В крупных организациях отслеживание потока документооборота – целая отдельная сфера деятельности. Учет и контроль исполнения документов – важный этап, иначе теряется смысл подготовки и издания какого-либо акта. Исполнением и снятием с контроля заканчивается «жизнь» документа в компании.

Из статьи вы узнаете:

По тому, насколько быстро, своевременно, качественно, технологично исполняются издаваемые в организации акты и внутренние документы, производится оценка деятельности как отдельных сотрудников, так и целых подразделений. Это один из важнейших критериев оценки эффективности. Показательно также, насколько качественно исполняются входящие документы, отписанные руководством.

Методы контроля исполнения документов

Контроль осуществляется в несколько этапов:

Постановка на контроль

Проверка фата доведения документа до конкретного исполнителя

Предварительная проверка хода исполнения документа

Снятие с контроля

Анализ и итоги.

Методов контроля несколько. Любой из методов должен включать в себя вышеуказанные этапы. Контролировать дисциплину, связанную с выполнением актов, можно несколькими методами, например:

четкая фиксация всех заданий, поручений, необходимых к выполнению работ (для удобства отслеживания и контроля);

фиксация информации, получил ли сотрудник документ к исполнению, понял ли он требования, сроки и суть предстоящей работы;

отслеживание фактов передачи документа от одного сотрудника к другому (такие ситуации нередки, например, когда сотрудник, в работе которого находится акт, заболевает, уходит в отпуск, загружается более важной работой и т.д.) и изменение сроков исполнения;

напоминаниями о сроках и важности исполнения;

работа с аналитическими данными о состоянии исполнительской дисциплины в целом по подразделениям, по организации.

Технологии контроля исполнения документов

Каждая организация самостоятельно определяет, каким образом ей удобнее контролировать исполнительскую дисциплину. Если в небольшой компании учет и контроль исполнения документов может вестись вручную в специальных журналах, то в крупных организациях эти процессы автоматизированы. Существует множество программных продуктов, с помощью которых каждый документ ставится на контроль с указанием конкретного сотрудника, отвечающего за его сопровождение, отслеживается срок его исполнения, согласования, передача от одного сотрудника к другому производится в электронном виде, снятие с контроля тоже происходит с помощью программы. Это очень удобно, позволяет экономить время и ресурсы сотрудника, прозрачный процесс согласования доступен сразу для нескольких работников, что позволяет экономить время, проекты ответов также могут согласовываться одновременно, отсутствуют траты на распечатывание бумаг. Даже напоминания об истекающих сроках производятся автоматически и в такой форме, когда сотруднику сложно их не заметить.

Соответственно, формирование различных справок, аналитических подборок и сводок производится без привлечения работников, не требует больших трудозатрат.

Для организаций, ведущих учет вручную, разрабатываются различные журналы учета. Например, они могут выглядеть так:

Утвержденных форм журналов нет, поэтому компания формирует их исходя из своих потребностей и поставленных задач.

Следит за исполнением документов, как правило, секретарь, референт, делопроизводитель – сотрудник, в функциональные обязанности которого входит регистрация документации. Однако может быть и другая ситуация – когда контроль за исполнением документов децентрализуется и возлагается на руководителя подразделения. Тогда в его функции входит соблюдение всех этапов контроля теми методами, которые приняты в конкретной компании.

Таким образом, учет и контроль исполнения документов – важная составляющая делопроизводства в любой организации – бюджетной, государственной, частной, независимо от сферы деятельности.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Организация контроля исполнения документов

С одержание

Введение 3
5
8
11
Заключение 13
Список литературы 15

Введение

Актуальность выбранной тематики работы обусловлена тем фактом, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля исполнения документов, связана с быстрым ростом компании, когда важно сохранить контроль над процессами. На внедрение системы контроля исполнения компанию часто подталкивают постоянные задержки в исполнении распоряжений руководителя или заявок клиентов, причем выяснить, а тем более, исключить причину задержек бывает непросто.

Автоматизация контроля исполнения поручений приводит не только к повышению исполнительской дисциплины в компании, но и к появлению возможности для руководителя проанализировать причины невыполнения управленческих решений или заявок клиентов. В случае большого количества дисциплинарных причин руководитель получает на экране компьютера основание для принятия соответствующих мер. В случае большого количества объективных причин, связанных с нарушениями в работе поставщиков, дилеров или других партнеров, а также с колебаниями рыночной конъюнктуры, руководитель получает материал для анализа регулярности того или иного типа нарушений, выяснения причин и принятия соответствующих управленческих решений.

