Главная Увольнение

Чем отличается заседания от собрания. Совещания и заседания, общие и особенные признаки

26.06.2019

Умение быть терпеливым с окружающими (особенно с близкими) считается человеческим достоинством, к которому надо стремиться.

Выдержка и самообладание - это умение и привычка контролировать свое поведение, владеть собой, своими движениями, своей речью, воздерживаться от действий, которые осознаются как ненужные или вредные в данных условиях. А. С. Макаренко писал: «Большая воля - это не только умение чего-то пожелать и добиться, но и умение заставить себя отказаться от чего-то, когда это нужно… Без тормоза не может быть машины, и без тормоза не может быть никакой воли». Выдержанный человек умеет сдерживать чувства, владеет своим настроением, не допускает импульсивных действий. Даже в трудных условиях он не теряет присутствия духа, сохраняет хладнокровие, умеет взять себя в руки.

Выдержанный человек вынослив и терпелив как по отношению к кратковременным раздражителям (например, резкая боль), так и к продолжительно действующим (ноющая боль, скучная работа, томительное ожидание). Он умеет в случае нужды переносить невзгоды и лишения, причиняющие ему физические страдания, сдерживать, когда это надо, свои потребности (голод, жажду, потребность в отдыхе и т. д.).

Воля - проявление психической активности по достижению поставленной цели. Воля осуществляет сознательное регулирование поведения в условиях постоянного баланса между интересами человека (его жизненными целями) и ограничениями, накладываемыми интеллектуальными прогнозами последствий данной деятельности, а также моральными, социальными нормами. Можно сказать, что воля - это инструмент, используемый мотивациями высшего порядка, в процессе интеллектуального планирования и реализации жизненных целей человека.

Воля участвует в регуляции практически всех основных психических функций - ощущений, восприятия, воображения, памяти, мышления и речи. Развитие этих процессов от низших к высшим указывает на приобретение человеком волевого контроля над ними.

Задачей воли является управление поведением человека, сознательная саморегуляция его активности, особенно в тех случаях, когда возникают препятствия для нормальной жизни.
Главная психологическая функция воли - усиление мотивации и совершенствование на этой основе сознательной регуляции действий. Реальным механизмом порождения дополнительного побуждения к действию выступает сознательное изменение смысла действия выполняющим его человеком.

Смысл действия обычно связан с борьбой мотивов и меняется посредством преднамеренных умственных усилий. Необходимость в волевом действии возникает тогда, когда на пути осуществления мотивированной деятельности появилось препятствие. Волевой акт связан с его преодолением. Однако предварительно нужно осознать, осмыслить суть возникшей проблемы.

Можно выделить следующие этапы формирования воли , или волевых актов:

  • осознание конкретной потребности;
  • осознание возможностей удовлетворения определенной потребности;
  • проявление мотивов деятельности (мотив - это побудительная сила);
  • борьба мотивов деятельности на пути выбора решений;
  • выбор конкретного решения;
  • определение плана реализации выбранного решения, включающего перечень методов, средств и способов;
  • выполнение и контроль определенной деятельности;
  • оценка полученных результатов деятельности.

При волевой регуляции поведения, порожденной актуальными потребностями, между этими потребностями и сознанием человека складываются особые отношения. С.Л. Рубинштейн охарактеризовал их так: воля в собственном смысле возникает тогда, когда человек оказывается способным к рефлексии своих влечений, чтобы уметь подняться над своими влечениями и, отвлекаясь от них, осознать самого себя как субъекта и произвести выбор между ними. Развитие волевой регуляции поведения у человека осуществляется в следующих направлениях:

  • преобразование непроизвольных психических процессов в произвольные;
  • обретение человеком контроля над своим поведением;
  • выработка волевых качеств личности.

В каждом из этих направлений развития воли по мере ее укрепления происходят свои специфические преобразования, постепенно поднимающие процесс и механизмы волевой регуляции на более высокий уровень. К примеру, внутри познавательных процессов воля вначале выступает в форме внешнеречевой регуляции, а затем - в плане внутриречевого процесса. В поведенческом аспекте волевое управление вначале касается произвольных движений отдельных частей тела, а впоследствии - планирования и управления сложными комплексами движений, включая торможение одних комплексов мышц и активизацию других. В области формирования волевых качеств личности развитие воли можно представить как движение от первичных волевых качеств к вторичным и далее к третичным.

Выработка волевых качеств проявляется в том, что человек сознательно ставит перед собой все более трудные задачи и преследует все более отдаленные цели, требующие приложения значительных волевых усилий в течение достаточно длительного времени.

Исходя из этого волевой акт всегда включает в себя борьбу разнонаправленных мотиваций, интеллектуальную оценку этих мотиваций с точки зрения их соответствия моральным и социальным нормам. Волевые сигналы, вообще говоря, могут тормозить поведение, «рекомендованное» положительными эмоциями, например, если это поведение противоречит моральным и социальным нормам и ценностям, хотя и приятно для субъекта, так как удовлетворяет некоторые мотивации. Типичный пример - борьба человека с вредными привычками - от табакокурения до употребления наркотиков и алкоголя и т.п.

Волевые акты проявляются при осуществлении поведения, связанного с преодолением отрицательных эмоций в случаях ощущения боли, усталости, реальной опасности для жизни. Интеллектуально сформированные цели требуют от человека действий, неизбежно влекущих отрицательные эмоции, в таких ситуациях, как необходимость перенесения операции или неприятного лечения, общения с неприятным партнером и т.д. Волевой акт при этом является инструментом мышления, позволяющим сознательно преодолеть барьер отрицательных эмоций.

Так как волевые действия личности в основном проходят на сознательном уровне, эти действия определяются не только врожденными, но и в очень сильной степени - осознанно развитыми чертами характера человека. Процесс волевого управления поведением характеризуется двумя группами волевых качеств. Первая группа - сила воли, настойчивость, выдержка. Сила воли — это максимальное значение волевого воздействия, которое может развить личность для достижения поставленной цели. Говоря о силе воли, мы имеем в виду оценку усилий человека по совершению неприятных для него действий, например внешних действий, связанных с общением или физически тяжелой работой в некомфортной среде, или внутренних действий по преодолению трудных для понимания или просто неинтересных для него лично мест в процессе обучения.

