Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
____________________________________________________________________________________________________________________________________
1 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Размещено на http://allbest.ru/
Несмотря на огромные миллиарды миллиардов инвестиций в инициативы в области безопасности, документы, связанные с риском, постоянно находят свой выход из организаций. Другие решения для обеспечения безопасности документов терпят неудачу, поскольку они имеют опасные побочные эффекты и препятствуют им в реализации огромных барьеров. Текущие решения обычно следуют трем ограниченным подходам: «Преобразование, Контейнер или Контроль» - преобразование, обнимание или проверка. Ни один из этих подходов не был успешным.
Самые умные решения по управлению рисками. Эта уникальная возможность позволяет прагматично и эффективно управлять рисками. Гигиена повышает производительность, информацию и прием пользователей. Программные решения, которые ограничивают или препятствуют доступу к документам без какой-либо гибкости и не предоставляют пользователю способ изменения параметров безопасности, обязательно приводят к прерываниям в бизнес-процессе и разочарованию пользователя. Однако эти решения полностью контролируются, и пользователь информируется о возможных рисках и предупреждается.
Федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ»
Специальность 03472 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
Контроль исполнения документов
Мулькова Р.К.
Руководитель Е.Н.Зуева
Эта архитектура обеспечивает безопасность как для конечных пользователей, так и для сети, и может управляться централизованно, контролироваться и масштабироваться. Как вы можете доказать, что документ действительно то, чем он кажется? - Мы предлагаем два решения, которые, с одной стороны, подтверждают подлинность ваших документов, но они также могут сразу обнаруживать манипуляции.
Поддельные подписи
Наши программные решения позволяют вам подписывать документы, хранящиеся в ветряной мельнице. Документы могут быть подписаны с помощью электронной почты через вкладку так называемых подписей, которая интегрирована в диалог свойств файла в дополнение к вкладкам, зависящим от ветра. Существующие подписи также доступны через этот регистр. Пользователи могут в любое время проверить подпись хранимого документа на правильность и достоверность через приложение подписи. Текущее состояние сигнатуры может быть определено в любое время с помощью тестовой команды.
Пермь, 2013
Введение
1. Документы, подлежащие контролю
2. Сроки исполнения документов
3. Формы контроля
4. Автоматизированный контроль за исполнением документов
Список источников и литературы
Введение
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
Действия подписи могут выполняться выборочно как для одного документа, так и для нескольких документов. Кроме того, каждое действие подписи вводится в истории ветровых документов. Это ведение журнала обеспечивает полный контроль над всеми процессами подписи. Это решение позволяет сразу распознать манипуляции с архивированными документами. Приложение использует специальные механизмы безопасности, такие как цифровые метки времени, контрольные суммы и журналы.
Это немедленно предоставляет любые изменения данных.
- Защита от манипуляций с помощью электронных подписей.
- Удобное управление сигнатурами, в том числе несколькими сигналами.
- Без контроля над всеми действиями подписи.
- Выданные механизмы безопасности также для архива ветрового стекла.
- Соблюдение требований законодательства.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.
Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, - один из важнейших.
Инспектор должен быть указан специальной лицензией на момент инспекции. Компания должна уведомить муниципалитет в письменной форме о проведении инспекции не позднее, чем за 15 рабочих дней до запланированной даты проверки. В этом уведомлении указывается предмет проверки, приглашение представить все документированные документы в соответствии с требованиями Контракта. Дата проверки может быть скорректирована по телефону. Проверка должна проводиться в фиксированную или согласованную дату. Обширные проверки могут быть распространены в течение нескольких дней.
· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
· обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
Во время проверки расписание может быть адаптировано к конкретной ситуации. На основании проведенной проверки был составлен и подписан обеими сторонами отчет об исполнении инспекции. Инспектор проводит оценку, основанную на фактах и критериях, которые были определены, что должно соответствовать цели и целям контроля.
