В Трудовом кодексе (абзац 3 часть 2 статья 57) отмечается необходимость указания в характера деятельности сотрудника. Он включает в себя описание должности, квалификации, обязанностей. Также вносится информация о социальных гарантиях и льготах, предусмотренных для отдельных категорий работников.
На основании части 5 статьи 57 ТК РФ в соглашении прописываются и права и обязанности сторон. Если информация не будет включена в документ, то данный факт может рассматриваться в качестве отказа от реализации прав или выполнения обязательств.
Понятия в законе нет. Но согласно статье 8 отмечается необходимость создания локальных нормативных актов для отражения норм трудового права. В соответствии с этой статьей в учреждении имеются должностные инструкции.
В инструкции входят задачи и обязанности сотрудника, ответственность и полномочия. Документ должен не только отражать понятия и термины, но и подробно расшифровывать их.
При приеме на работу сотрудник в обязательном порядке знакомится с положениями документа. Ознакомление производится под роспись с целью доведения до работника условий труда, внутреннего распорядка учреждения, прав и обязанностей сторон, ответственностью при возникновении каких-либо ситуаций.
Для подтверждения факта изучения документа создан журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями. В нем работники расписываются после прочтения бумаги. При этом подпись является согласием лица на правила, установленные в организации.
Основные моменты
Должностные инструкции не являются обязательным документом, которые должны разрабатываться внутри предприятия. Однако трудовые договоры часто ссылаются на них. Это приводит к тому, что в организации все же оформляют локальный акт такого рода.
Должностная инструкция дает возможность изложить все трудовые обязательства сотрудника в отдельном документе. Это позволяет сократить объем трудового договора. В таком случае в соглашении ставится ссылка на приложение в виде инструкции.
Составление документа необходимо для каждой имеющейся в организации должности.
В нем отражаются:
- функции;
- права;
- полномочия;
- трудовые условия.
Составляет документ чаще всего юрисконсульт. Однако нередко к процедуре привлекаются и начальники отделов, специалисты кадровой службы. Вместе они учитывают все нюансы трудовой деятельности и особенности законодательства по данному вопросу.
После оформления документ направляется руководителю учреждения для подписания. Он должен в обязательном порядке издать приказ о введении инструкции во внутреннее пользование.
Далее к ознакомлению привлекаются сотрудники, для которых разрабатывался документ. Факт прочтения фиксируется под роспись в специальном журнале. Обязанность такого заверения отмечается в статьях 22 и 67 Трудового кодекса РФ.
Ознакомиться с документом должен как новый работник, так и сотрудники, уже оформленные кадровой службой. Также в соответствии с пунктом 8 статьи 86 обязательно доведение до граждан локальных нормативно-правовых актов, которые регулируют обработку персональных данных.
Ознакомление с должностными инструкциями преследует не только задачу доведения до сотрудника основных прав и обязанностей. Документ необходим для построения трудовых отношений между работником и работодателем в соответствии с законом.
К примеру, работники, не изучившие положение о коммерческой тайне, не могут быть привлечены к ответственности за ее разглашение. В случае подписания соответствующего акта, ответственность наступит на законных основаниях.
Законодательно не отражается порядок доведения до работников локальных документов. Но чаще всего используется журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями.
Главные требования
Должностные инструкции могут приниматься в учреждении в качестве отдельного локального нормативного акта, а также приложения к трудовому договору. Важно учитывать особенности его разработки и учета сведений.
Нормативные акты
Вопрос разработки локальных нормативных актов входит в компетенцию работодателя. Эта норма отражается в части первой статьи восьмой ТК РФ.
При этом в законе не указываются:
- порядок;
- сроки создания;
- вопросы утверждения;
- внесение изменений.
Если должностные инструкции являются локальным актом, они положены для ознакомления всеми сотрудниками, которые принимаются на конкретную должность. Порядок предоставления документа для прочтения описан в части третьей статьи 68 ТК РФ. Она содержит норму, согласно которой ознакомление проводится до подписания трудового соглашения.
В случае осуществления трудовой деятельности уже принятыми сотрудниками и разработке локального акта, ознакомление производится в срок, установленный работодателем. Ведь в статье 22 ТК РФ прописывается только обязанность руководства довести до сведения работников должностных инструкций в соответствии с их трудовой деятельностью.