Вышеназванные обстоятельства вызывают необходимость их дальнейшего глубокого и всестороннего рассмотрения, изучения и анализа. Проблемы контроля исполнения документов на предприятии, существующие в современной организации, требуют тщательного исследования.

Целью работы является проведение анализа организации контроля исполнения документов на предприятии.

Постановка цели исследования обусловила необходимость решения следующих взаимосвязанных задач:

- рассмотреть понятие, значение и организация контроля исполнения документов;

- изучить формы контроля за исполнением документов;

- проанализировать виды контроля исполнения документов;

- проанализировать этапы постановка документов на контроль; ход проверки своевременности доведения документов до исполнителей; процесс снятия документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов.

1. Понятие, значение и организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников .

В контроле исполнения документов можно выделить:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов» .

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины .

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение результатов контроля исполнения документов .

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на ко н троль , совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) .

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом .

2. Формы контроля за исполнением документов

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:

ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);

автоматизированная система контроля исполнения документов .

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.

При ведении контроля за исполнением документов с помощью срок о вой картотеки , то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

лицевая сторона

оборотная сторона

Рисунок 1 - Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.

В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.

Необходимо отметить, что функция контроля за исполнением документов присутствует в каждой автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ). Так например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «ДЕЛО», позволяет автоматизировать контроль за исполнением документов. В данной системе на контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. Регистрационная карточка контрольного документа и сама резолюция выделяются соответствующим визуальным признаком. При этом для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система позволяет автоматически формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Кроме этого «ДЕЛО-Предприятие» позволяет автоматически отправлять документы исполнителям, а интерфейс в этой части построен на базе традиционных понятий таким образом, чтобы пользователю было предельно понятно, с какими документами он работает и на какой стадии исполнения они находятся. Документы на «рабочем столе» группируются в папки «Поступившие», «На исполнении», «На контроле» и др.

С полным описанием функциональных возможностей системы «ДЕЛО-Предприятие» можно ознакомиться, нажав по ссылке с названием программного продукта.

3. Этапы и виды контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

постановка документов на контроль;

проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

снятие документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов .

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет ко н троль за исполнением документа , относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей .

Заключение

Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Список литературы

1. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28

4. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2005

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004

8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, «Альфа», 2003.

10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2004

11. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2003

12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 2003

13. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Дело, 2003

Подобные документы

Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.

курсовая работа , добавлен 14.05.2011

Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.

курсовая работа , добавлен 26.02.2009

Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.

реферат , добавлен 25.11.2016

Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

контрольная работа , добавлен 08.04.2013

Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа , добавлен 09.12.2012

Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.

контрольная работа , добавлен 24.04.2014

Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2011

Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.

курсовая работа , добавлен 11.02.2012

Сущности, роль и значение контроля, его особенности осуществления в России и за рубежом. Основные черты и поведенческие аспекты контроля. Определение современных тенденций развития контроля исполнения, факторы эффективности и системы поиска информации.

курсовая работа , добавлен 18.11.2014

Организация выполнения принятых решений. Значение, функции и виды контроля. Методы контроля и механизм его осуществления. Контроль за качеством управленческого решения. Социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений.

Контроль исполнения документов

Основная часть поступивших документов (около 80 %) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату» . В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии.

Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются секретарям (в секретариаты) руководителей. Экземпляры РКК на документ помещаются в справочную и рабочие картотеки сотрудника группы регистрации канцелярии и секретаря. Если в документе имеется ссылка на более ранние документы, секретарь или помощник руководителя находят их и передают руководителю вместе с поступившим документом. Помощники могут также предварительно готовить варианты проектов решения по документу, подбирать необходимые материалы, консультироваться с ведущими специалистами отрасли.

Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления документов в учреждение. Решение по сложным документам принимается в течение более длительного времени, но в срок не свыше 2 дней. Решение руководителя по документу отражается в резолюции .

Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем, а не помощником или секретарем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в канцелярию для регистрации и направления на исполнение.

