Как правильно сделать анализ работы. Отчет о проделанной работе: образец

Управление персоналом

Создание организации приводит к возникновению рабочих мест, которые должны быть заняты.

Анализ работы

Анализ работы - это процедура, посредством которой определяются обязанности и характер работ, а также тип людей (в терминах знаний и умений), которых следует нанять. Анализ позволяет получить данные о требованиях к работе, которые затем используются при создании описания работы (в чем заключается работа) и спецификаций работы (каких людей на нее нанимать).

Типы информации для анализа:

Рабочая деятельность - информация о реальных видах рабочей деятельности (шитье или рисование). Иногда такой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.

Человеческое поведение - чувственность, общение, принятие решений и творческие навыки.

Механизмы, оборудование, инструменты и другие приспособления, используемые в работе - данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться, а также оказываемых услуг (таких, как консультирование или ремонт).

Нормы производительности - в терминах количества, качества или затрачиваемого времени на каждый вид работы, критерии, по которым будет оцениваться работа.

Рабочее окружение - физически условия работы, расписание работы, а также организационное и социальное окружение - люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.

Требования к человеку - знания и умения (образование, обучение, опыт работы и т.д.) и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности, физические данные и т.п.).

Использование информации, полученной в результате анализа работы

Информация, полученная при анализе работы, используется как основа в различных взаимосвязанных видах деятельности по управлению персоналом.

Набор и отбор

Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые к потенциальному работнику, который должен будет работать на этом рабочем месте. Эта информация является основой Вашего решения о приеме людей.

Компенсации

Понимание того, что является сутью работы, требуется, чтобы оценить затраты и назначить оплату.

Оплата (зарплата и бонусы) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования, вредности и т.п. - от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет классифицировать работы по категориям.

Оценка исполнения

Оценка исполнения работы подразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. При анализе работы эксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.

Обучение

Анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данном случае.

Соответствие обязанностей данной должности

Например, при анализе работы производственного менеджера Вы можете обнаружить, что он отвечает за выполнение двух десятков различных служебных обязанностей, забывая, однако, об управлении запасами сырья и готовой продукции.

При анализе работы, основанном не только на сведениях, полученных от работников о их обязанностях, но и на Ваших знаниях того, что должны включать в себя обязанности, соответствующие данным рабочим местам Вы обнаруживаете вид работы, за который никто не отвечает и который должен быть закреплен за каким-либо рабочим местом.

В результате анализ работы играет свою роль при решении проблем, которые могли бы возникнуть, например, если бы никто не отвечал за запасы.

Этапы анализа работы

Этап 1.

Определение цели, для которой будет использоваться информация, полученная при анализе работы. Некоторые способы сбора информации, такие как опрос работников о сути работы и ответственности их, хороши для описания работы и подбора работников. Другие методы (такие как опросный лист для анализа должности) не позволяют получить пространную информацию для создания описания работы, но позволяют получить цифровой рейтинг для каждого вида работ, что может использоваться для сравнения одного вида работ с другим при определении размеров компенсации.

Этап 2.

Сбор вспомогательной информации. Структура компании, технологические карты и описание работ.

Организационная структура показывает, как рассматриваемый вид работ соотносится с другими видами работ и его место в общей организационной структуре. В организационной структуре должны быть определены названия каждой должности, посредством связующих линий должно быть показано, кто кому подчиняется, кто с кем общается в процессе работы.

Технологическая карта позволяет подробнее представить ход выполнения работы, чем это можно сделать по структуре организации.

Наконец, описание работы, если такое существует, может послужить хорошей отправной точкой для создания нового скорректированного описания работы.

Этап 3.

Выбор репрезентативной должности для анализа. Это необходимо, когда нужно проанализировать большое количество сходных видов работ и когда для этого требуется слишком много времени.

Этап 4.

Сбор информации для анализа работы - информации о рабочей деятельности, требованиях к поведению наемного работника, условиях работы и личных качествах (таких, как черты характера и способности, необходимые для выполнения работы).

Этап 5.

Анализ работы, проводимый менеджером совместно с ее исполнителем. Анализ работы позволяет получить информацию о сущности и функциях, выполняемых на данном рабочем месте. Эту информацию следует проверить совместно с работником, выполняющим эту работу, а также с его непосредственным руководителем. Проверка информации позволит определить, является ли информация фактически корректной, полной и легкой для понимания всеми заинтересованными лицами.

Этап 6.

Разработка описания и спецификации работы. В большинстве случаев описание и спецификация работы представляют собой два реальных результата анализа работы.

Описание работы - это документ, содержащий информацию о работе, выполняемой на данном рабочем месте и ответственности, а также об особенностях рабочего места, таких как условия труда и безопасность.