Даже если сотрудник только принят на работу, а документ был разработан позже, то ознакомление с ним производится через несколько дней после подписания трудового соглашения.
В законе отражена обязанность работодателя знакомить работников с документом под роспись. Способ подтверждения при этом не указан. Поэтому работодатель может самостоятельно определить документ, который будет содержать подпись работника. Иногда отметка о прочтении ставится на самом тексте распечатанной инструкции.
Чаще всего заводится специальный журнал. Если в учреждении создается такой документ, то в нем подробно прописывается номер, дата должностной инструкции, за которую расписывается работник.
Приложение к трудовому договору
В Трудовом кодексе РФ отсутствуют упоминания о создании приложений к трудовому соглашению. Если работодатель решает создать должностные инструкции как приложение к документу, то на него будут распространяться правила о внесении изменений, аналогичные корректировке трудового договора.
В соответствии со статьей 67 ТК РФ заключение договора происходит в письменном виде. В ходе процедуры составляются два экземпляра, по одному каждой стороне с соответствующими подписями.
Если должностная инструкция считается приложением к договору, то в аналогичном порядке проводится ее прочтение и подписание. Вместе с трудовым соглашением разрабатываются два экземпляра инструкции и передаются каждой стороне после подписания.
Законодательно не предусматривается срок подписания должностных инструкций, являющихся приложением к трудовому договору. Но логично, во избежание трудовых споров, сделать это в момент проставления подписей на соглашении.
Если должностная инструкция, ранее не являющаяся частью трудового договора, разрабатывается в учреждении, стороны подписывают дополнительное соглашение. Порядок процедуры отмечается в статье 72 ТК РФ. Оно может быть составлено в любой срок по усмотрению работодателя.
Разработка и учёт
Законодательно не предусматривается обязанность работодателя разрабатывать должностные инструкции. Они необходимы, прежде всего, для налаживания отношений между сторонами.
Ведь в документе прописываются:
- задачи деятельности;
- квалификационные требования;
- функциональные обязательства;
- права;
- обязанности;
- ответственность сотрудника.
Разрабатывается документ юридическим отделом или кадровой службой. Лучше всего привлекать дополнительно руководителей подразделений, знакомых со спецификой работы.
Проект должен быть завизирован в обязательном порядке.
До принятия документа ознакомиться с ним должны:
- юристы;
- кадровики;
- представительный орган работников (Профсоюз).
В конце проводится утверждение инструкции начальником организации.
Особенности имеет хранение документа. На основании Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года, документы, аналогичные должностной инструкции, хранятся работодателем на протяжении 75 лет. Даже в случае замены инструкции на новую, предыдущий вариант уничтожать нельзя в течение трех лет.
При выпуске документ вносится в журнал регистрации должностных инструкций. Он помогает быстро отыскать требуемые инструкции по номеру. Также он будет являться подтверждением факта соблюдения или нарушения прав работника со стороны работодателя.
Форма журнала не предусматривается на законодательном уровне. Поэтому его разработка осуществляется в соответствии с желанием работодателя.
При создании новых должностных инструкций в журнал должна вноситься отметка с:
- номером и датой создания инструкции (например, №23-ДИ/2016);
- наименованием должности;
- структурным подразделением, где будет применяться документ;
- датой утверждения;
- датой ознакомления;
- данными работника;
- наличием и расположением копий документа;
- примечаниями (ликвидация должности, передача инструкции в архив, количество копий, полученных работником).
Журнал регистрации ведется кадровой службой учреждения. Он позволяет систематизировать данные о выпускаемых должностных инструкциях.
Стоит помнить, что права и обязанности работника, прописанные в должностных инструкциях, не должны отличаться от пунктов трудового договора, противоречить трудовому законодательству. Также в документе отражается ответственность сотрудника при невыполнении обязательств.
После подписания и утверждения документ должен быть зарегистрирован. Он получает номер, который помимо порядкового содержит и индекс.
При создании журнала регистрации ориентироваться на унифицированную форму не получится ввиду ее отсутствия. Поэтому работодатель должен самостоятельно разработать ее для фиксации локальных нормативных актов.
