Основные понятия документационного обеспечения управления (делопроизводство)
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов(документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ^)
Документирование – это процесс создания и оформления докумета.
Организация работы с документами это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами "входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения", контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение", формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. "Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
/ Документ – – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов, распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
Регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
Распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
Накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
Передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа»
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
Издавать документы только в пределах своей компетенции;
Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по с т.е. пени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц
Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчинения и формы собственности.
Современное государственное регулирование делопроизводства
Законодательное регулирование делопроизводства
В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Об обязательности документирования говорится и в других, законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования.
регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.
Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы).
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо Учитывать при составлении и оформлении управленческих Документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок Регистрации "эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; Постановление
Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
3. ГОСТ Р 6.30–97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности:
Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
Предприятий, организаций и их объединений независимо
от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов:
требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
Порядок формирования дел в делопроизводстве;
Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
Порядок выделения документов к уничтожению;
Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или
ведомственный).
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях,
в учреждениях и организациях.
Оформление управленческих документов общие требования
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих! в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах государственных стандартах.
В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
Права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
Состав применяемых в аппарате управленческих документов;
компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
– порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие» в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований 1 .
4 код организации;
5 код формы документа;
6 наименование организации;
7 справочные данные об организации – индекс предприятия связи,
почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа),
номер телефона, номер счета в банке;
8 наименование вида документа;
10 регистрационный номер документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копий;
26 отметка об исполнителе и номер его телефона;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа;
29 идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 – 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07,08,09,10, 15,21,22,23,24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат.
Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30–97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 19 «текст» передает основное содержание документа.
Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Бланки документов
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных \ документов установлены ГОСТ Р 6.30–97.
I Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведен – !" ними реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.
Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:
1 Государственный герб Российской Федерации;
2 герб субъекта Российской Федерации;
3 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 код организации;
5 код формы документа;
6 наименование организации;
7 справочные данные об организации.
Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 – ссылки на регистрационный номер и дату документа.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
К организационным документам относятся: устав, положение, договор, штатное расписание, должностная инструкция.
Эти документы содержа правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.
Организационный документы проходят обязательную процедуру утверждения.
Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.
Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах», «Положение о государственной автомобильной инспекции».
Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:
Цели и задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения (служебные связи)
Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:
Наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
Местонахождение (почтовый адрес); j предмет и цель деятельности;
Порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);
Порядок распределения прибыли;
Порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
Органы управления (внутренняя организационная структура).
В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:
Для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;
Для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
Для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.
Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание – – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.
Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные > специальные стороны деятельности учреждений, организаций, (предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).
Инструкция – документ длительного действия.
Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводить действие после утверждения руководителем организации после издания специального распорядительного документ в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.
Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.
В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.
Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.
К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.
Распорядительные документы
В состав распорядительных документов входят постановления, Решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
Изучение управленческого вопроса;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование документа;
Подписание документа.
Приказ наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.
Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего, органа вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено не для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.
Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Указание правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.
Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов.
Распоряжение распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначалъного решения оперативных вопросов.
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).
Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.
3 Протокол
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает председатель и секретарь.
Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола относящего к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.
Справочно-информационные документы
Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.
Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.
Формуляр-образец акта состоит из следующих реквизитов:
Наименование министерства или ведомства;
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения (если необходимо);
Наименование вида документа (акт);
– дата (актируемого события, проставляется при составлении акта
независимо от того, когда он подписан);
Путем установления рациональной организации, форм и методов работы с документами, унификации документов. Начальнику ОДО подчиняются должностные лица и работники отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни(это видно из схемы 1 составленной автором): · Главный государственный таможенный инспектор ОДО: выполняет основные функции пресс-секретаря таможни и секретаря...
Государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (рис. 2), в составе которых находятся: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля; группа (...
