Методические рекомендации по организации делопроизводства. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Государственное бюджетное учреждение Свердловской области

«Государственный архив Свердловской области»

(ГБУСО «ГАСО»)

Основные требования к составлению инструкций

по делопроизводству в организациях

Исполнитель:

Научный сотрудник

отдела формирования

Архивного фонда

ГБУСО «ГАСО»

А.И. Фельдман

Екатеринбург

Введение 3

1. Инструкция по делопроизводству организации 4

1.1. Общая характеристика 4

1.2. Нормативная база инструкции 4

2. Порядок разработки Инструкции 8

3. Структура Инструкции 10

4. Приложения к Инструкции 14

5. Оформление Инструкции 16

Список использованной литературы 17

Введение

В организациях любого типа и любой формы собственности создаются документы, в которых отражаются различные стороны их деятельности: юридический статус, результаты производственной деятельности, финансовое состояние, материально-техническое обеспечение, работа с персоналом и др. Организация работы с документацией является важным аспектом деятельности организаций, особенно тех организаций (органов законодательной и исполнительной государственной власти, органов местного самоуправления), для которых составление и оформление управленческих документов составляет основной результат деятельности. В целом в любой организации от состояния работы с документами, качества их составления и оформления зависит не только оперативность и результативность принимаемых решений, сроки их реализации, но и юридическая сила и информационная достоверность документа, позволяющая определить срок его хранения, и способствующая формированию полноценного Архивного фонда.

Исходя из этого, данные методические рекомендации рассматривают порядок разработки и оформления Инструкции по делопроизводству в организациях. Памятка предназначена для работников государственных архивов, муниципальных архивных органов и учреждений, осуществляющих функции формирования Архивного фонда, а также для работников служб документационного обеспечения управления и архивов организаций, независимо от их организационно-правовой формы.

1. Инструкция по делопроизводству организации

1.1. Общая характеристика

Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) – нормативно-методический документ организации, устанавливающий единые правила работы с документами, регламентирующий порядок их составления и оформления прохождения и исполнения, а также учета и обеспечения сохранности с целью их дальнейшего использования.

Инструкция должна отражать как общие правила, так и специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Наряду с Инструкцией в организациях могут применяться в аналогичных целях другие нормативно-методические документы: стандарты предприятий (СТП), регламенты, классификаторы, табели, правила.

Инструкции регламентируют организацию работы с открытой документацией и документацией ограниченного доступа (с грифами «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна») несекретного характера.

1.2. Нормативная база инструкции

1.2.1. Нормативную базу Инструкции (СТП, Регламента и др.) составляют:

– законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

– указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

– постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, Правительства Свердловской области по вопросам документационного обеспечения управления;

– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения управления;

– национальные стандарты на технологии работы с документации и терминологию в сфере документационного обеспечения управления;

– унифицированные системы документации;

– отраслевые нормативные акты, регламентирующие процессы и порядок документационного обеспечения управления.

1.2.2. Основными нормативными актами федерального уровня, на основании которых в настоящее время разрабатываются инструкции, являются: «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2006 г. № 536 и зарегистрированная в Министерства юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г., регистрационный номер 7418, и заменившая собою инструкцию с аналогичным наименованием, утвержденную приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68.

Основное назначение Типовой инструкции – рациональная организация делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, унификация состава и форм их управленческих документов.

На практике Типовая инструкция может быть использована как нормативная основа при разработке индивидуальных инструкций не только федеральных органов исполнительной власти, но и других организаций федерального подчинения, а также предприятий, коммерческих организаций, организаций здравоохранения, культуры, образования и др. отраслей.

Для исполнительных органов государственной власти областного уровня, организаций и предприятий областного подчинения, органов местного самоуправления, муниципальных организаций базовым нормативным документом служит «Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области», утвержденная постановлением Правительства Свердловской области от 29 июня 2006 г. № 561-ПП.

1.2.3. Следует отметить, что сегодня в условиях функционирования рыночной экономики многие российские предприятия, компании, другие хозяйственные организации, осуществляющие свою деятельность, в том числе и за рубежом, внедрили у себя международные стандарты ИСО системы менеджмента качества.

В этой связи перед ними встал вопрос установления единых требований (стандартов) не только в вопросах производства, но и в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления, как составных частей общей системы управления качеством.