Срочные особо важные документы рекомендуется передавать руководителю до регистрации . Предварительно с ними могут быть ознакомлены соответствующие специалисты.

После рассмотрения руководителем документы возвращаются в канцелярию для переноса в экземпляры РКК резолюции и внесения отметки о направлении дальнейшего движения документа. По завершении этой операции документ с одним экземпляром РКК направляется в структурное подразделение на исполнение.

Документы, с которыми должны работать несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно (в копиях). Оригинал документа передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий и поручений по документу.

В целях избежания возвратного перемещения документа от руководителя в канцелярию внесение в РКК указанных записей и передачу документа на исполнение может выполнять секретарь руководителя.

В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов руководителем. Однако документы, полученные из канцелярии, повторно не регистрируются. Факт их поступления фиксируется включением поступившей вместе с документом РКК в справочно-контрольную картотеку подразделения. После рассмотрения руководителем документы передаются специалистам. В РКК записывается резолюция и делается отметка о передаче документа.

Перемещение документа между руководителями, структурными подразделениями и специалистами осуществляется через документационную службу и с экземпляром РКК, который в период работы с документом хранится в соответствующей картотеке. Все перемещения обязательно отражаются в РКК. По документам, зарегистрированным в канцелярии, эта информация сообщается в группу регистрации канцелярии для внесения ее в экземпляр РКК, хранящийся в справочной картотеке. Передача документов без информирования об этом документационной службы не допускается.

Этап исполнения документов (документирования управленческих решений и действий) является единым звеном в технологических схемах обработки и движения поступивших и отправляемых или внутренних документов. В обработке поступивших документов это завершающий этап, для отправляемых и внутренних документов - начальный этап обработки и движения.

Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:

·исполнение документов (составление ответного или инициативного документа, его машинописное изготовление, согласование, визирование, подписание и утверждение);

·регистрация;

·экспедиционная обработка - для отправляемых документов;

·передача на рассмотрение, принятие решения и исполнение - для внутренних документов.

Составление ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.

Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.

Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.

Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.

Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для использования в работе (нормативные, инструктивные и др.), информирования по основным вопросам деятельности, обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы. Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план; Ознакомлен (дата, подпись ).

Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам. Содержание решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону. Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов. При необходимости письменного подтверждения устного сообщения учреждению возвращается поступивший от него документ с заверенной печатью резолюцией руководителя или решением (справкой) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом. документ канцелярия перемещение исполнение

Проект документа согласовывается составившим его специалистом с руководителями заинтересованных структурных подразделений, в отдельных случаях - с юридической службой, общественными организациями или другими учреждениями. Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.

Затем согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания .

Руководитель учреждения подписывает наиболее важные документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом. Основную массу документов подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений. Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.

После подписания отправляемые и внутренние документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему). Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы - секретарем структурного подразделения. Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет правильность оформления документа, наличие подписи необходимого уровня, виз, приложений, всех экземпляров документа и материалов, использовавшихся при его составлении, в том числе поступившего документа со всеми приложениями и отметкой об исполнении. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.

Регистрационный номер (индекс) инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ. Индекс распорядительных документов, протоколов и актов состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре. Все прочие документы, не отправляемые за пределы учреждения, порядкового номера не имеют, им присваивается индекс дела по номенклатуре. Индекс документа проставляется в бланках и РКК.

Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.

На инициативные отправляемые документы и внутренние документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов. Карточки на распорядительные документы могут формировать тематические (кодификационные) картотеки.

После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист - составитель документа указывает вид отправления (заказное письмо, нарочным и т.д.). Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения - курьерами. Докладные записки, справки и другие подобные документы передаются адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Дальнейшая работа с документами, не отправляемыми за пределы учреждения (внутренними документами), соответствует технологии обработки и движения поступивших документов. При передаче этих документов они комплектуются экземплярами РКК, что позволяет исключить их повторную регистрацию в документационной службе структурных подразделений.

Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях - секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. В экспедиции выполняются следующие операции по обработке отправляемой корреспонденции:

·проверка комплектности и правильности оформления документов,

·сортировка их по адресатам,

·написание на конверте почтового адреса и наименования адресата,

·фальцевание (складывание) листов,

·конвертование,

·проставление знака почтовой оплаты и штампа учреждения,

·заклеивание конвертов,

·составление реестров на заказную и ценную корреспонденцию

·передача корреспонденции в почтовое отделение.