Типовых номенклатур дел, типовых перечней документов с указанием сроков их хранения. На их основе подведомственные организации разрабатывают нормативные акты, организующие документационное обеспечение управления. Учреждения государственной архивной службы СССР оказывают министерствам и ведомствам организационно-методическую помощь во внедрении ГСДОУ, в организации системы...
Конспект лекций для студентов дистанционной формы обучения
г. Омск – 2008
Рецензенты:
Меньшенина А.В., доцент кафедры «Финансы и кредит» ОМГУ;
Ларионова Т.М., доцент кафедры «Экономика и социология труда» ОМГУ.
Сиганова Т.В.
С 34 Документационное обеспечение управления: Конспект лекций. Омск:
Изд-во ОмГТУ, 2005. 48 с.
Конспект лекций содержит кратко изложенный курс лекций, перечень контрольных вопросов и список учебников и учебных пособий, государственных стандартов, которые позволят студентам усвоить содержание дисциплины в полном объеме при ее самостоятельном изучении.
Печатается по решению редакционно-издательского и научно-методического совета Омского государственного технического университета.
© Т. В. Сиганова
© Омский государственный
технический университет, 2008
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.
Реалии сегодняшнего дня диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, все служащие и инженерно-технические работники принимают участие в документальном сопровождении производственного и управленческого процесса. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов, необходимо иметь представление об особенностях их взаимодействия, движения на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.
Таким образом, все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса, когда наряду спрофессиональными навыкамиработник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания. Должным образом оформленный документ обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.
В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации «безбумажного» делопроизводства, организация которого требует не только современных технических средств: компьютеров, компьютерных сетей и программ, приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации электронного делопроизводства, повышение всеобщей культуры работы с такими документами и выработка моральных норм работы в коллективной сети. Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности электронного документа, наконец, внедрить новые правила работы с документами и научиться следовать им.
Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и методы создания, обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах специалисты будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности.
В связи с этим актуальной является необходимость знания основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен владеть современными знаниями, умениями и навыками в области документоведения, не зависимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины как «Делопроизводство и документооборот».
Терминологическая база и основные понятия документоведения.
Функции документа. Системы документации
2.1 Базовые понятия и термины ДОУ
Терминологическая база делопроизводства складывалась в течение многих веков. По мере развития документоведения возникали термины, определяющие различные этапы, процессы и элементы создания документов: «чернопись, редакции, беловик, припись, скрепа и др.»
Термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса, и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т.е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.
Современная терминология делопроизводства регламентируется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство» определяется следующим образом - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ) . Его возникновение связано с изменением организационно-технической базы делопроизводства, в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.
Делопроизводство базируется на документировании . Под ним понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами Российской Федерации.
Результатом документирования является документ. Термин «документ» происходит от латинского слова “documentum” – доказательство или свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.
Словарь русского языка дает толкование этого понятия как:
Деловой бумаги, подтверждающей какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
Письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.).
Согласно стандарту документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. На практике же этот термин требует дополнения: это информация…, с которой были проделаны определенные делопроизводственные операции (подписание, визирование, согласование, регистрация, доведения до сведения исполнителей и т.д.) Информация сама по себе есть просто информация, а делопроизводственные операции придают ей свойства официального документа.
Любой документ, как мозаика, состоит из реквизитов. Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет документ идентифицировать. Все реквизиты можно подразделить на: юридически значимые, информационные и вспомогательные. От наличия первых зависит юридическая сила документа (текст, дата, гриф утверждения и т.д.), вторые передают конкретную информацию (отметка о приложении, справочные данные и др.), третьи обеспечивают удобство в последующей работе с документами (входящие и исходящие номера, отметки об исполнителе и исполнении и т.д.)
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге, составляют формуляр документа. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр характерный для определенного вида документов называют типовым формуляром .
В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель – это всегда результат технических достижений эпохи. В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии - глиняные таблички, в Египте - папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси - пергамент - особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название хартия или телятина. В Древнем Новгороде, как известно, применялась береста, доска. В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. В России бумага появилась в XIV веке из Западной Европы.
Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые электронные носители информации: жесткие диски, дискеты, диски, флеш-накопители
Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила - это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.
Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами , которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.
Организация работы с документами предполагает проектирование документооборота учреждения, т.е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.
В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы – носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др., содержат переработанную, вторичную информацию.
Возможность сохранения информации во времени, позволяет различать документы как носители оперативной и ретроспективной информации.
Введениее
Изменения в принципах функционирования экономики страны, произошедшие в последние 10-15 лет, коснулись не только собственно производственных и экономических процессов, но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информационного обеспечения. По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необходимые изменения как в части методологии, так и в сфере методической поддержки конкретных практических действий по работе с документами.
В этом отношении своевременными были принятие и реализация решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления документами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов носителей и форм представления информации.
Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных систем и технологий.
С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методологическом и технико-технологическом обеспечении работы с документами.
Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каждому крупному разделу, особенности использования которых описаны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.
Лекция 1
1. Основные понятия управления документами
Документ и его характеристики
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.
Сохранять созданные документы необходимо для:
а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;
б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;
в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».
Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Структура - это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа, но и данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами
Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
Интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.
Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.
Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.
Деятельность в области управления документами
Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.
Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно-правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.
Ответственность и полномочия по управлению документами
Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.
Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:
управляющие документами;
специалисты в области информационных систем и технологий;
руководство организации;
руководители подразделений;
системные администраторы;
другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.
Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.
Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила:
Требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами,
т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;
гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.
Ответственность по управлению документами включает следующие положения:
особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.
Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.
Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение документов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.
Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.
Система управления документами
Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления документами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
Система управления документами должна обладать следующими свойствами:
обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;
обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
включение документов в систему управления документами;
регистрацию;
классификацию;
доступ и защиту;
хранение и обеспечение сохранности документов;
использование документов, контроль их движения и использования;
экспертизу ценности документов;
отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.
Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:
проектирование систем управления документами;
документирование систем;
обучение сотрудников организации;
преобразование документов в новые системы управления документами;
установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.
При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.
При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:
обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами;
обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;
обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.
Документационное обеспечение
– организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются: ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В области документационного обеспечения в работе с персоналом важно оформление форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Это документы: ТД-1; Т-1; Т-1а; Т-2; Т-2ГС; Т-3; Т-4; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-ба; Т-7; Т-8; Т-8а;
Т-9; Т-9а; Т-10; Т-10а; Т-11; Т-11а; Т-12; Т-13; Т-49; Т-51; Т-53; Т-53а; Т-54; Т-54а; Т-60;
Т-61; Т-73 (формы введены постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Документы по персоналу :
1. правила внутреннего трудового распорядка;
2. приказы по личному составу;
3. штатное расписание;
4. личная карточка;
5. табель учёта рабочего времени;
6. трудовая книжка;
7. график отпусков;
9. положение об аттестации персонала.
Информационное обеспечение
Информационное обеспечение – это системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Управление персоналом это информационный процесс, который функционально включает получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации для того, чтобы обеспечить эффективное достижение цели организации. Информационное обеспечение включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
Информационное обеспечение выполняет следующие функции:
1. ведение учёта и статистики персонала;
2. информационное обеспечение;
3. обеспечение персонала научно-технической информацией;
4. организация работы фирмы со средствами массовой информации;
5. проведение патентно-лицензионной деятельности.
Информационное обеспечение системы управления персоналом можно разделить на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное обеспечение обеспечивает прямую и обратные связи в процессе управления в виде приказов, распоряжений, плановых заданий, планов-графиков, бухгалтерских и кадровых документов.
Внутримашинное содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов
Техническое обеспечение системы управления персоналом выполняет сбор, регистрацию, кодирование, накопление, преобразование, передачу, хранение, обработку и отображение информации с помощью технических средств и средств оргтехники.
