Для чего проводится служебное расследование. Инструкция о порядке проведения служебного расследования по фактам незаконного получения и разглашения сведений, составляющих банковскую, коммерческую и служебную тайну, нарушения порядка конфиденциального дело

Этап организации служебного расследования

1. Инициатором служебного расследования является директор или начальник подразделения <название организации>.
2. Служебное расследование назначается в случаях нарушений, способных повлечь за собой:
1. нанесение вреда здоровью, безопасности и благосостоянию сотрудников;
2. нанесение вреда безопасности и благосостоянию <название организации> (далее Центра);
3. потерю доверия к Центру у клиентов, партнеров и общественности;
4. финансовые санкции в Центре и его сотрудников.
3. В случае если принято решение о проведении служебного расследования, директором Центра назначается комиссия, проводящая расследование.
4. Сотрудник, в отношении которого проводится расследование, должен быть уведомлен в письменной форме об организации в отношении него служебного расследования и причинах, из-за которых оно было инициировано.
5. Сотрудник, в отношении которого проводится расследование, имеет право на защитника.
6. Защитник имеет право присутствовать на заседаниях комиссии по данному служебному расследованию, узнавать относящиеся к делу факту и рекомендовать своих свидетелей.
7. Защитник не имеет права мешать проведению дознания, отвечать на вопросы комиссии вместо сотрудника, в отношении которого проводится расследование.
8. Расследование носит конфиденциальный характер, т.к. огласка этой информации может привести к появлению нежелательных слухов и домыслов.

Этап проведения служебного расследования

1. Комиссия проводит опрос пострадавшего, подозреваемого и свидетелей для изучения всех возможных версий происшествия.
2. Комиссия имеет право проводить ревизии, проверки документов, замеры и т.п. необходимые для установления вины подозреваемого.
3. Комиссия имеет право на доступ к записям видеокамер, журналам событий, логам и другим материалам, способным помочь в проведении расследования.
4. Все сотрудники обязаны содействовать Центру в проведении расследования и отвечать на все относящиеся к делу вопросы прямо и откровенно, вне зависимости от того, обвиняемые они или свидетели. Отказ отвечать на вопросы и содействовать расследованию расценивается как нарушение субординации, которое может повлечь за собой дисциплинарное наказание.
5. Задержание сотрудника в помещении на длительное время против его воли под угрозой применения силы или ареста на основании не вполне достаточных улик является незаконным и может вызвать последующий иск об умышленном причинении морального вреда.
6. В случае если комиссия не компетентна, определить степень вины подозреваемого, к расследованию могут быть привлечены внешние консультанты.

Этап принятия решения

1. По результатам расследования комиссия предоставляет директору Центра заключение о результатах расследования, в котором должны быть отражены:
1. виновен ли подозреваемый в нарушении, из-за которого было проведено расследование;
2. реальные последствия, возникшие вследствие нарушения;
3. потенциальные последствия, к которым могло привести нарушение;
4. знал ли подозреваемый о потенциальных последствиях своего нарушения;
5. имел ли подозреваемый умысел.
2. На основании заключения комиссии директор Центра может:
1. не реагировать на проступок, признав подозреваемого невиновным;
2. провести разъяснительную беседу с сотрудником;
3. вынести устное или письменное предупреждение;
4. направить материалы в правовые органы;
5. временно отстранить от работы (статья 76 ТК РФ);
6. уволить по соответствующим основаниям (статья 81 ТК РФ).
3. К экстраординарной дисциплинарной санкции относится увольнение без предупреждения и без выплаты выходного пособия. Такая санкция применяется к весьма серьезным нарушениям, таким, как кража, обман, фальсификация документов, разглашение конфиденциальной информации, отказ выполнять законное распоряжение руководителя, насильственные действия против сослуживцев, принятие взяток от клиентов Центра и т.п.
4. В течение пяти дней работник, в отношении которого вынесено решение по результатам расследования, имеет право подать апелляцию на имя директора Компании. Его решение в письменном виде сообщается работнику. Это решение завершает процедуру расследования.
5. С целью профилактики будущих нарушений результаты расследования могут доводится до сотрудников, при этому данные участников расследования должны быть обезличены.