Спецификация работы содержит информацию о личных качествах, чертах характера, навыках и образовании, необходимых для выполнения работы.

Методы сбора информации для анализа работы

Кто собирает информацию для анализа работы?

В сборе информации для анализа работы обычно участвуют сотрудники отдела человеческих ресурсов, работник и его непосредственный начальник. Требуется участие работника и его начальника, например, для заполнения опросных листов с перечнем работ, выполняемых на рабочем месте. И сотрудника, и начальника могут попросить просмотреть выводы, сделанные специалистом по анализу работы, которая выполняется на его рабочем месте, и перечень связанных с ней обязанностей. Таким образом, анализ работы подразумевает совместную работу специалиста, работника и его начальника.

Интервью

Используется три типа интервью :

индивидуальное интервью с каждым работником ;

групповое интервью с группой работников, выполняющих одни и те же обязанности, и

опрос руководящих работников, которые хорошо осведомлены об анализируемой работе.

Групповые опросы проводятся в тех случаях, когда большое количество работников выполняют схожую или одинаковую работу, так как это быстрый и недорогой способ получения необходимой информации о работе. Как правило, на групповых опросах присутствует непосредственный начальник опрашиваемых работников, а если нет, то Вам следует опросить начальника отдельно, чтобы знать его взгляды на обязанности и ответственность на рабочем месте.

Какой бы из опросов Вы ни использовали, очень важно, чтобы респонденты ясно понимали причину проведения интервью, так как существует тенденция неправильного истолкования таких опросов как "оценки производительности труда". Когда преобладает такое мнение, интервьюируемые могут не очень охотно описывать свою работу или работу своих подчиненных.

За и против

Интервью - возможно, самый распространенный способ определения обязанностей и ответственности, соответствующих рабочему месту, и его распространенность говорит о его преимуществах. Самое важное достоинство заключается в том, что опрос позволяет работнику рассказать о своем поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Например, важные виды деятельности, возникающие только эпизодически, или неформальное общение, которые не отображены в оргструктуре компании, могут быть обнаружены опытным специалистом в процессе опроса. Опрос также позволяет открыто выразить респонденту его взгляды и жалобы, которые в противном случае могли бы остаться не замеченными управляющим.

Основная проблем, связанная с данным методом, - это искажение информации вследствие как прямой фальсификации, так и честного ошибочного понимания. Анализ работы часто используется как первая ступень в изменении заработной платы. Поэтому работники склонны преувеличивать некоторые свои обязанности и преуменьшать другие. Получение корректной информации может, таким образом, оказаться полезным процессом.

Типичные вопросы

Несмотря на недостатки, опросы широко используются. Они включают некоторые типичные вопросы.

В чем заключается выполняемая работа?

В чем заключаются основные должностные обязанности? Что конкретно Вы делаете?

Где Вы работаете, место Вашей работы?

Каковы требования к образованию, подготовке, навыкам (в тех видах деятельности, для которых это свойственно) и какие лицензии и сертификаты требуются?

В каких мероприятиях Вы принимаете участие?

Каковы Ваши обязанности и ответственность на рабочем месте?

Какие основные инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?

Что конкретно влекут за собой мероприятия, в которых Вы принимаете участие?

Какова Ваша ответственность? Каковы окружающие условия и условия работы?

Какова физическая нагрузка на Вашем рабочем месте? Эмоциональная и интеллектуальная?

Каковы условия работы с точки зрения опасности для здоровья?

Есть ли какие-либо опасные или необычные условия работы, в которых Вам приходиться работать?

Кроме этих открытых вопросов существуют более структурированные (с набором ответов), которые, по общему мнению, предпочтительнее. Такой лист может заполняться специалистом по анализу в процессе наблюдения за выполняемой работой или непосредственно самим исполнителем.

Опросный лист для анализа работы

Фамилия________________ Название работы_________________

Департамент_____________ Номер работы____________________

ФИО начальника______________ Должность__________________

Краткое описание должностных обязанностей: кратко опишите своими словами Ваши основные обязанности. Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, то заполните раздел 8. __________________________________________________________________________________________________________________________

Специальные квалификационные требования: укажите все лицензии, разрешения, сертификаты и т.д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей. __________________________________________________________________________________________________________________________

Оборудование: перечислите все оборудование, машины или инструменты(например, печатная машинка, калькулятор, автотранспортное средство, дрели, прессы и т.д.), с которым Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей. Оборудование Среднее количество часов работы в неделю __________________________________________________________________________________________________________________________

Регулярно выполняемые обязанности: дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, изложите данные обязанности в порядке убывания значимости и процента затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно, в случае необходимости приложите дополнительные листы. __________________________________________________________________________________________________________________________