Чаще всего при создании используются графы, содержащие:
- порядковый номер;
- дату утверждения;
- дату постановки инструкции на учет;
- должность;
- структурное подразделение;
- дату внесения изменений;
- непосредственно внесенные изменения;
- дату ознакомления сотрудника;
- личные данные работника;
- подпись лица;
- подпись ответственного за ведение работника;
- место хранения копий;
- примечания.
Эти разделы не в обязательном порядке включаются в журнал. Учреждение может самостоятельно убрать некоторые позиции или расширить список.
Образец журнала ознакомления сотрудников с должностными инструкциями
При подготовке журнала для ознакомления сотрудников можно ориентироваться на приведенный ниже образец разработке граф:
ЖУРНАЛ
для ознакомления сотрудников
с должностными инструкциями
согласно занимаемой должности
| № п/п | Фамилия, имя, отчество сотрудника | Занимаемая должность | Структурное подразделение | Данные о должностной инструкции | Ознакомление с должностной инструкцией (подпись, дата) |
| 1. | |||||
| 2. | |||||
| 3. |
Подробный алгоритм
Должностная инструкция является документом, на основании которого разрабатывается организационное и правовое положение каждого сотрудника. В соответствии с ним работодатель может проводить аттестацию, оценивать нарушения и привлекать к дисциплинарной ответственности. Если работник не будет соответствовать требованиям, он может быть даже уволен.
Важен документ и для самого сотрудника.
Он может ознакомиться с:
- характером работы;
- квалификационными требованиями;
- обязанностями;
- полномочиями;
- правами;
- ответственностью за несоблюдение требований.
Должностные инструкции разрабатываются, утверждаются и вводятся в деятельность на основании приказа. При приеме на работу гражданин изучает документ до подписания трудового договора.
Если должностные инструкции определяются для ограниченного круга лиц, то подписание возможно непосредственно на документе после окончания текстовой части. Ниже расписывается составитель.
Разрешается сразу пропечатать фразу «С должностной инструкцией ознакомлен». Если она отсутствует, то сотрудник должен собственноручно сделать такую пометку. Рядом ставится подпись, расшифровка и дата.
Если с должностной инструкцией нужно ознакомить обширный круг работников, то нужно завести журнал. В нем каждый человек ставит фамилию, имя, отчество, должность, подпись и дату.
Работнику нужно держать документ в непосредственной близости для руководства в повседневной деятельности. При подписании должностной инструкции можно отметить, что второй экземпляр был передан сотруднику. В этом случае он не сможет сослаться на то, что положения документа были им забыты.
Отказ от осмотра
В некоторых случаях при ознакомлении с должностными инструкциями составляется специальный акт. Он необходим, если работник отказывается изучить текст документа или ознакомиться с изменениями, внесенными в него. Тогда оформляется запись подобного рода:
«Сегодня, 12 февраля 2019 года в 11.30 в офисе ООО «Старый город», расположенном по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д.12, оф. 14 менеджеру по продажам А.И. Ореховой была предоставлена для ознакомления ее должностная инструкция. Работница отказалась знакомиться с документом под роспись.
В связи с этим должностная инструкция была прочтена вслух в присутствии А.И. Ореховой начальником отдела кадров Коростылевой О.И.».
Должностные инструкции помогают решить различные трудовые споры между работником и работодателем. Поэтому оформлять их необходимо в соответствии с законодательными требованиями.
На основании действующего законодательства Российской Федерации, на каждом предприятии или организации в обязательном порядке должен вестись учет инструкций по охране труда.
Общее понятие о журнале инструкции по охране труда
Журнал инструкций по охране труда – это журнал, который должен вестись на каждом предприятии, в нем указываются основные данные о проводимых инструкциях. Так же в данном журнале отражается информация о сотруднике, который ответственный за составление данной инструкции. Если в результате ознакомления с определенной инструкцией возникают вопросы их можно адресовать ответственному сотруднику.
Согласно действующим законам Министерства Труда Российской Федерации, журналы по учету инструкций должны вестись в двух формах.