Ответом на актуальную потребность перехода на единые правила организации делопроизводства, упрощающего документальные контакты и облегчающие доступ к документированной информации в рамках международных связей явился выход Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Стандарт разработан на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management General» и представляет собой аутентичный перевод международного стандарта ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей организаций, специалистов в области управления информацией, лиц, обязанных создавать и сохранять документы. В отличие от отечественных нормативно-правовых документов по делопроизводству, делающих акцент на вопросах, связанных с составлением и оформлением документов и приданием документам юридической силы, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рассматривает делопроизводство организации как технологический процесс, направленный на повышение эффективности продвижения, доставки, упрощения доступа к документам и их использования. Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

Так как государство законодательно не распространило на частный сектор экономики действие имеющихся нормативно-правовых актов по документационному обеспечению управления, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 может служить, наряду с другими актами нормативной основой при разработке инструкций для промышленных предприятий и организаций негосударственных форм собственности.

1.2.4. Одним из основных нормативных документов, устанавливающих правила оформления управленческой документации является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт принят постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 01 июля 2003 г. ГОСТ устанавливает виды бланков документов и требования к ним, состав реквизитов организационно-распорядительных документов и порядок их оформления, схемы расположения реквизитов в бланках документов.

Стандарт не носит обязательного характера и не является документом прямого действия, в связи с чем, внедрение в практику делопроизводства организаций его положений осуществляется через Инструкцию. Наряду с общими положениями стандарта в Инструкции могут быть отражены особенности оформления документов, вызванные спецификой деятельности конкретной организации.

Кроме указанных нормативных актов при разработке Инструкции в качестве нормативной базы могут использоваться и другие федеральные законы, правила стандарты и т. д. в сфере документационного обеспечения управления.

1.2.5. Для любой организации актуальны вопросы защиты информации, и они, безусловно, должны найти отражение в Инструкции. Система и порядок защиты информации в организации должна опираться на положения федеральных законов: закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и закона от 21 июня 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

1.2.6. В настоящее время в практику делопроизводства органов государственной власти и органов местного самоуправления и особенно негосударственных структур все активнее внедряются электронные документы. Их растущие объемы вызвали к жизни ряд отдельных нормативных правовых актов, как федерального уровня, так и для отдельных отраслей и конкретных организаций.

На сегодняшний день действующей нормативной базой использования электронных документов является вышеназванный федеральный закон о защите информации, устанавливающий равенство бумажного и электронного документа, а также Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1 «Об электронной цифровой подписи», признающий равнозначность ЭЦП собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Так, например, использование электронных документов узаконено Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ (изм. 2006 г.) «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». Статья 89 закона устанавливает порядок составления заявки в электронной форме.

Другим примером может служить Временное Положение о правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и др. от 12 марта 1988 г. № 20-П, в котором использование электронных документов допускается при условиях взаимного соглашения.

В качестве нормативной базы в Инструкциях (в частности образовательных организаций) может быть использован Государственный стандарт Республики Беларусь – СТБ 1221-2001 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».

1.2.7. В делопроизводстве органов законодательной и исполнительной государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих контрольно-надзорные функции значительный объем составляет документация, связанная с рассмотрением обращений и жалоб граждан.

При разработке Инструкции для указанной категории организации следует учитывать положения Федерального закона от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» и «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденное Постановлением Госкомитета СССР по науке и технике, Госстандарта СССР и Главархива СССР от 30 ноября 1981 г. № 463/182/298.

Таков перечень основных нормативных актов, используемых в качестве нормативной базы Инструкции.

2. Порядок разработки Инструкции

2.1. Процедура разработки Инструкции включает в себя следующие этапы:

– сбор и анализ материала;

– разработка Инструкции;

– внедрение Инструкции.

2.2. При проведении первого этапа разработки Инструкции необходимо изучить:

– структуру организации на основе ее штатного расписания;

– структуру управления организацией на основе распорядительных документов о распределении обязанностей между руководителем организации и его заместителями;

– функции имеющихся в организации отдельных коллегиальных органов, советов, коллегий, совещаний (на основе правовых документов, регламентирующих их деятельности);

– функциональные обязанности структурного подразделения и отдельных должностных лиц, осуществляющих документационное обеспечение управления;

– состав и виды организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности организаций;

– порядок приема, регистрации, исполнения и отправки документов (по действующим регистрационно-учетным формам);

– организацию и документирование контроля исполнения документов;

– система формирования и хранения дел в подразделениях (на основе действующей номенклатуры дел, классификаторов, описей и др.);

– порядок работы с документами на специальных носителях (электронные, фото- и видеодокументы и др.);

– организацию работы с печатями, штампами, бланками документов, порядок их использования и хранения.

