1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 3.7. Вести прием посетителей. 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO). 4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. Генеральный директор ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) Юрисконсульт ________________ __________________________ (подпись) (Фамилия, и.о.) "__"_________ 199_ г. КОММЕНТАРИИ: ------------ Должностная инструкция - документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт - это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.
Обязанности референта - подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность - секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.
Референт - это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.
Функции современных секретарей-референтов - делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.
Личные качества
Немаловажные качества - коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя - значит поставить пятно на его репутации и самой организации.
Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.
Образование (Что надо знать?)
Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно.
Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах. Но на работу все-таки берут с образованием и лучше с высшим.
Место работы и карьера
Профессия очень массовая. Специалисты требуются в любых офисных организациях. Профессия секретарь-референт - отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками - все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера.
Где учиться?
| Вузы по специальности | Специальность | Формы обучения |
Стоимость за год (рубли) |
Проходной балл балл (2016 г.) |
Институт истории и политических наук |
Очная (4 года) |
96 620 |
||
Факультет документальных коммуникаций и туризма |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (7 мест) |
|
Магнитогорский государственный университет |
||||
Факультет педагогического образования и сервисных технологий |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (13 мест) |
|
Исторический факультет |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (12 мест) |
|
Факультет Евразии и Востока |
Зарубежное регионоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (4 места) |
|
Институт лингвистики и международных коммуникаций |
Зарубежное регионоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (8 мест) |
|
Уральский гуманитарный институт |
Документоведение и архивоведение |
Очная (4 года) |
бесплатно (14 мест) |
|
| Колледжи и техникумы по специальности | Специальность | Прием на базе |
Прием на базе |
Стоимость за год (рубли) |
||
Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.
Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.
Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.
Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта
.
Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:
1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.
2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.
3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.
4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.
Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.
Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:
Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.
Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.
Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.
Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).
Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.
Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта
І. Общие положения
1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.
3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.
4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
5. Секретарь-референт должен знать:
- правила работы с документами;
- иностранный язык;
- нормы делового этикета;
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
- основы гражданского, трудового законодательства.
6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Уставом организации;
- приказами и распоряжениями руководства;
- правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта
Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:
1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.
2. Ведет прием посетителей.
3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.
4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.
5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.
6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.
7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.
8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.
9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.
ІІІ. Права
Секретарь-референт имеет право:
1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.
3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.
4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.
5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.
6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.
7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.
ІV. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.
3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.
4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.
5. Нарушение положений руководящих документов организации.
6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.
7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.
8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового общения и этикета.