- Журнал учета инструктажей;
- Журнал учета выданных листов для ознакомления с инструктажем;
| Журнал учета инструктажей. | В данном журнале отражается полная информация об инструктаже: · Дата принятия данного инструктажа; · Точное и полное наименование принятой инструкции; · Полные данные сотрудника, который отвечает за принятое положение. В журнале обязательно ставиться подпись сотрудника ответственного за принятую инструкцию. Данная форма журнала должна ранится в доступном для каждого сотрудника месте, для ознакомления в любой момент рабочего времени. |
| Журнал учета выданных листов для ознакомления с инструктажем. | · информация о выданной инструкции для ознакомления сотрудникам (номер и полное наименование инструктажа); · Дата выдачи листа для ознакомления; · Полные данные сотрудников, которым выдали листы для ознакомления. Каждый сотрудник, который получает лист для ознакомления с инструктажем, обязан ознакомиться и расписаться в журнале. |
Все журналы по учету инструктажей должны храниться в архиве предприятия с прочей документацией не менее десяти лет. Данные журналы выдаются строго под подпись, с указанием полной должности и ФИО сотрудника, который ответственный за ведение определенного журнала. Заполнять журнал необходимо разборчивым почерком, без исправлений, если же ошибка все-таки была допущена, необходимо зачеркнуть неверную информацию и сверху написать верную и заверить рядом своей подписью. Журнал необходимо вести пока не закончатся все листы, когда все листы закончены, необходимо под подпись сдать руководителю организации. Руководитель организации так же обязан под подпись выдать новый журнал. При получении нового журнала, необходимо проверить следующую информацию:
- Правильное наименование организации;
- Данный сотрудника, который ответственный за ведение данного журнала.
При соблюдении данных требований проблем в учете инструкций по охране труда не возникнет.
Важно!!! Журнал проведенных мероприятий по охране труда отражает основную информацию о проведенных инструкциях, и о сотрудниках, которые были ознакомлены с данными положениями.
Для чего нужен журнал учета выданных инструктажей?
По законодательству Российской Федерации журнал учета выданных инструктажей должен вестись на каждом предприятии в обязательном порядке. В данном журнале отражается полная информация о проведенных инструктажах, данные сотрудников, которые прошли инструктаж. Если на предприятии случается несчастный случай, который связан с несоблюдением мер по технике безопасности, снять ответственность с руководителя поможет как раз журнал учета по выданным инструктажам. Так как в данном журнале отражается информация о проведенном инструктаже с определенным сотрудником, уменьшить свой риск можно лишь предоставив информацию о проведенном инструктаже. Так же и в обратном случае, если с сотрудником, который пострадал в рабочее время, не проводился инструктаж, эта информация так же имеется в журнале, то руководитель данного предприятия, может нести ответственность, вплоть до уголовной.
Важно!!! Вести учет выданных инструктажей необходимо каждому предприятию, для того чтобы во время несчастных случаев уменьшить свои риски. Так как невыполнение инструкции могло стать причиной несчастного случая.
Кто заполняет журналы по охране труда
По действующему законодательству Российской Федерации, на каждом предприятии должен быть сотрудник, который отвечает за разработку и проведение инструктажей по охране труда. Как показывает практика, в основном это инженер по охране труда. Данный сотрудник ведет и журнал учета мероприятий по безопасности на предприятии, которые проводятся на данном предприятии. Инженер по охране труда заполняет журнал проведенных инструктажей. В данном журнале обязательно должна отражаться следующая информация:
- Дата проведения мероприятия;
- Полное наименование и номер инструктажа;
- Данные сотрудника, который отвечает за проведение данного инструктажа;
- Данные сотрудника, который проходит инструктаж;
На основании данной статьи можно сделать вывод, о том что заполнение журналов по охране труда является обязательным условием Министерства Труда Российской Федерации. В данных журналах должна отражаться достоверная информация о принятых и выданных инструктажах, а так же о сроках принятия. Сотрудники, которые получают определенные инструктажи, в обязательном порядке должны в журнале инструкций по охране труда поставить дату и подпись. Это и является учетом инструкций по охране труда. Так как учет должен вестись в обязательном порядке, то и формы данных журналов определенны законом Российской Федерации, что дает возможность в любое время получить полную информацию о проведенных и выданных инструктажах, так же можно получить полную информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, об этом свидетельствует их подпись напротив проведенной инструкции. Особых усилий в ведении учета инструкций по охране труда не имеется, главное четко и своевременно заполнять все строки в журнале по охране труда.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1
Что собой представляет журнал учета инструкций по охране труда?