Контакты: требует ли Ваша работа каких-либо контактов с персоналом других департаментов (отделов), внешних организаций или агентств. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и частоту их возникновения. __________________________________________________________________________________________________________________________

Руководство: входит ли в Ваши должностные обязанности деятельность, связанная с руководством, подчиненными? () Да () Нет. Если Да, пожалуйста, заполните дополнительный опросный лист для анализа рабочего места руководящих работников и приложите его к данной форме. Если Вы отвечаете за работу других, но при этом не осуществляете непосредственное руководство ими, пожалуйста, объясните. __________________________________________________________________________________________________________________________

Принятие решений: пожалуйста, опишите, какие решения Вы принимаете при выполнении Ваших регулярных обязанностей. __________________________________________________________________________________________________________________________ Каковы будут вероятные последствия, если Вы (а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывоз или (б) неправильное действие? __________________________________________________________________________________________________________________________

Ответственность за ведение записей: перечислите отчеты или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите в общем, для кого эти отчеты предназначены.

Частота управления: как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильного направления действий? () Часто () Иногда () Редко () Никогда

Условия работы: пожалуйста, опишите условия, в которых Вы работаете: в помещении, вне помещения, зона кондиционированного воздуха и т.д. Укажите все вредные и необычные условия работы. __________________________________________________________________________________________________________________________

Требования, предъявляемые данной работой: пожалуйста, укажите, какие, по Вашему мнению, необходимы минимальные требования для того чтобы удовлетворительно выполнять Вашу работу. (а) Образование: Минимальное количество оконченных учебных классов в школе_______________________________________________________ Количество лет_______________________________________________ Специализированное или общее_________________________________ (б) Опыт: Тип_______________________________________________________ Количество лет_____________________________________________ (в) Специальное обучение: Тип Количество лет __________________________________________________________________________________________________________________________ (г) Специальные навыки Умение печатать:_____ слов в мин. Стенографирование ____слов в мин. Прочее:______________________________________________________

Дополнительная информация: пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при описании Вашей должности. __________________________________________________________________________________________________________________________ Подпись работника_________________ Дата_________________

Есть несколько моментов, о которых следует помнить при проведении интервью для анализа работы.

Во-первых, если Вы проводите анализ работы, то Вы и непосредственный начальник должны работать совместно. Выявите работников, обладающих знаниями о работе, а также работников, на которых можно рассчитывать в плане объективности при описании своих обязанностей и ответственности.

Во-вторых, Вы должны установить взаимопонимание с интервьюируемым. Для этого необходимо знать его имя, говорить на простом понятном языка, кратко объяснять цели интервью и объяснить работнику, как он был отобран для интервью.

В-третьих, при проведении интервью разумнее всего следовать четкому плану опроса или использовать опросный лист со списком вопросов, в котором оставлено место для того, чтобы вписать туда ответы. Это поможет Вам продумать наиболее важные вопросы заранее. Однако следует обеспечить некоторую свободу в ответах и сформулировать некоторые "открытые" вопросы, такие, как "Осталось ли что-нибудь, что мы не предусмотрели в наших вопросах?"

В-четвертых, если обязанности не выполняются регулярно (например, работник не выполняет один и тот же вид работы снова и снова много раз подряд в течение дня), Вам следует попросить работника перечислить свои обязанности в порядке их важности и частоты возникновения. Это поможет не упустить очень важные, но редко выполняемые обязанности.

И наконец после завершения опроса просмотрите и проверьте данные. Обычно это делается посредством проверки информации с непосредственным начальником интервьюируемого и самим интервьюируемым.

Опросные листы

Попросить работников заполнить опросный лит, в котором они опишут свои обязанности и ответственности - другой хороший метод получения информации для анализа работы.

Основной вопрос, который следует решить в данном случае, - это какова должна быть структура опросника и какие вопросы в него следует включить. В одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный опросный лист. Каждому работнику предлагают списки из сотен различных обязанностей и заданий. Его просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как много времени обычно тратит на каждое из них. В других опросниках этот лист состоит из исключительно "открытых" вопросов и прости работника "описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте". На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев. Как было показано ранее на Опросном листе, типичный опросный лист для анализа работы состоит из нескольких "открытых" вопросов, а также закрытых вопросов.

Как структурированные, так и неструктурированные опросные листы имеют свои достоинства и не лишены недостатков. Опросный лист - это, во-первых, эффективный способ получения информации от большого числа работников; он дешевел, чем опрос сотен работников. Во-вторых, разработка опросного листа и его тестирование (например, проверка того, понимают ли опрашиваемые вопросы) могут оказаться дорогостоящими и требующими больших затрат времени процессами.