Общее истинное отслеживание текущего состояния во время инспекции в конкретном муниципалитете на основе контрактных критериев за отчетный период. Окончательная оценка контроля - инспектор оценивает выполнение Контракта в зависимости от степени невыполнения договорных требований, о чем свидетельствует объективное доказательство за контролируемый период, в результате чего.
· выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
1. Документы, подлежащие контролю
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
Документы вышестоящих органов;
Распорядительные документы данной организации;
Важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.
Контракт не нарушен - выполнение контрактных требований во всех пунктах договора. Контракт нарушен - диспетчер укажет способ и причины нарушения договора. Нарушением договора считается. Если в ходе проверки требуемые документы и документы, вытекающие из исполнения контракта, не были представлены инспектору вместо муниципалитетов, инспектор налагает дополнительный срок для муниципалитета для предоставления всех необходимых фактов. Контроль может быть закрыт только в том случае, если муниципалитет предоставит необходимые материалы на дату истечения срока действия.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространённая практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Указанный дополнительный период должен быть указан в Протоколе контроллером. Заявление уполномоченного представителя муниципалитета о том, как проводить инспекцию. Дата инспекции и подпись уполномоченного представителя муниципалитета и уполномоченного инспектора.
В случае нарушения контракта компания предоставляет корректирующие или превентивные меры через соответствующего регионального менеджера. К числу мер по исправлению положения относятся, в частности, погашение необоснованных платежей и т.д. Завершая Поправку, муниципалитет не освобождает правдивость данных, предоставленных перевозчиком.
Контроль за исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
· постановку документов на контроль;
· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
· снятие документов с контроля;
· учёт и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Подписание соглашения о совместном финансировании. Если в результате вашей оценки ваше приложение будет квалифицировано для поддержки, вы получите грантовое соглашение на основе шаблона, подготовленного Управляющим органом. Процедура его подписания начинается с получения официального письма, подтверждающего поддержку проекта. Он также содержит информацию о документах, необходимых для подписания контракта и даты, когда вам необходимо заполнить необходимые документы. Список документов может различаться в зависимости от того, какой проект вы реализуете, и какого рода сущность вы представляете.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Необходимая база в большинстве случаев. Документы регистрации компании, копия договора банковского счета, действующие сертификаты неплатежа с публичной дебиторской задолженностью, документы, подтверждающие создание обеспечения для надлежащего исполнения контракта. Грантовое соглашение описывает обязательства и полномочия, график проекта и его бюджет. Предметом является реализация предлагаемого проекта в соответствии с заявлением о софинансировании, которое станет приложением к контракту. Любые возможные изменения в контракте потребуют одобрения спонсора, то есть того, с которым вы подписали грантовое соглашение.
Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.
2 . Сроки исполнения документов
Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.
При выполнении проекта вы должны помнить, что не каждая проектная стоимость может быть профинансирована. Отдельным программам и типам субсидий присваивается каталог так называемых. приемлемые расходы. Вы будете знакомы с ним на стадии написания заявки на грант. Только расходы из этого каталога подлежат субсидиям. Другие расходы, которые вы понесете из своих собственных ресурсов.
Приемлемость расходов определяется не только соблюдением каталога приемлемых затрат. На вводном этапе - оценка заявки - также проверяется. Независимо от того, соответствуют ли расходы оперативной программе, необходимы ли расходы для реализации проекта или эффективны ли расходы. Положительная оценка заявки и предоставление финансирования для реализации проекта не означает, что все расходы, которые вы будете подавать на возмещение, будут иметь право на софинансирование. Во время реализации проекта дополнительная проверка подчиняется.