Настойчивость — способность к длительным усилиям по преодолению трудностей в процессе достижения цели в отличие от силы воли не обязательно связана с преодолением «запредельных» трудностей. Настойчивый человек способен просто длительное время не забывать отслеживать продвижение к цели и делать при этом хотя и небольшие, но необходимые шаги в заранее заданном им самим направлении.

Выдержка , непосредственно связанная с настойчивостью, определяется как умение исключать из сферы внимания действия, чувства и мысли, мешающие продвижению к данной цели. Данное качество напрямую связано со способностью к упорядочению мышления, умением планировать, организованностью и умением вовремя переключать внимание с одних дел на другие.

Ярким примером настойчивости к себе, или самовоспитания, является «комплекс добродетелей», составленный выдающимся американским просветителем и государственным деятелем Б. Франклином.

Воздержание: нужно есть не до пресыщения и пить не до опьянения.

Молчание: нужно говорить только то, что может принести пользу мне или другому; избегать пустых разговоров.

Порядок: следует держать все свои веши на своих местах; для каждого занятия иметь свое место и время.

Решительность: нужно решаться выполнять то, что должно сделать; неукоснительно выполнять то, что решено.

Трудолюбие: нельзя терять время попусту; нужно всегда быть занятым чем-то полезным; следует отказываться от всех ненужных действий и контактов.

Искренность: нельзя обманывать; надо иметь чистые и справедливые мысли и помыслы.

Справедливость: нельзя причинять кому бы то ни было вред; нельзя избегать добрых дел, которые входят в число твоих обязанностей.

Умеренность: следует избегать крайностей; сдерживать, насколько ты считаешь уместным, чувство обиды от несправедливостей.

Чистота: нужно не допускать телесной грязи; соблюдать опрятность в одежде и в жилище.

Спокойствие: не следует волноваться по пустякам.

Скромность и т.д.

Вторая группа волевых качеств тесно связана со свойствами характера. В эту группу входят такие качества воли или свойства характера, как решительность, самообладание, уверенность в себе.

Решительность — способность человека без колебаний, быстро, уверенно, без бесконечных пересмотров совершать выбор линии поведения и так же четко осуществлять принятые решения. Естественно, что решительность полезна только при условии способности человека правильно оценивать ситуацию и, следовательно, правильно формулировать цели и задачи поведения, а решительные, но неправильные действия по последствиям намного хуже, чем проявление нерешительности.

Самообладание и уверенность в себе — качества, определяющие способность человека подчинять свое поведение достижению цели вне зависимости от появления отвлекающих обстоятельств, даже в случае, если эти обстоятельства представляют собой серьезные помехи.

В случае получения неудовлетворительных результатов осуществляется сознательная коррекция (изменение) ранее выбранных потребностей, влечений. Человек вновь формирует и проявляет волевые акты, изменяя содержание последующих этапов своей деятельности для удовлетворения конкретной потребности.

Формирование воли - процесс длительный, и он начинается в раннем детстве.

Весь склад личности влияет на проявление и развитие способностей, в то же время способности и их осознание влияют на формирование психологического облика и его проявления в поведении и деятельности человека.

Исключительное увлечение чем-то одним при определенных условиях может привести к отрицательным результатам - одностороннему и даже ограниченному развитию личности. В то же время, если вовремя осознать важность знаний, можно путем самообразования восполнить пробелы и достигнуть высокого культурного уровня. Важно не только поддерживать проявляющуюся склонность и создавать соответствующие условия для развития способностей, но и влиять на формирование активного отношения к жизни, знаниям, своим обязанностям. Когда индивид ощущает тяготение к какой-то деятельности и начинает сознавать свои способности, он при определенных условиях переживает чувство ответственности перед обществом, коллективом и больше требует от себя. Наоборот, без формирования трудолюбия образуется ложное сознание того, что при больших способностях незачем трудиться, напрягать силы, что все придет само собой. Если у человека сформированы положительные черты характера, если он осознал свои способности и их значение для собственного развития, то он преодолеет неблагоприятные условия и реализует свои планы, овладеет той профессией, к которой чувствует тяготение и для которой у него имеются предпосылки.

Развитие воли

А теперь - подробнее о развитии воли , что выражается следующими дифференцирующими признаками:

  • изменяется и расширяется объем целей (целеустремленность);
  • индивид преодолевает все возрастающие внешние и внутренние трудности (формируется сила воли);
  • индивид достигает все большей длительности волевого усилия (нарастает выносливость воли);
  • нарастает способность произвольного торможения своих побуждений (проявление самообладания, выдержки);
  • индивид приобретает способность ставить далекие цели и направлять свои усилия на их достижение;
  • цели и пути их достижения ставит и определяет сам индивид.

Итак, выполняя различные виды деятельности, преодолевая при этом внешние и внутренние препятствия, человек вырабатывает в себе волевые качества, характеризующие его как личность и имеющие большое значение для учебы, труда.

К волевым качествам относятся:

Целеустремленность - волевое свойство личности, проявляющееся в подчинении человеком своего поведения устойчивой жизненной цели, готовности отдать все силы и способности для ее достижения. Этой перспективной целыо обусловлены частные цели как необходимые ступени на пути к достижению основной цели; все лишнее, ненужное отбрасывается. Нужно, однако, помнить, что у некоторых людей целеустремленность принимает индивидуализированное направление. Они тоже ставят ясные цели, однако, содержание их отражает только личные потребности и интересы.

Решительность - волевое свойство личности, которое проявляется в быстром и продуманном выборе цели, определении способов ее достижения. Особенно ярко решительность проявляется в сложных ситуациях выбора, связанных с риском. Противоположность этому качеству — нерешительность — может проявляться в нескончаемой борьбе мотивов, в постоянных пересмотрах принятого уже решения.

Смелость - это способность человека преодолевать чувство страха и растерянность. Смелость проявляется не только в действиях в момент опасности для жизни человека; смелый не испугается сложной работы, большой ответственности, не побоится неудачи. Смелость требует разумного, здравого отношения к действительности. Подлинная смелость волевого человека - это преодоление страха и учет грозящих опасностей. Смелый человек осознает свои возможности и достаточно продумывает действия.

Мужество - это сложное качество личности, предполагающее наличие не только смелости, но и настойчивости, выдержки, уверенности в себе, в правоте своего дела. Мужество проявляется в способности человека идти к достижению цели, несмотря на опасность для жизни и личного благополучия, преодолевая невзгоды, страдания и лишения.