2.3. Особое внимание при изучении фактически действующего в организации порядка работы с документами следует обратить на:

– компетенцию руководителя организации и его заместителей в вопросах принятия решений и издания тех или иных видов распорядительных документов;

– виды бланков документов, используемых в делопроизводстве организации;

– порядок утверждения, согласования визирования документов и удостоверения их печатями организации;

– регистрационные формы, наличие перечня регистрируемых и нерегистрируемых документов.

Необходимое для разработки Инструкции обследование следует провести во всех структурных подразделениях.

Большую помощь наряду с изучением нормативных и методических документов при обследовании может оказать опрос руководителей и лиц, ответственных за работу с документами.

3. Структура Инструкции

3.1. Разработка Инструкции должна начаться с определения ее структуры как документа нормативно-методического характера.

3.2. Имеющиеся нормативные акты в области документационного обеспечения управления не определяют структуру Инструкции. Состав ее разделов, их последовательность, состав и содержание приложений к Инструкции определяются организацией-разработчиком, в том числе с учетом специфики ее деятельности, определяющей отдельные особенности организации работы с документами.

3.3. Положения Инструкции должны последовательно отражать все стадии работы с документами от момента их создания и оформления или получения, до исполнения, отправки и/или оставления для дальнейшего постоянного либо временного хранения. Содержание Инструкции должны составлять положения, регламентирующие документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами .

3.4. При определении структуры Инструкции целесообразно опираться на наименования и последовательность разделов «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (2006 г.) либо «Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области» (2006 г.).

3.5. Основными разделами Инструкции (стандарта предприятия, регламента, правил и др.) в соответствии с ее назначением (см. п. 3.3.) должны быть следующие разделы:

– общие положения;

– документирование управленческой деятельности;

– организация документооборота;

– систематизация документов и организация их хранения.

3.6. Раздел «Общие положения», учитывая организационно-правовой характер Инструкции, должен предшествовать основным содержательным разделам Инструкции. Раздел «Общие положения» определяет:

– назначение и цели Инструкции;

– нормативную базу Инструкции;

– подразделение (должностное лицо) ответственное за ведение делопроизводства в целом, а также за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организаций;

– ответственность руководителей структурных подразделений и работников организации за соблюдение положений Инструкции;

– общие принципы работы с документами, а также принципы работы со специфической документацией с документацией ограничительного доступа (с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна») несекретного характера.

3.7. Раздел «Документирование управленческой деятельности» должен содержать изложение правил составления и оформления правил составления и оформления служебных (организационно-распорядительных) документов, как типового характера, так и документов, отражающих специфику деятельности организации.

3.8. Раздел полностью должен базироваться на государственном стандарте на организационно-распорядительную документацию (ГОСТ Р 6.30-2003). Содержание раздела рекомендуется излагать в следующей последовательности:

– общие требования к документам;

– виды бланков, применяемых в организации и требования к их изготовлению и оформлению;

– оформление реквизитов документов;

– особенности составления и оформления отдельных видов документов, создаваемых по результатам деятельности организаций;

– правила изготовления документов с помощью печатающих устройств (компьютерной техники).

3.9. Особое внимание при составлении и оформлении раздела следует обратить на вопросы формирования бланков документов. Необходимо помнить, что при оформлении организационно-распорядительных документов должны применяться следующие виды бланков :

– бланк служебного (делового) письма;

– бланк распорядительного (ных) документа (ов);

– общий бланк, применяемый при оформлении любого вида документа за исключением служебного (делового) письма.

При выборе форматов бланков целесообразно внедрить в практику делопроизводства организации бланк формата А5 (210х148 мм) для оформления документов (независимо от их вида), содержание которых не превышает 10 строк, отпечатанных через один интервал.

Следует также оговорить расположение (угловое или продольное) реквизитов в бланке.

– организационно-правовые документы (положения, инструкции, правила и др.);

– распорядительные документы;

– протоколы, акты;

– информационные документы (справки, докладные записки и др.);

– служебные письма, их разновидности (информационные, гарантийные, иностранным партнерам и т. д.).

3.11. Учитывая широкое использование в работе с документами компьютерных технологий целесообразно включить в соответствующий подраздел описание порядка оформления документов в электронном формате (шрифты, порядок подписания и удостоверения).

3.12. Поскольку при оформлении определенных разновидностей документов организации используются печати, штампы, в Инструкции должен быть установлен порядок их применения, учета и хранения, а также копирования и тиражирования документов.