Типовые сроки установлены в указах Президента РФ, законах РФ, правительственных нормативных актах. Например:
1. для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан,
2. депутатских запросов;
3. для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные;
4. для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Были ли фактически произведены расходы, были ли расходы включены в форму заявки, прилагаемую к соглашению о гранте, независимо от того, были ли расходы понесены в соответствии с применимым Сообществом и национальным законодательством, уместность расходов на проект, эффективность понесенных расходов, способ документирования расходов. Финансирование вашего проекта означает, что вы используете государственные деньги для создания проекта. Это имеет последствия для выбора поставщиков товаров и услуг. Принимая грант, вы соглашаетесь оплачивать все расходы в соответствии с принципом честной конкуренции, эффективности, открытости и прозрачности и прилагать все усилия, чтобы избежать конфликта интересов.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах. Например:
1. о предоставлении статистической и финансовой отчётности,
2. о сроках предъявления претензий по качеству продукции,
3. по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.
В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Субъекты, юридически обязанные применять закон о государственных закупках, выбирают поставщиков в соответствии с этими положениями. Однако, если вы являетесь частным предпринимателем или представляете другое лицо, которое не обязано применять закон о публичных закупках ежедневно, вам необходимо внести некоторые изменения в свой способ совершения покупок.
Аудит сопровождается реализацией каждого проекта, который получил поддержку из фондов ЕС. Он является обязательным во время или после его завершения, до окончательного расчета. Это также может происходить в течение срока годности. Ваш проект будет проходить следующие проверки, проводимые в основном учреждением, с которым вы подписали грантовое соглашение.
В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа -- 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок.
Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения -- 1 месяц 15 дней.
3. В резолюции указан срок исполнения. Например:
Г.В. Иванову
Дать информацию в течение 3-х дней.
Подпись руководителя
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закреплённой в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
3. Формы контроля
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
· ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
· автоматизированная система контроля исполнения документов.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки , то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продлённый срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки.
Левая сторона
Оборотная сторона
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
4. Автоматизированный кон троль за исполнением документов
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , который ведётся с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчёты. Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле -- специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, ещё не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
Для получения определённого вида справки (отчёта) в меню программы выбирается соответствующий тип отчёта, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода.
Полученный отчёт выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчётов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчёты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
автоматизация документооборот контроль типовой
Название подразделения
В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или равен текущей дате.
Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений -- по исполнителям. Такая справка даёт представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определённый период времени.
Пример формы справки о документах за исполнителями:
Отчёт об общем количестве документов за исполнителями:
Название подразделения
Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
Список источников и литературы
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]. - Введ. 1988-05-25. - М. : Главархив СССР, 1991
2. ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - Введ. 1998-02-27. - М. : ИПК Изд-во стандартов, 1998
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2003-03-03. - М. : ИПК Изд-во стандартов, 2003
4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа , добавлен 14.05.2011
Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат , добавлен 25.11.2016
Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.
контрольная работа , добавлен 24.04.2014
Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.
курсовая работа , добавлен 08.11.2013
Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике , добавлен 16.12.2015
Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.
курсовая работа , добавлен 11.02.2012
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат , добавлен 11.12.2010
Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства в 1974 году.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения и включенные в соответствующий перечень, ежегодно утверждаемый руководителем предприятия.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.
Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений. Поэтому глубокое изучение контрольной деятельности является весьма актуальным.
Объект исследования - Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10.
Предмет исследования - контроль за исполнением документов.
Цель исследования - изучение организации контроля за исполнением документов.
Задачи работы:
Исследовать основные принципы организации контроля исполнения документов
Изучить формы контроля исполнения документов
Рассмотреть сроки исполнения документов
Провести анализ организации контроля исполнения документов на примере МКОУ СОШ № 10
В курсовой работе используются следующие методы исследования:
Анализ литературы
Анализ нормативно-правовой документации по теме «Контроль исполнения документов»
Интервьюирование
Теоретический анализ
Курсовая работа может способствовать в изучении профессиональных навыков, что поможет в овладении будущей специальностью.
