Юридическое значение (юридическая сила) - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документа, являются: наименование организации - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Дата документа - один из важнейших реквизитов. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Гриф утверждения. Некоторые документы приобретают юридическое значение только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат:
Уставы, положения о предприятиях (филиалах);
Штатные расписания;
Акты проверок, акты приема-передачи;
Должностные инструкции;
Сметы; бизнес-планы, отчеты и т.п.
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А.Степанов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
или на бланке:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено:
В уставе предприятия;
В положении о предприятии (структурном подразделении);
В инструкции по делопроизводству;
В инструкции работника;
В приказе о распределении обязанностей.
Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении договора.
Печать - юридически значимый реквизит, применяемый в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует о подлинности документа или принадлежности документа к указанной на печати организации.
Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
Какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
Материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.
В организации обязательно должна быть печать организации. Кроме этого при составлении большого количества документов структурными подразделениями в организация могут быть и печати этих структурных подразделений, наличие и использование которых должно быть закреплено организационными документами (устав, положения).
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью на каждой странице копии документа проставляется реквизит «Отметка о заверении копии», который содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения; печать. Например,
Предприятиям разрешатся заверять:
Копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
Копии документов для решения социальных проблем работников.
На предприятии копии заверяются руководителем организации или должностным лицом (начальником отдела кадров). Внешние копии документов заверяют печатью.
Статья 8.2. Реквизиты документов. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
8.2.1. Заголовок к тексту указывается к
каждому документу формата А4. Заголовок
должен быть кратким, точно отражать
содержание документа и формулироваться в
виде ответа на вопрос "о чем?".
8.2.2. Датой
документа в зависимости от его вида и
назначения является дата подписания и
регистрации - для распорядительных и
служебных документов.
8.2.3. Индекс
документа - это порядковый номер, для писем
и служебной корреспонденции - это входящий
или исходящий номер с указанием индекса
дела по номенклатуре дел. Ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего
документа в обязательном порядке
указывается на документах - ответах.
8.2.4. Адресат указывается на отправляемых
документах. Документы адресуются в
организации, их структурные подразделения
или конкретному должностному лицу.
Документ не должен содержать более четырех
адресатов. Слово "копия" перед вторым,
третьим, четвертым адресатом не ставится.
При направлении документа более чем в
четыре адреса составляют список рассылки и
на каждом документе указывают только
одного адресата. Адрес не проставляется на
документах, направляемых в высшие органы
государственной власти и органы городской
администрации, окружные управления
Москомспорта, организации системы
Москомспорта. При адресовании документа
частному лицу первой строкой указывается
почтовый индекс, город, второй - улица, номер
дома, номер корпуса и номер квартиры, а
затем указываются фамилия и инициалы
частного лица.
8.2.5. Текст документа
строится в зависимости от вида документа.
При оформлении документа на двух и более
страницах вторая и последующая должны быть
пронумерованы. Номера страниц должны быть
проставлены по середине верхнего поля
листа арабскими цифрами.
8.2.6. Подпись
является обязательным реквизитом
документа. В состав подписи входят:
наименование должности лица, подписавшего
документ (при использовании должностного
бланка наименование должности указывать не
обязательно), личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
8.2.7.
Если документ имеет приложения,
упоминаемые в тексте, то отметка о наличии
приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на __ л. в __ экз.
Документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Наше рождение подтверждается документом, каждый этап жизни связан с официальными бумагами и даже смерть фиксируется документально. Основным элементом документа любого вида являются реквизиты. Именно о них и пойдет речь далее.
Реквизиты документов - это их элементы, которые позволяют оценить назначение, тип и степень важности бумаги. На сегодня в нашей стране принят единый государственный стандарт (ГОСТ 351141 от 1998 года), который определяет не только количество реквизитов, как таковых, но и требования к их оформлению, а также регламентирует их комбинацию в документации различного типа.
Тип документа определяется степенью его важности, назначением. Они, в свою очередь, определяют количество и расположение реквизитов. В целом, документы можно разделить на две большие категории: официальные и личные.
Личные представляют собой результат деятельности человека. К ним можно отнести письма и мемуары, фотографии и записки. Такие документы представляют ценность только для конкретного человека или круга людей, чаще всего они не обладают юридической силой.