Важно знать классификацию технических средств :
1. Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, фотоплёнка и д.р.); микроносители визуальной информации (плёнки); звуконосители; видеоносители информации (видео-кассеты); магнитные носители для записи кодированной информации (USB).
2. Средства составления и изготовления документов: диктофоны, печатающие устройства персональных компьютеров, специализированные программные продукты для персональных компьютеров..
3. Средства репрографии и оперативной полиграфии: для фотокопирования.
4. Средства обработки документов: фальцовочные, перфораторные и резательные машины; листоподборочные и сортировальные устройства; машины для уничтожения документов (шредеры); машины для трафаретной (ротаторной печати).
5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов: картотеки; шкафы; стеллажи
6. Средства электросвязи: средства и система стационарной и мобильной телефонной связи; средства и система факсимильной передачи информации; электронная почта; внутрифирменная компьютерная связь.
7. Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.
Правовое обеспечение
Правовое обеспечение – руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы государственных органов.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом – правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
В организации должны выполняться документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера . К ним относятся:
1. Законодательные акты по вопросам труда и кадров: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон «О занятости населения в РФ»;
2. Указы президента РФ, постановления и распоряжения Правительства по вопросам труда, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.д. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы» Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов»;
3. Руководящие документы (положения, инструкции, методические указания, правила) и другие документы государственных органов: Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих» Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства»;
4. Приказы, положения, инструкции; методические указания, правила и другие документы министерства, Федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация Инструкции Министерства экономического развития и торговли РФ об улучшении условий труда работников, занятых на тяжёлых и вредных производствах;
5. Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты труда и т.п.
6. Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих» Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства».
Законодательные акты, регламентирующие трудовые отношения :
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Гражданский кодекс РФ;
3. Закон «О занятости населения в Российской Федерации»;
4. Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы»;
5. Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов» и др.
Контрольные вопросы по теме:
1. Что такое документационное обеспечение системы управления персоналом?
2. Назовите десять распространённых документов в кадровом делопроизводстве.
3. Дайте определение понятию «информационное обеспечение системы управления персоналом».
4. Какие технические средства помогают менеджеру по кадрам в работе?
5. Назовите основную задачу правового обеспечения системы управления персоналом.
6. Что такое правовое обеспечение системы управления персоналом?
7. Назовите законодательные акты, регулирующие трудовое взаимоотношение работодателя и работника.
КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
1. Цели, задачи и виды кадрового планирования.
2. Этапы планирования. Выбор метода планирования и прогнозирования.
3. Определение основных внешних и внутренних долгосрочных и краткосрочных факторов, влияющих на потребности в персонале.
4. Оперативные план работы с персоналом
5. Планирование потребности в персонале.
7.1. Цели, задачи и виды кадрового планирования
Кадровое планирование – целенаправленная, научно обоснованная деятельность организации, имеющая целью предоставление рабочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъявленными требованиями.
Цели кадрового планирования :
1. удовлетворение потребности в квалифицированном персонале;
2. максимальное сближение целей организации и отдельных работников;
3. повышение производительности труда.
Кадровые задачи состоят в обеспечение организации персоналом, который необходим для достижения ее целей, в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве и с соответствующей квалификацией.
Виды кадрового планирования
1. долгосрочное – на период более 3 лет;
2. среднесрочное – от 1 до 3 лет;
3. краткосрочное – до одного года.
В зависимости от поставленных целей планирование может быть стратегическое, тактическое и оперативное. При стратегическом планировании речь идёт о проблемно-ориентированном, долгосрочном планировании на период от 3 до десяти лет. Стратегическое кадровое планирование является составной частью стратегического планирования организации, причем оно может быть более детализированным, чем остальные части плана. Под тактическим планированием можно понимать среднеориентированный перенос кадровых стратегий на конкретные проблемы управления персоналом (сроком от 1 до 3 лет). Оно должно строго ориентироваться на цели, поставленные стратегическим планом. В тактическом плане по сравнению со стратегическим кадровым планированием значительно детальнее и дифференцированье фиксируются подробности кадровых мероприятий. Оперативное кадровое планирование может быть охарактеризовано как краткосрочное. Оперативный план содержит точно обозначенные цели и конкретные мероприятия, направленные на достижение этих целей, а также выделенные материальные средства с указанием их вида, количества и времени. Оперативные планы отличаются детальной проработкой подробностей, которые лучше поддаются контролю, чем глобальные стратегические планы.