Примерный образец

Утверждаю конфиденциально Конфиденциально Генеральный директор _______________ ООО "___________________" "__" ____________ 200_ г.

Инструкция о порядке проведения служебного расследования по фактам незаконного получения и разглашения сведений, составляющих банковскую, коммерческую и служебную тайну, нарушения порядка конфиденциального делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Служебное расследование по фактам незаконного получения и разглашения сведений, составляющих банковскую, коммерческую и служебную тайну, нарушений порядка конфиденциального делопроизводства, установленного в Компании, является разновидностью внутриорганизационной деятельности. Оно проводится с целью выяснения обстоятельств происшедшего, установления вины конкретных лиц, размера причиненного ущерба, выявления причин и условий, способствовавших изучаемому событию, и применения превентивных профилактических мер в дальнейшем.

1.2. Служебное расследование представляет собой процесс гласного сбора и документирования информации, относящейся к событию и получаемой путем опроса сотрудников Компании и других лиц (с их согласия), располагающих ею, ознакомления с документами, осмотра служебных помещений, предметов, участков местности, а также оценки этой информации, подготовки выводов и предложений.

2. Назначение служебного расследования

2.1. Основанием для проведения служебного расследования (разбирательства) являются ставшие известными руководителю Компании сведения о фактах причинения ущерба Компании либо нарушениях внутренних правил Компании, могущих повлечь причинение ущерба. Такие сведения могут содержаться в служебных записках руководителей подразделений, сообщениях правоохранительных органов, иных государственных, а также негосударственных структур и частных лиц.

2.2. Разбирательство назначается руководителем, наделенным правом издания приказов, после получения сведений о событии путем дачи письменного указания либо издания приказа о назначении группы сотрудников (комиссии во главе с председателем) для выполнения этой работы.

2.3. Председателем комиссии разрабатывается план проведения разбирательства, распределяются направления работы, изучаются законодательные и другие нормативные акты по вопросам, подлежащим выяснению.

2.4. Руководитель, назначивший разбирательство, дает указание о направлении и объеме изучения события.

2.5. Сотрудники, на которых возложено проведение разбирательства, могут освобождаться от исполнения функциональных постоянных обязанностей на период разбирательства.

2.6. Сотрудники не могут участвовать в проведении разбирательства, если они прямо или косвенно заинтересованы в его результатах.

3. Проведение разбирательства

3.1. В ходе разбирательства устанавливаются:

3.1.1. Действительно ли имело место событие.

3.1.2. Обстоятельства (где, когда), при которых оно произошло.

3.1.3. Наличие отрицательных последствий события, характер и размер ущерба.

3.1.4. Причинная связь между проступком (действиями, бездействием) конкретного лица (лиц) и результатом события.

3.1.5. Причины и условия, способствовавшие событию (совершению проступка).

3.1.6. Наличие обстоятельств, смягчающих или отягчающих ответственность виновного лица.

3.2. Разбирательство проводится в срок до 30 дней. В случае необходимости срок разбирательства может быть продлен руководителем, назначившим разбирательство, по мотивированному обращению председателя комиссии.

3.3. Сотрудники, которым поручено проведение разбирательства, подотчетны руководителю, назначившему разбирательство, и председателю комиссии.

3.4. Сотрудники, которым поручено проведение разбирательства, обязаны:

3.4.1. Соблюдать предусмотренные законом права и интересы лиц - участников разбирательства.

3.4.2. Делать выводы по результатам работы комиссии только на основании фактических данных, полученных в результате разбирательства и закрепленных документально.

