3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003251 |
10. Где на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
11. Оформление реквизита «Заголовок к тексту документа».
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
12. Правила оформления реквизита «Резолюция».
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Тема: Современные документы и их оформление
1. Обязательный элемент оформления официального документа – это
Реквизит
наименование документа
2. Существуют следующие варианты расположения реквизитов в бланке:
Угловой и продольный
угловой и центрированный
продольный и флаговый
центрированный и продольный
3. К постоянным реквизитам относятся:
наименование организации
Справочные данные об организации
наименование вида документа
регистрационный номер документа
4. Реквизит, содержащий содержание поручения и его исполнителей, определяется как:
Резолюция
гриф согласования
гриф утверждения
отметка об исполнителе
5. Реквизит «наименование документа» ОТСУТСТВУЕТ на документе:
Письмо
протокол
6. В верхнем поле документа помещается
Товарный знак организации
отметка о контроле
резолюция
7. Дата отсутствует в следующем реквизите
Гриф ограничения доступа к документу
гриф утверждения документа
гриф согласования документа
виза согласования документа
8. Бланк, на котором оформлен приказ, определяется как:
бланк конкретного вида документа
Общий бланк
бланк письма
бланк организации
9. По своему составу сложными реквизитами являются
отметка о заверении копии
гриф утверждения
отметка о контроле
Код формы документа
10. Гриф согласования ставится:
при внешнем согласовании
11. Подпись на документе, оформленном на бланке организации, выглядит следующим образом:
Директор С. П. Филатов
Директор Филатов С. П.
12. Печать организации ставится на следующих документах:
Справка
Протокол
Постановление
13. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, определяется как:
Формуляр документа
формуляр-образец
бланк документа
14. Правила оформления реквизитов документа регламентируются:
ГОСТ Р 51141 – 98
ГОСТ Р 6. 30 – 2003
15. Отметьте реквизиты, идущие после текста документа:
Отметка о наличии приложения
резолюция
отметка о заверении копии
отметка о контроле
Дата
16. Виза на документе располагается
до реквизита «подпись»
В правом нижнем углу документа
17. Формуляр-образец - это совокупность реквизитов
расположенных в определенной последовательности для данного документа
расположенных в определенной последовательности для данного вида документов
расположенных в определенной последовательности для данной системы документации
совокупность обязательных реквизитов
18. На бланках организаций с воспроизведенным Государственным гербом эмблема
может помещаться в некоторых случаях
не может помещаться
может помещаться в обязательном порядке
Может помещаться по усмотрению организации
19. Юридическую силу документу придает
гриф согласования
гриф утверждения
регистрационный номер
виза согласования
наименование вида документа
20. Юридическую силу документу придает
Виза согласования
Гриф согласования
Подпись
Печать
резолюция
21. Распоряжение руководителя по выполнению задач, изложенных в документе, называется
инструкцией
заверением
Резолюцией
указанием
22. Символическое графическое изображение в верхнем поле документа – это
Эмблема организации
знак обслуживания
23. В верхнем поле документа НЕ помещается
герб субъекта РФ
отметка о контроле
отметка о поступлении документа в организацию
Резолюция
24. Гриф согласования ставится:
при внешнем согласовании
при внутреннем согласовании
При внешнем и внутреннем согласовании
всегда при согласовании документа
25.Отметьте правильный вариант оформления даты документа:
26. Подпись на документе, оформленном на бланке организации, выглядит следующим образом:
Директор С. П. Филатов
Директор Филатов С. П.
Директор ООО «АМИК» С. П. Филатов
Директор ООО «АМИК» /С. П. Филатов/
27. Отметьте реквизиты заголовочной части документа:
Отметка о контроле
отметка о наличии приложения
отметка об исполнении документа и направлении в дело
Отметка о заверении копии
заголовок к тексту
28. Если приложение к документу сброшюровано, то количество листов
Не указывается
указывается
указывается в исключительных случаях
указывается по инициативе отправителя
29. Отметьте реквизиты, идущие после текста документа:
отметка о наличии приложения
резолюция
Дата
отметка о заверении копии
отметка о контроле
30. Виза на документе располагается
от левого поля после реквизита «подпись»
до реквизита «подпись»
в левом верхнем углу документа
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о его наличии оформляется по следующей форме:Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.;
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, ука-
зывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 1 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:
Опись
приложений к письму № от
Наименование Количество Количество
документа листов экземпляров
Секретарь Личная подпись Расшифровка
подписи
Дата
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи.
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо АО «Стройдеталь» от 18.04.97 N 138/07-12 и приложение к нему всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом, которая ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака N),наименование, дату и индекс основного документа, например: Приложение 1 к письму АО «Маяк» от 08.04.97 N 87/03-12 или
Приложение 3 АО «Маяк» от 12.05.97 N 17
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о наличии приложения" в письме
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 3
Например:
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 4
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 5
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 6
Например:
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 7
Например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 8
Например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.04.2009 № 25 |
Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 9
Схема его расположения реквизита "Отметка о наличии приложения" приведена на рисунке 2.
Рис. 2.
Расположение
реквизита"Отметка о наличии приложения"
__________
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
2-6 Там же. – Пункт 3.21.
7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
8 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
9 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Реквизит 22 – подпись
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 1
В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2
Например:
или на бланке:
Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Подпись" в письме
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5
Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6
Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7
Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8
Например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9
Например:
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями. 11
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13
Например:
Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.
Рис. 3.
Расположение
реквизита"Подпись"
20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись;
23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа
__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 50.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22.
3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11.
4 Там же. – Приложение № 11.
5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
8 Там же. – Пункт 3.22.
9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.
10 Там же.
11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22.
12 Там же. – Пункт 3.22.
13 Там же. – Пункт 3.22.
3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003251 |
10. Где на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
11. Оформление реквизита «Заголовок к тексту документа».
3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
12. Правила оформления реквизита «Резолюция».
3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.