Документы, направляемые одному адресату, отправляются в одном конверте.

Таким образом, документооборот как процесс сложной и многоэтапной обработки и движения документов (документной информации), обеспечивает решение управленческих задач и функционирование органов управления.

Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль за своевременным и фактическим выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документах, предложений, заявлений и жалоб граждан.

Виды контроля

Существует два вида контроля за исполнением документов:

·контроль по существу решения вопроса,

·контроль за сроками исполнения задания.

Контроль исполнения документа по существу затронутых в нем вопросов осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений, а также уполномоченные ими лица, например, помощники (референты) руководителей, кураторы и т.п. Руководители всех рангов и специалисты несут ответственность за правильное и своевременное принятие решений по всем вопросам, поставленным в документе, фактическое и полное выполнение этих решений.

Контроль за сроками фактического исполнения (сроковый контроль ) всех категорий организационно-распорядительных документов сосредоточивается в документационной службе учреждения и ведется в канцелярии сотрудниками группы контроля, инспекции при руководителе, секретариата, отдела писем (жалоб) граждан, в структурных подразделениях - секретарями, инспекторами или лицами, ответственными за обработку документов. Сроковый контроль исполнения документов, относящимся к другим системам документации (плановой, снабженческой и т.д.) возлагается на технических работников соответствующих функциональных структурных подразделений.

Задачи срокового контроля

Основными задачами системы срокового контроля исполнения документов являются следующие:

·фиксировать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить их до окончания исполнения;

·корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении сроков исполнения, состава специалистов, работающих с документом, и движении документа в процессе работы с ним;

·информировать руководителей, специалистов и сотрудников документационной службы о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск сведений о документах по запросам;

·напоминать руководителям, специалистам и контролирующим подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

·фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

·анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Главными функциями, выполняемыми документационной службой в процессе контроля за сроками исполнения документов, являются ведение

·предупредительного (текущего) контроля и

·последующего (итогового) контроля.

Предупредительный (текущий) контроль имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования специалисту, руководству структурного подразделения и учреждения о приближении срока окончания исполнения и необходимости завершения работы по документу или поручению.

Последующий (итоговый) контроль проводится документационной службой периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины в структурных подразделениях. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения контролируемых документов. Последующий контроль в обязательном сочетании с контролем предупредительным является эффективным средством повышения дисциплины служащих, стимулирующим фактором роста их трудовой активности. Ведение в учреждении только последующего контроля исполнения документов не допускается.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов. При централизованной регистрации документов функции контроля также выполняются централизованно.

Деценетрализованная регистрация осложняет контроль исполнения документов, так как функции контроля осуществляются в множестве пунктов регистрации документов. Документы, зарегистрированные в канцелярии учреждения, контролируются на двух уровнях: в контрольном подразделении канцелярии и секретарями в структурных подразделениях.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения и/или выполнения определенных управленческих действий, составления ответных и других документов, внесения изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

Учитывая низкий уровень исполнительской дисциплины в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и поручения. Обязательному контролю исполнения подлежат предложения, заявления и жалобы граждан, запросы депутатов и решения заседаний совета и собраний трудового коллектива. Контролируется также процесс и сроки ознакомления руководителей и специалистов с документами, присланными для использования в работе (приказами, инструктивными письмами и т.п.).

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения или предоставления закрепляется в специальном перечне, включаемом в приложении к инструкции по документационному обеспечению деятельности учреждения, и в табеле документов. По указанию руководства учреждения или структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень, отдельные пункты документа, устные и письменные поручения руководства.

Типовые сроки исполнения устанавливаются актами высших органов государственной власти и государственного управления страны, субъектов федерации, центральных, функциональных и отраслевых органов управления. Для документов, не указанных в перечне контролируемых документов, сроки исполнения не должны превышать 10 дней. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов срок исполнения устанавливается отдельно в каждом пункте - по заданиям и поручениям.

Индивидуальный срок исполнения документа определяет руководитель и фиксирует его в резолюции. Однако этот срок не должен быть больше типового для данной категории документа. Сложные задания, требующие длительных сроков исполнения, делятся на этапы выполнения с целью проверки исполнения каждого этапа.