Наблюдение

Непосредственно наблюдение полезно в тех видах работ, которые включают преимущественно видимые физические движения. С другой стороны, наблюдение обычно не подходит, когда работа подразумевает трудно измеряемую деятельность (адвокат, инженер, проектировщик). Этот метод также мало полезен в тех случаях, когда работник должен выполнять важные действия, потребность в выполнении которых может возникать только эпизодически. Непосредственное наблюдение обычно применяется совместно с опросом. Один подход - наблюдать работника на рабочем месте в течение всего рабочего цикла. (Цикл - требуемый интервал времени для завершения работы. Это может быть минута для работника на сборочном конвейере или час, день и дольше для более сложных видов работ). На этой стадии Вы регистрируете все работы, выполняемые на рабочем месте, которые наблюдаете. Затем собрав как можно больше информации, Вы проводите опрос работника. При этом просите его разъяснить вопросы, которые у Вас возникли и описать дополнительные работы, которые он выполняет, а Вы не заметили. Другой подход - во время выполнения работником задания проводить наблюдение и опрос одновременно. Однако обыкновенно лучше попридержать вопросы до тех пор, пока наблюдение не будет закончено, так как это позволяет ненавязчиво наблюдать за работником. Это, в свою очередь, помогает снизит вероятность того, что работник станет волноваться и это каким-либо образом изменит его обычные действия.

Ежедневник/журнал респондента

Работников можно попросить вести ежедневник/журнал респондента или составлять список заданий, которые они выполняют. Это позволит Вам получить очень полную картину работы, особенно если после этого провести опрос с участием работника и его непосредственного начальника.

разработана методика анализа работы, предназначенная для того, чтобы создать стандартизированную процедуру, посредством которой различные виды работ можно будет сравнивать и классифицировать. Согласно этой методике, информация собирается на "бланке анализа работы". Здесь, как показано далее на Бланке анализа работы, сначала приводятся идентификационная информация и краткое описание работы. Затем специалист перечисляет конкретные задачи, решаемые на данном рабочем месте, в порядке их важности. Затем для каждого задания специалист указывает:

Требуемые знания (например, факты или принципы, с которыми исполнитель должен быть ознакомлен прежде, чем выполнять свою работу);

Требуемые навыки (например, навыки, необходимые для управления машиной или другим транспортным средством);

Требуемые способности (например, математические, способность рассуждать, решать задачи);

Физическая нагрузка (например, переноска тяжестей, необходимость таскать или толкать);

Все особенности рабочего места (вибрация, неадекватная вентиляция, перемещающиеся объекты или тесные помещения);

Типичные происшествия на рабочем месте (например, напряженная работа в опасных условиях, работа с людьми);

Области интересов работника (предпочтение, которое работник должен отдавать работе с "вещами и объектами" или "передаче данных", или "работе с людьми".

Фактически любая работа может быть разбита на составляющие, каждую из которых затем анализируют с точки зрения требуемых навыков, и так далее. Методика предоставляет стандартный инструмент, с помощью которого различные виды работ можно сравнивать, сопоставлять и классифицировать.

Бланк анализа работы

Идентификационная информация

ФИО занимающего должность: Организация/Подразделение: Служба благосостояния Название должности: Эксперт по предоставлению материальной помощи Дата: ФИО проводившего интервью:

Краткое описание работы

Проводить опросы, заполнять заявления, определять соответствие, предоставлять информацию общественным организациям в отношении программы талонов на питание, направлять не удовлетворяющих требованиям посетителей в другие общественные организации

1. Принимать решение о соответствии заявителя требованиям для выдачи талонов на питание, используя в качестве руководства нормативные документы.

Требуемые знания:

Знание руководящих документов программы по предоставлению талонов на питание Службы Общественного Здравоохранения

Знание статуса программы по предоставлению талонов на питание Службы Общественного Здравоохранения

Требуемые навыки:

Требуемые способности:

Способность применять арифметические операции: сложение и вычитание

Способность переводить требования на язык, понятный обычному человеку

Физическая активность:

Сидячая работа

Окружающие условия:

Типичные инциденты на работе:

Работа с людьми, выходящая за рамки выдачи и получения инструкций

Сферы интереса:

Передача информации

Деловые контакты с людьми

Работа на благо людей

Количественные методы анализа работы

Есть много случаев, когда эти описательные методы не подходят. Например, когда необходимо для определения уровня оплаты сравнить виды работ. Тогда каждому виду необходимо присвоить определенное количество баллов. Такой "количественный" подход может оказаться наилучшим. Существует три наиболее популярных метода: позиционный опросный лист для анализа должности, процедура департамента труда и функциональный анализ работы.