Контрольная деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Подробно её рассматривают такие известные авторы в области делопроизводства, как: Т. В. Кузнецова, А. В. Охотников, Е. А. Булавина, А. С. Красавина, М. В. Кирсанова, М. И. Басаков. Статьи о контроле исполнения документов опубликованы во многих журналах: «Управление персоналом» редактор С. Логинова, «Хороший секретарь» главный редактор О. Генина, «Справочник секретаря и офис-менеджера» редактор Е. Губернская.
Работа состоит из введения, двух частей, в которых имеются главы и заключения.
Введение раскрывает актуальность, определяет степень научного исследования, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает практическую значимость работы.
Теоретическая часть имеет три главы. В первой главе рассматриваются основные принципы организации контроля исполнения документов. Во второй главе приводятся сроки контроля исполнения документов. Третья глава посвящена формам контроля исполнения документов.
Практическая часть состоит из двух глав. В первой главе дается характеристика МКОУ СОШ № 10. Во второй главе проводится анализ контроля исполнения документов в МКОУ СОШ №10.
В заключении подводятся итоги исследования, формируются окончательные выводы по рассматриваемой теме, приводятся некоторые рекомендации по улучшению организации контроля исполнения документов.
документ исполнение контроль школа
1. Теоретическая часть
1.1 Основные принципы организации контроля исполнения документов
Контроль - это одна из важнейших делопроизводственных операций, которая обеспечивает эффективность управления, дисциплину и культуру труда.
В процессе контроля исполнения документов можно выделить:
Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
Контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления, в небольшой организации - секретариатом или секретарем.
Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений, решения вопросов и содействии к своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение информацией, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
При организации контроля исполнения важно соблюдать основные этапы:
Постановка документов на контроль;
Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
Снятие документа с контроля;
Направление исполненного документа в дело;
Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на регистрационно-контрольной карточке, которая заполняется при регистрации. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
Во время постановки документа на контроль на его верхнем поле проставляется отметка о контроле. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, он может ставиться на контроль сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока исполнения документа. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3-5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа в письменном виде. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены.
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило исполнения документа.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку.
Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Результаты исполнения отмечаются на документе, в его регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая: краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
В регистрационно-контрольную карточку также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо, входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.
Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.
Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами. Руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении, количество исполненных документов в срок, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.
На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.
Согласно действующим правилам делопроизводства, контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
1.2 Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуется включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.
Перечень типовых сроков исполнения документов установленный законодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации:
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
Поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
Поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
Письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
Запрос депутата Федерального Собрания - не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
Предложения и заявления депутатов Федерального Собрания - в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки - в максимально короткие сроки;
Письма-поручения и письма - запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
Обращения граждан - 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
Протоколы разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок;
Телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней, остальные - в течение 10 дней;
Письма предприятий, организаций, учреждений - 10 дней;
Поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка - не позднее следующего дня после получения товара;
Жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте документа. Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий. Так же сроки могут устанавливаться руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения ставится на поэтапный контроль.
Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях.
1.3 Формы контроля исполнения документов
Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести:
· Ручная сроковая картотека;
· Автоматизированная система контроля.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации.
Ручная сроковая картотека
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель обозначают числа месяца. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документ, расставляют карточки по срокам исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. В графах регистрационно-контрольной карточки при регистрации документа указываются следующие данные:
В графе «Дата и индекс поступления» отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами;
В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором документа (отправителем);
В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац;
При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата;
Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе;
В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения документа, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа под расписку;
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве на документы постоянного хранения.
Допускается введение в карточку дополнительных реквизитов: «Расписка в получении», «Исполнитель и номер его телефона».
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня и проверяет будут ли они исполнены сегодня. Это позволяет распланировать рабочий день, своевременно решить все поставленные вопросы.
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе. Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Периодически составляются аналитические справки, в которых указываются какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным причинам.