Инициативность - это волевое качество, благодаря которому человек действует творчески. Это отвечающая времени и условиям, активная и смелая гибкость действий и поступков человека.

Настойчивость - волевое свойство личности, которое проявляется в способности доводить до конца принятые решения, достигать поставленной цели, преодолевая всякие препятствия на пути к ней. От настойчивости следует отличать отрицательное качество воли — упрямство. Упрямец признает лишь собственное мнение, собственные аргументы и стремится руководствоваться ими в действиях и поступках, хотя эти аргументы могут быть ошибочными.

Самостоятельность - волевое свойство личности, проявляющееся в умении но собственной инициативе ставить цели, находить пути их достижения и практически выполнять принятые решения. Самостоятельный человек не поддается попыткам склонить его к действиям, не согласующимся с его убеждениями. Противоположным самостоятельности качеством является внушаемость. Внушаемый человек легко поддается чужому влиянию, он не умеет критически относиться к чужим советам, противостоять им, он принимает любые чужие советы, даже заведомо несостоятельные.

Выдержкой , или самообладанием, называют волевое свойство личности, которое проявляется в способности сдерживать психические и физические проявления, мешающие достижению цели. Противоположное отрицательное качество - импульсивность, склонность действовать по первому побуждению, поспешно, не обдумывая своих поступков.

Дисциплинированность - это волевое свойство личности, проявляющееся в сознательном подчинении своего поведения общественным правилам и нормам. Сознательная дисциплина проявляется в том, что человек без принуждения признает для себя обязательным выполнять правила трудовой, учебной дисциплины, социалистического общежития и борется за выполнение их другими.

А теперь можно представить себе образ волевою человека, обладающего такими качествами как целеустремленность, настойчивость, терпеливость, выдержанность, самообладание, решительность, исполнительность. дисциплинированность, твердость воли, стойкость воли, осторожность, разумный азарт, смелость, храбрость, отвага, мужество и ею противоположность - состояние безволия, проявляющееся в таких качествах, как упрямство, податливость, внушаемость. нерешительность, трусость, боязливость, удаль.

А как волевые качества личности формируются и развиваются?

Прежде чем отвечать на данный вопрос, переформулируем его следующим образом: как развивается воля человека в целом и, вместе с ней, его отдельные волевые качества?

Наблюдения за поведением детей показывают, что первые отчетливые признаки проявления волевого поведения у них можно обнаружить между вторым и третьим годом жизни. Это означает, что именно в этот период у детей уже есть воля, и они могут ее демонстрировать. Но остается без ответа вопрос о том. когда соответствующие качества личности только начинают формироваться у ребенка: ведь до годовалого возраста их определенно нет, а между двумя и тремя годами они уже существуют и проявляются. Ответить на данный вопрос однозначно и убедительно, опираясь на точно установленные факты, не представляется возможным по причине указанных выше трудностей в психологическом изучении воли. Однако можно предполагать, что начало формирования воли относится к времени, когда у ребенка появляются первые настойчивые действия, направленные на преодоление препятствий, подкрепляемые со стороны наблюдающих за детьми взрослых людей. Такое обычно происходит между первым и вторым годами жизни ребенка. Строго говоря, эти наиболее ранние по времени своего появления действия ребенка еще нельзя назвать полностью волевыми. Они могут представлять собой чисто механическое повторение ребенком некоторых поначалу не вполне удачных действий. Однако они входят и в состав самостоятельно осуществляемых человеком собственно волевых действий, так как всякое такое действие при его невыполнении или неудачном выполнении человек обязательно повторяет. Когда стимулы к повторению неудавшихся действий становятся уже не внешними (поощрение или поддержка со стороны окружающих людей), а внутренними (удовольствие, получаемое от того, что вполне самостоятельно удалось преодолеть возникшие препятствия и добиться поставленной цели), мы уже имеем дело с волевым действием. Признаком того, что у ребенка начинает развиваться собственная воля и появляется связанное с ней удовольствие в связи с успешным преодолением препятствия, является самостоятельное повторение ребенком действий, оказавшихся не вполне удачными для достижения цели. Такое поведение можно наблюдать у некоторых детей, начиная примерное 6-8 мес. Например, младенец пытается достать какой-либо предмет или игрушку. Это ему не сразу удается, но он настойчиво повторяет соответствующее действие до тех пор, пока оно не приведет к успеху, и после этого испытывает явное удовольствие.

Первые наблюдаемые у детей признаки волевого поведения, относящиеся к второму-третьему году жизни, свидетельствуют о том, что у детей сформировались так называемые первичные волевые качества. Речь в данном случае идет, например, о таких качествах, как упорство и упрямство, т.е. характеризующих сравнительно невысокий уровень волевого развития человека. О начале формирования вторичных волевых качеств личности можно, вероятно, говорить лишь с того времени, когда волевое поведение ребенка приобретает разумный и сознательный характер. Обычно это происходит в период жизни от 5 до 6 лет или раньше, в преддошкольном возрасте. У многих детей в это время в доступных для них видах деятельности - играх, а также, отчасти, в общении, в учебе и труде, начинают проявляться настойчивость, целеустремленность, ответственность, т.е. собственно вторичные волевые качества личности.

Воля человека активно продолжает развиваться дальше в течение детства. Особенно важным в этом отношении является подростковый период, так как для многих подростков сила воли становится одним из самых ценных качеств личности и почти все дети этого возраста начинают целенаправленно и активно развивать свою волю.

К концу подростковою и началу юношеского возраста основные волевые качества личности можно считать сформировавшимися. Практически это означает следующее:

  • если к этому возрасту воля человека оказалась развитой, то он может ее самостоятельно проявлять во всех делах, за которые берется:
  • если воля у человека отсутствует, то с этим недостатком после данного возраста уже трудно бороться;
  • подростки, которые имеют волю, обычно начинают с этого возраста в личностном плане развиваться быстрее подростков, которые выросли безвольными.

За пределами юношеского возраста, т.е. после 25-30 лет, воля, по-видимому, у человека уже не развивается. Если к данному возрасту человек уже стал волевым, то таким он, скорее всего, и останется. если к этому возрасту он оказался безвольным, то, скорее всего, останется таким в дальнейшем.

