Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.
На протяжении многих лет эти проблемы игнорировались. Работник на современном рабочем месте рассматривается как капитал. Компании вкладывают много средств в повышение своей квалификации, поэтому потеря продуктивного и хорошо подготовленного человека является большой потерей для компании. Как выглядит «мягкий» хакер?
Набор персонала - это первый этап, когда кандидат на работу в выбранном учреждении отвечает специалисту по кадрам. Он, скорее всего, разработает профиль идеального кандидата, и он проверит квалификацию тех, кто подает заявку на запись из объявления. Он хорошо разбирается в бизнесе компании и имеет опыт работы в психологии, является хорошим наблюдателем и способен задавать вопросы - ключи.
Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.
Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.
Еще одна задача этого отдела - проанализировать потребности сотрудников с точки зрения курсов и обучения и обеспечить их как можно более широкую разработку. В дополнение к технической подготовке для повышения квалификации, необходимой для должности, организуются также курсы, которые помогут вам эффективно общаться на объекте. Подготовка учебного пакета для сотрудника должна также учитывать как текущие потребности, так и знания и навыки, которые будут использоваться на более поздних этапах развития человека.
Для этого используются различные обследования, периодическая оценка сотрудников, интервью с персоналом. Собранные данные анализируются и являются основой для дальнейших действий в области повышения квалификации экипажа. Создание возможностей для развития сотрудников - это обмен такими методами, как: коучинг, то есть индивидуальная работа с данным человеком на определенном уровне развития, наставничество или долгосрочный уход на разных этапах карьеры, обучения. В то же время при планировании продвижения определенного лица должен быть обеспечен хорошо подготовленный преемник.
Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.
Разбираемся с понятиями
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Преемственность включает в себя обучение и реализацию в проблеме человека, который берет на себя ответственность. Мягкие кадры также выбирают эффективные системы стимулирования. Основным элементом стимулирования было признание премий сотрудников. Однако, как показывают исследования, не каждый работник мотивирован на работу, получая бонус или денежное вознаграждение.
Большинство сотрудников не имеют надлежащей мотивации для работы, если они не видят смысла своих действий, поэтому компании организуют различные виды выездов, участие в ярмарках, командные встречи и т.д. такие мероприятия - это возможность показать сотрудникам пригодность своей работы или ранга компании на рынок. Создание человеческих команд и создание возможностей для совместной работы, совместный поиск решений и косвенное влияние на развитие бизнеса во многих случаях более эффективно, чем бонус или традиционный рождественский пакет.
Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт - офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:
У работодателя также есть возможность лично оценить сотрудника. Частая практика включает в себя мотивацию, участвуя в высоко оцененных пакетах обучения, здоровья, спорта и т.д. Корпоративных заданиях на автомобилях или ноутбуках и т.д. У пушек есть свои методы для проверки уровня удовлетворенности персонала и являются ячейкой, которая ищет источники потенциальных конфликтов и не позволяет им накапливаться.
Для индивидуальных и групповых льгот компания должна быть подготовлена. Эту ситуацию многие считают кризисом. Это вызывает множество опасений и других негативных эмоций. Опасения накапливаются как у сотрудника, так и у работодателя. Первый, как правило, не имеет большого опыта в продвижении рынка труда, и нет уверенности в том, когда и сколько будет работать. Работодатель опасается остального экипажа, судебных дел и доверия на улице. Часто задача персонала состоит в том, чтобы идентифицировать людей, которые имеют право на увольнение, и подготовить их к изменениям.
- прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- планирование и подготовка приема посетителей;
- помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда - заказ гостиниц и авиабилетов;
- участие в подготовке деловых переговоров;
- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.
Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.
От того, как персонал и руководство будут вести эту деятельность, зависит от того, как завод будет восприниматься сотрудниками и окружающей средой. Конечно, это работа, подходящая для людей, которые ценят стабильность и непринужденный образ жизни. Нормальный рабочий день, обычно от 8 до 16, предсказуемость на следующий день. Это довольно монотонная деятельность. Чаще всего на основе сотрудничества с компьютерной программой или работы с компьютером в целом.
