Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.
Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).
На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.
В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.
Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.
При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.
Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.
При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.
Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Рассмотрим подробнее, как заполнять путевой лист.
Заполнение лицевой стороны
Вверху проставляется штамп компании, ниже проставляются номер (при необходимости серия) и дата документа.
В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики ().
После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор.
В соответствующей строке записывается Ф.И.О. водителя, табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, если есть - класс.
Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси. Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда.
Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу.
Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.
Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции.
Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т.д.
При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега. Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер – свою.
Заполнение оборотной стороны
На оборотной стороне документа водитель собственноручно заполняет информацию о процессе выполнения своего служебного задания, указывая места выезда и назначения с расшифровкой периода времени и пройденного километража. При работе с третьими лицами, они могут расписываться в выполнении шофером задания напротив его записей.
В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью.
Путевой лист образец заполнения можно посмотреть ниже.
Нюансы
Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.
Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров.
Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.
ФАЙЛЫ
Роль документа
Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
- его техническое состояние;
- пройденный километраж;
- часы работы водителя;
- совершенные переезды в течение смены;
- расход горюче-смазочных материалов и пр.
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
- водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
- бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
- сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
- если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
- путевой лист.
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности документа
Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.
В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Образец заполнения путевого листа
Итак, в лист по порядку вписываются:
- дата его составления;
- название организации и ее адрес;
- код по ОКПО;
- марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
- государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
- данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.
Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:
- кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
- адрес подачи;
- время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
- подписи механика и водителя.
После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.
С правой стороны документа указываются:
- сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
- затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
- затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется
- адрес, с которого автомобиль выехал,
- место назначения,
- время выезда и возвращения,
- пройденный километраж,
- подпись водителя.
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Можно ли обойтись без путевого листа
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.
Необходимость в путевых листах
Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:
- регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
- водительское удостоверение с актуальной категорией;
- товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
- спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
- заполненный бланк путевого листа (форма №3).
На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.
Правильное ведение и учет
Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:
- № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
- №4 – применяется с легковыми такси;
- №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
- №6 спец. и №6 – используется для автобусов.
Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.
Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.
Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:
- номер по порядку;
- название документа;
- компания, предоставляющая транспортное средство;
- параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
- номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
- параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
- водительское поручение (задание).
Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.
Медосмотры для водителей
В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.
Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.
С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.
Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .
Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.
Взаимоотношения с налоговыми структурами
Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.
Название документа:
Типовая форма №3 (ОКУД 0345001)
Формат:
.doc
Размер:
94 кб
На сегодняшний день нечасто увидишь предприятие или компанию, которая не пользовалась бы автомобилем для служебных целей. Потребность стала увеличиваться после того, как начали повышаться расходы организаций. При различных поездках рабочего характера необходимо иметь бланк путевого листа легкового автомобиля.
Что это за документ
Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:
Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант. Документ содержит информацию следующего характера:
- дата получения и номер;
- личная информация о водителе;
- контактные данные;
- характеристика автомобиля;
- что переводится и краткая идентификация товара.
При составлении самостоятельного бланка необходимо знать следующую форму заполнения:
- печать компании, на которую оформлен автомобиль, не надо ставить;
- должны быть проставлены число и время техосмотра;
- в обязательном порядке надо указать число и время выезда автомобиля в рейс;
- с собой водитель должен иметь медицинскую карту о его здоровье.
Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля можно на нашем сайте.
Применение путевого листа
Путевой лист необходим обязательно при далеких поездках. Его использовать надо в следующих случаях:
- при перевозке людей в различные страны;
- при перевозке товарной продукции и тяжелых грузов.
Польза этого листа в том, что при предъявлении этого документа в бухгалтерию, они вычитают расходы на бензин и ГСМ. Поэтому водитель может работать на своем транспортном средстве, при этом ему будут компенсироваться все денежные издержки за топливо.
Сдача
Когда водитель возвращается обратно с поездки, в документе он должен расписаться под колонкой «Автомобиль сдал». После этого транспортное средство и бумага отдается механику. Тот в свою очередь снимает все показатели спидометра, а также проверяет остаток бензина в баке. После проведенной тщательной проверки всех заполненных данных он ставит подпись. Далее бланк отдается диспетчеру, который удостоверяется подписью и указанием времени и числа прибытия.
Затем уполномоченное лицо проводит расчет всех затрат, издержек, подписывает, и отдает в бухгалтерию для начисления заработной платы. Чтобы расчеты были правильные, делается ЭВМ.
Путевой лист — это необходимый документ первичной отчетности. Лист применяется для учета работы легкового автотранспорта и будет помогать при начислении зарплаты водителю. Выписывается путевка диспетчером предприятия в одном экземпляре. Чаще всего на один день или смену.
Путевой лист необходим, если:
- бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
- организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
- водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.
Бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 и правила его заполнения
В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.
Путевой лист легкового автомобиля форма 3 содержит перечень обязательных реквизитов документа, которые указаны в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. Новая его редакция была принята 26.02.2017 (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17). Но с 1 марта документ претерпит еще некоторые изменения, о которых необходимо знать заранее (Приказ Минтранса России от 21.12.2018 № 467). Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 г. предусматривает следующие новшества при заполнении:
|
Что не изменилось |
На что нужно обратить внимание |
Что изменилось |
|---|---|---|
|
Номер и время выдачи и срок действия листа |
Дата и время проведения техосмотра ТС перед выездом в рейс. С указанием должности, Ф.И.О. и личной подписью механика. |
Можно не ставить штамп и печать владельца автотранспортного средства в верхней части. |
|
Данные водителя (Ф.И.О., номер водительского удостоверения) и адрес организации с указанием ОГРН |
Отметим, что до 01.03.2019 максимальный период, на который может оформляться путевой лист, — месяц (п. 10 Приказа Минтранса «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152). В этом случае образец путевого листа легкового автомобиля на месяц будет содержать данные о том, когда автомобиль покинул гараж (место парковки), и дату его возвращения. Ответственность за отсутствие документаОтсутствующий лист может стать причиной привлечения к административной ответственности:
Организации обязаны регистрировать заполненные путевые листы в соответствующих журналах, а затем хранить их в течение минимум 5 лет. |