Сказанное, однако, не означает, что воля человека после указанного возраста и по мере его психологического развития (оно, несомненно, продолжается) совершенно не изменяется. Те перемены волевого характера, которые могут происходить, а иногда действительно происходят после 25-30 лет, проявляются в том, что волевое поведение человека приобретает все более разумный, сознательный и взвешенный характер. Прежде чем приложить к чему-либо волевые усилия, человек размышляет, взвешивает свои шансы, решает для себя, стоит ли делать то, что требует от него волевых усилий, или не стоит, и, если после долгих размышлений он приходит к выводу, что это делать стоит, лишь тогда начинает проявлять свою волю. Иными словами, воля человека по мере его психологического развития перестает быть слепой, неразумной силой и становится сознательным подспорьем к его разуму.

Резюмируем: в воле как синтетической характеристике личности, ее системном свойстве выражается практическая сторона сознания. Нельзя не согласиться с теми, кто считает, что если есть воля - есть человек, нет воли - нет человека, сколько воли - столько и человека.

Действительную природу воли позволяет раскрыть представление И.П. Павлова о человеке как системе, единственной«по высочайшему саморегулированию». Это представление реализовано в идее о регулирующей функции психики, раскрытой во многих фундаментальных трудах основоположников советской психологии. Его конкретизации способствовали многолетние исследования В.И. Селиванова и его сотрудников, концепция осознанной саморегуляции деятельности, разрабатываемая О.А. Конопкиным и др.

Имеющиеся данные позволяют трактовать волю как системное качество, в котором выражается вся личность в аспекте, раскрывающем механизмы ее самостоятельной, инициативной активности. По этому критерию все действия человека можно рассматривать как последовательно усложняющийся ряд от непроизвольных (импульсивных) к произвольным и собственно волевым действиям. В произвольных действиях проявляется, по выражению И.М. Сеченова, способность человека руководить вызовом, прекращением, усилением или ослаблением активности, направленной на достижение сознательно поставленных целей. Другими словами, здесь всегда имеет место действие по инструкции и самоинструкции.

Собственно волевые действия не могут быть одновременно и произвольными, поскольку они тоже всегда представляют собой действия по самоинструкции. Однако их характеристика этим не исчерпывается. Волевые действия (воля как обобщенное обозначение специфичного, дифференцирующего для человека высшего уровня управления всеми его психофизическими данными) предполагают способность личности подчинять удовлетворение низших потребностей высшим, более значимым, хотя и менее привлекательным с точки зрения действующего лица. Наличие воли в этом смысле достоверно свидетельствует о преобладании у человека высших, социально обусловленных потребностей и соответствующих им высших (нормативных) чувств. В основе волевого поведения, движимого высшими чувствами, лежат, таким образом, усвоенные личностью социальные нормы. Кодекс норм человека, определяющий, какую линию поведения он изберет в конкретной ситуации, - одна из самых красноречивых характеристик личности, особенно с точки зрения степени учета (или игнорирования) в нем прав, законных притязаний и чаяний других людей.

Если «Я» телесное сильнее духа по интенсивности своих потребностей, и в волевом конфликте тело побеждает дух, то дух проявляет свою немощь своими болезнями. Что значит «тело победою дух»? Это значит, что человек не способен реализовать свои притязания на соответствующее социальное положение и благосостояние, поскольку сиюминутные телесные желания не дают ему возможности сосредоточиться на достижении социальных целей.

Воля как проявление конфликта между духом и телом - это только одна форма борьбы мотивов внутри человека.

Следует отметить, что отсутствие конфликта с преобладанием «Я» телесного мы наблюдаем там, где социальные и духовные мотивы менее развиты, чем телесные, как, например, у биологического лидера или просто у неразвитой личности.

Восточная традиция формирует внутренние взаимоотношения телесных, социальных и духовных мотивов как содружество только в том случае, если все три вида «Я» гармонически развиты и имеют опыт взаимного обогащения. Древние восточные культуры давно осознали значение космического разума. Представления о космичности разума, его функции самосовершенствования религии восточных культур - буддизм и индуизм - отражали в представлениях об Абсолюте и необычайно развитой, многообразной практике физического, интеллектуального и духовною самосовершенствования. В чем состоит способ проявления воли как содружества трех базовых мотивов личности? Это содружество соответствует формуле: «Если сознание говорит: «Это нужно», тело отвечает: «Я с удовольствием это сделаю».

Работа разума - это всегда творческий процесс, и она проявляется только в творческой оценке ситуации, постановке цели, поиске путей реализации этой цели. Иными словами, разум в человеческом сознании проявляется только тогда, когда необходимо разрешить простые или сложные проблемные задачи или ситуации. Однако огромное количество умственных действий человек осуществляет с помощью так называемых стереотипов, автоматических установок и т.д. Во всех этих проявлениях психической деятельности разум не участвует. Если провести такой эксперимент, в ходе которого вы в течение суток фиксируете проявления как творчества, так и автоматизма при решении своих повседневных проблем, задавшись целью подсчитать, сколько времени вашего бодрствования занимает разумная деятельность, а сколько - автоматическая, то вы получите соотношение вашего интеллектуального потенциала и имеющихся у вас стереотипов, т.е. коэффициент степени разумности вашего бытия.

Таким образом, воля - это деятельное продолжение разума, сознания.

В жизни личности огромную роль играет позиция, ею занимаемая. Активная или пассивная?

Пассивная - чем меньше воля, тем сильнее происходит вовлечение в стихию окружающего, невозможность выйти за ее пределы и из своего круга, тем меньше право личного выбора, тем ниже энергетический уровень индивидуума, его поля, тем он слабее сам и сильнее зависит от внешних факторов.

Активная - это шанс, и чем выше активность и воля, тем выше градации, тем больше энергии, больше вариабельность выбора и возможностей, тем и больше корригирующих факторов (ограничивающих, проверяющих и контролирующих).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

С одержание

  • Введение
  • 1.1. Понятие «совещание» и «заседание»
  • 1.2. Организация заседания
  • 1.3. Виды и проведение совещаний
  • 1.4. Повышение эффективности совещаний и заседаний
  • Заключение

Введение

Тема контрольной работы «Совещания и заседания, общие и особенные признаки».

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания.