7.2. Этапы планирования. Выбор метода планирования и прогнозирования
Рис. 9. Схема кадрового планирования
7.3. Оперативный план работы с персоналом
Оперативный план работы с персоналом –это детализированный по временному (год, месяц, смена), объективному (потребность, наём, обучение, переподготовка, расходы на персонал, высвобождение) и структурному (организация, цех, участок, рабочее место) признакам план с подробной проработкой оперативных действий, подкреплённых необходимыми расчётами и обоснованиями, схема оперативного плана в Приложении 2.
Для его разработки необходимо с помощью специально составленных анкет собрать информацию:
1. о постоянном составе сотрудников (имя, отчество, фамилия, место жительства, возраст, время поступления на работу и т.д.);
2. о структуре персонала (квалификационная, половозрастная, национальная структура; удельный вес инвалидов, удельный вес рабочих, служащих и т.д.);
3. о текучести кадров;
4. о потере времени из-за простоев, по болезни;
5. о продолжительности рабочего дня (полностью или частично занятые, работающие в одну, несколько смен или ночную смену, продолжительность отпусков);
6. о зарплате рабочих и служащих (структура зарплаты, дополнительная заработная плата, надбавки, оплата по тарифу и сверх тарифа);
7. об услугах социального характера, представляемых государством и организациями.
Требования к информации о персонале :
1. простота;
2. наглядность;
3. однозначность;
4. сопоставимость;
5. преемственность;
6. актуальность.
Планирование потребности в персонале является начальной ступенью процесса кадрового планирования. Оно базируется на данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей. При определении потребности в персонале в каждом конкретном случае рекомендуется участие руководителей соответствующих подразделений.
Планирование привлечение персонала
Это планирование мероприятий по найму и приёму персонала в целях удовлетворения в перспективе потребности организации в кадрах за счёт внутренних (дополнительная работа, перераспределение заданий или перемещение работников) и внешних (наём новых работников и лизинг персонала) источников. Каждый источник имеет преимущества и недостатки, организация выбирает источник в зависимости от имеющихся средств и кадровой политики организации.
Планирование высвобождения или сокращения персонала
Планирование высвобождения персонала позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных работников и создание для этого персонала социальных трудностей. Этот вид деятельности базируется на видах увольнения :
1. по инициативе работника, т.е. по собственному желанию;
2. по инициативе работодателя или администрации;
3. в связи с выходом на пенсию.
Главной задачей служб управления персоналом при работе с увольняющимися работниками является максимально возможное смягчение перехода в иную производственную, социальную, личностную ситуацию.
Планирование использования персонала
Планирование использования персонала осуществляется с помощью разработки плана замещения штатных должностей. Наряду с учётом квалифицированных признаков при определении места работы необходимо учитывать психические и физические нагрузки на человека и возможности претендента в этой области. При планировании использования персонала следует предъявлять к нему такие требования, чтобы избежать в дальнейшем профессиональных заболеваний, наступления ранней инвалидности, производственного травматизма. Необходимо обеспечить условия труда, которые являются достойными человека. Особое внимание при планировании использования кадров следует уделять вопросам занятости молодёжи, женщин, пожилых работников, лиц с ограниченными физическими и психическими возможностями. Эти категории работников особенно важно использовать в соответствии с их квалификацией и возможностями. С этой целью необходимо резервировать в организации соответствующие рабочие места.