Позиционный опросный лист для анализа

Позиционный опросный лист для анализа - это очень структурированный опросный лист. Он заполняется специалистом по анализу работы, который уже должен быть знаком с конкретной анализируемой работой.

Преимуществом его является то, что он позволяет получить количественную оценку или выявить профиль любой работы в баллах, присваиваемых по пяти базовым позициям:

Принятие решений;

Профессиональные навыки;

Управление транспортными средствами/оборудованием;

Обработка информации.

Таким образом, Вы можете использовать результаты, полученные с помощью этого опросного листа, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более престижная. Эта информация затем может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень заработной платы для каждой работы.

Процедура Департамента труда

Стандартный метод, с помощью которого различные виды работ можно количественно оценить, разбить на группы и сравнивать между собой. В основе анализа работы Департаментом труда лежит оценка каждой работы с точки зрения того, что данный работник делает в отношении людей и предметов.

Функциональный анализ работы

Этот метод базируется на том же подходе, что и метод Департамента труда, но позволяет получить дополнительную информацию в отношении заданий, выполняемых в данной работе, ее целей и требований в отношении обучения. Функциональный анализ работы отличается от подхода Департамента труда по двум основным направлениям. Во-первых, функциональный анализ работы позволяет не только установить рейтинг данной работы по таким параметрам, как данные, люди и предметы, но и учесть следующие четыре изменения: меру, в которой для выполнения данного задания необходимы специальные инструкции; меру, в которой способность рассуждать и делать заключения необходима для выполнения данного задания; навыки вербального общения и языковая подготовка, требуемые для выполнения данного задания. Во-вторых, функциональный анализ рабочего места также позволяет определить стандарты качества выполнения работы, требования к профессиональной подготовке. Проведение анализа рабочего места посредством функционального анализа работы, таким образом, позволяет получить ответ на вопрос: "Какое обучение необходимо данному работнику, чтобы выполнить определенное задание на требуемом уровне?"

Анализ статей при написании собственных научных работ неправильно проводят не только аспиранты и студенты, но и авторитетные ученые, нередко приводя редакторов в бешенство и заставляя последних разворачивать присланные работы. По этой причине стоит отдельно разобрать, как же правильно проводится анализ научной литературы.

Подбор литературы для анализа: как найти подходящую тему и сохранить собранный материал?

Любая научная статья пишется на основе анализа источников, проблемы и мнений. Однако в большинстве случаев весь анализ проводится следующим образом:

Автор ознакомляется с подобранной научной литературой;
Проводит сравнение с собственной точкой зрения;
Если мнения сходятся – материал добавляется в списки литературы, если расходятся – проводится мысленный спор с автором работы, а текст отправляется в дальний ящик как бесполезный;
Пишет научную статью.

Основная ошибка в такой ситуации – третий пункт, поскольку именно в нем происходит утеря более половины всей важной и полезной информации, без которой невозможно привести аргументированные контрпримеры. По этой причине во избежание выхода на собственную статью разгромной рецензии многие авторы анализируют научную литературу по другой схеме:

Внимательно знакомятся со всеми точками зрения, разнящимися с их личными мнениями. Постоянная пристальная работа в одном направлении может приводить к «замыливанию» ума и взгляда, из-за чего можно упустить действительно важную информацию. Как вариант – можно сослаться в статье на иные мнения и взгляды, касающиеся выбранной проблемы, и обосновать преимущество личных решений и выводов;
Вопросы, которые в литературы затронуты вскользь, требуют не менее пристального изучения: нередко автор не освещает их из-за нехватки времени, возможностей, необходимости в проведении дополнительных исследований. Всегда можно изучить такие нюансы при написании научной статьи;
Вся информация проверяется на уникальность. Если анализируемая литература основывается на данных 20-30 летней давности, то ее можно освежить и опубликовать на ее основе новое исследовании;
Незнакомые термины, части текста не пропускаются, а тщательно изучаются – не до конца понятая работа может отрицательно сказаться на доказательной базе и разрушить всю логику научной статьи;
Большинство работ, анализ которых требуется провести, заканчиваются не полноценными выводами, но новыми вопросами.

Внимательный анализ используемой научной литературы позволит не просто увеличить объем оформляемой научной статьи, но и повысить ее качество.