Целью контрольной работы является рассмотрение общих и особенных признаков совещаний и заседаний.

В соответствии сданной целью были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятия совещания и заседания.

2. Рассмотреть организацию заседаний и совещаний.

3. Рассмотреть основные возможности повышения эффективности проведения совещаний и заседаний.

Объект - форма выработки коллективных решений.

Предмет - совещание и заседание.

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров -- совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

Стиль работы руководителя во многом определяется владением «премудростями» проведения различного рода совещаний и заседаний, которые занимают значительную часть рабочего времени и относятся к прямым функциям управления.

Ответственное отношение к этим мероприятиям продиктовано не только эффективностью или неэффективностью их влияния на дальнейшую деятельность учреждения, организации, но и объемом времени, который затрачивается большим числом участников, присутствующих на совещании.

Коллективное обсуждение как форма делового разговора имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Русская поговорка «ум хорошо, а два -- лучше» возникла не на пустом месте, в ней заложен глубоких смысл. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных идей родилось при коллективном обмене мыслями.

Во-вторых, в процессе совещания укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов отдельных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 195

При написании работы были использованы учебные материалы таких авторов, как Кузин Ф. А., Чижиков В. М. и др.

1. Совещания и заседания, общие и особенные признаки

1.1 Понятие «совещание» и «заседание»

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации. В совещаниях участвуют представители различных подразделений учреждения, заинтересованные в решении вопросов, внесенных в повестку дня. Совещания могут быть расширенными (по числу участников) и ограниченными (узкий круг участников совещания).

Заседание - это также форма коллективного обсуждения и решения вопросов, однако она относится, прежде всего, к работе постоянных образований (органов), созданных внутри одного учреждения или на корпоративных условиях с другими учреждениями и организациями.

В качестве примера могут быть названы: коллегии, советы директоров, пленумы, Государственная Дума, Совет Федерации, Совет безопасности и др. Данные органы имеют относительно постоянный состав своих членов, работают на постоянной основе, с определенной периодичностью своих заседаний.

На расширенные заседания могут приглашаться руководители и специалисты иных учреждений и организаций, представители администрации, общественных организаций города, когда решаются проблемы, выходящие за пределы компетенции одного учреждения.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.). Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. с. 20

Проведение совещания, как правило, необходимо при наличии следующих обстоятельств:

Формирование общей позиции по отношению к комплексной проблеме;

Обсуждение частных мнений пи подготовке решений;

Передача такого вида информации, которая требует разъяснения и касается многих;

Формирование новых заданий;

Выработка перспективных существенных решений;

Решение уникальных, проблемных ситуаций;

Координация;

Решение срочных проблем; решение проблем, которые меняют сложившееся разделение труда.

Бывает, что совещание не целесообразно уже по своим основам и поэтому служит причиной недовольства его участников:

Слабость индивидуальной работы;

Неясности в разделении труда;

Нецелесообразная структура должностных взаимоотношений;

Автократический стиль руководства;

Укоренившиеся традиции;

Слабое стремление к сотрудничеству в организации;

Желание некоторых сотрудников выделиться;

Откладывание решения проблемы до тех пор, пока ситуация не потребует созыва совещания;

Неясности в распределении поручений;

Так называемое регламентированное совещание (по требованию вышестоящего руководства);

Секретариат формирует письмо ответственным за подготовку материалов к заседанию. При этом, для каждого пункта повестки дня указываются все исполнители и выделяется ответственный исполнитель (первый в списке). Письмо получает в системе регистрационный номер. Главное назначение письма -- передать ответственным исполнителям содержимое пункта повестки заседания и срок подготовки необходимых для заседания материалов. Письмо выводится на печать и подписывается у ответственного лица. После этого секретариат подготавливает с помощью системы письма всем ответственным исполнителям, печатая на копиях подписанного письма должность и ФИО ответственного исполнителя. Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Проект решения включает в себя такие обязательные атрибуты, как:

- к какому заседанию готовится проект решения;

- к какому пункту повестки дня готовится проект решения;

- повторение названия пункта;

- кто готовит проект решения;

Утверждение повестки дня заседания происходит при подписании повестки. После этого секретариат осуществляет рассылку приглашения на заседание и пакета материалов к заседанию, представляющего собой утвержденную повестку дня, проекты решений и справки.

Непосредственно перед началом заседания раздается пакет документов к нему тем из участников, кто еще не получил. По итогам заседания составляется протокол. В протокол заносится следующая информация:

- дата;

- председательствующий;

- присутствующие, сгруппированные по должностям;

- наименование вопроса (пункта повестки дня);

- имена выступавших;

- преамбула (может отсутствовать);

- решения по вопросам в виде нумерованного списка.

1.3 Виды и проведение совещаний

Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

-- диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча слушают, получая часто нагоняй от шефа);

-- автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы каждому участнику и получает ответы на них);

-- сегрегативные (когда планируются доклад руководителя и выступления назначенных им подчиненных);

-- дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);

-- свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

В условиях административно-командной системы в нашей стране обычно использовались первые три вида деловых совещаний, основной смысл которых сводился к тому, что на них руководители лишь знакомили приглашенных со своими решениями или указаниями партийных и вышестоящих организаций, в то время как суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих точке зрения администрации.

Чаще всего деловые совещания проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой жизни показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

Но если проведение совещания все же признано целесообразным, то прежде всего необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени -- т. е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу -- начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- с. 197

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание -- способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

- принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании -- единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - с. 437

1.4 Повышение эффективности совещаний и заседаний

В учреждениях и организациях, относящихся к социально-культурной сфере, не часто можно встретить специально созданные органы управления. В этих учреждениях чаще всего создаются общественные органы самоуправления в виде общественных советов по сохранению и реставрации памятников истории и культуры, по развитию народного творчества и ремесел, по организации работы с детьми и подростками и др.

Некоторые менеджеры, метко и не без иронии, например, говорят, что скрытая цель многих совещаний кроется в стремлении руководителя разделить ответственность за принятие непопулярного, рискованного, трудного или ошибочного решения. Если говорить серьезно, совещания проводятся не только потому, что руководитель не может или не хочет принимать решения самостоятельно.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения (опуская случаи, когда совещания проводятся ради самих совещаний, когда нет ясной цели, конкретной повестки дня, а присутствует стремление к общению, желание «собраться вместе и обсудить»).