Обучение персонала
В организациях существует потребность в обучении, включающем переподготовку и повышение квалификации работников. Планирование и обучения персонала охватывает мероприятия по обучению внутри и вне организаций и самоподготовке. Планирование обучения персонала позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высоко квалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, такое планирование создаёт условия для мобильности, мотивации и саморегуляции работника. Оно ускоряет процесс адаптации работника к изменяющимся условиям производства на том же самом рабочем месте. В практике сложилось две формы обучения персонала организации: на рабочем месте и вне рабочего места.
Обучение на рабочем месте дешевле и оперативнее, характеризуется тесной связью с повседневной работой и облегчает вхождение работников, не привыкших к обучению в аудиториях, в учебный процесс.
Обучение вне рабочего места более эффективно, но связано с дополнительными финансовыми затратами и отвлечением работника от его служебных обязанностей. При этом сознательно меняется среда и работник отрывается от повседневной работы.
Планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения состоит в том, что, начиная с момента принятия работника в организацию и заканчивая предполагаемым увольнением с работы, необходимо организовать планомерное горизонтальное и вертикальное его продвижение по системе должностей или рабочих мест. Работник должен знать не только свои перспективы на краткосрочный и долгосрочный периоды, но и то, каких показателей он должен добиться, чтобы рассчитывать на продвижение по службе. В плане должны быть указаны сотрудники, которые могут занять более высокие должности.
Планирование безопасности персонала и заботы о нем осуществляется в целях сохранения хорошего психофизического состояния, а также профессиональных качеств сотрудников организации. Создание и расширение гуманных условий для производства и труда требует, к примеру, соответствующей подготовки работника к выполнению производственного задания, обустройства рабочего места, соблюдение техники безопасности, производственной медицины, физиологии и психологии труда, диетологии, использования услуг учебных заведений, социально-гигиенических учреждений и многого другого.
Поскольку мероприятия и учреждения в сфере обеспечения необходимых условий труда (производственно-социальная инфраструктура: учебные учреждения, медицинская служба, служба психологии труда, предприятия общественного питания и т.д.), а также чисто личные и социальные условия для работающих (продолжительность рабочего дня, образование неформальных групп, установление принципов и систем вознаграждения за труд, создание оценочных критериев, урегулирование вопросов, связанных с перерывом в работе и т.д.) касаются, как правило, широкого круга работающих, то целесообразно заниматься этой составной частью кадрового планирования отдельно.
Расходы на персонал
В первую очередь следует иметь в виду следующие статьи затрат :
1. основная и дополнительная заработная плата;
2. отчисления на социальные страхования;
3. расходы на социальное страхование;
4. расходы на командировки и служебные разъезды;
5. расходы на подготовку, переподготовку и повышение квалификации кадров;
6. расходы, связанные с доплатой на общественное питание, культурным и физическим воспитанием, здравоохранением и отдыхом, приобретением спецодежды.
Следует также планировать расходы на охрану труда и окружающей среды, на создание более благоприятных условий труда (создание требований психофизиологии и эргономики труда, технической эстетики), здорового психологического климата в организации, расходы на создание новых рабочих мест.
Если текучесть кадров большая, то появляются дополнительные расходы, связанные с поисками новой рабочей силы, её инструктажём и освоением работ. При высокой текучести кадров растёт размер оплаты сверхурочных работ, увеличиваются брак и простои, повышается уровень заболеваемости, производственного травматизма, наступает ранняя инвалидность. Всё это повышает расходы, связанные с персоналом, приводит к росту себестоимости продукции и снижению её конкурентоспособности. Доля расходов на персонал в себестоимости продукции имеет тенденции к росту.
Контроль
В оперативном плане следует предусмотреть контроль и развитие отдельных видов планов. Оперативные планы отличаются детальной проработкой подробностей, которые лучше поддаются контролю, чем глобальные стратегические планы. Оперативное планирование осуществляется начальником отдела кадров или менеджером по персоналу.
Контрольные вопросы