Продление типовых и индивидуальных сроков исполнения для всех категорий и видов документов допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Продление срока необходимо письменно оформить сразу же после получения документа структурным подразделением или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если в процессе работы над документом выявляются причины, препятствующие соблюдению указанного срока. Продление срока исполнения является исключительным событием и должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами. При продлении срока решается вопрос о необходимых изменениях в содержании задания и составе специалистов.

Выполнение контрольных операций организуется таким образом, чтобы в любой момент руководители, специалисты и документационная служба имели достоверную и полную информацию о ходе исполнения каждого документа.

Этапы контроля исполнения документов

В технологическом процессе контроля исполнения документов выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа:

постановка документов на контроль;
ведение контроля;
снятие документов с контроля;
анализ исполнительской дисциплины учреждения.

1. Этап постановки документов на контроль включает в себя:

·выявление документов, требующих контроля за сроками исполнения;

·заполнение на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки (раздела);

·контроль сроков нахождения документов на рассмотрении у руководства; внесение в РКК резолюции и передача документа в подразделение, специалисту;

·помещение РКК в контрольные картотеки (разделы) канцелярии и структурного подразделения.

Выявление контролируемых документов производится в документационной службе при их предварительном рассмотрении. Основным критерием отбора является содержание документа. При этом документационная служба руководствуется перечнем документов, требующих обязательного контроля. Часто состав отобранных контролируемых документов уточняется в процессе рассмотрения документов руководством учреждения или подразделения. Необходимость контроля за сроками получения ответов на инициативные отправляемые документы определяется при их подписании.

Начало цикла контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступивших, внутренних и отправляемых инициативных документов. Документы, поставленные на контроль при рассмотрении руководством, обеспечиваются дополнительным экземпляром РКК в процессе переноса в РКК резолюции. При контроле исполнения сложных документов (например, приказов, планов, заключений и т.д.), содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими структурными подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, в документационной службе заполняются дополнительные комплекты РКК на каждое задание (поручение). Комплекты РКК заполняются также в тех случаях, когда контролируется исполнение устного поручения руководства, при возвращении к документу, ранее считавшемуся исполненным, и в других аналогичных случаях.

Систематизированный массив дополнительных экземпляров РКК на контролируемые документы образует контрольную картотеку канцелярии и контрольные разделы картотек в структурных подразделениях. Справочные картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан имеют самостоятельный контрольный раздел.

Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека (раздел) формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений:

·для карточек на просроченные документы и

·для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок.

РКК располагаются по ячейкам картотеки в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение. При большом объеме контролируемых документов и значительном количетсве структурных подразделений контрольная картотека канцелярии для удобства строится по подразделениям или группам корреспондентов, а внутри - по срокам исполнения документов. Часто в картотеке выделяются рубрики на поступившие, отправленные и внутренние документы.

В конце каждого месяца, но не позднее чем за 2-3 дня до его окончания, в основной массив картотеки из дополнительного отделения переставляются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц.

Специалистам, занятым исполнением документов, не рекомендуется формировать свои контрольные картотеки, так как сопровождающие этот процесс технические операции отнимают значительное дополнительное время. Планирование работы и самоконтроль более правильно организовывать на основе рациональной систематизации документов в соответствии с их важностью и срочностью. Для этого может эффективно использоваться подвесное хранение документов в рабочем столе специалиста.

В целях снижения трудоемкости контрольной работы в структурных подразделениях в некрупных учреждениях контроль за исполнением внутренних документов и получением ответа на инициативные отправленные документы следует осуществлять не с помощью РКК, а путем размещения копий документов в специальной папке-регистраторе по срокам исполнения и предполагаемым датам получения ответов.

2. Этап ведения контроля заключается в выполнении ряда операций по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. К этим операциям относятся:

·внесение в РКК отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста другому;

·устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня), внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» РКК;

·составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде);

·регулярное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

·внесение в РКК отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава работающих над документом специалистов, содержания задания и т.п., перестановка РКК в картотеке;

·выдача оперативной информации о контролируемых документах по запросам руководителей и специалистов.

Данные операции выполняются одновременно канцелярией учреждения и секретарями структурных подразделений. Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение.

