Проект приказа ФСФР России "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерного общества"
П Р И К А З
Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения
документов акционерного общества
В соответствии с пунктом 2 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 1, ст. 1; № 25, ст. 2956; 1999, № 22, ст. 2672; 2001, № 33, ст. 3423; 2002, № 12, ст. 1093; № 45, ст. 4436; 2003, № 9, ст. 805; 2004, № 11, ст. 913; № 15, ст. 1343; № 49, ст. 4852; 2005, № 1, ст. 18; 2006, № 1, ст. 5, ст. 19; № 2, ст. 172; № 31, ст. 3437, 3445, 3454; № 52, ст. 5497; 2007, № 7, ст. 834; № 31, ст. 4016; № 49, ст. 6079; 2008, № 18, ст. 1941; № 42, ст. 4698; № 44, ст. 4981; 2009, № 1, ст. 14, 23; № 19, ст. 2279; № 23, ст. 2770; № 29, ст. 3618, 3642; № 52, ст. 6428; 2010, № 41, ст. 5193; № 45, ст. 5757; 2011, № 1, ст. 13, 21), Положением о Федеральной службе по финансовым рынкам, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года № 317 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 27, ст. 2780; 2005, № 33, ст. 3429; 2006, № 13, ст. 1400; № 52, ст. 5587; 2007, № 12, ст. 1417; 2008, № 19, ст. 2192; № 46, ст. 533; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; 2010, № 26, ст. 3350),
Согласно налоговым правилам, записи, подлежащие хранению, всегда должны храниться в Германии. Однако, вопреки вышеуказанному принципу, компетентный налоговый орган может по письменному запросу налогоплательщика предоставить электронные книги и другие необходимые электронные документы, которые могут храниться и храниться за границей.
Хранение документов ао
Коммерческий код не требует определенного места, но документы должны быть доступны своевременно. Что касается хранения счетов-фактур, следует отметить, что внутренние резидентные компании должны хранить все внутренние счета-фактуры. Однако в случае электронного хранилища, обеспечивающего полный удаленный доступ к данным, трейдер может также хранить счета в остальной части Сообщества. Однако он должен быть уведомлен в налоговую инспекцию, если счета-фактуры не хранятся в Германии.
п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
2. Не применяется с даты вступления в силу настоящего приказа постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
В случае исходных цифровых данных налоговый орган в любом случае, по мнению налоговых органов, имеет данные в области финансовой отчетности, учета заработной платы и учета активов. Но данные из других областей также могут быть включены, если они имеют отношение к налогообложению.
Хранитель должен поэтому всегда сохранять и предоставлять цифровые данные в машиночитаемой форме. В этом случае данные, поступающие в систему обработки данных в электронной форме или генерируемые в системе обработки данных, должны рассматриваться как «оригинальные цифровые».
Руководитель
В.Д. Миловидов
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федеральной службы
по финансовым рынкам
от ____________
№ ____________
П О Л О Ж Е Н И Е
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
I . Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Другие вещи могут применяться только в том случае, если банк также отправляет ежемесячные отчеты в бумажной форме. Налоговые органы могут получить доступ к данным налогоплательщика тремя способами. В контексте доступа только для чтения сам налоговый орган непосредственно обращается к системе обработки данных налогоплательщика таким образом, что он проверяет сохраненные данные и использует существующее аппаратное и программное обеспечение для проверки данных. Доступ только для чтения включает в себя чтение, фильтрацию и сортировку данных, дистанционный запрос аудитора невозможен.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 1, ст. 1; № 25,ст. 2956; 1999, № 22, ст. 2672; 2001, № 33, ст. 3423; 2002, № 12, ст. 1093; № 45, ст. 4436; 2003, № 9, ст. 805; 2004, № 11, ст. 913; № 15, ст. 1343; № 49, ст. 4852; 2005, № 1, ст. 18; 2006, № 1, ст. 5, ст. 19; № 2, ст. 172; № 31, ст. 3437, 3445, 3454; № 52, ст. 5497; 2007, № 7, ст. 834; № 31, ст. 4016; № 49, ст. 6079; 2008, № 18,ст. 1941; № 42, ст. 4698; № 44, ст. 4981; 2009, № 1, ст. 14, 23; № 19, ст. 2279;№ 23, ст. 2770; № 29, ст. 3618, 3642; № 52, ст. 6428; 2010, № 41, ст. 5193; № 45, ст. 5757; 2011, № 1, ст. 13, 21), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
В случае косвенного доступа к данным орган по доходам может потребовать, чтобы данные были оценены машиной в соответствии с его спецификацией, чтобы обеспечить доступ только для чтения. В этом случае налоговый орган может требовать только такие оценки, как позволяет система обработки данных налогоплательщика.
В случае доставки носителя данных налоговые органы могут потребовать передачи документов, относящихся к налогообложению, на машиночитаемый носитель данных для оценки. Для предпринимателя эти правила означают значительное увеличение затрат и организационных усилий. Например, в случае прямого и косвенного доступа к данным налоговый орган не может, например, требовать, чтобы до.
II . Сроки хранения документов акционерных обществ
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
2.1.1.Решение об учреждении (создании) общества, договор о созданииобщества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс - постоянно
Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков участвовать в определении фактов, относящихся к налогообложению. Таким образом, в случае немедленного доступа к данным последний должен предоставить экзаменатору необходимые средства, проинструктировать его в системе и разработать авторизацию доступа экзаменатора таким образом, чтобы он мог получить доступ ко всем данным, относящимся к налогообложению, и использовать доступные варианты оценки. В случае косвенного доступа к данным обязательство к сотрудничеству включает, в частности, предоставление лица, знакомого с системой обработки данных.
2.1.2.Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке,свидетельство о государственной регистрации общества постоянно
2.1.3.Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансев соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
Последствия в случае нарушения обязательств по хранению
Помимо прочего, каталог предоставляет информацию о том, какие возможности доступа к данным существуют и какие данные имеют отношение к налогообложению. Каталог в последний раз опубликован. Кроме того, нарушение обязательств по учету может повлечь за собой незначительное лишение свободы в зависимости от конкретного случая в связи с осуществлением налоговых правонарушений или других правонарушений.
Предоставление для хранения деловых документов
Вы найдете заказ в боковой колонке для загрузки.
Список периодов хранения
Справочник перечисляет в алфавитном порядке основные типы документов. Из одного документа можно сделать только одно заявление о его сохранении. Решающим фактором является функция, с которой документы работают.2.1.4.Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами, уведомления об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг- постоянно
Порядок хранения документов
В соответствии с Коммерческим кодексом и Налоговым кодексом книги и другие записи, требуемые налоговыми правилами, могут храниться в форме упорядоченного депозита чеков или машиночитаемых носителей при условии, что это соответствует принципам надлежащего учета и визуального и письменного содержания документов и их доступности и читаемость в любое время.
Порядок хранения документов для ооо
Архивирование подлежит десятилетнему обязательству по хранению книг и записей, инвентарям, годовым счетам, управленческим отчетам, начальному балансу и рабочим инструкциям и другим организационным документам, необходимым для их понимания, а также для бухгалтерских документов. Обязательство по шестилетнему обязательству распространяется на все другие документы, подлежащие хранению, такие как полученные коммерческие или деловые письма или репродукции полученных коммерческих или деловых писем.
2.1.5.Внутренние документы обществав соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
2.1.6.Положение о филиале или представительстве общества - постоянно
При записи документов на носители данных проводится различие между визуальным и хранилищем контента. Законодатель не предписывает какую-либо конкретную технику, среду или процедуру. Когда документы или данные записываются посредством электронного архивирования, этот способ записи подчиняется тем же правовым требованиям, что, например, исходный лоток в бумажной форме или запись на микрофильме. Вопросы, подлежащие рассмотрению в связи с выполнением правовых требований, в дополнение к общим требованиям регулярности относятся в основном к требованиям хранения, периодам хранения, представлению данных и надлежащему и прослеживаемому характеру процедуры.