Автоматизированная система контроля исполнения документов
Автоматизированный контроль исполнения документов однозначно может помочь в трудоёмких процедурах, таких как ведение карточек, контроль сроков, рассылка напоминаний, ведение журналов, постановке и снятии документа с контроля. Однако целиком и полностью система контроля исполнения документов не может заменить человека. Зато она может значительно облегчить его работу и как следствие повысить в целом эффективность контроля исполнения документов в организации.
В идеале, чтобы повысить исполнительскую дисциплину в целом, нужно все документы ставить на контроль. Но это, конечно, очень трудоёмко - осуществлять контроль всех документов. Поэтому автоматизация контроля исполнения документов рациональное решение проблемы трудоёмких процедур.
При работе с бумажными документами в роли контролёра выступает человек, которому входит в обязанности осуществление функций контроля. Следует отметить, что контролёр, в большинстве случаев, работает только с документами, имеющими гриф «На контроль», или как ещё говорят «поставленными на контроль».
В чём заключается контроль срока исполнения документа? Во-первых, в том чтобы заранее сигнализировать и напоминать исполнителям и контролёру о его приближении. Это позволит им своевременно приложить усилия и исполнить документ в срок. Если срок указан в бумажной карточке, то чтобы оповестить исполнителя о приближении срока нужно ему позвонить. Целесообразно функции уведомления и напоминаний возложить на автоматизированную систему. Это снимет большой объём работы с контролёра. Кроме того автоматическая фиксация факта прочтения сотрудником уведомления позволяет не сомневаться что он теперь в курсе.
Программа АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов) контролирует исполнение документов в положенный срок. В программе организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического пошагового номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий или исходящий номер, отправитель, дата отправления или получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».
Программа АСКИД предоставляет руководителям и исполнителям следующие возможности:
Для руководителей:
Регистрировать поручения;
Контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику их выполнения;
Осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями;
Просматривать архив выполненных и закрытых поручений;
Просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.
Возможности системы для исполнителей:
Получать новые поручения от руководства;
Контролировать сводное состояние своих текущих поручений
Осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений;
Фиксировать факт исполнения поручений;
Осуществлять поиск своих поручений по различным критериям;
Просматривать архив выполненных поручений.
Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.
2. Практическая часть
2.1 Характеристика объекта исследования МКОУ СОШ №10
В 1937 году на станции Гороблагодатской была открыта железнодорожная школа №42.
В 1962 году в районе железнодорожного узла Гороблагодатская - Кушва была открыта новая школа - средняя школа №10.
С 30 июля 2010 года МОУ ООШ №42 реорганизована в форме слияния с МОУ СОШ №10 и в результате образовано новое юридическое лицо - Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №10.
Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10 (далее МКОУ СОШ № 10) создано Кушвинским городским округом на основании постановления от 12 июля 2011 года № 683 путем изменения типа существующего Муниципального общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 10 , созданного на основании постановления Главы Кушвинского городского округа.
Полное официальное наименование - Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 10. Сокращенное наименование - МКОУ СОШ № 10.
Фактический адрес МКОУ СОШ № 10 - 624300, Свердловская область, г. Кушва, ул. Прокофьева, 9, ул. Дзержинского, 1.
МКОУ СОШ № 10 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в финансовом органе Кушвинского городского округа, печать с изображением герба Кушвинского городского округа и с полным официальным наименованием, а также другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.
МКОУ СОШ № 10 является некоммерческой организацией.
Основной целью деятельности МКОУ СОШ № 10 является обеспечение качества образования в соответствии с государственными образовательными стандартами.
Для реализации основных целей деятельности, предусмотренных настоящим Уставом, МКОУ СОШ № 10 осуществляет следующие виды деятельности: образовательную и воспитательную.
Образовательный процесс в МКОУ СОШ № 10 осуществляется на основе учебного плана, разрабатываемого общеобразовательным учреждением самостоятельно в соответствии с примерным учебным планом, и регламентируется расписанием занятий.