Составление краткого резюме прочитанного

После сбора материала проводится его сокращение и «расчленение»: выделяются основные тезисы, разбирается биография и библиография автора. Делается это следующим образом:

После прочтения работы автору желательно пересказать ее основную концепцию и мысль. Если сделать это не получается, литература изучается повторно;
Методы и результаты исследования, поставленные цели выписываются отдельно. При этом можно все фрагменты комментировать – такие изменения помогут отыскать основные тезисы работы, на которых будет строиться научная статья и проводиться анализ;
Составляется конспект статьи. Для этого желательно осуществить анализ библиографии автора и его биографии. Это дает возможность для оценки объективности автора и ограничений, наложенных на него в период работы;
Ясно, четко и понятно формируется цель научной работы. Также выделяются доказательства, выдается характеристика того, насколько хорошо автор справился с поставленной задачей.

Внедрение информации в работу

Автору желательно заранее определить объем своей работы. Обзорные статьи, доклады, курсовые, кандидатские по количеству страниц разительно отличаются, поэтому текст необходимо составлять согласно предъявляемым требованиям;
Определяется читательская аудитория. При написании научно-популярной статьи желательно не пользоваться специальной терминологией, а все выкладки делать как можно более понятными;
Правильно написанная аннотация к научной статье не только привлекает внимание, но и позволяет читателю понять, стоит ли ему изучать статью. По этой причине в ней не должны содержаться факты, цитаты и цифры, хорошо освещенные и без предлагаемой к рассмотрению научной статьи;
Во введении указываются все материалы, которые связаны с другими авторами. В основном теле статьи такая информация не указывается (за редким исключением – если работы посвящена конкретному тексту либо в этом возникает необходимость по условиям используемого исследовательского метода.

После завершения анализа научной литературы не стоит заканчивать работу – полученные выкладки можно перечитать, проверить их на наличие ошибок и недочетов, отложить на пару дней и заново за них засесть – вероятность получения новых сведений возрастет, если искать их на свежую голову.

Анастасия Рошалина, Екатеринбург

Уже не в первый раз пользуюсь вычиткой и корректировкой текста от "Открытого ресурса". А теперь ещё буду публиковаться, спасибо!

Ирина Ковылина, Санкт-Петербург

Спасибо, что помогли правильно адаптировать статью для американского медицинского журнала. Действительно, сама бы не справилась

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

подготовку к осуществлению проекта;
этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
проблемы и трудности, если они возникали;
предложения по устранению сложностей;
достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

в профессиональной деятельности;
в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы

Анализ работы - важный подготовительный этап процесса найма персонала. Составив описание работы (профиль должности), линейный руководитель приобретает эффективный практический инструмент, без которого не обойтись и при подборе кадров, и при планировании, и при ранжировании должностей для разработки систем оплаты труда…

Анализ работы (job analysis ) - это процесс упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником: определение наиболее существенных характеристик рабочего процесса, его составных частей. Содержание работы описывается через конкретные функции и процедуры, требуемые для ее компетентного выполнения, и содержит характеристики работника (практические навыки, знания, способности, допустимые отклонения и т. д.). Характеристики, касающиеся содержания работы, преимущественно связаны с технологическими аспектами выполнения (обязанности, ответственность, методы выполнения работы и т. д.). Характеристики работника связаны с человеческим поведением, требуемым для успешного выполнения профессиональных задач.

Благодаря этому инструменту менеджер по персоналу и линейный менеджер могут:

выработать требования к претендентам на вакантную должность, определить критерии отбора;
установить нормы производительности для каждого конкретного рабочего места;
спланировать работу на отдельном участке, в структурном подразделении;
оценить производительность труда подчиненных;
выстроить систему стимулирования труда и т. д.

С самого начала нужно определить, для чего будет использоваться информация, собранная в процессе анализа: для оценки работы, для подбора кадров или для определения потребности в обучении.

До начала анализа работы нужно описать взаимосвязь работ, определить число автономных работ и точные границы задач, обязанностей и ответственности, входящих в состав каждой работы. Если в подразделении задействовано, например, 100 человек, делающих одну и ту же работу, достаточно один раз провести анализ, а затем - несколько подтверждающих наблюдений. Программа анализа зависит не от общего количества сотрудников, а от общего числа автономных и идентичных работ.

Учитывая важность полученных результатов для руководителей, остановимся более подробно на технологических вопросах проведения анализа работы. Он проводится в три этапа:

1) сбор информации;

2) обработка и анализ полученной информации;

3) описание работы (job description ) и разработка документации.

Первый этап - сбор информации. Используются такие методы сбора информации: интервьюирование, анкетирование, наблюдение.

Интервьюирование сотрудников - самый распространенный способ выяснения круга обязанностей и сфер ответственности, характеризующих данную должность. Интервью позволяет получить от работника информацию о его функциях и о тех проблемах, с которыми он сталкивается в процессе выполнения рабочих задач.