3.13. Описание порядка работы с несекретными документами ограниченного доступа может быть включено в раздел «Документирование управленческой деятельности» либо составить содержание самостоятельного раздела, если специфика деятельности организации вызывает создание значительного объема этого ряда документов.

3.14. Раздел Инструкции «Организация документооборота» должен отразить следующие вопросы:

– прием, обработка и прохождение поступающих документов;

– регистрация и учет поступающих документов;

– организация работы с отправляемыми документами;

– порядок прохождения и исполнения внутренних документов;

– организация контроля исполнения документов;

– использование средств факсимильной связи;

– использование электронной почты.

3.15. Вопросы регистрации документов и контроля их исполнения, ввиду значимости в системе документационного обеспечения управления организации могут составлять самостоятельный раздел Инструкции. При проведении первого этапа работы по составлению Инструкции следует определить:

– перечень документов организации, не подлежащих регистрации (на основе «Примерного перечня, указанного в «Государственной системе документационного обеспечения управления…» – М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1990, 1991);

– структурное подразделение (должностное лицо), осуществляющее регистрацию и контроль исполнения документов;

– перечень документов, подлежащих контролю и сроки их исполнения;

– формы документов (базу данных), характеризующие различные стадии контроля.

3.16. Если рассмотрение жалоб, заявлений и обращений граждан составляет одну из основных функций организации (органы законодательной и исполнительной государственной власти, органы местного самоуправления, контрольно-надзорные органы и учреждения) порядок рассмотрения и исполнения жалоб, заявлений и обращений может быть включен в раздел «Организация документооборота» либо составить самостоятельный раздел Инструкции. В таком же порядке может быть описано документирование работы коллегиального или совещательного органа управления организации (Коллегии, Совета директоров, Ученого совета, комиссии).

3.17. В разделе «Систематизация документов и организация их хранения» излагается:

– формирование и оформление номенклатуры дел; формирование и оформление дел;

– порядок оперативного хранения дел в структурных подразделениях организации;

– подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение или уничтожение;

– передача дел на архивное хранение.

3.18. Подраздел, характеризующий вопросы подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение включает в себя:

– организацию и проведение экспертизы ценности документов;

– порядок формирования и организацию работы постоянно действующей экспертной комиссии;

– оформление результатов экспертизы ценности документов (составление описей дел, акта о выделении документов и дел к уничтожению).

3.19. Организация и порядок передачи дел на ведомственное хранение (сроки передачи, состав передаваемых дел, виды документов, по которым передаются дела и т. д.) описываются в соответствующем подразделе (самостоятельном разделе) Инструкции.

При наличии действующего Положения об архиве организации, включающего в себя описание порядка передачи дел в архив, в Инструкции может быть сделана необходимая ссылка на соответствующий раздел Положения об архиве.

3.20. В Инструкции организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов может быть включено описание порядка передачи дел на постоянное хранение.

4. Приложения к Инструкции

4.1. Учитывая, что Инструкция является не только организационно-правовым документом, но и играет роль определенного методического пособия для работников организации, связанных в своей деятельности с составлением и оформлением управленческих документов организацией документооборота, хранением документов к ней делаются необходимые приложения.

4.2. Прилагаемые к Инструкции виды документов, образцы бланков, образцы учетно-регистрационных форм, классификаторов и др. ведения целесообразно указать, в соответствии с разделами Инструкции, в следующей последовательности:

4.2.1. Раздел «Документирование управленческой деятельности» (Правила составления и оформления управленческих документов):

– образцы всех видов бланков докумен6тов организации;

– образцы оформления отдельных видов документов;

– табель форм документов организации (при его наличии).

4.2.2. Раздел «Организация документооборота»:

– образы форм регистрации документов (журналов, реквизитов Базы данных);

– перечень нерегистрируемых документов;

– перечень документов, подлежащих контролю;

– образцы заполнения контрольно-учетных форм (регистрационно-контрольных карточек, сводок (справок) о контроле исполнения и др.);

– схемы (графики) прохождения внутренних документов (при наличии).

4.2.3. Раздел «Систематизация документов и организация их хранения»:

– форма номенклатуры дел структурного подразделения;

– форма сводной номенклатуры дел организации;

– перечень индексов структурных подразделений;

– форма описи дел постоянного хранения;

– форма описи дел по личному составу;

– форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Формы описей дел указываются в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) (приложение № 8, форма № 38). Формы номенклатуры дел и акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению, указывается в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов» (М., 1986) (приложения №№ 1, 2, 3).