3.4.3. Своевременно докладывать руководителю, назначившему разбирательство, о выявленных нарушениях закона, причинах и условиях, способствовавших совершению проступка (правонарушения).

3.4.4. В случае установления в ходе разбирательства признаков преступления, немедленно доложить об этом руководителю и по его указанию направить материалы в установленном порядке в следственные (правоохранительные) органы.

3.5. Сотрудники, которым поручено разбирательство, имеют право:

3.5.1. Приглашать для беседы сотрудников, а также других граждан (с их согласия). Получать от них письменные объяснения по фактам, имеющим отношение к предмету разбирательства.

Отказ от дачи пояснений оформляется отдельной справкой с указанием мотивов отказа.

3.5.2. С разрешения руководителя, назначившего разбирательство, знакомиться с документами организации, имеющими отношение к предмету разбирательства.

В случае необходимости приобщать указанные документы либо их копии к материалам разбирательства.

Получать в установленном порядке консультации у специалистов Компании и других структур государственной и негосударственной форм собственности по вопросам, требующим специальных познаний.

Осматривать предметы, документы, изделия, участки местности, имеющие отношение к событию.

Применять для фиксации полученной информации средства аудио-, видеозаписи по правилам уголовно-процессуального законодательства.

3.6. Приобщать к заключению о результатах разбирательства свое особое мнение в случае несогласия с процессом разбирательства или выводами по результатам работы.

4. Завершение разбирательства

4.1. По результатам разбирательства проводившие его сотрудники составляют мотивированное заключение, которое представляется руководителю, назначившему разбирательство. В заключении должны быть указаны:

4.1.1. Должности и фамилии сотрудников, проводивших разбирательство, и основание для его назначения.

4.1.2. Установочные данные лица, в отношении которого проводилось разбирательство.

4.1.3. Аргументированные ответы на вопросы, перечисленные в п. 3.1 настоящей Инструкции.

4.1.4. Предложения (в зависимости от результатов разбирательства) о применении к виновному конкретного дисциплинарного взыскания, привлечении его к материальной ответственности, мерах, направленных на устранение причин и условий, способствовавших совершению проступка, о прекращении разбирательства или направлении материалов разбирательства в правоохранительные органы для решения вопроса о возбуждении уголовного дела.

4.2. Мотивированное заключение, подписанное сотрудниками, проводившими разбирательство, не требует согласования с непосредственными руководителями этих сотрудников.

4.3. Руководитель, назначивший разбирательство, изучает собранные материалы и заключение, оценивает их полноту и объективность, утверждает заключение либо возвращает с конкретными указаниями о собирании дополнительных сведений. Разбирательство считается законченным в день утверждения заключения.

Если в ходе разбирательства будут установлены признаки состава преступления, руководитель организации направляет материалы в установленном порядке в правоохранительные органы.

4.4. Руководитель, утвердивший заключение, определяет форму, в которой сотрудники, в отношении которых проводилось разбирательство, знакомятся с его материалами.

4.5. Материалы служебного разбирательства приобщаются к отдельным делам, ведущимся службой безопасности.

Любое происшествие на предприятии, будь то несчастный случай, хищение материальных ценностей или другой инцидент, требует проведения служебного расследования. Для этого назначается комиссия, а по итогам ее заседания должен быть составлен акт или заключение. Образец акта служебного расследования на предприятии и порядок действий всех уполномоченных лиц - в статье.

Служебное расследование работодатели должны проводить в случае нарушения трудовой дисциплины и других происшествий. Например, при обнаружении недостачи или утечки информации, составляющей коммерческую тайну. Такое мероприятие необходимо для выявления виновных лиц и применения к ним мер дисциплинарного взыскания, а также удержания с них причиненных фирме убытков. Скорее всего, специальной комиссии придется расследовать факты уклонения работников от медицинского освидетельствования, сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказа от заключения договора о полной материальной ответственности сотрудника, если это предусмотрено его основной трудовой функцией.