При проведении интервью важно:

точно определить целевую группу - людей, от которых будет получена объективная информация о работе;
составить план проведения интервью (список вопросов);
предложить сотруднику проранжировать выполняемые им обязанности по степени важности в порядке убывания;
проверить полученную от сотрудника информацию, сопоставив данные с ответами его коллег.

Вопросы, которые могут быть использованы при проведении интервью:

В чем заключается выполняемая Вами работа?
Каковы Ваши должностные обязанности? За что Вы отвечаете? Что конкретно Вы делаете?
Какие требования предъявляются к образованию, подготовке, навыкам сотрудников на данной должности? Необходимо ли дополнительное обучение?
В каких мероприятиях подразделения Вы принимаете участие? За какие результаты отвечаете?
Какие инструкции и нормы регламентируют Вашу работу?
Какая физическая, эмоциональная и интеллектуальная нагрузка требуется на Вашем рабочем месте?

Одним из условий эффективного применения метода интервьюирования при анализе работы является заблаговременное планирование. При подготовке также полезно заранее составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки по основным направлениям деятельности. Например, анализируя работу главного бухгалтера, при выделении этих направлений можно воспользоваться классификацией ключевых участков бухгалтерского учета: основные средства, сырье и материалы, труд и заработная плата и т. д.

Для участия в интервью нужно выбирать хороших специалистов, имеющих опыт работы в данной должности не менее одного года.

Полученную информацию необходимо занести в опросный лист (пример в табл. 1 ). Затем нужно проанализировать ответы всех интервьюируемых.

Таблица 1. Опросный лист для проведения анализа работы

1. Краткое описание должностных обязанностей. Опишите своими словами Ваши основные обязанности. (Если Вы отвечаете за заполнение отчетов/протоколов, дайте развернутый ответ в пункте 7).

2. Специальные квалификационные требования. Укажите все разрешения, сертификаты, допуски и т. д., необходимые для выполнения Ваших должностных обязанностей.

3. Оборудование. Перечислите все оборудование, машины или инструменты, с которыми Вы должны работать в силу Ваших должностных обязанностей.

4. Регулярно выполняемые обязанности. Дайте общее описание должностных обязанностей, которые Вы регулярно выполняете. Пожалуйста, оцените значимость Ваших обязанностей и процент затрачиваемого на них времени в месяц. Укажите так много обязанностей, как это возможно. В случае необходимости приложите дополнительные листы.

5. Контакты. Требует ли Ваша работа каких-либо контактов с сотрудниками других департаментов (отделов), внешних организаций. Если да, пожалуйста, укажите обязанности, для выполнения которых необходимы данные контакты, и их периодичность.

Каковы могут быть последствия, если Вы:

а) примете неправильное решение или сделаете неправильный вывод

б) совершите неправильное действие?

7. Ответственность за ведение записей. Перечислите отчеты, базы данных, сводки, справки или дела, которые Вы должны подготавливать или вести. Укажите, для кого эти материалы предназначены.

8. Управленческие консультации. Как часто Вы должны консультироваться с Вашим непосредственным начальником или другим работником компании при принятии решений или определении правильности направления действий?

10. Дополнительная информация. Пожалуйста, приведите дополнительную информацию, которая не вошла ни в один из предыдущих разделов и которая, по Вашему мнению, могла бы оказаться важной при выполнении работы на Вашей должности.

Подпись работника _________________

Дата _________________

Анкетирование - опрос сотрудников в письменной форме. С помощью опросных листов можно охватить большую группу людей, затратив при этом относительно немного времени и денег. Однако следует учитывать, что при разработке анкет необходимо формулировать вопросы очень четко и ясно (они должны пониматься однозначно всеми участниками опроса), поскольку анкета, в отличие от интервью, не позволяет задавать уточняющих вопросов.

Наблюдение за рабочим процессом используется преимущественно в тех случаях, когда работа сотрудника состоит из повторяющихся (цикличных) действий. Чаще всего этот метод cбора информации применяется в условиях промышленного производства. За сотрудником, выполняющим повседневные обязанности, ведется наблюдение, данные фиксируются в подготовленном бланке (образец в табл. 2 ). Такую работу целесообразно проводить несколько раз, в разные периоды времени, чтобы учесть максимальное количество функций, выполняемых работником. Эти наблюдения можно дополнить информацией, полученной с помощью опроса.

Таблица 2. Бланк наблюдения за рабочим процессом

I. Описание работы (список наиболее важных и/или регулярных задач )

II. Подотчетен

III. Контролирует IV. Обязанности по работе (краткое описание каждой из обязанностей работника, характеристика того, как они выполняются, с указанием необходимого количества времени, отведенного для каждой операции ) А. Ежедневные обязанности

Б. Периодически выполняемые обязанности

(указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные и т. д. )

В. Обязанности, выполняемые нерегулярно

Лучшим подходом при проведении анализа работы является сочетание нескольких методов.