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников. Склонность к большим совещаниям, стремление пригласить на них как можно больше людей не всегда дают необходимый результат. совещание заседание

Специалисты, которые не имеют прямого отношения к вопросам повестки дня совещания, теряют свое рабочее время зря. Более того, увеличение числа приглашенных усложняет связи между участниками совещания, провоцирует отклонения от обсуждения заявленных вопросов, снижает возможности использовать способности всех участников, затрудняет принятие решений.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников. Разумнее всего совещание назначать за полчаса до обеденного перерыва или до окончания рабочего дня.

Скрытый регламент окончания совещания заставит участников не отвлекаться на побочные вопросы, не быть многословными, следить за временем. Каждый руководитель сам решает, сколько времени потребуется на совещание. Большинство считают, что для любого совещания достаточно одного часа, но в зависимости от количества вопросов и их важности временные рамки могут варьироваться.

И опытный руководитель всегда установит время окончания совещания, продолжительность выступлений, определит регламент обсуждения каждого вопроса.

Отсутствие жестких временных рамок, как правило, не приводит к концентрации внимания участников совещания, а количество слов увеличивается пропорционально имеющемуся времени.

Завершение обсуждения поставленных вопросов в точно назначенное время приучает людей быстро находить нужные решения, дисциплинирует и, вместе с тем, дает возможность им планировать свое время, точно зная, когда закончится совещание.

Обозначенные проблемы следует рассматривать лишь только как внешние ограничения, преодоление которых недостаточно для эффективного проведения совещаний.

Глубинные проблемы заложены в самом руководителе, его знаниях, опыте, мастерстве, выверенном стиле руководства и наличии четко поставленной цели.

Дело в том, что стоимость в материальном выражении некоторых совещаний оказывается в три раза больше (подготовительная работа, зарплата участников, накладные расходы, оплата дороги, потерянное время на поездку в оба конца и на само заседание), чем та экономия, которая, возможно, будет получена в результате принятия на них решений. Намереваясь провести совещание, руководитель обязан убедиться в том, что предполагаемые расходы, хотя бы не превышают ожидаемой выгоды.

Напрасно потраченное на совещаниях время связано не только с неоправданной их продолжительностью, но и во многом неумением председательствующего начинать их вовремя.

Каждый сотрудник назовет немало примеров, когда совещания начинались на 15-20 минут позже назначенного времени. Все знают, что нужно начинать вовремя, но всегда находятся причины немного подождать. Руководитель ждет, когда соберутся все, потакая опаздывающим участникам.

Таких людей немного, но они как бы диктуют свои условия остальным. В следующий и последующие разы сюжет повторяется с теми же героями, постепенно приучая остальных к этому. Заполняя время ожидания, председательствующий начинает разговор с одним из присутствующих о незначительном факте или событиях последнего времени, вовлекая в непродуктивную беседу всех остальных.

Итак, бессмысленная трата времени из-за недисциплинированности отдельных участников совещания должна пресекаться руководителем, и для этого нужна лишь решимость прекратить разговоры, когда пришло время начала совещания. Те, кто опоздал в первый и во второй раз, «засветятся» и окажутся в меньшинстве, а в третий раз придут вовремя или окажутся без приглашения за ненадобностью.

Заставить людей вовремя собраться вместе и вовремя начать совещание - задача не простая, но это лишь часть проблемы. Истинная роль руководителя (председательствующего) как лидера проявляется в процессе ведения совещания.

Его мастерство, знание психологии людей, тонкостей науки управления проявляются в умении прислушиваться к мнениям и пожеланиям участников совещания, в оптимальной гибкости и способности видоизменить стиль и манеру ведения совещания, исходя из той или иной ситуации.

Подспудные силы, проявляющие себя на таких совещаниях, всегда очевидны, но требуют тонкого и искусного руководства, предоставляя возможность участникам совещания принять на себя те роли, которые будут способствовать, а не мешать принятию решений. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - с. 282

Заключение

Таким образом, на основании вышеизложенного материала можно сделать следующие выводы.

Совещание и заседание не являются однозначными понятиями.

Имея общую природную основу - скоординировать действия, обменяться информацией, решить проблемы и принять решения (или законы), они, тем не менее, по форме, содержанию, составу и полномочиям участников существенно отличаются друг от друга.

Совещание - это форма выработки коллективных решений по важнейшим вопросам жизнедеятельности учреждения, организации.

Заседания -- узко профессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание профкома, заседание президиума и т.д.).

Подготовка заседания - жизненный цикл заседания можно разбить на следующие этапы:

Подготовка;

Проведение;

Контроль исполнения.

Каждый из ответственных исполнителей готовит материалы к заседанию, среди которых обязательным является проект решения по конкретному пункту заседания.

Деловые совещания чаще всего проводятся по следующим поводам: во-первых, при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Требуется заблаговременно оповестить участников совещании его проведении и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

Цель совещаний - скоординировать усилия сотрудников, дать и получить нужную информацию, принять нужные решения.

Совещание не будет продуктивным, если руководитель заранее не определит состав участников.

Практика показывает, что успех совещания определяется точным выбором времени и места его проведения. Время дня совещания следует назначать с учетом возможностей его потенциальных участников.

Место проведения совещания не должно находиться далеко от расположения основного состава его участников или в помещении, где нельзя организовать выставку, показ иллюстрированного материала и т.д.

Список используемых источников

1. Задоркин В. И. Организация труда руководителя. Электронный учебник.

2. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учеб. пособие. -- Мн.: БГЭУ, 2000. - 644 с.

3. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. -- 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- 320 с.

4. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. М: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. 271 с.

5. Чижиков В. М., Чижиков В. В. Введение в социокультурный менеджмент. - М.: МГУКИ, 2003. - 382 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.

    реферат , добавлен 18.12.2013

    Решение проблемы неудовлетворенности трудом в коллективе бригады, отдела. Мотивация и признание заслуг работников. Контроль качества руководителем выполненной работы его сотрудников. Типы и цели совещаний. Особенности организации и проведения совещания.

    контрольная работа , добавлен 10.03.2015

    Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения. Правила подготовки к проведению делового совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения. Правила составления протокола совещания.