3. Этап снятия документа с контроля состоит из следующих операций:

·принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения документационной службе;

·внесение отметки об исполнении документа в РКК;

·информирование канцелярии учреждения об исполнении документа, находившегося на централизованном контроле;

·перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;

·подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководителя, сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесенного изменения в плановые и иные документы). Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания подготовленного отправляемого ответного или внутреннего документа.

Операции по снятию документа с контроля начинаются в структурном подразделении. Отметка об исполнении документа переносится секретарем из контролируемого документа в соответствующую зону РКК. Снимать документ с контроля без правильно оформленной отметки об исполнении не допускается. При централизованном контроле исполнения документов в учреждении секретарь направляет оформленную карточку или по телефону сообщает о факте исполнения в канцелярию для снятия документа с контроля.

Освобождающийся после снятия документа с контроля экземпляр РКК должен использоваться для формирования вспомогательного справочного раздела, облегчающего многоаспектный поиск информации об исполненных документах.

4. Этап анализа исполнительской дисциплины делится на операции:

·составление итоговых перечней, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;

·передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству учреждения;

·выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в учреждении.

Документационная служба учреждения и структурных подразделений обязана регулярно вести анализ состояния исполнения документов, Гласное демократическое обсуждение результатов анализа исполнительской дисциплины должно стать важным критерием при определении степени морального и материального поощрения всех работников аппарата управления и действенной преградой на пути бюрократизации управленческого процесса.

Литература

1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

2.Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998 - 137 с.

Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.

8.Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005 - 336 с.

9.Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.

10.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.

Изучение деятельности органов контроля за исполнением распорядительных документов, оценка эффективности процесса доведения постановлений и распоряжений до реального исполнения, анализ правовых норм, регулирующих данный вопрос, выявление их...

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме.

В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.

Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом.

Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания.

Вывод

Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил.

После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ.

Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты.

Исправление срока задним числом не допускается.

Глава 4

Анализ организации контроля исполнения документов в Отделении - НБ Республика Тыва

4.1Принципы и методы организации контроля.

Основными задачами контроля исполнения являются:

Обеспечения выполнения поручений Председателя Центрального банка РФ и его заместителей, писем и запросов подразделений центрального аппарата банка России запросов представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

Обеспечение руководства учреждения Банка Россииоперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;

Обеспечения соблюдения установленного порядка работы с документами и управленческих процедур в Банке России.

Все служащие учреждений системы Банка России обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленных на контроль.

Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляются руководители структурных подразделений.

Организация контроля исполнения возлагается на руководство учреждения системы Банка России и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения поручений возлагается на несколько работников службы ДОУ.

Служба ДОУ оказывает методическую и практическую помощь в организации этой работы.

Служба ДОУ в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, а так же сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении.

Контроль исполнения документов включает:

Постановку документа на контроль;

Доведения документа (поручений) до исполнителя;

Проверка хода исполнения;

Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководство о составлении исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение.

В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

После рассмотрения руководителем документ передается в службу ДОУ.

Работники службы ДОУ исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

В учреждении системы Банка России контроль исполнения поручений осуществляется с использованием САДД ТУ, а в случае отсутствия САДД ТУ по регистрационно-контрольным карточкам и журналам регистрации.

Служба ДОУ ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащих в них заданий и представленных в них заданий и представления сотруднику, осуществляющий контроль, материалов, подтверждающих исполнение, внесения информации в поле «ОТЧЕТ» САДД ТУ.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Отчёт об исполнении должен содержать информацию:

Кому направлен ответ,

Дата и номер документа ответа,

Кем пописан, фамилия исполнителя,

Если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

При регистрации в САДД ТУ исходящих документов, подготовленных во исполнение контрольных документов, в регистрационную карточку, пользуясь классификатором САДД ТУ « СВЯЗКУ» вводится соответствующая ссылка.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указаниюруководителя на исполнение другому сотруднику соответствующей отметкой в учетных формах.

После исполнения документ направляется в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

■ При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

1. Автор (корреспондент)	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

■ При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя , поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

■ В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

Задания последующих лет – не реже одного раза в год;

Задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

Задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

■ После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

Отметку "В дело";

Номер дела, в котором будет храниться документ;

Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

■ Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

■ Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________