Второй этап - обработка и анализ полученной информации. На этом этапе линейный руководитель и менеджер по персоналу совместно обсуждают всю полученную информацию и анализируют ее. При обработке полученных данных целесообразно использовать статистические методы (например, подсчет в процентном соотношении частоты встречаемости признаков и т. д.). В крупных компаниях для упрощения обработки больших массивов информации, как правило, используются компьютерные социологические программы (например, «ОСА»).

Третий этап - описание работы. Описание работы - это документ, в котором содержится информация о том, какую работу реально выполняет сотрудник, как он это делает, в каких условиях работа выполняется.

Мы предлагаем следующую структуру документа «Описание работы»:

спецификация работы (ее цель и значимость для организации, главная задача, структура рабочего процесса, вид выполняемых работ, степень сложности, особенности профессиональной деятельности на данном рабочем месте и др.);
паспорт должности (статус; ответственность, обязанности и полномочия; направления деятельности; функциональные взаимодействия; система оплаты труда, поощрений и взысканий);
стандарты исполнения (эталоны, нормы профессиональной деятельности работника, которыми он руководствуется при выполнении должностных обязанностей и за соблюдение которых несет ответственность);
квалификационная карта (набор квалификационных характеристик и требований - образование, опыт, специальные знания и навыки, которыми должен обладать эталонный работник, занимающий эту должность);
карта компетенций (личностные характеристики человека, его способности к выполнению конкретных функций, ожидаемый (желательный) тип поведения и социальная роль).

Анализ и описание работы используются при определении необходимости найма тех или иных специалистов, а также определить критерии (обязательные и желательные) отбора кандидатов на вакантную должность. Это весьма трудоемкая и кропотливая работа, ее результаты лучше аккумулировать в базе данных. Такая база данных поможет подобрать профессионалов, грамотно составить план обучения, выстроить справедливую систему оплаты труда.

Подбор и отбор, Оценка, Рынок труда, Адаптация

Должна содержать не менее 20 и не более 30 страниц печатного текста на листах формата А4. Проект должен начинаться с отдельного титульного листа , включать содержание , введение , основную часть из двух глав, заключение, список литературы и необходимые приложения .

Текст должен быть написан шрифтом Times New Roman, кегль 14 с соблюдением полуторного интервала и выравниванием по ширине. Каждый абзац сопровождается отступами 1,25 (Tab). Иллюстрационный материал, включающий картинки, графики, диаграммы и таблицы, должен иметь заголовки, иметь сквозную нумерацию. Курсовая работа должна обладать сквозной нумерацией: внизу страниц по центру.

Для титульной страницы характерно отсутствие номера, нумерация работы начинается со второго листа, включающего содержание .

Заголовки и параграфы должны быть выровнены по центру. Между ними и текстом - отступ. Библиографический список курсовой работы должен составлять не менее 20 . Текст проекта должен сопровождаться ссылками на библиографический список .

Грамотно написанное введение. Во введении курсовой работы должна быть обозначена актуальность, указан предмет, выделен объект, описаны цели, поставлены задачи поставлены задачи , определена проблема .

Первая глава должна содержать теоретический анализ проблемы . Он включает анализ специальной литературы по теме исследования, вычленяющий основные понятия работы . На их базе проводится собственный анализ теоретической стороны работы, формируются личные подходы и новые определения.

Вторая глава должна содержать описание практического подхода к проблеме исследования . Она включает как анализ опытно-экспериментальных работ, проведённых ранее, так и авторские предложения, касающиеся темы курсовой работы . Иногда более подробные разработки выносятся в третью главу, а анализ предыдущих остаётся во второй. Всё зависит от требований преподавателя.

Итог работы должен подводиться грамотным заключением , содержащим основные выводы и предложения.

Анализ курсовой работы

Анализ как курсовой работы, так и дипломной работы имеет чётко структурированную схему :

Поиск основных терминов, касающихся темы исследования, описание их в работе. Лучше опираться на , созданные известными учёными в определённой отрасли. Из большого количества информации от разных авторов вычленяются базирующие определения, которые затем внедряются в работу.
Формулирование собственных определений на основе ранее описанных.
Поиск основных практических подходов к теме исследования, указание на их существование в работе.
Описание, апробация и внедрение собственных (авторских) практических подходов, доказательство их состоятельности и действенности, вынесение рекомендаций.

Если следовать предложенной структуре работы с материалом разной направленности и внимательно изучить требования к выполнению подобных работ, которые преподаватели используют при их анализе , то можно написать качественную курсовую работу , гарантирующую высокую оценку за ее исполнение.