По малозначительным случаям, например при прогуле работника или появления его на рабочем месте в нетрезвом виде, проводить расследование не обязательно. Достаточно просто взять с лица, чья вина очевидна и так, объяснение и далее действовать по закону. А вот если ситуация сложилась неоднозначная или организации нанесен значительный ущерб, без создания комиссии и проведения служебного расследования не обойтись. Целесообразность всех необходимых в рамках мероприятия мер, а также степень вины лица, поступки которого стали предметом разбирательства, определяет специально созданная комиссия. Однако перед этим необходимо зафиксировать сам факт нарушения.

Служебная (докладная) записка

Унифицированного документа, который необходимо составить при обнаружении факта, дающего основание для проведения служебного расследования, нет. На практике обычно такой факт фиксируется служебной запиской лица, которое его обнаружило. Этот документ составляется от имени работника в адрес его непосредственного начальника или руководителя организации. В такой записке нужно указать:

• фамилию, имя, отчество и должность работника, обнаружившего факт нарушения;
• обстоятельства, при которых было совершено или выявлено нарушение;
• дату и время события.

При получении информации о противоправных действиях работника от третьих лиц или даже непосредственно из правоохранительных органов оформлять докладную записку необязательно. Кроме того, если причиной для начала служебного расследования послужила утрата товарно-материальных ценностей или денежных средств, выявленная по результатам инвентаризации, к записке необходимо приложить соответствующий акт. На основании этих документов работодатель создает комиссию с целью установить виновного.

Создание комиссии и ее задачи

Комиссия формируется приказом по предприятию из компетентных и не заинтересованных в исходе разбирательства сотрудников. Если в организации есть специальные службы, например, безопасности или внутреннего аудита, то их представители составят большинство такой комиссии. В их отсутствие такие функции на себя берет кадровая служба.

В комиссию должно входить не менее 3 человек. В приказе должны быть указаны фамилии и должности членов комиссии, цель и дата ее создания, срок ее действия (он может быть и не ограничен определенным случаем), а также полномочия, которыми она наделена. Обычно в задачи такой комиссии входит следующее.

1. Установление обстоятельств произошедшего, в том числе времени, места и способа.
2. Выявление имущества, которому нанесен или мог быть нанесен ущерб.
3. Обследование мест происшествия (при необходимости).
4. Определение стоимости нанесенного (или возможного) ущерба по расследуемому факту.
5. Установление лиц, непосредственно виновных в совершении деяния.
6. Сбор доказательств вины этих лиц и установление ее степени по каждому из них (если виновников несколько).
7. Определение причин и условий, способствующих совершению проступка.
8. Сбор и хранение документальных материалов расследования.

В компетенцию комиссии входит право требования объяснений от всех работников, подозреваемых в проступке.

Комиссия может быть создана даже в том случае, если предприятию пока не нанесено прямого ущерба, но действия работника могли привести к подобным последствиям. Комиссия может быть постоянно действующей и возобновляющей свою работу в случае необходимости.

С приказом по организации о создании комиссии необходимо ознакомить под подпись всех ее членов. Выглядеть образец приказа о проведении служебного расследования (образец) должен примерно так:

Сбор информации и доказательств

Порядок проведения служебного расследования в трудовом законодательстве прямо не определен, поэтому в каждой организации его нужно регламентировать правилами внутреннего распорядка и внутренними нормативными актами (приказами, инструкциями, положениями). То есть комиссия может получить право опрашивать сотрудников и изучать любые документы учета, если так решит руководство предприятия.

Хотя такое мероприятие и является сугубо внутренним делом каждой организации и принимать участие в нем могут исключительно ее работники и руководство, к нему можно привлекать сторонних специалистов, если это необходимо для выяснения фактов, связанных и с происшествием. Например, для определения степени опьянения и тяжести ошибки, допущенной работником при проведении исчислений по смете. Обычно это нужно в том случае, когда квалификации специалистов самой компании не хватает для того, чтобы сделать профессиональные выводы. В этом случае издается отдельный приказ по предприятию. Экспертами по договору могут выступать:

• аудиторы;
• оценщики;
• медицинские работники;
• инженеры;
• юристы;
• другие специалисты.

Кроме того, в рамках расследования можно направлять запросы в государственные органы и сторонние организации. Они обязаны предоставить необходимую информацию, если она не является тайной. Все собранные материалы должны быть приобщены к делу в качестве доказательств — так же, как и акты, справки и докладные записки, которые составляют члены комиссии в ходе расследования. Ведь любой образец служебного расследования в отношении работника, особенно если дело касается недостачи, может потребоваться для передачи в правоохранительные органы.

Объяснение работника

До окончания служебного расследования и издания приказа о применении дисциплинарного взыскания к виновным лицам у работников обязательно нужно запросить пояснение. Это предусмотрено нормами и подтверждено позицией Верховного суда РФ (п. 47 ). Форма такого объяснения может быть произвольной, так как не регламентирована трудовым законодательством. Запросить объяснительную лучше письменно. Это особенно необходимо, если ситуация имеет конфликтный характер и шансы получить объяснение не велики. Требование необходимо вручить работнику под подпись. При его отказе от подписи составляется соответствующий акт. Однако если работник откажется от дачи пояснений на основании , которая гласит, что человек не обязан свидетельствовать в отношении себя или своих близких, прямо в тексте объяснительной, такой акт можно не составлять.

На оформление объяснительной у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Если объяснение так и предоставлено, необходимо составить еще один акт — об отказе от дачи пояснений. Его должны подписать председатель комиссии и несколько ее членов (минимум 2 человека). После окончания расследования сама объяснительная записка или документ, свидетельствующий о том, что объяснение у сотрудника было запрошено, могут служить основанием для применения мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам, вплоть до увольнения.

Сроки служебного расследования и комиссионное заседание

После того как комиссия соберет и обобщит всю информацию, она должна провести заседание. На нем уполномоченные лица сообщат:

• имело ли место нарушение (причинение ущерба) и в чем оно заключалось;
• обстоятельства, время и место происшествия;
• последствия нарушения и сумму причиненного ущерба;
• причины проступка;
• степень вины каждого из обвиняемых в происшествии;
• смягчающие и отягчающие ответственность обстоятельства.

Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу () составляют 1 месяц с обнаружения факта события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

• время болезни работника;
• время пребывания работника в отпуске;
• время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.

Но в совокупности это может быть не более, чем шесть месяцев. По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

Образец акта о проведении служебного расследования: как составить

Результаты работы комиссии должны быть отражены в специальном акте, подводящем итоги расследования. В частности, из этого документа должно быть понятно:

• виновные действия, совершенные работником;
• обстоятельства совершения таких действий;
• вид и сумма причиненного ущерба;
• степень вины сотрудника;
• возможная мера наказания для виновного лица;
• предложения по недопущению подобных ситуаций в дальнейшем.

Акт должны подписать все члены комиссии. Если кто-то из членов комиссии имеет особое мнение о случившемся, он не может отказаться от подписания акта. Однако он имеет право составить отдельный документ с изложением своей позиции и приложить его к материалам.

Если для того, чтобы установить объем и сумму нанесенного материального ущерба, была проведена инвентаризация, ее опись следует приложить к документам служебного расследования. Документы сторонних учреждений и организаций, имеющие отношение к делу (судебные решения, акты проверки протоколы и т.п.), также можно приложить к акту и сослаться на них в тексте.

Образец заключения служебного расследования должен выглядеть так:

Работника, в отношении которого проводилось служебное расследование, нужно ознакомить со всеми результатами в отношении него самого под подпись. Если расследование проводилось в отношении нескольких лиц, их нужно знакомить с материалами по отдельности, учитывая охрану персональных данных.