчетных денег. Тогда каждая организация может сразу выдать работнику под отчет сумму денег, оговоренную в соглашении. Отметим, что выплату суточных лучше возложить только на одного работодателя. Но если вы все-таки их поделили, обращайте внимание на следующее.

Суточные, превышающие 700 руб. в день, подпадают под обложение НДФЛ (в сумме превышения)п. 3 ст. 217 НК РФ . Но если вы распределили суточные между организациями (к примеру, каждая из них платит по 500 руб. в день), то оснований удерживать налог у организаций нет.

Соглашение надо составить до начала командировки, чтобы каждая организация знала, какие суммы выдать работнику под отчет, за что и куда платить. Соглашение может выглядеть, к примеру, так.

Соглашение о распределении командировочных расходов

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Эверест», именуемое в дальнейшем ООО-1, в лице генерального директора Петровского Александра Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Аэлита», именуемое в дальнейшем ООО-2, в лице генерального директора Решетова Сергея Геннадьевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Стороны направляют работника обеих организаций Белых Анастасию Олеговну в служебную командировку в г. Элисту на срок с 25 по 29 ноября 2013 г.

2. Расходы, связанные с данной командировкой, распределяются между сторонами следующим образом:
- ООО-1 обязуется оплатить Белых А.О. авиаперелет до г. Элисты и обратно;
- ООО-2 обязуется выдать Белых А.О. денежный аванс в сумме 12 500 руб. на оплату проживания в гостинице и на суточные (из расчета 700 руб. в день).

3. Расходы, произведенные работником в командировке исключительно для целей одной из Сторон, полностью оплачивает эта Сторона.

Случается, что работника оформляют внутренним совместителем в обособленное подразделение, которое находится в отдалении от головной организации, и ему приходится периодически ездить туда-сюда. Имейте в виду, что такие поездки нельзя оформлять как командировки, ведь, по сути, это поездки работника к месту его другой работы. В данном случае затраты на проезд, а также стоимость проживания во время приездов - это личные расходы работника. Включать их в «прибыльные» расходы можно только в том случае, если их оплата организацией предусмотрена трудовым договоро мп. 25 ст. 255 НК РФ .

C лужебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Порядок направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

Две командировки в один день. Согласно пункту 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие.

При расположении станции (пристани, аэропорта) за чертой населенного пункта учитывается время, которое занимает у сотрудника путь до места убытия транспортного средства.

День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично.

Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 года в 10.20. Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 года в 00.50 он улетает в другую командировку. Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час. Необходимо определить дату отъезда сотрудника во вторую командировку.

РЕШЕНИЕ.

Работник должен пройти регистрацию 10 октября 2012 года до 00.10. Значит, он должен выехать из города в аэропорт 9 октября 2012 года не позже 23.10. Таким образом, датой отъезда во вторую командировку будет считаться 9 октября 2012 года — день, когда сотрудник вернулся из предыдущей командировки.

Таким образом, вероятны совпадения последнего дня одной командировки и первого дня другой. Причем нормы трудового законодательства позволяют работодателям направлять сотрудников в следующую командировку в день возвращения из предыдущей 1 .Варианты оформления этого случая представлены на схеме ниже.

Две командировки

Две командировки в один день. Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать:

— приказ о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);

— командировочное удостоверение (по форме № Т-10).

Командировочное удостоверение не выписывается только при направлении сотрудника за границу (кроме случаев командирования в страны СНГ).

Заполняем табель учета рабочего времени

На основании приказов о направлении в командировку делаются отметки в табеле учета рабочего времени 2 .

Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из одной командировки и выезда в другую решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения). Как правило, специальная норма устанавливается в локальном нормативном акте либо в приказе руководителя.

Если по согласованию с руководителем сотрудник выходит на работу, такой день считается рабочим. За этот день сотрудник получает заработную плату. В табеле день выхода на работу обозначается кодом Я или 01.

Если сотрудник на работу в этот день не выходит, указанный день относится к периоду командировки. В табеле будет проставлен код К или 06 3 . Напомним, что за дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему начисляется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

С.В. Дальнопутов и Н.И. Перелетова трудятся в ООО «Уют» в Москве. В положении о направлении работников ООО «Уют» в слу- жебные командировки указано, что сотрудник обязан выйти на работу:

— в день отъезда в командировку, если транспортное средство отправляется из Москвы после 18.00;

— в день приезда из командировки, если транспортное средство прибывает в Москву до 09.00.

С.В. Дальнопутов вернулся из командировки 25 октября 2012 года в 06.30 и в 20.45 уехал в другую командировку. В этот же день Н.И. Перелетова вернулась из командировки в 11.20 и в 17.40 убыла в другую командировку. Как это отразить в табеле учета рабочего времени за 25 октября 2012 года?

РЕШЕНИЕ.

В отношении С.В. Дальнопутова табельщик проставит код Я, а Н.И. Перелетовой — код К.

Суточные по двум командировкам

Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании статьи 168 ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

Документальное подтверждение суточных

По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно пункту 18 Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

Д.Ю. Чехов работает в ООО «Хрусталь». В положении о на-
правлении работников ООО «Хрусталь» в служебные командировки
указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществля-
ется в следующих размерах:

— 700 руб. — за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Утром 29 октября 2012 года Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

РЕШЕНИЕ.

Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 года суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к пункту 18 Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. — за день командировки на территории РФ;

— 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировочный аванс: как выдать и отчитаться?

Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (п. 18 Положения).

Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом 5 , распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 12 Положения).

Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009).

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949).

Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.

1 В рамках данной статьи не рассматриваются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. — Примеч. ред.

2 Унифицированные формы служебного задания, приказа о направлении работника в командировку, командировочного удостоверения и табеля учета рабочего времени утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

3 Об оформлении табеля учета рабочего времени читайте в статье «Табель учета рабочего времени» (электронный журнал «Зарплата», 2010, № 11). — Примеч. ред.

4 Подробнее о выдаче аванса читайте в статье «Деньги на командировки» (электронный журнал «Зарплата», 2012, № 7). — Примеч. ред.

5 В приказе нужно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах.