Законодательство РФ предъявляет ряд требований к сопровождению хозяйственных операций, в том числе и к грамотному, в правовом смысле, оформлению документации. Для детального рассмотрения возьмем образец акта выполненных работ по аренде помещения и постараемся ответить на вопрос, нужны ли акты по аренде помещения.
Акты по аренде помещения
Одним из требований является обязанность субъектов подтверждать сделки при аренде имущества первичными документами. Рассмотрим два основных:
- Акт приемки — передачи имущества в аренду (ст. 795 Гражданского кодекса).
Именно этот документ подтверждает факт передачи предмета договора в аренду, ее начало. Где находит подтверждение согласие стороны правоотношений взять имущество, состояние которого удовлетворяет условиям соглашения. При возврате – составляется акт приемки-передачи, который свидетельствует об окончании арендных правоотношений.
- Акт выполненных работ (оказанных услуг).
Этот документ закрепляет право пользования объектом, после подписания его арендодателем и съёмщиком помещения. Если соглашением определен дополнительный первичный документ, являющийся отражением расчетов представленных услуг (аренды имущества), то он оформляется согласно письму Минфина от 30.05.16 № 31-11410-09-10/15182 с. 15 (далее – Письмо № 15182); письму ГФС от 19.01.16 № 919/6/99-99-19-03-02-15 (далее – Письмо № 919), с обязательным указанием суммы арендной платы. Кроме того определена необходимость наличия платежных документов, подтверждающих предоставление, оплату услуг аренды (Письмо № 919).
Часто договором предусматривается возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Для этого арендодатель представляет съёмщику подтверждающие платежные документы от поставщиков коммунальных предприятий, перечисляет необходимые услуги. Иногда удобно дополнительно оформить акт оказанных услуг с возмещением их стоимости. Именно для подтверждения арендных правоотношений между сторонами (понесенных расходов) и необходимы эти документы.
Необходимо знать, что только своевременное, обоюдное подписание вышеуказанных правовых форм имеет юридическую силу.
Акты при аренде помещения защищают права как арендодателя, так и арендатора
Акт считается правомерным в случае, если он был подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчиком) с обязательным указанием факта отказа в подписании противоположной стороны. Однако, в этом случае необходимы подписи свидетелей. Отказ не оказывает влияния на юридическую силу и может расцениваться как отказ от принятия работы либо услуги.
Недооформленный (не подписанный обеими сторонами) акт приемки — передачи помещения, например, или вообще его отсутствие, могут привести к материальным потерям обе стороны соглашения. А при отсутствии документов при проверке, фактически подтверждающих аренду, контролирующий орган может расценить эту ситуацию как нарушение ст. 9 Закона от 16.07.99 № 996-XIV, п. 1.2 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88 (далее – Положение № 88).
Первичная документация
Законодатель определил необходимость составления первичной документации как основания для ведения бухгалтерского учета. При их отсутствии орган ГФС не посчитает правомочными расходы, влияющие на расчет налогооблагаемой прибыли.
Обязательные пункты, присутствующие в первичных документах
Отметим основные важные сведения, которые должен содержать первичный документ в соответствии с нормами закона, к примеру, акт выполненных работ по договору аренды (п. 2.4 Положения № 88):
- Название документа.
- Дата составления. Минфин Письмом № 15182 определил время оформления акта приемки-передачи нежилого помещения – число, месяц, год подписания. Советуем обратить внимание на этот момент: эта дата подтверждает момент действительной передачи предмета договора в аренду, с которой и начинается отсчет её срока. Время составления акта выполненных работ (оказанных услуг) как правило, приходится на последний день отчетного периода, пребывания объекта в аренде.
- Информация об исполнителе (указывается исходя из сведений учредительных документов).
- Данные о заказчике.
- Форма составления обычно табличная, где указывается:
- номер по порядку;
- наименование работы;
- в каком объеме;
- единицы измерения;
- стоимость каждой выполненной операции. По мнению Минфина, сумма арендного платежа за период, указанный договором должна быть представлена документом в обязательном порядке;
- итоговая сумма. Сумма под таблицей указывается с учетом и без НДС. Итоговая сумма прописывается прописью.
- Обязательное уточнение, свидетельствующее о том, что арендодатель претензий не имеет и согласен с указанными данными.
- Должности, личные подписи лиц, совершивших сделку, с указанием фамилий и инициалов. Эти лица несут ответственность за ее оформление.
Чтобы акт выполненных работ при аренде помещения имел юридическую силу, его нужно правильно составить
Как оформляются выполненные работы
Во избежание неожиданностей, при заключении договора лучше согласовать форму этого документа заранее:
- Оформляется письменно. Устная договоренность не имеет юридической силы.
- Должен содержать информацию об объекте недвижимости.
- Если документ имеет нескольких страниц, подписи сторон должны стоять на каждой из них – с целью невозможности их подмены.
- По количеству участников сделки – два экземпляра.
При возникновении споров между сторонами является одним из оснований для разрешения их судом.
Что делать при ошибке
Приведем примеры часто встречаемых проблем и пути их решения:
- Арендодатель ошибочно указал в акте выполненных работ (оказанных услуг) другую площадь сдаваемого в аренду объекта.
В соглашении, акте приемки — передачи – одна площадь, в акте выполненных работ (оказанных услуг) – иная. Как внести уточнение? Рекомендуем воспользоваться нормами п. 4.2 и 4.4 Положения № 88: ошибка исправляется путем зачеркивания, написания верной записи и даты исправления, заверяется подписями лиц, подписавших документ. Так законодатель установил возможный порядок исправлений первичных документов.
Другой вариант: до конца отчетного периода владелец объекта аренды оформляет новый акт с уточненными данными, направляет его съёмщику для подписания и бухгалтерских отметок. В сопроводительном письме указывается причина замены документа.
- Если ошибкой стала сумма арендного платежа, повлекшая за собой изменение налоговой накладной, то арендодатель составляет корректировочный акт, уточняя необходимую сумму.
Выписывается расчет уточнения к первоначально выписанной налоговой накладной и новый налоговый документ с дальнейшей регистрацией в Едином реестре налоговых накладных.
В случае обнаружения ошибки позднее (следующий год), предприятие вносит исправления, руководствуясь П(С)БУ 6, а по налоговому учету – уточняется декларация по налогу на прибыль.
При выявлении ошибок в акте выполненных работ при аренде помещения, их необходимо исправить в срочном порядке
Особенности исправления проблем
Найдем ответы на часто встречающиеся проблемы в таблице:
| Реквизит | Как заполнить | В чем опасность |
| Полное название | Акт выполненных работ по аренде нежилого помещения можно составить в свободной форме. | Первичная документация, которая обезличена – отсутствует название, не подтверждает расходы. Налоговики доначислят налог на прибыль. |
| ИНН заказчика и исполнителя | По ИНН идентифицируется организация. Результатом ошибки будет снятие расходов. | |
| Наименование, стоимость | Стоимость указывается в рублях, копейках. Название должно иметь конкретику. | Неточное, размытое название, нестыковка между стоимостью, указанной договором и актом выполненных работ (услуг) - признак нереальной сделки. Необходим исполнительский отчет с уточнениями (решение Арбитражного суда Северо-Западного округа от 18.12.2015 по делу № А42-8166/2014). Можно оформить как приложение к акту выполненных работ (услуг). |
| Подписи, печати |
Если расписывается уполномоченный сотрудник по доверенности, то указывается его занимаемая должность, инициалы, реквизиты доверенности. Организация, работающая без печати, может её не ставить. |
Акт, в котором нет подписей, либо представлены подписи неуполномоченных лиц, не дает права на расходы. Запросите у контрагента подтверждение отказа от печати. Иначе могут быть споры с налоговой организацией. |
| Соглашение | Сошлитесь на договор | Такая ссылка - необязательна. Однако она поспособствует идентификации услуги. Особенно в случае заключения сразу нескольких контрактов. |
| Наименование сторон | Можно указать сокращенное или полное, это не столь важно. | Если ИНН прописан верно, то неточность в названии организации не помешает учесть расходы (письмо ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Лучше все же её исправить. |
| КПП сторон | Лучше обратиться к договору и сравнить с выпиской из ЕГРЮЛ |
Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.
Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:
- вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
- его продолжительность (в часах и днях).
Функции табеля:
- отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
- контроль персонала;
- адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
- доказательство при соответствующих трудовых спорах;
- расчет переработки;
- основание правомерности увольнения вследствие прогула;
- налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
- основа для составления отчетов в контролирующие органы.
Может ли ООО или ИП работать без табеля учета
Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.
Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.
Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.
В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:
- дневное;
- ночное;
- в выходные и праздничные дни;
- сверхурочное;
- вахта;
- повышение квалификации вне производства;
- оплачиваемые отпуска;
- больничные;
- вынужденный прогул;
- забастовка;
- простой и др.
Принципы ведения табеля
Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:
- Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
- В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
- Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
- Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
- При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
- Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
Как часто и кто заполняет табель
Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:
- отдела кадров;
- бухгалтерии;
- начальник структурного подразделения;
- директор;
- любое лицо, назначенное приказом руководства.
В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.
После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Заполнение табеля учета рабочего времени
Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.
Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:
- форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
- форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).
Как заполняется табель по форме Т-13
С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.
Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:
- полное наименование фирмы;
- название структурного подразделения (если их в организации несколько).
Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:
- графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
- графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
- 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.
Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.
Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.
Они заполняются следующим образом:
- графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
- графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
- графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
- графа 7 содержит шифр оплаты труда;
- графа 8 – код бухгалтерского учета;
- графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
- графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
- графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.
Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.
Основные коды для заполнения табеля
Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.
| Вид рабочего времени | Обозначение с помощью буквы | Кодирование цифрой | |
| 1 | Присутствие по стандартному графику | Я | 01 |
| 2 | Работа в неурочное время | Н | 02 |
| 3 | Занятость в выходные и праздничные дни | РП | 03 |
| 4 | Сверхурочные | C | 05 |
| 5 | Пребывание в командировке | К | 06 |
| 6 | Ежегодный отпуск | ОТ | 09 |
| 7 | Дополнительный отпуск | ОД | 10 |
| 8 | Учебный отпуск | У | 11 |
| 9 | Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства | УВ | 12 |
| 10 | Учебный административный отпуск | УД | 13 |
| 11 | Больничный по беременности и родам (декретный отпуск) | Р | 14 |
| 12 | Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет | ОЖ | 15 |
| 13 | Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства | ДО | 16 |
| 14 | Административный отпуск, предусмотренный законодательно | ОЗ | 17 |
| 15 | Оплачиваемая временная нетрудоспособность | Б | 19 |
| 16 | Нетрудоспособность, не подлежащая оплате | Т | 20 |
| 17 | Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников | ЛЧ | 21 |
| 18 | Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей | Г | 23 |
| 19 | Прогул | ПР | 24 |
| 20 | «Короткий» рабочий день, объявленный работодателем | НС | 25 |
| 21 | Выходные дни | В | 26 |
| 22 | Отсутствие по неустановленной причине | НН | 30 |
| 23 | Простой по вине компании | РП | 31 |
| 24 | Простой по вине работника | ВП | 33 |
Как заполнить табель в конкретных ситуациях
Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.
Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.
Сотрудник не появляется на рабочем месте
Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.
Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).
Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть .
Праздничные дни выпали на время отпуска
Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.
Сотрудник заболел во время отпуска
Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.
Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.
Командировка выпала на выходные
Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.
Предпринимательская деятельность предполагает соблюдение большого количества правил, делегируемых законом. С одной стороны, эти правила касаются взаимоотношений с представителями государственных органов, с другой стороны – с наемными сотрудниками. Для того чтобы объективно оценить труд наемных работников, закон требует от субъектов бизнеса ведение табеля учета рабочего времени (упрощенный бланк представлен ниже). В этих целях разработаны специальные формы. Их заполнение подчиняется определенному порядку.
Табелирование рабочего времени
Табелирование рабочего времени – требование Трудового Кодекса РФ. Оно касается всех субъектов бизнеса, независимо от их формы владения, будь это индивидуальный предприниматель или организация. В компании за ведение табеля рабочего времени работника отвечает отдел кадров или специально назначенное должностное лицо. Индивидуальный предприниматель вправе вести его персонально. Также на практике нанимают отдельного работника – табельщика. Отсутствие данного документа является причиной для наложения административного наказания на руководителя или должностное лицо.
Бланк представляет собой информацию о рабочей активности работников. В нем отражаются сведения о рабочих дней каждого сотрудника, их отсутствие в определенные даты и причины отсутствия. Документ можно вести двумя методами:
- Ежедневное заполнение;
- Внесение информации в случае необходимости. Например, если сотрудник не вышел на работу или опоздал.
Составление табеля учета рабочего времени имеет практическое значение. Сведения, отраженные в нем, учитываются в следующих случаях:
- объективность расчетов при начислении заработной платы;
- способствует соблюдению трудовой дисциплины;
- устанавливает норму рабочего времени по неделям;
- помогает определить объем сверхурочной работы;
- служит показателем деловой активности в праздничные и выходные дни.
Таким образом, бухгалтер использует табель для определения правомерности начисляемой заработной платы, кадровый отдел получает возможность отследить показатели эффективности работника, и, в случае необходимости обосновать взыскания или наоборот, премиальные.
Кроме того, при проверках со стороны инспекции труда, первым делом изучается бланк табеля рабочего времени, упрощенный или типичный.
Относительно формы табеля нет строгих правил. Каждое предприятие вправе применять свой собственный бланк в произвольной форме. Со стороны государства есть лишь рекомендация – бланк, разработанный Госкомстатом РФ. Вести его несложно.
Бюджетные организации используют специально разработанный бланк №0504421. Виды бланков, предназначенных для всех остальных, делятся на два: Т-12 и Т-13.
Т-12 больше полезен бухгалтерии, так как содержит данные, необходимые для начисления заработной платы. Т-13 используется там, где учет рабочего времени ведется на автоматизированных условиях. В таких организациях работники отмечаются путем показа пропусков или введения специальных карточек у входа.
Упрощенный бланк табеля рабочего времени в Экселе можно скачать на нашем сайте (в конце статьи) и использовать в производственных целях.
Учитывая тот факт, что Т-13 используется для автоматизированных систем, изучению подлежит порядок заполнения формы Т-12.
Порядок учета табеля рабочего времени на практике
Информация вносится в несколько зашифрованном виде – с помощью сокращенных буквенных обозначений. Полный список и значение сокращений указано в стандартных бланках.
Заполнение шапки табеля и первых трех граф подразумевает введение следующей информации:
- название компании/ИП;
- отдел;
- данные работников;
- табельные номера работников;
- номер документа во внутреннем документообороте;
- отчетный период;
- обозначения и коды.
Выходные, больничные, пропуски без уважительной причины и неявки отображаются пунктами 4,5,6 и 7. Важно помнить, что каждая отметка в табели должна иметь документ, подтверждающий ее правдивость. Например, если сотрудник не выходил на работу по причине болезни, то для отмеченных дней требуется больничный лист. Если отмечено, что работник в какой-то день отработал сверхурочные, то к этой отметке должен прилагаться приказ руководства.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Для удобства и понятности информации бланк заполняется не подробным описанием, а краткими обозначениями и кодами. Условные обозначения табеля учета рабочего времени расшифруются следующим образом:
- длительность дневной смены – «Я», код обозначения – 01;
- ночная смена будет отражена в виде буквы «Н» и под номером 02;
- трудовая деятельность работника в выходной день или праздник записывается под номером 03 и с пометкой «РП»;
- информация о том, какой объем работы выполнил работник в нерабочее время, отмечается буквой «С» и присваивается код 04;
- если на предприятии практикуется вахтовый рабочий график, то он вносится обозначением «ВМ» под номером 05;
- под номером 06 и с буквой «К» отмечаются командировки;
- в случаях, когда работник отправляется на обучение с целью повышения квалификации, и, при этом освобождается от работы, в бланке ставится знак «ПК» и нумеруется как 07;
- если предыдущий пункт предполагает выезд в другой город, то это пишется как «ПМ» под номером 08;
- когда приходит время отпуска, у каждого сотрудника перед фамилией появляется маркировка «ОТ» с номером 09;
- если работник заслужил дополнительный отпуск, то – «ОД» — 10;
- если работник выполнил государственные обязанности, то необходимо отметить буквой «Г»;
- Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используют букву «Б» для фиксирования отсутствия работника по беременности;
- время после рождения ребенка и до начала работы – «ОР»;
- расшифровка «ОЖ» в табеле означает уход за ребенком, которому менее 3 лет;
- если работник прогулял рабочее время – «П»;
- расшифровка «НН» в табеле — неявка на работе без детализации причин. Обозначение ставится то до момента выяснения причины, после – код причины;
- если сотрудник предварительно согласовал неявку с руководством, то ставится значок «А»;
- отпуск, предоставляемый в связи с учебой – «ОУ»;
- количество фактически отработанных часов – «Ф».
Для ознакомления с полным вариантом обозначений, рекомендуем скачать простой бланк табеля учета рабочего времени на нашем ресурсе и пользоваться в своих целях.
Есть также альтернативный подход к заполнению бланка. Упрощенный бланк табеля учета рабочего времени допускает ведение записей без детализации. В таких случаях перед фамилией сотрудника могут быть указаны всего два кода: норма рабочего дня и дни пропусков. Больничные здесь не отображаются. На практике такой метод не поощряется бухгалтерами, так как нехватка информации может породить ошибки при начислении заработной платы.
Разница между бланками работы на месяц: Т-12 и Т-13
Вариативность ведения документооборота порождает вопросы перед должностными лицами. Например, как заполняется табель учета рабочего времени?
Для начала следует еще раз уточнить, что Т-12 отражает посещаемость работников, и он заполняется вручную. Т-13 ведется электронным способом. На практике предпочтительным становится Т-13, так как электронный документ упрощает подсчеты.
Следует учитывать, что метод заполнения бланков не предполагает строгих правил. Но базовая информация должна быть отражена понятным для специалистов способом. Правильным считается подход, при котором бланки заполняются ежедневно, путем проверки каждого работника в списке, а не путем фиксирования отклонений – отметка пропусков и неявок. Это будет максимально объективной информацией.
Когда табель учета рабочего времени заполнен, внизу указываются сведения об ответственном сотруднике. Документ утверждается руководителем или руководителем структурного подразделения, и только затем в него ставится дата заполнения бланка.