2.1.7.Годовые отчеты общества- постоянно
2.1.8.Документы бухгалтерского учета общества- не менее 5 лет
2.1.9.Отчеты независимых оценщиков- не менее 5 лет
2.1.10.Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
Использование архивной системы в основном можно разделить на три раздела. Надлежащая запись, Надлежащее хранение, Правильное воспроизведение информации, подлежащей сохранению. Запись информации, подлежащей удержанию, считается правильной, если преобразование является полным, точным и понятным и осуществляется в соответствии с установленной процедурой, изложенной в документации процесса.
Хранение считается эффективным, если информация, подлежащая сохранению на носителе хранения, сохраняется с точки зрения содержания или содержимого на время хранения, хранение организовано и защищено от неправильного использования и уничтожения, данные доступны в любое время в течение периода хранения и могут быть прочитаны в течение разумного периода времени может быть сделано.
а)годовой - постоянно
б)квартальной - не менее 5 лет
в)месячной - не менее 1 года
г)годовой сводной бухгалтерской (консолидированной финансовой)- постоянно
д )полугодовой сводной бухгалтерской (консолидированной финансовой)- не менее 5 лет
2.1.11.Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества- постоянно
Воспроизводимая информация должна быть описана как читаемая, если ее можно прочитать знающей третьей стороной с помощью любых средств, которые могут потребоваться и предоставлены ей. Кроме того, использование архивной системы в виде подробного описания процесса должно быть документировано и защищено с помощью механизмов управления, специфичных для процесса.
Документация процесса также служит для обеспечения как производителей, так и операторов необходимой безопасности в отношении функционирования системы. Эта базовая структура должна соблюдаться, чтобы гарантировать, что третьи стороны могут быстро понять структуру и содержимое документации процесса.
2.1.12.Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества- постоянно
2.1.13.Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) - постоянно
2.1.15.Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона «Об акционерных обществах»- постоянно
Что касается не в системах управления бизнесом, таких. Хранение всех данных, относящихся к налогообложению, в каталогах, отдельно от «общих» данных, если это возможно, в «централизованной» форме, двухкратное архивирование, поскольку архивирование этих данных требуется, с одной стороны, в формате, который в значительной степени исключает изменения, с другой стороны, в исходном формате, архивирование данных на носителе данных, читаемом в течение периода хранения, и гарантируя, что данные могут быть предоставлены на машинных носителях данных. Поскольку налоговый орган настаивает на «случайном доступе ко всем сохраненным данным, связанным с налогами, включая основные данные и комбинацию функций сортировки и фильтрации в соответствии с принципом пропорциональности», самодостаточная система архивирования, которая хранит только архивированные в базе данных, недостаточно Файлы назначают ключевые слова в виде значений индекса.
2.1.16.Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля - постоянно
2.1.17.Документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными федеральными законами:
Само архивирование также может быть выполнено зашифрованным, если это не влияет на читаемость и удобочитаемость машины. В случае доступа к данным финансовым администрированием для этого требуется дешифрование данных, относящихся к налогообложению, до передачи запрашиваемого носителя данных. Тип архивирования обеспечивает последующий доступ к данным. Таким образом, архивирование и доступ к данным образуют функциональный блок.
Снятие и архивная ценность
Министерства юстиции Саксонии. о хранении и удалении документов из судов обычной юрисдикции, трудовых судов, административных судов, социальных судов, финансовых судов, прокуратуры и тюрем.