Ответ: Журнал инструктажей по охране труда – это журнал, который должен вестись на каждом предприятии, в нем указываются основные данные о проводимых инструкциях. Так же в данном журнале отражается информация о сотруднике, который ответственный за составление данного инструктажа. Если в результате ознакомления с определенной инструкцией возникают вопросы их можно адресовать ответственному сотруднику.
Вопрос №2
Какая информация отражается в журнале выданных инструктажей?
Ответ: В данной форме журнала, указывается:
- информация о выданной инструкции для ознакомления сотрудникам (номер и полное наименование инструктажа);
- Дата выдачи;
- Полные данные сотрудников, которым выдали листы ознакомления с инструктажам.
Каждый сотрудник, который получает инструктаж, обязан расписаться в журнале.
Вопрос №3
Для чего нужен учет инструкций по охране труда?
Ответ: В данном журнале отражается полная информация о проведенных инструкциях, данные сотрудников, которые прошли инструктаж. Если на предприятии случается несчастный случай, который связан с несоблюдением инструкции по технике безопасности, снять ответственность с руководителя поможет как раз журнал учета по выданным инструкциям.
Вопрос №4
Кто ведет учет инструкций по охране труда?
Ответ: Инженер по охране труда заполняет журнал проведенных инструкций. В данном журнале обязательно должна отражаться следующая информация:
- Дата проведения инструкции;
- Полное наименование и номер инструкции;
- Данные сотрудника, который отвечает за проведение инструкции;
- Данные сотрудника, который проходит инструкцию;
- Подписи сотрудников прошедших инструктаж и подпись сотрудника, который провел инструктаж.
Несовершеннолетний, т. е. лицо не достигшее возраста 18 лет (ст. 1 Федерального закона от 24.06.1999 № 120-ФЗ), может работать по трудовому договору с определенными ограничениями. Когда можно взять на работу несовершеннолетнего и какую работу ему можно предложить, расскажем ниже.
Условия приема на работу несовершеннолетнего
Порядок приема на работу несовершеннолетних следующий.
В общем случае заключать трудовой договор можно с гражданином РФ, достигшим возраста 16 лет (абз. 1 ст. 63 ТК РФ). Заключение трудового договора с несовершеннолетними младше 16 лет производится для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью, и с учетом следующих особенностей:
| Возраст для заключения трудового договора | Согласие / разрешение | Особенности |
|---|---|---|
| с 15 лет | Не требуется | Несовершеннолетние лица уже получили или получают общее образование |
| с 14 лет | Согласие одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства | Работа в свободное от получения общего образования время без ущерба для учебы. |
| младше 14 лет | Согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства | В организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках. В разрешении органа опеки и попечительства должна быть указана максимально допустимая продолжительность ежедневной работы. Трудовой договор подписывается родителем (опекуном). |
С иностранцами и лицами без гражданства трудовой договор заключается с 18 лет (абз. 3 ст. 327.1 ТК РФ).
К отдельным лицам, которые не являются гражданами РФ, применяется порядок заключения трудового договора, действующий для россиян (п. 4 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Это, к примеру, постоянно или временно проживающие в РФ иностранные граждане или участники Программы по добровольному переселению соотечественников (Указ Президента РФ от 22.06.2006 № 637) и др.
Напомним также, что при приеме на работу несовершеннолетних испытательный срок для них не устанавливается (абз. 7 ст. 70 ТК РФ).
На каких работах несовершеннолетнему не место
Лица до 18 лет не могут быть привлечены к работе с вредными или опасными условиями труда, работать на подземных работах, а также работах, которые могут причинить вред их здоровью или нравственному развитию (например, работа в казино или торговля спиртными напитками или табачными изделиями) (абз. 1 ст. 265 ТК РФ). Перечень тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, на которые нельзя принимать несовершеннолетних, приведен в Постановлении Правительства РФ от 25.02.2000 № 163 .
Под запретом для несовершеннолетних работников переноска и передвижение тяжестей, превышающих предельные нормы. Нормы эти установлены