    реферат , добавлен 19.12.2009

    Классификация и виды совещаний, формирование повестки дня, состав и участники. Подготовка документов для проведения совещания (доклады, информационные материалы, наглядные средства). Оформление документов совещания: стенограмма, фонограмма, протокол.

    курсовая работа , добавлен 04.09.2009

    Совещания как необходимый инструмент управления организационными системами. Основные цели совещания как способа служебного общения. Особенности проведения конференций, собраний, заседаний, семинаров и пр. Порядок подготовки и проведения совещания.

    реферат , добавлен 30.09.2010

    Преимущества решений, принимаемых малыми группами: качество, согласие, исполнение и статус. Классификация деловых совещаний. Обязанности руководителя совещания: определение темы и повестки дня; назначение проведения и участников; подготовка помещения.

    курсовая работа , добавлен 23.02.2014

    Понятие конференции и собрания. Формальные и неформальные совещания. Основные моменты по его проведению и завершению. Вопросы, которые на него не выносятся. Организация эффективной дискуссии. Принципы ведения спора с собеседниками и выдвижения аргументов.

    презентация , добавлен 03.06.2015

    Подготовка к проведению делового совещания. Дипломатический или авторитарный стили его ведения. Организация дискуссий и психологические типы участников деловых обсуждений. Этапы принятия решений. Завершение делового совещания и составление его протокола.

    реферат , добавлен 06.06.2010

    Понятие служебного совещания и принципы его организации, классификация и типы, функциональные особенности, порядок и специфика проведения. Анализ процесса проведения служебного совещания на фирме ООО "Антипож", стили поведения руководителя на нем.

    курсовая работа , добавлен 20.11.2013

    Понятие служебного совещания. Особенности подготовки служебного совещания. Процесс проведения служебного совещания. Стиль деловых отношений. Обсуждение стратегических и оперативных вопросов. Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений.

§1. Совещание как вид организации делового общения группы

Деловое совещание (собрание) - устное коммуникативное взаимодействие группы людей (коллектива). В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:

1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы. Этим задачам соответствует информационный тип собрания.

2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики. Для решения этих задач предназначено разъяснительное собрание, или собрание - инструктаж.

3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».

4)Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.

5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.

Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

§2. Этапы подготовки и проведения собрания

Собрание - это групповое общение, которое управляется, организуется. Его успех на 90% зависит от подготовки, обдумывания структурных элементов коммуникативного этапа и последующей оценки и самооценки.

Докоммуникативный этап

Коммуникативный этап

Посткоммуникативный

1.Выяснение необходимости совещания.

1.Вступительное слово председателя.

Анализ собрания.

2.Формулировка темы и цели.

2.Обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия).

3.Разработка повестки дня, проекта решений.

3.Принятие решений (факультативно).

4.Определение и подготовка участников.

4.Итоговый монолог председателя.

5.Назначение времени и места проведения.

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости. Этот сложный вид работы целесообразно использовать, если нет альтернатив, таких, например, как беседа, решение вышестоящего руководства, объединение с другими совещаниями. После решения организовать коллективный процесс обсуждения уточняют его тему и цель. Путем выделения и группировки проблем разрабатывается повестка дня. Выбирая последовательность рассмотрения вопросов, исходят из психологических оснований. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить, может быть созвав для этого комиссию, проект решения. Он нередко представляет собой «вопросник», по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Следующий шаг - определение количественного и качественного состава аудитории, подготовка участников.

Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. Надо определить, представляют ли коммуниканты широкий спектр мнений или образуют сплоченную группу с одинаковыми взглядами. По количеству участников собрания могут быть узкими (до 5 человек), расширенными (до 20 человек) и представительными (свыше 20 человек). Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок, давления на «саботажников». Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания - от 6 до 9. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро (11 часов среды или четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+ 19 о с), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы и еще раз обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Одно из важнейших требований к председателю совещания - не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Надо постараться занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса. Самое серьезное собрание бывает уместно начинать с неожиданно интересной реплики и даже шутки. Очень эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, будет использована и в его завершении. Обращаясь, ведущий называет участников по Имени - отчеству, по возможности подчеркивает их опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен быть крайне внимателен не только к сути выступления, но и к тому, как каждое из них вписывается в общую конструкцию, как работает на достижение намеченной цели; не уводит ли в сторону. Организатор следит за регламентом, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмирует выступления. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс. Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех идей.

Следующий возможный этап совещания - принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.

Заканчивая собрание, ведущий может призвать всех к выполнению тех планов, программ, к достижению тех целей, к которым пришли в итоге; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу.

Английский исследователь совещания Элан Баркер справедливо полагает, что постоянный анализ проводимых коллективных обсуждений ведет к получению прибыли. Оценка должна быть объективной, формулироваться всей группой на отдельной встрече, вне рамок собрания. Можно предложить участникам заполнить анкету, используя для ответов так называемую скользящую шкалу: (нет) 1 2 3 4 5 6 (Да):

Было ли необходимо совещание?

Ясна ли его цель?

Соответствовало ли оно цели?

Согласны ли вы, что продолжительность и время проведения были удобны?

Удовлетворило ли вас помещение?

Вовремя ли вы получили повестку дня, документы?

Все ли пункты повестки дня были изложены?

Обладали ли присутствующие соответствующей компетенцией?

Осуществлял ли председатель должный контроль?

Удовлетворены ли вы процедурой принятия решений?

Анализ собрания можно провести более эффективно, если привлечь независимого эксперта. У него будет возможность беспристрастной оценки того, что идет хорошо, а что необходимо изменить.

Начинающий менеджер может анализировать коллективное общение самостоятельно по схеме:

1.Каков тип совещания в зависимости от цели?

2.Удачно ли сформулирована тема и подтемы (повестка дня)?

3.Когда запланировано рассмотрение наиболее сложных вопросов?

4.Уместны ли место, время проведения, количество и состав участников?

5.О чем говорит ведущий во вступительном слове?

6.Какой регламент принят?

7.Каковы организующие речевые действия ведущего в ходе диалога?

8.Все ли присутствующие принимают участие в обсуждении?

9.Какие решения приняты?

10.Как организатор закончил совещание?

11.Правильно ли оформлен протокол?