Официальные документы включают в себя различные распорядительные и нормативные акты, предназначенные для исполнения в рамках отдельной организации или государства в целом (указы, законы, предписания, протоколы и т.д.), а также официальные личные документы документы, подтверждающие гражданское состояние, статус и т.д.).
Реквизиты документов являются основным элементом именно официальной их разновидности. Как уже говорилось выше, именно статус и назначение официального документа определяет количество составляющих элементов.
В отдельную категорию можно выделить основные реквизиты документов. Как следует из самого названия этой категории, они представляют собой набор элементов, обязательно присутствующих в официальной бумаге. Наиболее ярко совокупность основных реквизитов отражает бланк или формуляр документа. Именно в них собраны те реквизиты документа, без которых он будет считаться оформленным неверно. В их числе:
- государственный герб и/или логотип компании;
- (полное и, если есть, сокращенное);
- справочные данные. Стоит отметить, что положения стандарта не содержат четких указаний относительно полноты содержания этих данных. Поэтому в них достаточно указать только юридический адрес и контактные телефоны. Однако нередко они включают в себя и ;
- наименование вида документа;
- автор и данные лица, которому документ направляется;
- дата и ;
- заголовок;
- собственно сам текст документа;
- подпись руководителя предприятия или автора.
Данные реквизиты документа являются далеко не единственными. Помимо основных элементов, он может содержать различные отметки о срочности и конфиденциальности, согласовании или утверждении (иначе называемые «грифами» и «визами»).
Многие документы наоборот обладают силой и без некоторых указанных выше элементов. Так, те, что предназначены для внутреннего оборота, могут не содержать справочных данных об организации, а выполняться на бланке без таковых.
Реквизиты документов, их грамотное размещение и оформление в соответствии с принятым стандартом, говорят не только о грамотности исполнителя, ответственного за составление документа, но и о высоком статусе самой организации.
Негосударственные организации 1 с 1 января 2013 года должны утвердить формы первичных документов, по которым они будут работать с кадрами (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). При этом компании вправе заполнять образцы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 , после того как издадут приказ об их утверждении 2 , либо разработать и утвердить свои . Закон № 402-ФЗ устанавливает, какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы, в том числе и кадровые (ст. 9 ). Рассмотрим обязательные и дополнительные реквизиты и приведем примеры их оформления.
Обязательные реквизиты всех документов
Название работодателя (реквизит 1) содержит сведения о его организационно-правовой форме, наименовании компании. Оно должно соответствовать учредительным документам – уставу, положению (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним (образец на стр. 46).
Дата составления (реквизит 2) документа – это дата события (подписания, утверждения) (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Ее нужно указать арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год либо наоборот. День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2013»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2013 г.»).
Юбилейная статистика. Факт № 2
За 10 лет более 530 экспертов подготовили свыше 2100 практических материалов
Наименование документа (реквизит 3) должно быть определено уставом или положением об организации (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003 ). В текстовых документах (кроме писем) название указывают прописными буквами полужирным шрифтом (образец на стр. 46).
Документы в тему
| Документ | Поможет вам |
|---|---|
ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 (далее – ГОСТ Р 51141-98) | Узнать, что такое реквизит |
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ) | Выяснить, какие реквизиты обязательно должны быть в первичных документах |
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата России № 1) | Найти образцы форм первичных документов по учету кадров для утверждения в организации |
ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) | Понять, какие реквизиты должны содержать формы документов, разработанные компанией |
Внимание!
Формы первичных документов должен утверждать руководитель организации по представлению главного бухгалтера (ст. 9 Закона № 402-ФЗ )
Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной (образец на стр. 46).
Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться (образец на стр. 46).
Юбилейная статистика. Факт № 3
За 10 лет мы составили, а вы проанализировали около 3200 образцов, схем и таблиц
Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием (образец на стр. 46). Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ).
Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Подпись – это один из важнейших реквизитов (образец на стр. 46). Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер.
Если подпись не умещается на том же листе, что и основной текст, перенесите последний абзац текста на следующую страницу
Дополнительные реквизиты кадровых документов
Для ряда документов недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ . Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.
Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера (образец на стр.48)
Юбилейная статистика. Факт № 4
За 10 лет мы сообщили более 2700 новостей, представили 160 актуальных интервью
Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом (образец на стр.48).
Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада (образец на стр. 48), или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003 ).
Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ (образец на стр. 48).
Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор (ст. 57 ТК РФ ).
Внимание!
Если вы не укажете в трудовом договоре место и дату его заключения, организации грозит административная ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.