Режим работы МКОУ СОШ № 10 по пятидневной или шестидневной неделе определяется общеобразовательным учреждением самостоятельно.
Медицинское обслуживание обучающихся в МКОУ СОШ № 10 осуществляется учреждением здравоохранения на основании договора. МКОУ СОШ № 10 предоставляет помещение с соответствующими условиями для работы медицинских работников.
Организация питания обучающихся осуществляется предприятием общественного питания на основании муниципального контракта, заключенного по результатам проведения торгов. МКОУ СОШ № 10 выделяет специальное помещение для организации питания учащихся. Контроль за организацией питания обучающихся в классах осуществляют классные руководители.
МКОУ СОШ № 10 возглавляет директор.
МКОУ СОШ № 10 в своей деятельностируководствуется Уставом и нормативно-правовыми документами органов Управления образования, локальными актами и положениями.
Участниками общеобразовательного процесса Муниципального казенного общеобразовательного учреждения средней общеобразовательной школы № 10 являются обучающиеся, педагогические работники, родители обучающихся.
2.2 Анализ контроля исполнения документов в МКОУ СОШ №10
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации.
Организация документооборота в МКОУ СОШ № 10 ведется централизованным способом. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. Регистрации подлежат все документы. В настоящее время документы приходят по почте, доставленные курьером или посетителем. Передача документов на рассмотрение осуществляется осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. К числу исходящих документов, относятся главным образом, ответные письма. Подписанные документы, регистрируются и передаются на отправку секретарю.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются в традиционных журналах. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, исходящие в день подписания или утверждения. Каждый документ учитывается один раз.
В состав основных реквизитов в регистрационном журнале МКОУ СОШ № 10 входят:
Наименование организации;
Наименование вида документ;
Дата и регистрационный номер документа;
Дата и индекс поступления;
Заголовок к тексту (краткое содержание документа);
Резолюциями директора МКОУ СОШ № 10 определяются ответственные исполнители или представления предложений руководству школы для принятия окончательного решения.
Документ руководства МКОУ СОШ № 10 снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
Однако выявлены следующие недостатки:
В резолюции не указываются сроки исполнения для исполнителя.
Организация контроля исполнения в Муниципальном казенном учреждении средней общеобразовательной школы практически не разработан.
Регистрационно-контрольная картотека не ведется.
Проверка хода исполнения не контролируется.
Отсутствуют какие-либо отметки об исполнении документа.
Следуя из всего вышесказанного, можно сделать следующие предложения по совершенствованию контроля исполнения документов:
Обеспечить секретаря специальным программным обеспечением, с помощью которого секретарь будет автоматизировано осуществлять контроль исполнения документов.
Сделать в журнале регистрации документов графу «отметка о контроле».
На документе проставлять отметку о контроле.
Верно указывать резолюцию, которая должна содержать не только исполнителя и задание, но и срок исполнения (Приложение В).
Обеспечить процесс снятия документа с контроля.
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением правильно осуществлять контроль исполнения документов.
Заключение
Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений.
Контроль за исполнением документов в организации - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Проведя анализ деятельности контроля исполнения документов в муниципальном казенном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе № 10 можно дать несколько рекомендаций.
Разработать детальную процедуру контроля за сроками исполнения документов. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству, так как инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом. Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины.
Повышение уровня мотивации исполнителей путем организационных мероприятий по совершенствованию структур и технических средств, привлечения исполнителей и всех заинтересованных лиц к принятию решения.
Список использованных источников и литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года.
4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005, 224 с.
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2005, 359 с.
6. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2003 - №2.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа , добавлен 14.05.2011
Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа , добавлен 08.04.2013
Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.
реферат , добавлен 25.11.2016
Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа , добавлен 09.12.2012
Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.
контрольная работа , добавлен 24.04.2014
Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.
курсовая работа , добавлен 08.11.2013
Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.
курсовая работа , добавлен 23.02.2011
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат , добавлен 11.12.2010
Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.