Существует несколько видов мероприятий, которые проводится для определённой группы людей, в определённом месте, где обсуждаются разные темы или принимаются решения по конкретным проблемам. Например, квартальное собрание акционеров или общее корпоративное собрание. Эти мероприятия подразделяются на несколько видов:

ü Собрание

ü Совещание

ü Деловая встреча:

Ø Деловая беседа

Ø Переговоры

Собрание проводится по определённому регламенту (порядок проведения собрания ), который прописан в уставе организации. Проведение собрания и решения, которые на нём принимаются, записываются в специальном документе, который называется протоколом собрания .

Совещание отличается от собрания тем, что на совещание обычно приглашается узкий круг людей. Например, люди, которые представляют различные отделы одной организации или представители различных компаний и фирм.

Совещания чаще всего проводятся регулярнее, чем собрания. Они созываются в твёрдо определённый момент, как правило, единожды в неделю. Совещания существуют для обдумывания злободневных проблем и вопросов. У таких встреч может быть и внеплановый характер, если они оправданы срочной необходимостью. Протокол на совещаниях обычно не ведётся, но по итогам непременно выносится резолюция.

Деловые встречи подразделяются на деловые беседы и переговоры.

Деловая беседа проходит в форме свободного разговора и проводится для обсуждения разных насущных сиюминутных задач, но в итоге обязательно выносится вердикт.

Переговоры предусматривают решение более основательных вопросов и задач по совместной деятельности компаний, организаций или предприятий, как то: определения круга взаимодействия, ограничения сфер влияния и так далее. Переговоры завершаются подписанием итогового соглашения или словесным заявлением.

Каждому предпринимателю, бизнесмену, коммерсанту, по роду своей деятельности, нередко требуется выступать в роли участника или самому организовывать разные собрания, совещания и деловые встречи. Существует установленный порядок проведения данных мероприятий, который необходимо соблюдать, так как напрямую влияет на успех и развитие бизнеса.

Какие именно условия необходимо соблюсти, чтобы подготовить и качественно провести данные мероприятия?

1. Важно ясно определить тему и расписать повестку дня.

В повестку необходимо включить 2-3 важных вопроса и 3-4 второстепенных. Почему такое соотношение? В том случае, если главных вопросов немного, то вы сможете уделить им больше времени для рассмотрения и проработать их более углубленно. Если их будет много, то, в виду ограниченного времени, главные вопросы будут рассматриваться поверхностно и много нюансов будет упущено.

2. Составить список конкретных лиц, приглашенных на собрание, совещание, переговоры.

Исключением является производственное совещание. Оно проводится регулярно и с неизменяемым списком присутствующих.

3. Назначить дату и конкретное время для проведения мероприятия.

Дата и время переговоров должна быть согласована со всеми сторонами.

4. Обязательное оповещение всех предполагаемых лиц о дате и времени проведения мероприятия.

Для осуществления собрания это необходимо сделать минимум за неделю. О предстоящем производственном совещании предупреждаются лишь те люди, которые не являются его неизменными участниками.

5. Определить временные рамки, в ходе которых будет проходить данное мероприятие, и поставить в известность о них всех участников.

Как показывает опыт, предупреждение о времени завершения мероприятия дисциплинирует всех собравшихся и сокращает время проведения от 10 до 15 %.

6. Необходимо подготовить основное выступление. Это может быть доклад или небольшое сообщение. Назначить обязательных участников для обсуждения.

Выступление должно быть сделано строго по теме и раскрывать рассматриваемую проблему. Аргументы и выводы должны быть обоснованы и подкреплены фактами. Пустословие и неконкретность вызовет у слушателей только невнимательность и безразличие.

7. Определиться с помещением и подготовить его к мероприятию.

Комната или зал должны быть удобными и таких размеров, чтобы могли вместить в себя всех предполагаемых присутствующих. Заранее продумайте количество посадочных мест - стульев должно хватить всем. Пусть лучше у вас будет запас на непредвиденный случай. Для проведения переговоров нелишне установить карточку перед каждым участником с полными инициалами. Указать на ней название организации или компании, от лица которой этот человек присутствует. Положите на столы бумагу/блокнот и несколько ручек для каждого участника. Приветствуется наличие напитков (минеральная вода с газом и без) и стаканов. Правила вежливости предусматривают подачу чая и кофе в ходе переговоров.

Работа должна начинаться жестко в оговоренное время. Опоздания приведут лишь к тому, что последующие мероприятия будут начинаться еще с большими задержками. При организации переговоров всеми сторонами - участниками принято безусловно соблюдать момент начала работы. Ваше беспричинное опоздание на переговоры партнёрами будет рассмотрено как предельная степень пренебрежения и дальнейшие результаты предсказать будет сложно.

Следите за тем, чтобы общая атмосфера во время мероприятия была доброжелательной. Переходы на личности, выяснения отношений, оскорбления и провокации недопустимы.

Для того, чтобы провести собрание, нужно выбрать председателя. Это делается с помощью общего открытого или закрытого голосования. Этот этап обязательно фиксируется в протоколе.

Председательствующий обязан контролировать регламент и оглашать имя и фамилию каждого выступающего, его пост и название компании, от лица которой выступает участник.

Выбранный спикер должен быть человеком с определёнными качествами. Прежде всего, председатель должен быть человеком компетентным и беспристрастным. Должен уметь ясно и четко выражаться, быть терпимым к противоположному мнению. Он не имеет права отдавать кому-либо предпочтение и навязывать своё мнение. Если у него есть свои предложения по ходу собрания, высказать председатель имеет право только после всех выступивших.

Самый важный момент любого мероприятия - подведение итогов и принятие решения. Чаще всего, в этот момент наблюдается какая-то потеря энергии и беспомощность. Причиной этому является психологический аспект: участники не в состоянии осознать, что время подходит к концу и необходимо прийти к какому-то решению. Они начинают сомневаться, колеблются, не решаются сделать выбор. Если такая ситуация возникает, лучший выход из неё – взять одно предложение и рассмотреть его. Очень важно не упустить мгновение, когда следует прекратить обсуждение. Это целиком и полностью зависит от опытности председателя. Существует так же практика промежуточного голосования, когда подводится итог по каждому этапу обсуждения. Но и с окончательным решением так же не стоит торопиться, если это решение отвергается меньшинством. В этом случае нужно продолжить обсуждение, чтобы прийти к решению, которое удовлетворяло все стороны обсуждения.