Десятилетиями отдел кадровых ресурсов рассматривался как технический пионер, центр затрат сосредоточился на скучных административных задачах, таких как управление заработной платой и схемы стимулирования. Но за последние пятнадцать лет Элли Филлер увидела огромные изменения. На протяжении многих лет люди, которые были завербованы, были подчинены главному операционному сотруднику или финансовому директору и жаловались на отсутствие влияния на решения Совета. Сегодня, как говорит Найл, директора по кадрам часто отвечают непосредственно президенту, принадлежат его ближайшим советникам и часто присутствуют на заседаниях совета директоров.
Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.
Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское - «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.
Когда компании ищут нового человека для управления персоналом, многие из них сосредоточены на выдающихся лидерских навыках и навыках стратегического исполнения. Эта позиция, как никогда, набирает обороты, говорит Филлер. Он больше не считается частью технических или административных подразделений - он все чаще становится принимающей стороной решения, и лицо, занимающееся этим, оказывает реальное влияние на реализацию стратегии компании.
Чтобы исследовать роль Директора по персоналу в совете компании, Филлер объединился с Дейвом «Ульрихом, профессором Мичиганского университета, который является выдающимся консультантом по организации и управлению талантами». После анализа нескольких наборов данных они пришли к неожиданному выводу - увеличивая ответственность и полномочия по принятию решений директоров по кадрам.
Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.
Чтобы не было путаницы
Секретарь на
reception
- должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер
- это калька с англ. office
manager
, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер - одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя
- должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal
assistant
). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник - от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.
В первую очередь, Филлер и Ульрих сравнивали свои зарплаты с ролью исполнительного директора, главного операционного директора, финансового директора, директора по маркетингу и ИТ-директора по сравнению с другими должностями руководства компании. Чтобы определить лучших бенефициаров, они учитывали 10% лучших работников в каждой должности. Затем они усредняли ежегодную базовую зарплату в каждой из групп. Разумеется, самыми высокооплачиваемыми руководителями были генеральный директор и главный операционный директор.
Но сразу за ними был директор людских ресурсов со средней базовой зарплатой в 574 000 человек. - что на 33% выше вознаграждения директора по маркетингу, что в свою очередь было последним в рейтинге. Как объясняет Ульрих: выдающиеся менеджеры по персоналу настолько вознаграждены, что их так трудно найти.
Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять - неизвестно.
Исследователи также рассмотрели свои собственные инструменты исследования, которые Корн Ферри использовал уже более десяти лет, чтобы разыграть лучшие рабочие места в компаниях. Результаты четырнадцати аспектов руководства были рассмотрены и разделены на три категории: стиль руководства; стиль мышления; Эмоциональная компетентность. Затем исследователи оценили эти характеристики среди директоров, выполняющих различные функции, и сравнили результаты.
Выводы были следующими: за исключением главного операционного директора главный директор по персоналу был ближе всего к Директору-исполнителю. Результат сильно отличался от того, что можно было ожидать - все они были удивлены, говорит Ульрих. Этот вывод заставил Филлера и Ульриха сформулировать несколько провокационную рекомендацию: компании, которые ищут исполнительных кандидатов, должны чаще обращать внимание на менеджеров по кадрам. Как говорится, в сегодняшней экономике ключевыми элементами стратегии являются правильные люди, создание правильной организационной структуры и формирование правильной культуры, а опыт директора по персоналу может помочь новому генеральному директору успешно выполнить эти задачи.
Изучаем нормативные документы
Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, - «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.
Однако это предложение подлежит определенным оговоркам. Во-первых, Филлер и Ульрих исследовали только лучшее, указывая на небольшую подгруппу менеджеров по кадрам, которые могут выполнять самые высокие функции в компании. Филлер и Ульрих дают два примера выдающихся исполнительных директоров, которые, развивая свои навыки, проводят некоторое время в отделе кадров. Не случайно оба являются женщинами: согласно исследованиям, 42% наиболее эффективных директоров по кадрам - женщины - более чем в два раза больше, чем директор по маркетингу, где доля женщин - и вторая по величине - всего 16.%.
Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй - должности служащих.
Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.
Как следствие, если бы большее количество компаний считало, что их руководители в области людских ресурсов являются хорошими кандидатами на пост исполнительного директора, число женщин на высшем уровне будет значительно увеличено. Ульрих и Филлер также пишут о том, что руководители и менеджеры по персоналу должны сказать об изменении роли другого. Несколько руководителей назначили директора.
Техническое мастерство - это только отправная точка. Это изменение касается не только центрального управления компанией, но и управленческих ролей на один уровень ниже этого уровня. Несмотря на более ранние сомнения относительно роли режиссера за последние 20 лет, Джим Коллинз и другие теоретики управления сосредоточили внимание на стратегиях управления талантами, рассматривая его как главную переменную, в которой зависит успех компании - это идея, которую Коллинз популяризировал с такой формулировкой, как: ваш автобус до нужных людей или сначала «кто», затем «что».
Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу (см. Таблицу 1).
Таблица 1
Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»
|
Наименование должности |
Код по ОКЗ |
||||
|
Секретарь (дипломатический) |
|||||
|
Секретарь комитета (общественной организации) |
|||||
|
Секретарь незрячего специалиста |
|||||
|
Секретарь пленума |
|||||
|
Секретарь правления |
|||||
|
Секретарь президиума |
|||||
|
Секретарь приемной Президента Российской Федерации |
|||||
|
Секретарь руководителя |
|||||
|
Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического) |
|||||
|
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации |
|||||
|
Секретарь суда |
|||||
|
Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
|||||
|
Секретарь судебного заседания |
|||||
|
Секретарь судебного заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
|||||
|
Секретарь творческого союза |
|||||
|
Секретарь учебной части (диспетчер) |
|||||
|
Секретарь федеральной комиссии |
|||||
|
Секретарь федерации (по видам спорта) |
|||||
|
Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации |
|||||
|
Секретарь-машинистка |
|||||
|
Секретарь-стенографистка |
Каждая должность имеет свой код . Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ , а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:
- делопроизводитель;
- секретарь незрячего специалиста;
- секретарь руководителя;
- секретарь суда;
- секретарь учебной части;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка.
Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.
Их обязанности включают:
На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.
В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой - даже начинающий - секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь - это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.
Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 - «Административно-управленческий персонал».
Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.
Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.
На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение .
Их обязанности включают:
- ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
- планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
- согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
- помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
- подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- руководство другими работниками.
Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?
Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.
Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?
Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.
Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.
Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.
Кстати
Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.
Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.
Сравниваем обязанности
Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем) .
Офис-менеджер
- Выполнение поручений руководителя.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
- Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
- Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
- Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить .
- Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
- Контроль порядка и чистоты в офисе.
- Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой .
- Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
- Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
- Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
- Выполнение копировально-множительных работ.
- Выписка доверенностей.
- Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
- Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.
Секретарь
- Организация документооборота, ведение деловой переписки.
- Исполнение поручений руководителя.
- Подготовка необходимой документации и отчетности.
- Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
- Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
- Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
- Прием и распределение входящих звонков.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
- Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
- Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
- Почта.
- Административная поддержка руководителя.
- Контроль исполнения поручений руководства.
- Работа с оргтехникой.
- Подготовка организационно-распорядительных документов.
Секретарь-референт
- Организация жизнедеятельности офиса.
- Прием и распределение звонков.
- Прием посетителей.
- Организация встреч и переговоров.
- Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
- Ведение деловой переписки.
- Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
- Делопроизводство.
- Выполнение поручений руководства.
- Работа с курьерской службой.
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
- Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
- Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
- Подготовка организационно-распорядительной документации.
Помощник руководителя
- Прием входящих/исходящих звонков.
- Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
- Анализ информации, сбор данных, отчетность.
- Коммуникация с руководителями подразделений.
- Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
- Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
- Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
- Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
- Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
- Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Делопроизводство, документооборот.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего дня руководителя.
Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.
Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.
Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).
Таблица 2
Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя
|
Офис-менеджер |
Секретарь |
Секретарь-референт |
Помощник руководителя |
|
|
|
|
Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива - специфика работы того требует).
Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.
То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт - выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.
Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание - та еще морока.
Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.
Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».