4.2.4. В приложения к Инструкции могут включаться также и другие разновидности документов, формы и сведения, помимо указанных в п. 5.2.3, и отражающие условия и специфику деятельности конкретной организации.

5. Оформление Инструкции

5.1. Инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается составителем, визируется руководителем структурного подразделения (должностным лицом), осуществляющего функции документационного обеспечения управлении организации, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие распорядительным документом.

5.2. Инструкция организации, являющейся источником комплектования государственного либо муниципального архива, до утверждения ее руководителем организации согласовывается экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

5.3. Инструкция может уточняться либо перерабатываться в связи с отменой государственных и ведомственных нормативных актов, государственных стандартов, на основе которых она была разработана, а также в случае коренного изменения структуры организации, расширении (сужении) ее задач и функций, повлекших изменение состава и видов управленческой документации, а также системы документооборота.

Список использованной литературы

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08 ноября 2005 г. № 536).

2. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области (утв. Постановлением Правительства Свердловской области от 29 июня 2006 г. № 561-ПП).

3. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. ВНИИДАД. М., 2007.

4. Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская «Проектирование рациональной организации делопроизводства». Журнал «Делопроизводство». 2006 г., № 7.

В гостях у редакции журнала - один из авторов Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, канд. ист. наук Валентина Федоровна Янковая. Мы решили узнать о новом документе из первых рук.

«Секретарь-референт»: Валентина Федоровна, объясните, пожалуйста, чем вызвано появление данного документа - Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Ведь прежние рекомендации утверждены не так уже и давно…

Валентина Янковая: В 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление от 15.06.2009 № 477). Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти (постановления Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие, наиболее важные и принципиальные, положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. В связи с тем что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Это решение также закреплено в постановлении Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 № 477, в п. 4 которого говорится: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«СР»: На какой круг пользователей рассчитаны Методические рекомендации?

В.Я.: Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Поскольку Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено (пункт 2 статьи 11), что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами (не только федеральными органами исполнительной власти. - Прим. В.Я.), органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, Методические рекомендации будут востребованы органами власти всех уровней. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.

В.Я.: Прежде всего, Типовая инструкция - это нормативный документ, а Методические рекомендации - методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Методических рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения).

«СР»: Прокомментируйте, пожалуйста, структуру Методических рекомендаций.

В.Я.: Методические рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения.

Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Методических рекомендаций - это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». Подразделы данного раздела выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В разделе III Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.

«СР»: Что представляет собой процедура разработки инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с позиций Методических рекомендаций?

В.Я.: Методические рекомендации определяют основные этапы разработки инструкции по делопроизводству. Непосредственно этому посвящен раздел II Методических рекомендаций, который так и называется - «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству».

Методическими рекомендациями предусматривается, что инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти разрабатывается cлужбой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства и с учетом Методических рекомендаций. Поскольку Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено обязательное согласование инструкции с Федеральным архивным агентством, в Методических рекомендациях приводится последовательность процедуры согласования инструкции, в том числе если у Росархива имеются замечания. Методическими рекомендациями предусматривается проведение согласительных совещаний при наличии разногласий между Росархивом и разработчиками инструкции. Согласование инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, после согласования она утверждается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации предусматривают, что внесение изменений в утвержденную инструкцию по делопроизводству осуществляется также приказами руководителя федерального органа исполнительной власти, но только после согласования этих изменений с Росархивом.

«СР»: В разделе III «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» Правил делопроизводства содержатся лишь некоторые положения о бланках документов и определяется состав реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. Какие еще вопросы, связанные с документированием, рассматриваются в Методических рекомендациях?

В.Я.: Методические рекомендации определяют структуру и содержание раздела «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти». Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения:

● регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти;

● состав реквизитов и правила их оформления;

● правила подготовки и порядок представления в Правительство Российской Федерации проектов законодательных актов, проектов указов Президента Российской Федерации и проектов постановлений Правительства Российской Федерации;

● порядок подготовки нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;

● оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), деловой (служебной) переписки и др.).

Типовой инструкцией (пункты 2.5.3, 2.5.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Методических рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие - средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (приказа, распоряжения, постановления, письма, в том числе письма руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств) приведены в приложениях к Методическим рекомендациям.

Правилами делопроизводства установлено, что образцы бланков документов утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Методических рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в инструкцию по делопроизводству. В Методических рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Методических рекомендаций, где согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков в структурные подразделения, возврата и уничтожения испорченных бланков.