Разделение и обязательство по поставке
Предложение и доставка в Государственный архив. Съемки и оцифровка. Перед началом мер съемок и оцифровки, таких как сканирование, в государственном архиве должна быть предоставлена возможность комментировать в соответствии с процедурой сегрегации файлов. Снятые или оцифрованные документы должны быть представлены в Государственный архив.а) ежеквартальные отчеты эмитента- не менее 5 лет
б) сообщения о существенных фактах- не менее 3 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными федеральными законами- не менее 1 года
2.1.18.Уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения - не менее 3 лет
Уничтожение снятых или оцифрованных документов без консультации с Государственным архивом может быть исключено. Если снимаются фильмы, которые считаются архивами, достойными Государственного архива, фильм по архивированию может быть изготовлен по просьбе и за счет Государственного архива. Стандарты и стандарты качества должны соответствовать архивной съемке.
Отдельные документы, которые не принимаются государственными архивами, должны быть уничтожены агентством-предложением за их счет в соответствии с защитой данных. Необходимо обеспечить, чтобы посторонние лица не получили доступ к документам. Об уничтожении доказательства, которое должно быть произведено, которое предлагающий орган должен постоянно держать.
2.1.19.Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем- не менее 3 лет
2.1.20.Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению - постоянно
2.1.21Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению- постоянно
Приложение 1
Это административное постановление вступает в силу на следующий день после его публикации. Государственный министр Герт Макенрот. Положения, касающиеся сроков хранения документов. обычной юрисдикции, прокуроров. и правоохранительные органы.
Приложение 2
Положения, касающиеся сроков хранения документов. административной, социальной, финансовой и трудовой юрисдикции. Но что означает подтверждение?Архивирование документов с проверкой подлинности
Архивирование документов в компаниях с доказательной проверкой означает, в частности, безопасность данных, неизменность, регулярность, а также строгую запись и хранение данных и записей данных. Для каждой бизнес-операции необходимо обеспечить, чтобы этот инцидент записывался в книгах или записях. Это касается практически всех типов документов.
2.1.22.Иные документы, предусмотренныеФедеральным законом «Об акционерных обществах», уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом
2.1 Положения.
2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1 Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
III . Порядок хранения документов акционерных обществ
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV . Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК ). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V . Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
_______________
Зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 21.08.2003, регистрационный № 4994.
Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы с 02 марта 2011 года по 11 марта 2011 годао
03.03.2011 I. Общие положения1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
II. Сроки хранения документов акционерных обществ2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
| 2.1.1. | Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс | Постоянно |
| 2.1.2. | Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества | Постоянно |
| 2.1.3. | Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 <*> |
| 2.1.4. | Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | Постоянно |
| 2.1.5. | Внутренние документы общества | В соответствии с Перечнем |
| 2.1.6. | Положение о филиале или представительстве общества | Постоянно |
| 2.1.7. | Годовые отчеты общества | Постоянно |
| 2.1.8. | Документы бухгалтерского учета общества | Не менее 5 лет |
| 2.1.9. | Отчеты независимых оценщиков | Не менее 5 лет |
| 2.1.10. | Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): | |
| а) сводной (консолидированной) годовой | Постоянно | |
| б) годовой | Постоянно | |
| в) квартальной | Не менее 5 лет | |
| г) месячной | Не менее 1 года | |
| 2.1.11. | Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | Постоянно |
| 2.1.12. | Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | Постоянно |
| 2.1.13. | Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | Постоянно |
| 2.1.14. | Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров | Постоянно |
| 2.1.15. | Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах" | Постоянно |
| 2.1.16. | Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | Постоянно |
| 2.1.17. | Ежеквартальные отчеты эмитента: | |
| а) за 1 квартал финансового (отчетного) года | Постоянно | |
| б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года | Не менее 5 лет | |
| в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами | Не менее 1 года | |
| 2.1.18. | Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | Постоянно |
| 2.1.19. | Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | Постоянно |
| 2.1.20. | Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 |
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
III. Порядок хранения документов акционерных обществ3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.