Значительное место в Методических рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Методические рекомендации включено приложение «Правила оформления реквизитов документов», в котором изложен порядок оформления реквизитов применительно к федеральным органам исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры.В Методических рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов Российской Федерации и заканчивая информационно-справочными документами федерального органа исполнительной власти. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации» и др.

«СР»: Многие организации, в том числе федеральные органы исполнительной власти, используют системы электронного документооборота, в которых могут быть реализованы различные технологии организации документооборота. Каким образом это учитывалось в Методических рекомендациях при подготовке соответствующего раздела?

В.Я.: В Методических рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота». В делопроизводстве многих федеральных органов исполнительной власти используются различные системы электронного документооборота, поэтому выполнение отдельных технологических операций обработки документов определяется тем, как это реализовано программно-техническими средствами конкретной информационной системы. Например, при регистрации в одних случаях документов им присваиваются валовые порядковые (учетные) номера, в других - используются различные классификаторы, в результате чего генерируется регистрационный номер, имеющий более сложную структуру и состоящий из нескольких частей. Несмотря на такого рода различия, документооборот федеральных органов исполнительной власти должен основываться на общих принципах, а применение этих принципов на практике не должно зависеть от конкретной технологии обработки документов, реализованной в той или иной системе электронного документооборота. Именно поэтому в Методических рекомендациях, прежде всего, излагаются принципы организации документооборота, например:

● централизация операций по приему и отправке документов;

● распределение документов на документопотоки (совокупности документов одного вида или назначения), имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

● организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

● исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

● однократность регистрации документов;

● устранение необоснованных согласований проектов документов;

● временнáя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Кроме того, в разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов в инструкции по делопроизводству.

В раздел «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота». Учет и анализ объемов документооборота ведется независимо от того, применяются в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти средства автоматизации или нет, в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве поступающих и создаваемых документов анализируются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

«СР»: В Правилах делопроизводства есть раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», устанавливающий порядок хранения документов и дел в делопроизводстве. Какие вопросы методического характера нашли отражение в Методических рекомендациях применительно к данному разделу Правил?

В.Я.: Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда Российской Федерации. Соответственно, и в Методических рекомендациях этот раздел тоже очень важен. Фактически Методические рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти. Это разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения; передача дел на архивное хранение.

К данному разделу Методических рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых в делопроизводстве при формировании документального фонда организации, но и в некоторых случаях конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности, в виде приложений изложены: порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти; порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству.

«СР»: Нельзя обойти стороной и вопросы организации работы с электронными документами. Как известно, Правила делопроизводства сделали первый шаг в этом направлении, закрепив некоторые положения организации работы с электронными документами в делопроизводстве. Что нового в этом плане в Методических рекомендациях?

В.Я.: Раздел Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами» определяет, что в инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений при использовании системы межведомственного электронного документооборота в соответствии с теми актами, которыми регулируется порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»).

В Методических рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. В связи с тем что в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в большинстве случаев используют электронные документы, являющиеся электронными образами соответствующих документов на бумажном носителе, полученными посредством сканирования, внешняя форма электронных документов при их визуализации на экране монитора и при распечатке на бумажном носителе соответствует внешней форме подлинника документа, созданного на бумаге. По мере того как будет происходить отказ от первоначального создания документа на бумаге (прежде всего, речь идет о документах временных сроков хранения) и документ будет создаваться как электронный, можно будет ставить вопрос об изменении внешней формы документа и отказа от обязательного наличия на документе всех тех реквизитов, которые присутствуют на документе, созданном на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа. Состав обязательных сведений определен Правилами делопроизводства. В соответствии с установленными обязательными сведениями в Методических рекомендациях приводится таблица, раскрывающая их содержание (см. с. ___).

Как отмечается в Методических рекомендациях, инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Методические рекомендации предусматривают, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела (то есть Росархива).

«СР»: Можно ли понимать так, что Методические рекомендации строго определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Могут ли федеральные органы исполнительной власти включать в инструкцию разделы (положения), не предусмотренные Методическими рекомендациями?

В.Я.: Конечно, это возможно. Нужно отметить, что в Методические рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя с документами»; «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов». Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил.

«СР»: Валентина Федоровна, спасибо за интервью! Но несмотря на подробные ответы, одним интервью знакомство читателей с новыми Рекомендациями ограничивать не хочется, будем ждать Ваших статей!

В.Я.: Всегда рада писать для заинтересованной аудитории!